EXCEL操作培训简化版

提纲

一文件打开技巧

二键盘快捷键

三函数与公式

四数据快速录入的技巧

五工作表的设计

六设置单元格名字及运用

七工作表、单元格、文件保护八列表、高级筛选与条件格式化九数据透视表

十截图标记和添加快捷按钮

十一远程桌面操作、帮助的使用

一、文件打开技巧：

1.1、同时打开多个文件：用鼠标或‘Ctrl+鼠标左键’同时选中多个文件，点击鼠标右键，在弹出菜单单击“打开”按钮。如下图：

1.2、用键盘打开：移动方向键，在文件夹名（或文件名）显示阴影后单击“回车”，用“Backspace”可返回上一目录。

1.3、打开空白文档，把窗口还原呈半幅显示，把文件名直接拉入表框内，可同时打开一个或多个文件（在Excel版本不兼容时使用）。如下图：

二、键盘快捷键

显示和使用窗口

Alt+Tab 切换到下一个程序/窗口。

Ctrl+Tab 不同工作簿之间的切换。

Ctrl+W 或 Ctrl+F4 关闭小窗口或关闭文件和计算机。

PrScrn 将屏幕图片复制到剪贴板中（截图）。

Ctrl+P 或 Ctrl+Shift+F12 显示“打印”对话框。

处理工作表

Shift+F11 插入新工作表。

Ctrl+Page Down 移动到工作簿中的下一张工作表。

Ctrl+Page Up 移动到工作簿中的上一张工作表。

Ctrl+Home 移动到工作表的开头。

Ctrl+End 移动到工作表的最后一个单元格，该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中。

Ctrl+箭头键移动到当前数据区域的边缘。

F5/ctrl+G 显示“定位”对话框。

Shift+F5/ctrl+F 显示“查找”对话框。

Ctrl+H 显示“替换”对话框。

Ctrl+“-”（小键盘-）删除

Ctrl+“+”（小键盘+）插入

选定单元格、行和列以及对象

Ctrl+A 选定整张工作表。

Ctrl+* 选定工作表中有数据的区域。

Ctrl+9 隐藏选定的行。

Ctrl+Shift+(（左括号）取消选定区域内的所有隐藏行的隐藏状态。Ctrl+0（零）隐藏选定的列。

Ctrl+Shift+)（右括号）取消选定区域内的所有隐藏列的隐藏状态。

输入数据

Shift+Enter 完成单元格输入并向上选取上一个单元格。Ctrl+D 向下填充。

Ctrl+R 向右填充。

Ctrl+Z 撤消上一次操作。

F9 计算所有打开的工作簿中的所有工作表。如果选定了一部分公式，则计算选定部分。然后按 Enter 或 Ctrl+Shift+Enter（对于数组公式）可用计算出的值替换选定

部分。

Shift+F9 计算活动工作表。

Ctrl+Alt+F9 计算所有打开的工作簿中的所有工作表，无论其在上次计算之后是否进行了更改。

编辑数据和设置数据的格式

Alt+Enter 在单元格中换行。

Shift+F2 编辑单元格批注。

Ctrl+1 显示“单元格格式”对话框。

Ctrl+B 应用或取消加粗格式。

Ctrl+I 应用或取消字体倾斜格式。

Ctrl+U 应用或取消下划线。

Ctrl+5 应用或取消删除线。

三、函数与公式

3.1、SUMIF，功能：对满足条件的单元格求和。例：SUMIF($G:$G, A6, $L:$L)

$G:$G 条件单元格区域（区域为单行或单列）。

A6 求和的条件值，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，如单元格A6、"32"、">32" 或"apples"。

$L:$L 求和单元格区域（区域为单行或单列）。

3.2、PRODUCT,功能：联乘。例：PRODUCT (A1:B2)

3.3、IF语句的嵌套

3.1、多个IF语句的连续使用，

例：IF (O66>=10000,"10吨以上", IF (O66>=5000,"5-10吨", IF (O66>=3000,"3-5吨", IF

(O66>=1000,"1-3吨", IF (O66>=500,"0.5-1吨","0.5吨以下")))))

3.2、IF语句与“OR”,“AND”等逻辑语句的嵌套使用

例：IF(OR(OR(AND(G7>0,G7<=15), AND (G7>24,G7<=30),G7=40)),"1车间", IF

(AND(G7>40,G7<=52),"3车间", IF (AND(G7>52,G7<=64),"4车间","2车间")))

3.4、VLOOKUP, 功能：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。格式：vlookup（指定条件，查找区域，查找值所在的列数，逻辑值），指定条件可以是单元格、数字、文本

查找区域以指定条件为首列的区域

查找值所在的列数整数数值，不能超过查找区域的列数

逻辑值false 表示精确匹配；true （缺省默认值），表示模糊匹配，在不能精确

匹配时取“小于且最接近”的条件对应的值

如：VLOOKUP(A1 , $A:$Z , 2, FALSE)，操作见附件。

3.5、TODAY()、YEAR()、MONTH()、DAY（）, 功能：返回当前日期、指定日期的年月日

3.6、CONCATENATE，功能：将多个文本合并在一起。

3.7、DATEDIF, 功能：求两个时间点之间的间隔（需设置参数Y－年、YM－月、MD－日）。

DATEDIF("2003-6-1" , "2009-8-1" , "y") 求两个日期之间间隔的年

DATEDIF (A1, TODAY (), "ym") 求两个日期之间间隔的月

DATEDIF (日期1, 日期2, "md") 求两个日期之间间隔的天

CONCATENATE与DATEDIF合并使用可以求工龄、账龄。例：

CONCATENATE (DATEDIF (F175, TODAY(),"y"), "年", DATEDIF (F175,TODA Y(),"ym"), "

月" , DATEDIF(F175,TODAY(),"md"),"天")

注意：DATEDIF(日期1, 日期2, "y")中，‘日期2’应大于‘日期1’

3.8、SUM, 功能：普通求和与多个区域求和例：SUM（A5,B2:B6）

3.9、EXCT,功能：配对检查

3.10、LEFT\RIGHT, 功能：取指定单元格（文本）左边\右边的数，LEFT（A1,3）

3.11、ABS、功能：求绝对值

3.12、SUBTOTAL 功能：条件求值（和、平均数、记数等），格式：SUBTOTAL（条件、区域）

条件值及其含义：(演示见附件)

四、数据快速录入的技巧

4.1、序列填充选择单行/列使用“ctrl+d”或“ctrl+r”可向下/向右填充；

选中连续的文本单元格，把鼠标置于右下角，待出现实心“+”后，按住鼠标左

键拖动鼠标可实现区域填充；

在单行（列）输入2个数字，按照上述方法可实现等差数列填充。

4.2、自定义序列在“工具”－“选项”－“自定义序列”中定义。在EXCEL表中录入首字段后，可用鼠标拉动填充（可在智能提示框选择填充的内容）。

4.3、同步录入

单元格同步录入：选择需录入字符的多个单元格（不必连续），录入数据，按“ctrl+enter”

工作表同步录入：按住“ctrl”，用鼠标点击多个工作表，在某个工作表中填入数据（文本），其它工作表会自动生成。或先在单个工作表中录入，再按照“编辑”－“填充”－“至同组工作表”步骤操作。

4.4、移动或复制技巧

用鼠标移动剪切：选中需移动的区域，把鼠标置于区域边框，待出现“十”字方向箭头时，按住鼠标左键拖动“十”字箭头。

用鼠标复制：选中需复制的区域，把鼠标置于区域边框，同时按住“ctrl”，待鼠标右上方出现“十”字时，按住鼠标左键拖动“十”字即可。

快速剪切和插入行（列）用“Ctrl + x”剪切整行或列，选中待插入的邻近行（列），按“ctrl”+“+”（小键盘中的“+”号键）

工作表的快速复制（同工作簿）用鼠标左键点击工作表的名称，待出现“书页”号时，按住“ctrl”，此时“书页”号中出现“+”符号，用鼠标拖动工作表名称，松开鼠标左键然后松开“ctrl”。

工作表快速移动和复制（不同工作簿之间）在工作表名称处点击右键，在弹出的选项中选择“移

动或复制工作表”，然后在“工作簿T”中选择目标工作簿,在“下列选项工作表之前B”选定待插入的邻近目标工作表。若是复制则选中“建立副本”选项，否则是移动。

4.5、选择性粘贴

复制某区域的单元格，在“编辑”－“选择性粘贴”中选择需粘贴的格式，“数值”――可把含公式的单元格粘贴为纯数值；“转置”――可把行和列的值互相转换成列和行的值。“乘”――选定区域各值乘以复制的数字。

五、工作表的设计

5.1、默认工作表数目的设定在“工具”－“选项”－“常规”中设置“新工作簿内的工作表个数”。同时在该窗口还可设置在“文件”中显示的最近使用的文件数目。

5.2、工作组的使用在工作表名称处点击右键，在弹出的选项中选择“选定全部工作表”，或按住“ctrl”用鼠标选择工作表名称。可实现几个工作表同时编辑。

5.3、斜线表头用WORD中“表格”－“绘制斜线表头”绘制好以后，再粘贴到EXCEL表中，或在“单元格格式”－“边框”中选择斜线表框，再在表框中输入字符。

5.4、用预览调整行列点击“预览”按钮，在“分页预览”中拖动表框调整页面大小从而调整行列至整页。

5.5、设置打印顶端标题行“文件”－“页面设置”－“工作表”－“顶端标题行”。

5.6、绘制图表使用“插入”－“图表”按照提示操作即可。

5.7、单元格绝对引用功能：公式在复制的情况下不会改变单元格的位置。如“$A$5”

六、设置单元格名字及运用

6.1、设置单元格名字选定单元格，在编辑栏的名称框直接键入名称即可，如图：

6.2、单元格名称的运用如果对区域‘A1:O5000’命名为“产量记录”，在运用公式引用单元格“A1:O5000”时，可用“产量记录”代替“A1:O5000”。详见VLOOKUP函数的演示。

七、工作表、单元格、文件保护

7.1、保护工作表按照“工具”－“保护”－“保护工作表”操作即可

7.2、保护单元格按照“工具”－“保护”－“允许用户编辑区域”操作，在弹出的对话框内设置用户可以编辑的区域，同时选中“保护工作表”，则用户不可以编辑的区域则被保护起来。或选中不需保护的区域，在“单元格格式”－“保护”中不选“锁定”选项，再把工作表设置为保护状态（在此操作中若选中隐藏，则可以隐藏工作表中的公式）

7.3、文件夹保护选中文件夹，单击右键，在“属性”－“常规”－“高级”中选择“加密内容以便保护数据”。这样以别的用户名进入计算机时此文件不能打开。

八、列表、高级筛选与条件格式化

8.1、列表选择需建立列表的区域，点击鼠标右键选中“创建列表”或在“数据”－“列表”中选择

8.2、高级筛选单独在另外的区域设置条件字段（至少包含标题行和条件行，条件同行的逻辑值为and，不同行的为or），按照“数据”－“筛选”－“高级筛选”步骤进行操作，并在弹出的高级筛选对话框内选中“列表区域”和“条件区域”，若要复制到其它区域，还需选择其它区域的首个单元格（在同工作表内）。

8.3、条件格式化按照“格式”－“条件格式化”的步骤，在弹出的对话框设置条件值，点击“格式”按钮设置格式。

8.4、其它设置格式的方式格式刷或在“单元格格式”－“自定义”中设置，如：设置格式“[黑色]#,##0.00;[红色]-#,##0.00;""”，可把单元格中的0设置为不显示。

九、数据透视表

主要功能：按照数据类别自动汇总、根据汇总生成图表，双击透视表中的数据行可弹出明细。

按照“数据”－“数据透视表和数据透视图”的顺序操作，在弹出的选项中选择数据源类型和报表类型，按照提示操作直到“完成”。在“数据透视表字段列表”中选择‘数据源的字段’并拖到左边的“将行字段拖到此处”，将数据字段拖到“请将数据段拖到此处”。点击“设置报表格式”按钮，在弹出的“自动套用格式”栏选择报表格式。

十、截图标记和添加快捷按钮 10.1、截图与标记 按“PrScrn ”键，然后粘贴在word 、Excel 文档，在工具栏点击右键、选中“绘图”按键，则在窗口下方弹出“绘图工具栏”，在绘图工具栏的“自选图形”选择线条或标注，若为线条，则双击线条，在弹出的“设置自选图形格式”-“颜色与线条”-“颜色”中选择“无填充颜色”。在“线条”中选择线条的颜色和粗细。

注意：数据透视表的源数据表必须有标题行

10.2、添加工具栏快捷按钮

添加快捷键

按钮

如上图所示点击“自定义”按钮，在弹出的“自定义”窗口选择“命令”，在左边的“类别”选项选择需添加快捷键的类别，在右边的“命令”栏选择需添加的按钮，用鼠标选中，按住鼠标左键拖动按钮到工具栏。

十一、远程桌面操作与帮助的使用

11.1 远程桌面操作按照“我的电脑”－“属性”－“远程”的步骤操作。在“远程桌面”下选中“允许用户远程连接到此计算机”，然后在“选择远程用户”中添加用户名称。这样就可以在添加用户的计算机上打开或编辑此电脑的文件。

11.2 帮助的使用按“F1”键,或在“帮助”－“Microsoft Excel 帮助”中输入需提供帮助的关键字，可获得Excel表所有功能的提示。包括上述所有的内容。