邮件签收登记表

青海君合物业管理有限公司

邮件报刊签收登记表

表格生效期：年月日序号：

序号邮件编号邮件类别到件时间房号收件人领取人领取日期经手人邮件完好

确认签字

备注

印4本，每本100页

工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项

工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项一、工程函件 (一)需要发函的几种情形 1．催告对方履行义务。如催甲方支付工程款，催甲方定材料品牌、材料价格，催甲方尽快审核结算书，催监理方或甲方进行验收等。 2．向对方提出意见、异议、建议。如对甲方的指令提出不同意见，对甲方函件有异议，或对监理工作、监理发文有意见等。 3．向对方提出请求、要求。如请求甲方给予支持，提前支付工程款，请求监理给予工作指导等。 4．向上级或主管部门汇报工作。如向上级公司汇报近期工作安排，向主管部门汇报工作等。 (二)几种主要函件的写法 1．催款函。催款函是用来催促甲方支付工程款的函件，在建设工程

中比较常见。首先，应注意函件名称要一目了然，应能准确反映函件内容，如“请尽快支付2007年5月进度款的函”，“请尽快支付工程款的函”；其次，函件内容要简练明确，应写明应支付时间、应支付的金额和应支付依据，如“根据合同约定，贵司应在年月日前支付上月进度款元，但贵司至今未支付”；再次，函件内容要反映相关事实，如只写催要款项，函件内容就比较单薄，建议可视情况写上催款过程，如“我司已于月日、月日发函至贵司催促”，如写因欠款已导致工程停窝工的情况等等；最后，要注意把握函件的语气，在双方关系比较良好的情况下，要注意催款函语气不要过于严厉，应真诚、恳切，避免矛盾激化。 2．催结算函。催结算函是用来催促甲方审核结算的函件，在建设工程中也比较常见。写催结算函应注意：首先，发函要及时，当发现甲方在约定的结算期限内没有完成时，应立即发催结算函；

其次，内容要全面，函中应对送审时间、送审价格描述清楚，如“年月日我司将结算书送交贵司，送审价元”，如己进行部分审价，则应对部分审价过程也作个描述；最后，观点要明确，应写明审价时限及依据，指出对方己违约，如合同约定有超出审价时间以送审价为准的约定，则应在函中写明，以送审价为准，要求对方按送审价支付工程款，切勿在此情况下又给予对方宽限期限，否则错过以送审价为准的最佳时机。 3．通知解除合同函。要求解除合同函是当合同约定解除事由出现或法律规定的解除事由出现时，一方向对方发出的通知解除合同的函件。施工人向对方发出解除合同函应注意：首先，发函要慎重，发函前最好征求律师意见，慎重考虑发函依据及发函可能造成的后果；其次，内容要有依有据，通知解除合同函应写明解除合同的合同依据或法律依据，还应写明解除合同的事由经过，写明因为该情况的发生所以才达到解除合同的条件；最后，要按照法定或约定程序，注意根据《合同法》第94条给对方宽限期，故若施工单位因甲方欠款要求解除合同的，应事先催告，给予对方合理的宽限期。

重要往来函件如何投递和签收

重要往来函件如何投递和签收问题一：如何投递涉及重大经济利益的文件？相关文件规定：“与合同有关的通知、批准、证明、证书、指示、要求…….等均应采用书面形式……均应在合同约定的期限内送达指定地点和接收人，并办理签收手续”。而在实际中，利益相关方为了逃避责任，往往会拒绝签收文件，造成文件无法送达。一旦发生诉讼，如果我方不能证明曾发送过相关文件，将可能承担诉讼时效已过等不利法律后果，因此在工作中，尤其是涉及到重大经济利益的文件，一定要注意保留投递及发送文件的证据，从而使对方拒签文件的目的无法实现。法律支招 1、可以通过快递的方式寄送相关文件，在快递单上写清楚邮寄文件的名称和份数（务必通过邮局寄送，在快递单上保留邮戳），同时向邮局要快递的回执（即签收复印件）或者在EMS网站上打印邮件跟踪查询记录（需让邮局盖章），这样就有了发送文件原件、快递单、签收复印件或查询记录等三份证据，注意妥善保管这三份证据，公司有专门档案室的，需存至档案室，以备诉讼时使用。 2、可以通过投递挂号信并公证的方式，也就是在寄挂号信的同时办理公证。首先挂号信有一个挂号凭证，办理了公证就有了一份公证书，把这两份证据一并留存，和上面的方式具有同样法律效力。问题二：如何签收对我方明显不利的文件？涉及到违约金索赔、费用支付、工期顺延、工程签证等关系重大

经济利益的文件，一字千金，所有往来文件，应严格审查，明白其意思，绝不能轻易签字。法律支招 1、如果签收文件时，对相应内容不确定或不认可，可以签“已收到，已看到”等，绝不要仅仅签署名字，因为签字一般会被视为对内容的认可。也可以在签收文件时，表示反对意见，如在文件上注明：“对某某部分表示认可，但在某问题上，不予认可，应该是…….”等，如果对这一问题不能轻易下结论，那么应该注明：“此文件已收到，但其中某某问题，需要进一步核实商讨”。 2、如果收到对方发来的对我方不利的文件，是快递形式的或者是需进一步反驳对方意见的，应该及时回函并保留发文凭证，明确表示自己的反对意见。 3、如果确实不慎签收了对我方不利的文件，应及时向对方提出异议，明确表示自己的反对意见，如果构成显失公平或重大误解，应及时请求人民法院或者仲裁机构撤销相应文件。

对外函件管理办法

对外函件管理办法对外函件管理办法 FX/QG-FW 201505-05 第一章总则第一条为促进对外函件制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保函件的合法性，防范法律风险，维护公司的合法权益，制定本办法。第二条本办法所称对外函件，指集团及各单位在经营管理过程中与权利义务相对方、政府机关、司法机关、社会公众等之间形成的以纸质或电子方式为载体的往来书函、公文等，包括：各种承诺、表格、数据、文字、单位证明、报告、情况说明、单位介绍等。第三条本办法适用下列对外函件： 1.政府职能部门往来文函：一类：不涉及权利义务的文函；关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报、报告；二类：除一类函件外的，费用减免、政策优惠、资金扶持文函及其他文函；三类：对行政处罚的回复、答辩、申诉等； 2.司法文书：一类：司法文书的签收及送达；二类：所有司法文书及相关请示报告、情况说明； 3.客户往来文函：一类：按集团规定范本和内容签发的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等；对客户利益主张及要求，按集团颁发的标准内容进行的书面回复；二类：楼书、要约（招商）书；广告推广资料；客户索赔事件。三类：非集团规定范本的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等。 4.合同相对方往来文函：一类：一般工作联系函，如通知、催告函、知会函、邀请函等；二类：我方律师函、解除函及对方律师函、解除函的回函；合同履行变更、异议、中止等文书（工程合同履行过程中的变更、签证按房产事业部专项制度执行）；中介机构鉴定文书等。 5.各类外部委托、授权文书。

第二章收函、发函及复函第一条职责（一）综合部：接收、登记函件，按照函件内容分发相关部门/责任人，发函，复印，存档。（二）经办部门/责任人：上报函件内容，填写《函件处理申报表》并出具初步处理意见，草拟函件，填写《函件审批责任单》，按审批意见执行。（三）法务中心：审查函件，出具法律意见。（四）子公司董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。（五）事业部总经理：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。（六）集团分管领导：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。（七）集团董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。第二条流程（一）收函流程：综合部收函→登记台账→分发→经办部门/人上报→子公司董事长审查→法务中心出具意见 →事业部总经理审阅、审批（按权限）→集团分管领导审阅、审批（按权限）→集团董事长审批（按权限）→经办部门执行→登台帐→函件原件、批件经办部门存档（二）发函流程：经办部门/人拟稿→法务中心审查→子公司董事长审查、审批（按权限）→事业部总经理审查、审批（按权限）→集团分管领导审查、审批（按权限）→集团董事长审批（按权限）→经办部门执行→综合部或指定专人送达、邮寄→登台帐→批件、函件复印件、发送回执存档说明：本条款未列明事项，按照《印鉴使用管理办法》审批权限执行。第四条收函、发函、回函要求 (一)未按流程、审批权限办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/项的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-20%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。 (二)重大函件应当在签收当日分发相关部门。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。

给客户的函件

给客户的函件 Corporation standardization office #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8

公函 ______公司：尊敬的客户，您好!首先祝您生意兴隆！财源广进。国家税务总局下发了通知（国家税务总局关于开展增值税专用发票存根联滞留专项核查工作的通知（国税函〔2006〕1277号）），对增值税专用发票存根联滞留票开展了专项核查（存根联滞留票是指销货方已申报而购货方超过90天未认证抵扣进项税，稽核系统内有存根联数据而无相对应抵扣联数据的增值税专用发票）。通过核实购货方增值税一般纳税人未认证抵扣进项税的原因，检查其是否存在隐瞒销售收入的问题。据此，敬请贵公司在90天认证期内及时认证抵扣增值税专用发票，因各种原因超过90天认证期没有抵扣的增值税专用发票将在金税工程稽核系统中形成滞留票，税务部门将对购销双方滞留票进行专门检查，会增加各方的业务工作量并面临处罚。另请协助我公司财务人员办好增值税专用发票交接签字手续，以免遗失。根据国家税务总局关于修订《增值税专用发票使用规定》的通知及其补充通知规定，因开票有误购买方拒收专用发票的，购买方应出具写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料（我公司已据此拟定标准格式的《发票开具错误拒收证明单》，需用时请盖贵公司公章），主管税务机关审核确认后出具通知单，我公司才能开出红字增值税专用发票，否则税务机关不允许开出红字增值税专用发票。同时因税务机关对红字发票开具时限的要求很严格，请贵公司在办理错票重开时提供的加盖贵公司公章的《发票开具错误拒收证明单》以及退货时办理的贵公司主管税务局开出的《开具红字增值税专用发票通知单》请尽快交给我公司财务人员。因税务机关审核和票据传递的原因，最好不要超过60天，根据广东省深圳市对关于修订《增值税专用发票使用规定》的补充规定的解释文件，增值税专用发票超过认证期的一律不得开具红字发票，（错票重开同时须退回我公司原发票发票联、抵扣联）。在办理增值税专用发票冲红或重开时，购买方因自身原因造成超过国家税务总局规定时间的，造成的发票票面金额的17%的增值税损失由购买方自行承担。超过90天未抵扣的增值税专用发票造成的税金损失由客户自行承当。按国家税务总局的安排，增值税普通发票即将纳入税控系统管理，请加强普通发票的签收管理，具体操作办法我公司届时将再次告知。特此通告，多谢合作!。致：礼！创维集团（中国区域）营销总部年月日

邮件快递收发管理制度

公司邮件快递管理制度一、目的为了规范邮件快递的管理，避免造成公司资料的丢失及浪费，制订本制度。二、适用范围适用于公司各部门邮件快递的收发、登记及保管等工作。三、责任公司邮件快递的收发、登记及保管工作由行政部指派专人统一进行。《四、管理方式（一）投递管理 1、收发管理人员接到邮件快递应及时通知快递公司人员取件；需要外出邮寄的邮件快递，应及时安排人员进行外出邮寄。 2、寄件人对邮寄的邮件快递应自行包装或由快递公司进行包装，告知收发管理员快递是否紧急，清楚详细填写收件人的具体资料，如收件人名称、地址、联系方式、付费方式和邮寄方式等，避免资料填写不清楚不详细而被延误或退回，如上述原因产生的费用由寄件人自行承担。 3、收发管理人员应要求寄件人在《邮件快递发送登记表》（附件一）上进行登记，登记内容包括：日期、寄件人姓名、邮件快递号码、收件人名称、收件人地址及联系方式等，便于以后查询。 4、重要邮件快递，收发管理人员应保留回单。（二）收件管理 1、邮件快递公司派送到我公司各部门的邮件快递由收发管理人员在检查邮

件快递的外观情况后统一签收。 ) 2、需要外出领取的邮件快递，收发管理人员应及时安排人员外出领取。外出领取的人员应检查邮件快递的外观情况。 3、收发管理人员接到邮件快递后在《邮件快递签收登记表》（附件二）上进行登记，登记内容包括：日期、收件人、邮件快递编号、发件人名称、地址和联系方式等。 4、收发管理人员登记完毕后通知收件人进行领取，收件人在《邮件快递签收登记表》进行登记领取。 5、如没有具体收件人的或收件人不详，由收发管理人员统一进行保管；如涉及相关部门的资料，则发送各部门，由部门负责人签字确认。五、费用 1、公司业务范围内收发的邮件快递，由公司承担费用；私人事情收发的邮件快递自行承担费用。 2、对于倒付的邮件快递，公司业务范围内的邮件快递，由公司承担费用；私人事情的邮件快递自行承担费用。 3、收发管理人员每月应将《邮件快递费用清单》（附件三）报行政部主管审核签字后报总经理审批签字，要求邮件快递公司根据《邮件快递费用清单》的数据提供相应的发票，然后由财务部根据《邮件快递费用清单》和发票付款。 % 六、本制度自发布之日起生效。