如何将文件归类

如何有效地将电脑中的文件资料归类存储？

2009-10-28 17:11:39

标签：职场休闲

作者 netfairy

有不少人虽然会使用电脑，但是自己电脑中的文件，特别是自己编写的程序，报告等等存放有很大的随意性。时间长了想找到自己的文件，确实比较困难。再有，重装系统时容易丢失以往的数据和文件。

所以无论是本科生还是研究生养成一个良好的个人文件管理习惯是非常有必要的。这也是一种能力的培养，一种做研究，做学问的素养。

简单的一个建议

不要在C盘上存放重要的个人文件。

在自己电脑的 D 或者E等盘上建立一个个人文件夹，比如“李四” LISI

和自己相关的文件，自己写的文件都存放在这里。

在这个目录下建立一些子目录。

例如

d:\李四

\毕业设计

\学习资料

\照片

\邮件foxmail

\QQ记录

\个人简历

\研究项目

\竞赛项目

\......

在这些子目录下还可以建立子目录比如学习资料下可以建立

\英语资料

\数字信号处理

\图像处理

\矩阵论

等等

个人简历目录下

\简历

\证书

等等

照片下可以建立

\2009元旦聚会

\2009国庆华山游

\2010毕业纪念

随着时间的推移，你的个人目录会越来越大，但始终很有序，你可以很快找到你的文件

同时记得，不断备份“李四”这个目录。

其他的文件你可以建立 software music movie等等目录，但这些东西都不要存在你自己的个人文件目录下。永远记住只有你自己创建的文件，是独一无二的。网上无法下载回来的。自己做的文件是最珍贵的。

重装系统时，注意备份C盘上的文件，特别是windows 桌面上的文件。

后面几个帖子是其他人写的如何管理个人文件的文章，可以参考一下。

来源电子工程社区 https://www.360docs.net/doc/491180648.html,/viewthread.php?tid=3322

管理好电脑文件

这一讲座讲的是怎么样管理好你电脑里的各类文件，在讲的时候，大家可以想想目前自己电脑里的各类文件是处于怎么样的保存状态。

我和许多网友见过面，看过他们的电脑，有一些是管理有序的，更多的是随心所欲地保存各类文件。这是个人的一种习惯，本来这讲可以不讲，但是对于以后我们要讲的下载安装来说，这又是必讲的一个习惯问题，所以还是作为一个题目和大家一起探讨一下，怎么样管理好自己电脑里的文件。

我们的电脑硬盘都分了几个分区盘，除了C盘是系统盘外，还有其他盘，大多数的是4分区设置，硬盘里保存的文件有软件安装文件，文档文件，图片文件，视频文件，教材文件，网页文件等这几类文件，这一些文件其实可以分类保存，按不同类型分部保存在不同的硬盘分区和不同的文件夹，这样你这寻找某一个文件时候就可以非常迅速地找到打开。

硬盘我们把它当一棵树，分区就是大的枝桠，分区里的各个文件夹就像分枝，文件夹里内嵌的文件夹就是小枝桠，文件夹里的文件我们比喻是树叶，同样可以把它当城市－街道－路－小区－某一个单元－某一个房间，这样去理解就容易明白一点了，某一个文件所在的地方就是分区\文件夹\子文件夹\文件名，路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径，这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。

管理文件就是先定位硬盘分区的保存功能，除了C盘默认为是系统盘和我的文档所在的盘外，其余硬盘分区是可以自定义它的功能，（我的文档当然也可以给它自定义到其他盘里去，这就需要你自己设置，在硬盘空间宽余的情况下就没有必要再移动它）。

C盘我们都知道是系统所在的硬盘分区,在文件的存放时候尽可能不要把文件保存在C 盘里,系统盘是需要有一定的运行空间,当c盘空间少于一定的时候,操作系统会警告你,是不是可以把不必要保存在系统盘里的东西移走或者删除,并且系统不给你运行。在我的文档里有图片收藏和我的音乐这二个特殊文件夹，许多朋友就利用这二个文件夹来保存图片文件和音乐文件，这倒不是不可以，我们知道图片文件和音乐文件所占的硬盘空间要比其他文件大许多，没处理过的照片文件，假如是1280X960象素的话，文件在300－500K，MP3的音乐文件基本是播放时间为1分钟的就有1.1－1.2M，当你把这一些文件保存在这二个文件夹里的话，日积月累，所占的空间就非常可观了，当我的文档占的硬盘空间加系统占的空间超过一定限度时候，系统将罢工，不为你工作。

硬盘既然分了区，为什么不把每一个分区充分利用起来？C盘是系统盘，那D盘是不是可以专放你下载的软件？有一些朋友是下载了软件的安装文件，使用以后扔掉了，说是节省硬盘空间，当叫她查看电脑硬盘还有多少空间时候，硬盘使用掉的空间还不到一半，现在大家的硬盘20G以下的非常少了，没必要扔掉象软件安装文件这样的有使用价值的文件，假如实在没空间，扔掉一些图片，音乐文件。软件文件下载比较麻烦，版本型号和注册资料没了想找需要时间和精力，而且在系统安装以后需要这一些文件来武装自己电脑，是不可缺少的基本保存文件。

在保存这一些使用软件的安装文件时候就有怎么样管理的讲究，软件有许多种类，是不是可以分类保存，一个文件夹保存同一类型的软件，一般可以分系统使用软件，图形图象软件，多媒体软件，网络应用软件。假如我们是这样分类，每一个类型做一个文件夹来保存，

然后在这个主文件夹里为每一个软件都做一个文件夹，保存每一个文件。有朋友说太麻烦了，其实做一个文件夹所费的时间精力远没混在一起再区分出来的多。我们下载的软件往往是一个压缩文件，象仅仅一个exe安装执行文件的软件还不太多见。一个压缩文件当你把它解压缩以后，可能就是一个说明和一个exe执行安装文件，有的是一大堆的文件，假如不是一个个把它分文件夹保存，你在解压缩以后就难分清，假如解压缩多个这样的文件以后，谁说他有能力把这一些文件分清楚？我不能，恐怕没人可以分清（一个office2003解压缩后产生的文件有78个）。下载的软件是压缩文件，在解压缩以后这个压缩文件已经没用了，保存解压缩出来的文件，扔掉这个压缩包，这才是节省硬盘空间的事情，压缩文件和解压缩出来的文件是双份文件，没保存双份文件的必要，假如没自带的注册文件，你自己使用记事本保存注册码，序列号，这样在使用这个文件时候就不要到处找注册码了。

在电脑里保存的文件除了软件的安装文件外，其他文件的种类基本有图片文件，文档文件，音乐文件，视频文件，教材文件等。这一些文件中文档最小，然后是图片，再大一点是音乐文件，最大的是视频文件。我们可以把不同的文件类型分类存放在不同的硬盘分区，在分区里还是需要做不同的文件夹来分类保存文件。假如图片文件可以分旅游照片，网友照片，花卉竹片......。音乐文件可以分流行音乐，民乐，卡拉OK......，教材文件可以按其种类分，如图形图象教材，音频处理教材，基础使用教材。总之把文件归类保存，便于寻找。

文档文件的保存的属性需要告诉大家，文件属性有只读.存档，隐藏3个属性，存档的文档可以改写它的内容，只读文档不能改写内容，假如你把存档的记事本改成只读，那你就不能改动它的内容，这个属性可以使用为防内容改写。至于隐藏，当你保存以后在电脑分区，文件夹里是看不到这个文件的，只有当你设置开始－－控制面板－－文件夹选项－－查看－

－隐藏文件和文件夹－－选中显示所以文件文件夹，应用，确定，这样才可以看到被你隐藏的文件夹或者文件。“只读”属性是为了防止因修改而产生数据丢失的一种措施，在必要的时候，它可以挽回因操作失误而造成的损失。“隐藏”属性可以使文件在文件列表中无法发现，能够防止因误操作而被删除，还带有一定保密功能。

来源https://www.360docs.net/doc/491180648.html,/images/wy/jc.17.htm

如何整理电脑中的文件

原文：How to Organize Your Computer

如果你的电脑里有很多图片，文档以及其他的文件，它们可能会非常杂乱，你找的时候很不方便。所以，为了自己使用电脑的方便，最好按照下面的方法合理整理、分组你的文件。下面的介绍是以 Windows 操作系统为例，不过，这种方法同样适合其他的操作系统：

?了解容易混乱的几个地方

首先需要了解系统中最容易变得混乱的几个区域，这样你才能开始有针对地整理。在Windows 中，通常比较混乱的区域是：

?桌面（Desktop）

?我的文档（My Documents）

?系统中用户的文件夹（X:Documents and Settings**）

?个人下载目录(X:Downloads)

?找到并删除你不再需要的文件

使用电脑时间长了以后，有很多文件是你不会再去使用的，把你确定不再使用的文件删除掉。

?把通用的文件存放在一个大的目录

例如，使用“我的文档”，或者自己新建一个文件夹，把所有同类的文件和文件夹放在这一个大的文件夹内。这样方便备份和查找。

?创建其他一些目录分类存放文件

根据自己使用的习惯和要求，创建一些有意义的目录，这些目录分别存放相应分类的文件（夹）。例如，你可以在磁盘根目录或者某一个总的文件夹内，再创建“工作”、“个人”、“朋友”、“家庭”等分类。你也可以按照日期和时间，相关的人、活动事件，文件类型，地点等等分类。只要让目录看起来更容易识别，方便你找到即可。?创建子目录合理存放文件

在已经分好类的文件夹中，如果文件还是很多的情况下，要尽量根据文件的属性，创建一些子目录，然后把相关的文件分别存放到子目录中。创建子目录要注意的问题是，不要创建层次很深的目录结构，这样反而会使查找更困难。

?对整理的文件进行排序

有的时候，你的文件名可能是一些毫无意义的名字，例如，你从网上下载的歌曲名称，有时候会是一些毫无意义的数字。通过排序和重命名，重新整理文件夹中的文件，使他们看起来更整洁，一目了然。

?整理你的快捷方式

电脑使用时间长了以后，在“桌面”、“开始菜单”和“快速启动”栏里会有很多很乱的快捷方式。这些快捷方式你不可能都需要吧？在“快速启动”栏里只需保留你最

常用的几个快捷方式（例如：internet，我的文档，word，excel）。把其他多余的快捷方式从“开始”菜单中拖到桌面，然后，在桌面新建一个文件夹，存放桌面上的所有的快捷方式。打开这个文件夹，删除不需要的快捷方式，只保留常用的。这样，你的桌面和开始菜单看起来或更清爽，反应速度也会更快。

?最重要的一点

在你下载文件或者新建文件时，不要图方便，都放到了桌面。确保你把它们都放在了有意义的文件夹中，这样才能避免混乱，保持电脑的整洁有序。

技巧：

?在你操作完上面的步骤后，你应该执行一下“磁盘碎片整理”，因为你整理文件的过程中，文件的索引会改变，磁盘会产生很多的碎片文件。

?使用 Ctrl 或者 Shift 键，方便选择多个文件，进行删除和移动的操作。

?如果使用 Shift + Delete 组合键，会彻底删除文件而不进入回收站。如果回收站满了的话，再删除文件就会直接删除。

?如果你的“快速启动”栏没有在使用，可以右键单击任务栏，在菜单中选中“工具栏”—“快速启动”。

?你可以在“开始”菜单中，打开“所有程序”，右键点击打开的开始菜单，在弹出的菜单中，点击“按名称排序”，这样可以对开始菜单中的快捷方式进行排序。

?整理桌面的快捷方式，你可以借助Windows桌面清理，看看哪些快捷方式最少被使用，然后再整理。

?在整理完系统后，你也可以借助其他的系统清理软件，清除系统运行时产生的垃圾文件，这样可以让系统更快地运行。

警告：

?不要删除你还会使用的文件

?不要删除其他用户或属于其他人的文件

?不要删除重要文件（夹），例如 C:WINDOWS 或者 Documents and settings 目录

?不要删除注册表项和系统文件

?不要试图去整理文件（夹）名为Temp 或者 Temporary的文件，因为这些是系统或者应用软件使用过程中存放临时文件的地方，这里的文件其实并不需要整理。如果你非要去重新排序，按照分类整理，估计会花上你够长的时间。

来源 https://www.360docs.net/doc/491180648.html,/c_botong/blog/item/8a0279ec43cd09d52f2e215e.html

How to Organize Your Computer

If you have many pictures, documents and other files, you should know that they can become very unorganized. If you follow the steps below you can create a well organized, powerful computer system. These instructions are for Windows users, but instructions on other operating systems should be similar.

Steps

?Make Folders If you have pictures, you need a pictures folder. Classwork requires a folder and sub-categories. If you also use this computer for work, make a work folder. Make folders for anything you need.

?Organize With Icons Right-Click the folder and go to Properties. Under the Customize Tab, Under Change Icon You will be able to change the normal

folder icon to a personalized one. If you are doing something with pictures, it may be a good idea to change the icon to a camera, and so on and so forth. ?Personalize the Computer More Personalizing helps you remember things and organize. Explore things and right click everywhere. The Control Panel Is the best place to begin.

?Don't Place Your Icons on the Side Place them Left-to-Right, starting with the top and ** your way down. This may seem unusual, but is much easier to see and is more neat.

Tips

?The easiest way to delete multiple files and folders is by holding down the button labeled 'Ctrl' and click the unwanted files. You can take your finger off the 'Ctrl' before you have finished your selection, as long as you hold it down again when you want to continue selecting. Then press the delete button and confirm the delete.

?Look for more articles on personalizing your computer.

?Keep your personal folders no more than three folders deep, this will keep documents easy to find, and easy to remember.

Warnings

?Do not delete files you need!

?Do not delete files that other people own.

?Do not delete files out of the Program files folder, C:\WINDOWS folder or Documents and Settings folder.

?Do not delete registry keys or important system files!

?Folders named Temp or Temporary can be dangerous for organization. They usually end up being a "catch-all" for files that really should be organized or deleted.

If you use a temp folder, make sure you take the time to sort through it at least once per week.

来源 https://www.360docs.net/doc/491180648.html,/Organize-Your-Computer

如何将电脑文件归档

不知道在你身上是否曾经发生过这样的情况：你的老板站在你的面前让你马上提交文件时，你却发现它不见了，坐在那里绝望的寻找;或者是为了找到现状报告不得不让客户在电话另一端的客户等上好几分钟。如果你有过这样的经历的话，你就会体会到，尽管你平日里工作有条不紊，深受老板和客户的赞许，但就因为这个关键时刻的遭遇，他们会感到很失望。倘若你的工作是帮助别人的话，要是你需要的信息总是找不到，会浪费别人多少时间啊。

想象一下，当别人问起某事时，你微笑着，从容地打开一个非常有条理的文件编排系统，径直取出文件，快速给出答案。这真的令人映像深刻!你必须把它归功于高效的文件编排归档方法，不管这听起来有多么枯燥无趣。

节约时间在一个典型的工作日里，我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文件。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理，通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据能够，以便于作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。

然而，实际情况往往是我们浪费自己的时间(很多时候也是别人的时间)四处寻找数据，而那个数据其实就在我们正用着的电脑里。这样的情况给我们带来了压力。使用数据变得麻烦得多。所以如果想要及时完成工作，我们必须找到更有效更系统的文件管理方法。

有效管理信息当你从你的同事、卖方、顾客发来电子邮件里接收到一个文件时，很容易就想把它暂时放起来;心里还想：嗯，看起来蛮有意思的，等我有了时间我再来细细看。或者是更糟糕的，直接把邮件留在收件箱里。过了一会儿，这种邮件越积越多，越来越乱。你根本不可能之后抽出时间来返回去重新整理它们，更不用说当你工作计划繁忙，有很多其他有压力的事情的时候了。

你可能会花费很多宝贵的时间去找那些你已经归档的资料，因为你忘了文件的名字，甚至首先连它在你电脑里你都不知道。那么怎么能简化你的工作呢?改进一下文件管理方法吧。高效的文件管理方法管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是：把文件装进分类的文件夹里，并且尽量以一种自己能明白的顺序。

下面提供几个关于处理文件的小技巧：

*不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便;而且它们还会影响电脑的运行速度。---所以保存文件之前先筛选一下。

*给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有，我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。

*把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关的word 文档、ppt、spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的ppt，另一个装所有的spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。

*把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的(例如每周或者每两周)把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。

*不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目---这时就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单，这样便于今后提取。比如：你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫Delta Traders，你就可以按照客户的姓名分成"Delta Traders sales presentations"和"Delta Traders contracts."这样的方式使子文件夹显得有条理，而不是一堆文件清单堆在一起。

说到这里，还有一个需要注意的小要点，如果子文件夹的文件少于五个的话，那你去点开层层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。

*记得备份你的文件归档系统。再强调一遍：这个听起来有点枯燥，但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明!首先保证给计算机定期做备份，再给文档信息包括联系人都做备份。（ps：我备份数据的那个40G硬盘坏了。血泪史——乌龙）

按行动先后次序整理利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级，提高效率。

*按日期整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的，例如：一个文件夹命名为”Guidelines 12Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。(如果你做跨国工作的，这个日期有时候写作121007，容易混淆!) *很多人用版本号来区分不同改编过的文件。例如："Delta Traders contract v1"和"Delta Traders contract v2."这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。

tips：如果你的文件是几个人共同管理的，你必须特别注意一下版本问题：如果把别人的版本弄混了或者弄丢了会很烦人

把版本号放在文件名一起的同时，还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改者，还有，如果有的话，修改类型也要标注。

*使用”记事本“文件。记事本文件，也就是所谓的”43文件夹“方案，是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹(每个月一个)另加31个子文件夹(一天一个)。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹，把文件全部放到桌面上或者放到“today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作，那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务，也可以作日记本用。

对于任何一个高效方便的文件归档系统来说，适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性质。所以，没有一个万能的方法去做归档，你也可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。

要点：

你是否经常因为在成堆的零碎文件里找资料而浪费很多时间?当面对压力时，你能不能很快找到你要的信息?花费宝贵的时间找东西实在是让工作变得很无趣，也会给你带来很多压力。这些简单的关于文件归档整理的技巧可以教会你如何整理信息并保存它们。

把它变成你生活的一部分：

我们知道这个很枯燥，但是你知道你必须这样做!

下周抽出一个小时时间，建立起一套适合你的文件归档系统吧!

原文作者：Mind Tools

原文链接：The Art of Filing

译者：Dean Lee

来源https://www.360docs.net/doc/491180648.html,/?p=189

The Art of Filing

Managing Your Documents... and Your TimeHave you ever sat there while your boss stands over you, desperately searching for that missing document he or she needs RIGHT NOW? Or have you kept a client waiting on the phone for several minutes while you've searched for a status report?

If you have, then however organized and effective you are in your day-to-day work, your boss and your client may have a less than perfect opinion of you, because in a key encounter, you've let them down. And if it's your job to help people, how much of other people's time are you wasting if you can't find the information you need when you need it?

You owe it to yourself to file effectively, however boring this may seem. Imagine how much more impressive it would have been if - when asked - you'd smiled, accessed a well-organized filing system, immediately found the document, and quickly given the answer!

Managing TimeOn a typical work day, we deal with many documents, presentations, graphics, and other files. There's a flurry of data pouring in from all directions that we need to process and, usually, store to retrieve later. We want to be able to lay our hands on the information we need - at the right moment, when we need

it - so it can be used for further analysis or report writing, or perhaps for creating a presentation.

All too often, though, we waste our own time (and often the time of other people) searching for data that's sitting on the very computer we're using! This adds to our stress, and makes the task of putting the data to use more difficult than it ought to be. So we need to get more organized and efficient with our file management if we're going to get our work done in a timely manner.

Managing Information EfficientlyWhen you receive a file in an e-mail from a co-worker, vendor, or customer, it's tempting to "just put it away" in some folder for the time being. "Hmm. looks interesting, but I'll take a closer look at this later, when I've got more time." Sound familiar? Or, worse still, perhaps you just leave the message and its attachment sitting in your Inbox. After a while, many such documents build up, leading to a lot of clutter. It's highly unlikely that you'll ever find time to go back and get all of that information organized, especially considering that you're usually under pressure with other things and have hectic work schedules to meet.

You can spend hours of precious time searching for data you've filed away somewhere, because it's easy to forget the filename - or even to forget that such information is on your computer in the first place. How can you go about simplifying your work? Get better at managing files.

Effective File ManagementManaging files on your computer isn't much different from the way you've always stored and managed your paper files. It boils down to this:

Store the information in folders - by category, and in a sequence that makes sense to you.

Here are some tips to help manage your files:

Avoid saving unnecessary documents. Don't make a habit of saving just about everything that finds its way into your Inbox. Take a few seconds to glance through the content, and save a file only if it's relevant to your work activity. Having too much data on your computer adds to the clutter that makes it harder to find things in the future - and it may, over time, slow down your computer's performance too - so be selective about what you keep.

Follow a consistent method for naming your files and folders. For instance, divide a main folder into subfolders for customers, vendors, and co-workers. Give shortened names to identify what or whom the folders relate to. What's more, you can even give a different appearance or look to different categories of folders - this can make it easy to tell them apart at first glance.

Store related documents together, whatever their type. For example, store Word documents, presentations, spreadsheets, and graphics related to a particular project in a single folder - rather than having one folder for presentations for all projects, another folder for spreadsheets for all projects, and so forth. This way, it's much quicker to find, open, and attach documents for a particular project.

Separate ongoing work from completed work. Some people prefer to save current or ongoing work on their computer's desktop until a job is completed. Then, once it's done, they move it to the appropriate location, where files of the same category are stored. At periodic intervals (for example, weekly or every two weeks), move files you're no longer working on to the folders where your completed work is stored.

Avoid overfilling folders. If you have a large number of files in one folder, or a large number of subfolders in a main folder - so many that you can't see the entire list on your screen without scrolling down - break them into smaller groups (subfolders or sub-subfolders). Think of creating a sequential menu, arranged either in chronological or alphabetical order, to make retrieval easy. For instance, you can divide a folder called "Business Plan" into subfolders called "BP2005," "BP2006," and "BP2007." Likewise, you can divide a folder for a client named Delta Traders into subfolders named "Delta Traders sales presentations" and "Delta Traders contracts." The idea is to place every file into a logical folder or subfolder, rather than have one huge list of files.

Having said this, there is usually little point in creating a folder for fewer than about five documents. If you do, the time you spend clicking through subfolders to get to the documents you need may not be outweighed by the greater ease of finding them.

Install Google Desktop on your PC. If you can (sometimes IT departments don't permit this), install Google Desktop on your PC - you can find this

at https://www.360docs.net/doc/491180648.html,. This neat tool creates a desktop search engine that indexes all of your files and emails, meaning that you can search for them quickly and easily. This can be invaluable when you need to answer offbeat questions!

Make sure your filing system is backed up. Again, this is a bit tedious, but it's so important, as anyone who's had a failed disk drive will testify! Make sure, firstly, that your PC is backed up regularly and, secondly, that the backup includes the directories where you file information.

Prioritizing Your Files for ActionTake these approaches further by customizing your file management. This can help you prioritize your work, which can lead to better efficiency.

Organize files by dates. Incorporate a date into the file name. This will help you determine which is the most recent document in the folder, without having to open the file and read through the content. For example, a file named "Guidelines 12Oct07" would indicate a version of the Guidelines file dated October 12, 2007. (If you're working internationally, be aware that in some countries this date can be presented as 101207, while in other countries, this same date can be shown as 121007. This can be very confusing!)