如何成功有效地举行会议

如何成功有效地举行会议？

组织和参加会议是商务活动中最常见的群体活动。会议是一个组织单位存在的体现，参加某一会议的人必属于某一群体，并且由于参加了会议而对群体产生认同感；同时，会议还是显示地位的舞台，可以培养领导者掌控全局的能力。但是，许多人对开会颇有怨言，认为开会就是浪费时间，什么问题都改变不了。那么我们应该如何去举行一个既解决了问题又节省时间的成功的会议呢？

首先是会议的安排

召开会议前就应该安排好会议的议题、议程、与会者名单以及现场的布置等等，否则会议很难保证顺利进行。因此，会议的安排应注意以下内容：

制定议程安排

1.充分考虑会议议程，写出条款式的议程安排

2.确定会议的召开时间和结束时间，并和有关部门协调

3.整理有关议题，并根据其重要程度排出讨论顺序

4.把会议安排提前交给与会者当中

挑选与会者

1.首要原则是少而精

2.信息型会议，你应该通知所有需要了解信息的人都参加

3.决策型会议，你需要邀请能对问题的解决有所贡献，对决策有影响的权威人士，以及能

对执行决策做出承诺的人参加

4.你需要对那些未在会议邀请之列的关键人士做出说明

会议室布置

1.现场会议室一般比较方便而且费用低廉，因而是首选地点。但是如果设计公司的对外关

系或者与会人数较多，则可以考虑租用酒店或者展览中心。

2.与会者的身体舒适需求不能忽略，应该注意会议室的空调温度、桌椅舒适度、灯光和通

风设备等等。

3.根据你的沟通需要来选择适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应该面向房间的前

方，而决策型会议的与会者应该面向彼此，适宜采用圆桌型的现场布置。

其次是自检

主要是检查你的会议是否安排到位，项目具体工作负责人、会议沟通目标、会议议程安排、参加会议人员安排、安排实物安排

然后是开始会议。

会议开场的秘诀是：

准时开会。不准时开会只能加剧与会者的焦躁情绪，同时也令他们对会议主持者的工作效率和领导能力产生怀疑。

向每个人表示欢迎。如果你面对的是一队新的成员，可以让他们向大家做自我介绍。如果彼此已经见过面了，也要确保把客人和新人介绍给大家。

制定或者重温会议的基本规则。你可以使用“不允许跑题”、“聆听每个人的发言”、“每个人的发言不能超过5分钟”等类似的规定。如果准则是与会者共同制订而不是主持人强加的，则会议的效果要好一些。你可以向与会者询问：“你们同意这些规定吗？”要得到每一个人的肯定答复，而不要想当然的把沉默当成没有异议。

分配记录员和记时员的职责。对于一些例行会议而言，可以由所有人轮流担当这些责任。当然也要考虑个别情况，如果有些人速记能力比较差，则不适合做记录员，则不能勉强。

会议主持人的沟通技巧

我们常见的问题大致分为两类：开放式的问题和封闭式的问题。例如，你可以询问，“小王，你同意这个观点吗？”这就是一个封闭式的问题；你也可以询问：“小王，你对这个问题怎么看？”这就是一个开放式的问题。

作为一个有效的主持人，你应该善于运用各种提问方式。你可以把别人提出的问题反问所有人，也可以向所有人提出问题，然后轮流回答，还可以向所有人提出问题，然后等待回答，或者向所有人提出问题，然后指定一人回答

最后是结束会议

在会议结束时应该重新回顾一下目标、达成的共识和成果。

1.会议的主要决定和行动方案

2.回顾会议的议程，表明已经完成的事项和待完成的事项

3.给每位与会者一点时间说最后一句话

4.就下次会议的日期地点等事项达成一致意见

5.对会议进行评估，在一种积极的气氛中结束会议。你可以对每一位与会者表示祝贺，

表达你的赞赏，然后大声说：谢谢各位。以此结束会议。