档案归档文件目录表格模板

案卷目录表

公司档案管理表格1

第十一章公司档案管理表格一、文件归档表部门：二、归档案卷目录表卷宗号：目录号：部门：

第十一章公司档案管理表格 101 三、档案目录表部门：编号文号名称容归档日期备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 四、企业档案存放表全宗名称：全宗号：案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号存放位置楼层房间档架栏格制表人：制表日期：年月日

五、档案索引表六、()文件保管备查簿七、档案明细表 102

第十一章公司档案管理表格 103 八、作废档案焚毁清单年月日焚毁档号收文号发文号简由档案起讫日期核准：监焚：焚毁执行人：九、档案调阅单档案名称审批调阅人档案号及件数还卷宗日期年月日经收人签章件数共计件申请人：制表日期：年月日

十、阅档催还单 ××同志：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，依档案调阅规定，请于×月×日前送还。档案室年月日十一、阅档催还单存根 104

第十一章公司档案管理表格 105 十二、档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注组织类有关公司章程类的档案永久由董事会秘书保管股东会的档案永久由董事会秘书保管股东名册、股东印鉴簿、出资证明书永久由董事会秘书保管董事会档案永久由董事会秘书保管行政事务公司对外行政发文 10年重要会议资料 10年人事重要干部名册 15年重要干部任免决定 10年经营业务重要经营计划 10年经济合同 10年客户档案 5年

档案归档流程

档案归档整理流程一、收集收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。二、分类归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。三、编制页码注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。四、装订用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。五、排序对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。六、档号标识对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号

的自然连续性。七、着录着录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，着录是为了满足检索查找提供利用的需要。八、装盒即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。九、打印目录包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。十、编制检索工具对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。档案归档整理流程图

文书档案归档操作指引

文书档案归档操作指引 1适用范围本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案整理工作。 2定义 2.1归档文件立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。 2.2归档文件整理 2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。 2.2.2遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.整理方法 3.1件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。 3.2装订 3.2.1归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附

件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。 3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。 3.3分类 3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。 3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。 3.3.3归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。 3.3.4上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其内容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档案的管理办法进行分类、整理和归档。 3.4排列 3.4.1盒的排列。在一个全宗内，文书档案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列顺序进行。

(档案管理)档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法一、装订 1、件的区分件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。二、分类 1、分类方法根据实际情况，我们选择以下分类方法保管期限－年度分类法

这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。（1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。三、归档文件排列 1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

资料整理归档目录表（公司归档目录）分类文件名称文件主要内容文件收集类型保存形式公司保存期限备注复印件 A1：合同文件及报监手 1. 建设工程委托监理合同（含中标通知书） ( 原件在公司经营部存档) ●长期 4. 建设工程规划许可证、施工许可证复印件●短期续 5. 工程质量/ 安全报监表复印件●短期 A2：项目 1. 总监任命书（表 A.0.1 ）及监理机构成立文件原件●长期监理机 2. 单位资质及营业执照、监理人员资格复印件加 ●长期构组成证件、见证取样和送检人员备案表盖公章文件 3. 监理人员岗位分工及职责原件●长期 1. 岩土工程勘察报告复印件●短期 3. 施工图审查合格证复印件●短期 A3：设计 4. 设计交底记录、图纸会审记录原件●短期文件及设计变 5. 设计变更通知单原件●短期更文件 6. 工程变更洽商记录（技术核定单）原件●短期 7. 工程变更单（表 C.0.2 ）原件●短期 A：综1. 监理规划（包括安全生产管理的监理规划、建筑节能监理规划）原件●短期2. 监理实施细则（包括各类《监理实施合一般以建设项目组卷管理A4：监理规划及细则》、《安全生产管理监理细则》、《节能监理细则》、《旁站监理方案》、原件●短期监理细《见证取样计划》等）则3. 监理交底（公司交底、监理机构交底、各专项技术交底）原件●短期 4. 项目监理部编制的总体策划文件等其它资料原件●短期 1. 监理月报原件●长期A5：监理月报 2. 日报或周报原件●短期 1. 第一次工地会议纪要原件●长期A6：会议纪要 2. 监理例会纪要原件●长期专题会议纪要原件●长期 1. 监理通知单( 表 A.0.3) 及监理通知回复单（表 B.0.9 ）原件●长期A7：监理指令 2. 开工令（表 A.0.2 ）、暂停令（表 A.0.5 ）、复工令（表 A.0.7 ）原件●长期 3. 工作联系单（表 C.0.1 ）、监理报告（表 A.0.4 ）原件●长期 A8：旁站 1. 旁站记录（表 A.0.6 ）原件●长期

工程项目归档资料目录范本

工程项目归档资料目录范本卷号卷名类号文件类别编号说明备注管理体系文01 质量目标电子版件职责及人员架构电子版员工培训记录法律、法规文件清单电子版经济文件清单电子版公司往来文02 A 政府文件件公司来文 B 各部门来文电子版工作联系单 COBSZ022/GZ/001 电子版工程管理资03 A 工程报建资料料开工报告施工单位资格报审表 B 场地移交记录工程验收报告工程移交资料 C CI资料电子版工程配合指引电子版工程月报电子版 04 合同管理 A 施工合同 B 监理合同物资合同 C 工程付款报告

补充预算 05 工程签证 A 现场签证完成工程量签证 B 工程往来扣款单 C 奖励、罚款通知单电子版 06 计划管理 A 项目发展计划电子版总进度计划及评审记录电子版样板确认、承建商及甲电子版供材料进场、施工图交付计划月工作计划及完成情况电子版 B 施工总进度计划报表施工月进度计划报表施工周进度计划报表延长工期报审表 07 技术管理 A 施工组织设计报审表电子版施工方案报审表电子版 B 基准点座标测量报验资料沉降及变形观测记录 08 设计变更 A 图纸清单电子版设计变更清单电子版图纸会审记录 B 设计变更(设计院) 电子版设计变更联系单(设计电子版部) 09 材料管理 A 使用单位材料需求计划材料月度使用计划汇总表收料单、付款申请书 B 物资订购合同项目材料样品清单

C 物资进场验收记录物资进货台帐 10 现场管理工程质量控制点目录电子版样板确认单现场巡视记录电子版工程形象进度电子版 11 会议纪要 A 公司工程例会纪要电子版监理周例会纪要电子版 COBSZ022/ZTH/00 B 专题会议纪要电子版 1 监理专题会议纪要电子版监理工作检12 A 监理月报及审核意见电子版查监理规划细则电子版监理人员登记表及构架电子版 B 监理工程师通知单电子版施工单位往13 A 施工单位来文来文件 B 工程联系单 COBSZ022/GC/001 电子版 14 后勤管理考勤表员工报到表固定资产登记表其它保修、回访15 轻微遗留问题报告资料保修记录 COBSZ021/BX/001 服务回访记录 COBSZ021/HF/001 文件管理说明 1. 管理体系文件

档案归档文件目录模板

规划建设环保局归档文件目录件号责任者文号题名日期页数盒号机构或问题保管期限全宗号室编馆编 1 安徽省财政厅发展计划委员会财建【2003】 1064号关于下达2003年度工业园区基础设施财政贴息预算指标的通知 2003-11-24 4 1 30年 2 安徽省发展计划委员会财政厅计地区函【2003】349 号关于下达2003年度省县域重点工业园区财政贴息名单的通知 2003-10-20 3 1 30年 3 金寨县人民政府办公室第一期十四届人民政府第一次常务会议纪要 2003-04-11 15 1 30年 4 金寨县发展计划委员会财政局金计【2003】 167号关于报送金寨县工业园区申请财政贴息资金的请示 2003-09-05 2 1 30年 5 金寨县财政局发展计划委员会财建【2003】 259号关于报送金寨县工业园区申请财政贴息资金的报告 2003-09-05 2 1 30年 6 金寨县工业园区管理委员会办公室金工办【2003】05 号关于要求办理工业园区用地报批手续的请示 2003-03-28 4 1 30年 7 金寨县工业园区管理委员会办公室金工办【2003】10 号关于要求拨付工业园区基础设施建设经费的报告 2003-08-14 3 1 30年 8 金寨县城新区建设开发指挥部办公室第13号指挥部办公室交办工作通知单2003-08-06 1 1 30年 9 张贻森施展金寨县工业园简介2003-01-01 2 1 30年

规划建设环保局归档文件目录件号责任者文号题名日期页数盒号机构或问题保管期限全宗号室编馆编

竣工资料归档目录表

竣工资料归档目录表一报建资料：立项批文（原件一份）建设用地规划报批表（原件一份）建设用地规划许可证（原件一份）国土局用地批文或土地使用权证（原件一份）建筑设计要点与红线图一份建设工程报批表（原件一份）建设工程规划许可证（原件一份）建筑工程消防审核意见书建设工程消防验收意见书二竣工资料A：国有土地使用权转让合同（复印件一份）建设局测检规划红线表建筑工程消防审核意见书（报建资料有竣工资料可以无）建设工程消防验收意见书（报建资料有竣工资料可以无）建筑工程施工环保审批表岩土工程勘察报告建设工程施工合同工程付款证明建筑工程施工许可证建设工程规划验收合格证供水管道工程验收表电器安装验收证明燃气工程安装证明防雷设施检测报告及合格证开工报告工程竣工验收申请表（附表一）工程竣工报告书分部工程质量评定表（附表二）质量保证资料核查表质量保证资料核查表（附表三）工程质量观感评定表质量保证资料核查表（续附表三）工程质量综合评定表单位工程观感质量评定表（附表四）工程竣工验收证明书单位工程观感质量评定表（续附表四）工程总结单位工程质量综合评定表（附表五）评定书工程竣工验收条件审核表（附表六）

房屋建筑工程质量保修书（附表七）工程竣工验收报告（附表八）住宅质量保证书（附表九）住宅使用说明书（附表十）竣工验收备案表（附表十二）工程竣工验收条件审核施工现场质量管理检查记录（表A、O、1）单位（子）工程质量竣工验收记录（表G、O、1-1）单位（子）工程质量控制资料核查记录（续表G、O、1-2）单位（子）工程安装和功能检查资料核查及主要功能抽查记录（表G、O、1-3）单位（子）工程质量观感质量检查记录（表G、O、1-4）设计单位：工程质量检查报告（文字）勘察单位：工程地质质量检查报告（文字）施工单位：工程竣工验收报告（文字）建设单位：工程竣工质量评估报告（文字）工程验收总结及验收方案（文字）建设工程规划验收报告书建设工程施工安全评价书三竣工资料B：桩施工组织设计或方案（天然基础无）地基与基础验收记录工程基线复核签证表工程坐标定位测量记录表预制桩、锤击沉管灌桩试桩签证表（天然基础无）土方开挖后桩基础复核表桩竣工验收（基础）结构工程质量评定表桩竣工图（天然基础无）地基验坑（槽）记录表（天然基础）隐蔽工程验收记录（天然基础）钢筋混凝土预制桩施工记录（预制桩）钻（冲）孔桩成孔施工记录（锤击桩、钻孔桩）钻（冲）孔桩隐蔽验收记录（锤击桩、钻孔桩）钻（冲）孔桩地下连续墙灌注水下混记录（锤击桩、钻孔桩）钻（冲）孔桩灌注施工资料汇总表（锤击桩、钻孔桩）护壁泥浆质量检查记录（钻孔桩）挖孔桩成孔验收记录（挖孔桩）

档案归档整理流程

一、收集收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。二、分类归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。三、编制页码注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。四、装订用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。五、排序对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。六、档号标识

对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号的自然连续性。七、著录著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。八、装盒即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。九、打印目录包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。十、编制检索工具对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。档案归档整理流程图

档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式

档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。（一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①在编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。

④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案 ①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。 ②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。 ③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。 ④教员、考评员队伍相关资料。 ⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。 ⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。 ⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。 ⑧网络建设相关资料。 ⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。 ⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。 11其它有价值的资料。 ○ （二）档案管理体制：档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。 1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。 2、人事、行政财务档案由直接管理。业务档案由各部门专（兼）职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档；正本交档案室管理，副本留部门使用。 3、分管主任为档案建设责任人。各部门主任为部门档案建设责任人。及各部门专（兼）职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。 4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐年

城建档案归档操作指导书资料

招商局地产控股股份有限公司城建档案归档操作指导书本指引适用于各区域总部/城市/项目公司及项目部的档案管理人员，旨在规范档案的日常管理的工作标准。一．城建档案的归档时间 1．根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 2．各公司/项目应在项目施工过程中督促施工单位及时收集工程文件并整理立卷，定期组织专业工程师、监理单位对归档的建设工程文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。 3．各公司/项目应在项目竣工后及时组织施工单位进行档案验收，并及时向当地城建档案馆移交项目竣工档案。二．城建档案归档的质量要求 1．纸质文件归档的质量要求 ⑴.归档的文件材料应为原件； ⑵.归档文件材料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程； ⑶.归档文件材料的内容必须真实、准确、与工程建设实际相符合； ⑷.归档的文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等； ⑸.归档的文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续完备； ⑹.归档的文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 (297mmX210mm)，图纸采用国家标准图幅； ⑺.归档文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张；图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 ⑻.所有竣工图应加盖竣工图章，且应满足以下要求： ①竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理总监； ②竣工图章的尺寸按国标规格为：50mmX80mm，样式见示例图2-1；