公司行政管理制度大全

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行政管理制度

受控文件不得外传

持有部门：

持有人：

文件编号： JLHT－XZZD-001

发布日期： 2012年 5月 30日

实施日期： 2012年 5 月30日

编制人：郭宇审核人：批准人：

目录

1 说明 ......................................................

2 行政事务管理..............................................

2.1 工作环境管理规定 ......................................

公司人员出入公司时间记录表 ...............................

来宾登记表 ...............................................

2.2 考勤管理制度 ..........................................

员工考勤统计表 ...........................................

员工请假单 ...............................................

2.3 低值易耗品与办公用品管理办法 ..........................

低值易耗品与办公用品需求计划表 ...........................

低值易耗品与办公用品采购申请单 ...........................

低值易耗品与办公用品领用登记卡 ...........................

2.4 车辆管理规定 ..........................................

车辆行驶记录 .............................................

车辆使用记录 .............................................

车辆报修单 ...............................................

行驶事故处理报告书 .......................................

2.5 档案管理办法 ..........................................

附件一：文书档案管理细则 .................................

附件二：人事档案管理细则 .................................

附件三：经营档案管理细则 .................................

附件四：会计档案管理细则 .................................

附件五：工程技术档案管理细则 .............................

附件六：影像档案管理细则 .................................

附件七：实物档案管理细则 .................................

文件移交归档登记表 .......................................

借用档案登记表 ...........................................

2.6 文件管理办法 ..........................................

外来文件登记表 ...........................................

文件评审、会签表 .........................................

2.7 出差管理规定 ..........................................

出差申请单 ...............................................

2.8 计算机及附属设备管理办法 ..............................

2.9 印章管理办法 ..........................................

公司及项目部印章保管清单 .................................

用印申请表 ...............................................

印章使用登记簿 ...........................................

3 信息管理 ..................................................

3.1 会议管理制度 ..........................................

会议签到表 ...............................................

会议通知 .................................................

会议提案书 ...............................................

会议记录 .................................................

3.2 信息管理办法 ..........................................

工作联络单 ...............................................

工作联络回复单 ...........................................

1 说明

1、內容

——公司行政事务管理体系的范围；

——公司关于行政事务管理体系要求的关键制度、规程文件。

2、适用范围

本制度适用于公司行政事务管理。

3、用语解释（本手册出现的术语或简称）

公司、本公司——是指；

各部门、各职能部门——是指公司本部所属部门管理体系所覆盖的各职能管理机构；

高管层——是指公司总经理、副总经理和总工程师等高层管理人员；

分管领导、分管副总经理——是指公司分管或主管某项工作、部门的高管人员；部门负责人——是指各部门部门经理；

4、本制度管理

本制度为公司受控文件，由总经理批准颁布执行。制度管理的所有相关事宜由公司总经理办公室统一负责，未经公司总经理批准，任何人不得将本制度提供给公司以外人员。本制度持有者调离工作岗位时，应将本制度交还总经理办公室，办理核收登记。

本制度除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，办公室做好复印和发放登记。

本制度持有者应妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。

在该制度使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到办公室。总经办每半年一次对该制度的适应性、有效性进行评审，必要时对该制度予以修改。

2 行政事务管理

2.1 工作环境管理规定

第一章总则

第一条工作环境反映公司的内外部形象，体现公司的管理水平，也直接影响工作效率。为了加强对公司工作环境的管理，制定本规定。

第二条工作环境是指公司办公场所的工作秩序和环境，包括公共场所及办公室。第三条公司工作环境由办公室负责管理，并负责监督。

第四条本规定适用于公司本部及所属工作环境的管理。

第二章接待管理

第五条接待人员应严格遵守岗位职责，加强对进出人员和收发品的管理，严禁擅离工作岗位。

第六条人员出入管理

1、本公司人员出入管理

（1）本公司员工出入公司，应按公司要求穿着服装。

（2）公司人员因公外出时，应经直接上级批准。下班前不能返回公司的，

应告知直接上级。直接上级应在考勤表上签字确认。

2、外来人员出入管理

凡公司外人员来访者，接待人员不认识的，应先要求来访者填写《来宾登

记表》。如被访者是公司高层领导的，应由被访者核准后方可允许进入公

司。

第七条收发管理

1、在接收报纸时接待人员应核准数量，在接收信件、物品时接待人员应

核准后办理签收手续。

2、接收的报纸、信件、物品应在当日分发给收件人。具体执行《文件管

理办法》的有关规定。

第三章公共场所环境管理

第八条公司公共场所的环境卫生由公司指定专人负责维护，公司办公室负责监督管理。

第九条公司所有工作人员应自觉维护公共场所的环境卫生，严禁堆放杂物，严禁丢弃垃圾、废品、碎屑，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣。

第十条公司办公室负责更换公共场所的花卉，并责成专人做好花卉保养工作。第十一条公共场所秩序

（1）办公区内走路要轻盈、快捷，见到领导要主动让道或在领导左侧或

后面行走。

（2）尽量不要在公共场所大声谈话或讨论问题，避免大声呼唤、说笑，

影响他人。

（3）不要与来访人员在公共场所谈话、更不要争吵。

第四章办公室工作环境管理

第十二条公司各办公室工作人员应自觉维护本办公室的环境卫生，各办公室负责人对本办公室的环境卫生负责。

第十三条进出办公室必须轻轻关门，不能产生很大声响。

第十四条办公区、办公室内务管理标准：

（1）办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放；

（2）桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净；

（3）室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁；

（4）办公室墙面禁止张贴文件或图表，并保证墙面清洁；

（5）保证室内所有电气开关安全、能够正常使用；

（6）办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正；

（7）要节约用电，在光线允许情况下不要开灯；

（8）在温度适宜情况下不要开启空调，正常开启空调时，人员长时间离开办公室请关闭空调；

（9）窗帘悬挂要整齐；

（10）门、窗能够正常使用，防止安全隐患；

（11）办公桌、沙发。茶几上不允许摆放过期的杂志和报纸（专业报刊除外）；

（12）办公室内不允许存放与工作无关的私人物品。

第十五条未经部门负责人同意，办公室其他工作人员禁止私自调换工作位置或挪动工作（写字）台、文件柜等办公家具、办公设备。

第五章附则

第十六条公司根据实际需要不定期对工作环境进行改造、装修。改造、装修的所有相关事宜，包括设计、施工单位的选择及施工管理均由办公室负责，

其他有关部门和人员应积极配合、协助。

第十七条公司下班时，最后离开的人确保办公室和办公区域大门闭锁。

第十八条公司各下属项目部办公室场所可参照本规定执行，或另行制定相应制度文件，并报公司办公室备案。

第十九条本规定由公司办公室负责解释。

第二十条本规定自颁布之日起施行，此前有关规定同时废止。

公司人员出入公司时间记录表

时间：年月日记录人：

日期外出人外出时间去向事由

至

注：1、工作时间内员工公出需经部门负责人批准，并向办公室登记；

2、员工因公出不能正常刷卡签到的，必须电话通知考勤人员。

来宾登记表

记录人：

日期来宾姓名、单位来访时间到访部门来访事由备注

至

注：1、外来人员到访须做好登记，如有携带物品，在备注栏注明；

2、外来人员到访如有接待人，请在备注栏签名。

2.2 考勤管理制度

第一条考勤管理是工作日常管理的基本规章。员工出勤状况反映该岗位的工作量、重要程度及岗位工作人员对工作的热情和敬业精神。为了严肃劳动纪

律，加强考勤管理，保障公司各项工作的有序开展，制定本制度。

第二条公司考勤工作由办公室负责，并负责监督。

第三条本制度适用于公司本部的考勤管理。

第四条工作时间

（一）依据公司各部门工作性质分类规定，平均日出勤时间按7小时核算。（二）上下班时间：上午8：30～11：30，下午13：00～17：00。公司根据具体情况季节因素可进行适当调整，将另行通知。

（三）每周满勤天数为6天，每月1日至月底为一个考勤周期。周日或节假日如因工作需要，各部门、各岗位可自行安排适当加班。

（四）公司可根据工作需要在休息日开会或加班。

第五条上班时间要求

（一）员工上午上班应提前10分钟到达。到达办公室后要主动打扫卫生，准备好当日工作所需要的文件资料等，并提前准备完毕。上班时间前5分钟所有

员工必须准备开始工作，上班时间开始准时进入工作状态。

（二）需要直接到其它单位或项目现场的，应在上一工作日或当日上班时间前告知直接上级和考勤人员。未提前告知而直接因公外出的，按迟到处理；谎报

事实的，公司一经验证属实，按旷工一天处理。直接上级隐瞒、谎报或事

后补签考勤卡的，公司一经验证属实，给予经济罚款。

（三）中午有招待、宴会活动的，参加人员可延迟上班，但不得影响正常工作。

因特殊情况需要推迟时间的，参加人员应及时告知各自的直接上级。除了

公司高管人员外，任何部门必须有人留守值班。

第六条工作间歇时间

为了提高工作效率、科学利用工作时间，上、下午上班两个小时后可休息

15分钟左右。各办公室负责人应掌握工作间歇时间。

第七条下班时间

（一）下班时间前，任何人员严禁谈论就餐、购物等与工作无关的话题，各部门

负责人要切实监督。下班后，应整理好桌面，防止文件的损毁、遗失和泄

露。

（二）中午就餐后为午休时间。在午休时间内，任何人严禁有足以影响他人休息的言行。

（三）因私事而不得不在正常下班时间前离开公司，视为早退。早退应告知直接上级，由直接上级在考勤卡上签字确认。

（四）下午下班前不能回公司的，应告知直接上级。经直接上级同意后，第二天应由直接上级在考勤卡（表）上签字确认。

第八条迟到、早退

当月迟到或早退一次在2小时（含）以内的，扣半日岗位基本薪酬的20%；

当月迟到或早退一次在2小时以上，4小时（含）以内的，扣半日岗位基

本薪酬；当月迟到或早退一次在4小时以上的按旷工一天处理。

第十一条旷工

（一）除了本制度所规定的有关情形外，以下情况确认为旷工：

1、员工未经批准擅自缺勤，事后无正当理由补假；

2、员工谎报、伪造证明，以不正当手段骗取假期；

3、员工不服从或违反工作安排，消极怠工；

4、其它任何未经直接上级批准或直接上级不知道原因而没有正常上班，均

视为旷工。

（二）对旷工者，公司按以下规定予以处罚：

1、月旷工一天扣发月薪酬的30%；

2、月旷工二天扣发月薪酬的60%；

3、月旷工三天以上（含三天）扣发月薪酬的100%，并做自动离职处理。第十二条员工如因出差未按时进行考勤，应于出差归来后三日内找直接上级办理签字确认手续，逾期将视作旷工处理。

第十三条请假、休假规定

（一）国家法定的节假日（根据国家每年放假规定）

（二）病假

1、员工因病需在工作时间内看病时，应事先向直接上级请假。

2、员工因病需休息时，必须持有医院就诊的病休证明并按医院建议病休时

间休假。

3、病假证明书，必须是区级以上医务部门的证明，并经部门、单位负责人批

准后方可按病假处理，病休证明一次最多只算三天（住院和病重例外）。

4、员工因患病需要医疗或休息的，应办理请假手续。

5、三日内病假不扣工资，三日外按日扣除日薪酬的30%。

6、凡以生病为由无端请假或弄虚作假者，其所请假无效，且请假时间一律按

旷工处理。

7、全年病假累计超过25天，如公司当年有年终奖则不发该年度年终奖金。

8、全年病假累计超过30，公司有权按自动离职处理（特殊情况可延60天）（三）事假

1、为了不影响公司工作，员工有事应尽可能安排在公休假日办理，必须占用

工作时间办理的，必须按规定办理请假手续。

2、按日扣除日岗位基本薪酬30%。

3、员工因个人私事而请假、事假当年累计不得超过15天，超过15天以上者，

无奖金，超过天数按旷工计。

（四）婚假

职员达到结婚年龄且在公司服务满一年以上可请此假。

根据《婚姻法》以及《计划生育条例》的规定，员工结婚可享受以下待遇:

1、执行国家规定的法定结婚假期3天；

2、员工结婚请婚假，本人必须持有法定结婚证，经本部门直接上级批准，到

公司办公室办理手续后方可休婚假；

3、符合晚婚年龄(女23周岁，男25周岁)的初婚者，可享受晚婚假15天(含3

天法定婚假)；婚假期间不计扣薪酬。

（五）丧假

1、员工及职员亲人(限配偶、父母<不包括岳父母>、子女、兄弟、姐妹)去世,

且本人在公司服务半年以上,可申请此假,假期为3天,(时间不足者可以请事假)在假期内发本人全额其本工资。

（六）产假

1、在公司服务半年以上，达到法定婚龄，符合国家计划生育政策之已婚的女

员工，执行国家法定假期。

2、凡产假或护理假未足规定天数，经直接上级认可而提前上班者，依基本工

资折算发给补贴。

3、产假期间工资由社保所发放，并执行国家相关规定。

4、凡工龄满一年的男员工，均可享有五天带薪产假护理假。

（七）哺乳假

凡工龄满两年的女员工，产后婴儿未满周岁的，均可享有1小时/天带薪哺乳假。

（八）工伤假

1、员工因工伤需休息时，须有医疗部门诊断和病休证明，经公司办公室确认、

总经理批准后方可按工伤假处理。需继续休息时要按时交诊断书和病休证明。

2、工伤医疗期内公司除了承担法律规定的医疗费外另发放月工资。

（九）年假：

1、年假按国家规定给公司当前情况制定。

2、休假方式：在不影响正常前提下，由办公室初审，总经理批准生效。

3、年假天数规定：

一年以上两年以下（ 5天）两年以上三年以下（ 7天）

三年以上（10天）。

4、年休假原则年一次休完，不累计到二年

5、如一年内事假超过15天，不享受年假

6、凡入职时与公司有聘用协议，另行规定与休假方式高级职员可按：“聘用协

议”规定进行。

第十四条员工申请各类假期（事假、病假、婚假、丧假、产假、护理假、工伤假、年假）均应填写《员工请假单》，并附上有关证明，按相关审批权限审批

和办公室核实后才能休假。若因突发事件或急病不能先行办理请假手续

者，应使用电话其它快捷、准确方式向其直接上级请假，并于假后上班两

天内补办相应手续。

第十五条请假手续的审批

（一）员工的婚假、丧假、产假、护理假、哺乳假的申请由直接上级予以核准，办公室审核。

（二）员工病假、事假、工伤假的核准权限如下：

1、员工请假一天（含）以内，由所在部门负责人核准即可；请假三天（含）

以内，除须经部门负责人核准外，还需分管副总经理的核准；超过三天，

除部门负责人、分管副总经理批准外，还需报总经理核准；没有分管副总

经理的，直接报总经理核准。

2、部门负责人请假一天（含）以内，由公司分管副总经理批准；一天以上，

由总经理核准。

3、公司高层管理人员请假，由总经理批准。

（三）员工请假理由不充分，或有碍工作时，上级可酌情不予准假，或缩短假期，或责令改期请假。

（四）所有假期申请单办妥手续后交由办公室审查备案，作为考勤核查的依据。（五）员工请假先事先选定职务代理人，但需经直接上级核准。

（六）违反上述规定的处罚：

1、未按请假审批程序规定办妥请假手续而擅自离开工作岗位，视为旷工处

理。

2、休假期间未委托工作代理人，视为工作责任心不强，给予警告处分。

第十六条上班时间临时外出

（一）工作时间临时外出的，应将工作委托他人，并告知直接上级。没有委托和告知而影响工作的，给予警告。委托他人而受委托人对委托事宜未尽职责

者，给予警告。

（二）员工公出，经公司安排或部门负责人批准，须向部门考勤员处登记。

第十七条加班

各部门负责人或分管副总经理根据工作需要可适当安排加班。基本薪酬中

已包括日常和正常公休日的加班工资，不再另行计发加班工资，公司采用

带薪假形式予以补偿。法定节日公司确因工作需要加班时，其补贴另行规

定。

第十八条带薪假期

所有部门员工，全年带薪病、事假累计五天。

第十八条全年没有缺勤（无迟到、早退现象，全年病事假不超过5个工作日）的，公司发放全勤奖。全勤奖发放标准为500元/年。

第二十条本制度由公司办公室负责解释。

第二十一条本制度自颁布之日起施行。此前颁布的相关规定同时废止。

员工考勤统计表

月份：月

部门姓名出勤天数迟到早退旷工请休假扣款说明：本表由办公室负责核准、统计后交公司财务审计部，作为在当月薪资中扣款的依据。

员工请假单

姓名部门（单位）

职务岗位编号

病假事假婚假丧假产假工伤假年假假别

（划√）

请假事由

起止日期

签批

部门负责人：分管领导：总经理：

员工请假单

姓名部门（单位）

职务岗位编号

病假事假婚假丧假产假工伤假年假假别

（划√）

请假事由

起止日期

签批

部门负责人：分管领导：总经理：

2.3 低值易耗品与办公用品管理办法

第一条为规范公司低值易耗品与办公用品管理工作，有效控制低值易耗品与办公用品的采购、验收、发放和使用，制订本办法。

第二条低值易耗品与办公用品的界定

将单位价值为200元～1000元（含）的工具、器具、办公用具、用品界定

为低值易耗品与办公用品。

第三条低值易耗品与办公用品的分类

（一）属于固定资产的低值易耗品与办公用品，如：小型办公设备、电器等，参见《固定资产管理办法》。

（二）办公自动化设备耗材：如：硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动存储设备、打印纸、复印纸等。

（三）一般消耗品，如：签字笔、白板笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、记事本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、

橡皮、夹子、圆珠笔、书钉等。

（四）耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、装订机、打孔机、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥等。

（五）专用低值易耗品与办公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、电池等。第四条低值易耗品与办公用品消耗定额

（一）属于固定资产的低值易耗品与办公用品：执行《固定资产管理办法》的有关规定。

（二）办公自动化设备耗材：由办公室核实后统一购买。

（三）一般消耗品：每人每年不超过100元。

（四）耐用消耗品：以旧换新。

（五）专用低值易耗品与办公用品：以旧换新。

第五条低值易耗品与办公用品年度预算

公司对低值易耗品与办公用品的消耗实行年度预算制度，年度预算为150

－200元/人/年。具体预算根据各年度工作量进行调整，由办公室提出、

总经理批准后在年度预算会议讨论通过。

第六条低值易耗品与办公用品的采购

（一）低值易耗品与办公用品原则上由办公室统一采购。

（二）采购计划的编制与审批

1、每季度最后一个月的25～26日，公司各职能部门的负责人将填写好的《低

值易耗品与办公用品需求计划表》签字后交办公室。

2、办公室汇总各职能部门的《低值易耗品与办公用品需求计划表》后，于

每季度最后一个月的28日填写《低值易耗品与办公用品采购申请单》，交分管副总经理审核后，报总经理审批。《办公用品需求计划表》应有“年度总预算”、“上季度累计”、“本季度金额”、“本季度累计及占总预算的比例”等栏目。

3、总经理审批后，由办公室负责采购。

（三）采购

1、办公室必须建立办公用品《合格供方名册》。采购时，必须在办公用品《合

格供方名册》中选择。

2、部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他

供应商处购买时，应将该家补充进办公用品《合格供方名册》。

3、办公用品《合格供方名册》至少包括大型商场和个体文具专业批发商。

4、采购前，必须填写《低值易耗品与办公用品采购申请单》，经总经理审批

后方可采购。

5、采购时，应在电话上要求送货，由采购实施人员验收。除特殊情况，一

般不允许用车外出采购。

6、必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存。部门专用或特殊办公用品，

经办公室主任同意后各部门自行采购，采购后到办公室办理入库和出库（领用）手续。

7、采购人对采购质量负责。办公用品采购后，由保管人核对品种、规格、

数量与质量，确保没有问题后再在发票背面签字验收、入库。

第七条低值易耗品与办公用品的保管与发放

（一）办公室行政主管负责对采购的低值易耗品与办公用品进行登记，并妥善保管。

（二）低值易耗品与办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、装订机等专用办公用具。“部门领用”的专用办公用具由部门负责人或其指定人员负责保管。

（三）办公室负责建立“低值易耗品与办公用品登记簿”，对低值易耗品与办公

用品的发放进行动态管理。

（四）公司全体员工应本着厉行节约的原则使用低值易耗品与办公用品，能共同使用的尽可能共同使用，能重复利用的尽可能重复利用，严禁浪费、丢失、

私用。

（五）新入职人员由各部门负责人通报行政主管后，新入职人员到办公室办理领用手续。人员离职时，应将剩余办公用品一并交部门内勤人员。

第八条低值易耗品与办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

第九条低值易耗品与办公用品严禁带回家私用。

第十条印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。

第十一条打印、复印耗材的使用

（一）公司各部门要节约使用打印纸。复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。复印的作废纸张，由文员留存。严禁打印、复印与工作无关的资料，

严禁私用打印、复印纸，一经发现，公司按0.5元/页计费。

（二）除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。

第十二条低值易耗品与办公用品的摊销采用全额摊销法。办公室行政主管月末、年末要盘点清查库存，在满足日常工作的前提下，尽量减少库存量，使库

存量结构合理化并做到帐实相符。

第十三条办公室行政主管每季度对上季度的低值易耗品与办公用品的消耗情况进行汇总。如果实际消耗费用超出季度预算的，应分析原因，并进行动态

控制。

第十四条每年年底在编制年度预算前，办公室行政主管汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析与计划预算的偏差情况，写成总结报告，报办公室主

任留存，并作为编制下一预算年度的依据。

第十五条未尽事宜，本办法由办公室负责解释。

第十六条本办法自颁布之日施行。

低值易耗品与办公用品管理流程图

需求计划

汇 总 采 购

保 管 审核批准

领 用

表1

表2

是否批准 表3

No

Y es

………各部门

………行政采购员

………行政采购员

………至总经理

………办公室

………各部门