采购管理制度(养殖版块2015年)

四川巨星企业集团有限公司文件

川巨发[2015]44号

四川巨星企业集团有限公司

采购管理制度(养殖版块)

一、总论

二、采购部门职责

三、采购原则

四、供应商的选择和建设

五、合格供方名单的制定

六、新增药品、新增供应商程序

七、药品、疫苗年采购合同签订程序

八、药品、疫苗、器械采购程序

九、品质异常处理程序

十、结算程序

十一、附则

总论

一、目的：规范公司养殖版块采购相关流程，保障供应、保证质量、降低成本，合理调配并合理使用药品、疫苗和生产、生活等物资，制订本制度。

二、采购人员素质要求：

1、采购人员应严格按采购管理制度执行，自觉接受监督；

2、采购人员应营造相对公平的供应商竞价平台，严禁在供应商间串价；

3、采购人员不得接受供应商礼金、礼品和宴请，严禁索贿受贿；

4、采购人员任何时候不能因为个人利益而损坏公司利益。

三、与采购相关的流程涉及到的公司领导明确职责：

1、采购部经理：对采购物品合法性、供应商的合法性、采购价格负责；

2、集团采购中心负责人：对采购过程进行监督，对产品价格的合理性进行监督；

3、集团总裁:对新增或更换疫苗兽药品种、新增供应商进行审批;

4、公司总经理：对涉及采购相关的各个环节均有监督权力。

采购部门职责

1、采购部对采购物品的成本负责，应在满足公司生产需求的基础上降低采购成本；

2、采购部负责按各养殖公司饲料、药品（疫苗）、器械、生产用低值易耗品、各部门提供的物资采购计划的按质、按量、按时交货；

3、采购部负责供应商选择、评价、管理，以保证供应商供货质量；

4、采购部依照药品需求计划和库存情况参予制定采购年计划、月计划；

5、采购部负责采购合同的签订；

6、采购部负责采购过程的追踪和控制；

7、采购部处理商务纠纷；

8、采购部负责拟报付款计划和集团要求的各类报表；

9、采购部应加强采购的事前管理，建立完善的药品、疫苗、设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；

10、采购部应认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；

11、采购部经理应带领团队成员共同完成采购作业，并对所管理的下属进行工作指导，提升团队采购技能。

采购原则

1、采购部门采购的所有疫苗和药品必须是在公司制定的药品采购目录内、合格供方名单内、计划内进行。例外的采购应有专门的请购流程，特别紧急的，应先以文字方式告之,并在两个工作日内补充完善相关手续；

2、严格执行询议价程序物品采购，应有二家或以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，特殊的、不可替代品、临时性应急购买的物品除外；

3、各养殖单位用作同一用途的药品和疫苗应统一，凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划，集中采购。

供应商的选择与建设

1、根据公司目前发展状况，供应商选择与建设以集中、集中、再集中原则；

2、同一药品、疫苗的生产商2个最佳，特殊的不可替代的除外；

3、同等条件下,优先选择现确定的优秀供应商进行合作；

4、采购应对供应商进行调查和定期评估。

合格供方名单的制定

采购人员所有的采购作业必须在合格供应商名单中进行采购，对超名单之外的采购，应具有特殊申请。

1、采购人员应制定合格供应商评审标准对供应商进行评估，对生产厂家合法性资质进行评审。

供应商必须证照齐全（营业执照、税务登记证、组织机构代码证），具有相关资质（生产经营许可证、进口兽药注册证书、GMP、GSP等)。生产企业应具备合法、有效的生产许可证，采购的产品应具有合法、有效的批准文号。

采购部对其提供资料的真实性进行审核，采购部门审查和审核可通过现场调查、网上调查、行业口碑等多途径调查，并按供应商调查表完善了解供应商情况。

2、采购部门应组织每年对每个供应商评审一次，评审内容：供应商

的资质、质量、供货能力、成本、服务、商业道德、履约能力,评审流程:采购部门→集团采购中心负责人审核→技术部经理审核→总经理审批→采购部实施采购作业。

3、采购部门根据评审结果，淘汰不合格供应商，新增供应商,保留原合格的供应商。不合格的供应商，取消该供应商一年的供货资格，待评审合格增加为合格供方后方能进行采购，若有意掺假的供应商应永久取消其在公司的供应资格；

4、每年应对合格供方名单进行更新、归档，建立电子档案,形成合格供方名单,审核流程:采购部门→集团采购中心负责人审核→技术部经理审核→总经理审批→采购部实施采购作业。并分发相关部门。

新增药品、新供应商的程序

新增药品、新供应商可以由采购部提出，也可以由技术部，以及相关人员提议。对于新供应商的硬件设施和产品价格明显优于现使用产品的，采购人员应开发新的供应商。

开发供应商总原则：供应商和供应产品的合法性为首要条件，直供供应商优于经销商，产品市场占有率大的供应商优于小的供应商，合作意愿度强的供应商优于弱的供应商。

应技术部或采购部要求，采购部门需在未列入药品采购目录、合格供应商之外进行的采购，应由技术部提供已报段总裁批示同意的试验请示报告。在试用期限结束，由技术部组织会商评估试验效果，评估方案通过后，采购部门才能进入新增药品、供应商流程。

新增药品、供应商流程：

采购部对拟定供应商进行调查和合法性审查、对药品的合法性审查，确认产品价格→采购部门申请进行合格供应商评审→采购中心负责人审核→技术部经理审核→集团总裁审批→报总经理知晓→进入合格供应商名单目录。

药品、疫苗年采购合同签订程序

1、根据与供应商谈判的结果，采购合同由采购部经理拟定，通过OA发合同评审报批：采购经理报批→集团采购中心负责人审核→技术部经理审核→总经理审批→财务经理执行；

2、待合同评审所有环节都审批完后才能签订合同；

3、年合同履行过程中确需对合同内容进行变更的，需对变更的事项做出解释，陈述要有合理的依据：a变更的范围和说明；b供货商提供的方案；c与变更有关的风险；

4、未执行合同的管理：因价格变动、数量差异、质量差异、到货时间、付款时间等不能按签订合同要求执行的，应对原合同签订修改补充协议，补充协议流程按合同审批流程执行；

5、合同的变更及未执行合同必须报采购中心审批、备案；

6、合同文件归口管理：合同的原件由财务保管，采购部留存电子文档，合同应按品种和日期分类保管以便查阅。

7、特别强调合同内容:

国内疫苗、药品：生产日期至送货到我公司生产现场的时间不能超过6个月，进口药品、疫苗：生产日期至送货到我公司生产现场的时间

不能超过12个月，并且送到生产现场时间不能为临近保质期三个月以内。

否则，换货或退货处理。

如有特殊情况，采购部应先报批，通知使用生产现场。

药品、疫苗、器械采购程序

1、各部门（各猪场、种鸡场和发展部）负责使用计划的编制，编制前需查对上月出库数量、库存数量和金额，当月采购金额不能超过上月出库总金额的1.5倍，技术部负责审核各部门上报使用计划，汇编各部门的采购计划后报总经理审批。采购人员有义务对超过上月出库总金额1.5倍的需求库存药品和疫苗不予采购(春节、国庆大假例外)。

由于行情变化，价格上涨、促销而需多备货的药品和疫苗，由采购人员申请按流程批报后才能采购。

2、使用单位如需紧急采购，需以文字方式通知技术部审批后转采购部，并2个工作日内补充完成相关手续,同样需注明“当月出库数量和库存数量”,电话通知视为无效计划。

3、供应及时：保证不断货。

4、采购部根据订单（合同）录入了阿佳希系统，并跟踪入库情况。

5、采购部根据订单（合同）、各部门提供的入库单和供方提供的有效发票，按合同约定时间拟定付款计划和付款单报批，并跟踪付款情况。

品质异常处理

按“品质异常管理制度”执行。

结算程序

报账、结算程序按财务规定办理。

附则：

1、本办法适用于集团养殖版块采购部门。

2、本制度于2015年10月1日起实施，自本制度执行之日起，原有相关规定同时废止。

3、本办法的解释权归集团采购中心。

四川巨星企业集团有限公司

二0一五年九月三十日