进销存设计与分析文档

刘叶城编写

宜昌市互易网络

需求分析

项目名称：进销存管理系统

制作人：刘叶城

时间：2011-07-20

【一】进销存管理系统需求分析

1、进销存设计与分析_总体(1)

从整体流程图来看，进销存是分为两种形式：物流和款流，

物流：采购订单->采购进仓单(采购退货)->仓库，盘盈进仓->仓库，调拨进仓->仓库，销售订单->销售单(销售退货)->仓库，盘亏出仓->仓库，调拨出仓->仓库

款流：预付款、付款单、预收款、收款单

那么库存如何计算呢？库存=进项-出项，进项是：采购进仓单-采购退货单+盘盈进仓+调拨进仓，那么出项是：销售单-销售退货单+盘亏出仓+调拨出仓

那么应付款和应收款又如何计算呢？应付款=采购进仓单-(预付款+付款单)。应收款=销售单-(预收单+收款单)

2、进销存设计与分析_进仓单(2)

一、主从表显示：

主表显示：单号、供应商、部门、制单日期、制单人、审核人、审核日期、作废人、作废日期、单据状态

从表显示：商品编号、商品名称、单位、数量、单价、金额、仓库

二、功能

功能键：添加，修改，删除，保存，撤消，审核，反审核，作废，打印

1、添加：

主表添加：主表新增一空白记录，制单人和制单日期分别默认登录系统操作员和服务器日期

从表添加：在从表添加一新的记录，注意主表的id与当前从表关联id要相关联。

添加从表记录：

(1)、光标定位在商品编号，在商品编号弹出窗口选择商品品，回车选中商品，

回到光标商品编号上；

(2)、选择后，光标跳到数量，数量物理字段最好定义为4位或6位

(3)、光标跳到单价，单价要自动取值。关于进仓单价的取值，从上一次进仓单

的进仓价(商品id+供应商)->取盘点单里取出单价->0，单价小数点定义为4

位

(4)、金额=数量*单价，金额为计算字段，金额小数点定义为2位

(5)、光标跳到仓库，并选择仓库；注意：仓库为空时，不能保存

(6)、可连接添加从表

2、修改：

(1)、修改主从表数据；作废或审核的单据不能修改，可以在作废或审核的存储

过程中判断。

(2)、同一张单据不允许两个操作用户同时修改，可以在保存的存储过程中判断

3、删除：

(1)、已审核和已作废的单不能删除；

(2)、当其他用户在修改单据时，则不能删除

(3)、主表删除时，删除之前提示，同时把相关联的从表记录删除，用主从的相

关联id

(4)、从表删除时，删除之前提示，删除当前光标所在行的记录

(5)、用删除的存储过程来写

4、撤消：取消未保存之前的记录

5、审核：

(1)、审核后，在主表上做已审核标识：写入审核人(取登录用户名)、写入审核日期(取服务器日期)；

(2)、用审核的存储过程来写

6、反审核

(1)、反审核后，在主表上做已审核的标识去掉：审核人清空、审核日期清空；

(2)、已作废的单据，不能反审核；

(3)、当前单据已经付款不能反审核；

7、作废：

(1)、作废后，在主表上做已作废标识：写入作废人(取登录用户名)、写入作废日

期(取服务器日期)；

(2)、当前单据已经付款，则不能作废。

(3)、用作废的存储过程来写

8、打印：

(1)、打印当前单据的主从表数据，也可以连接打印单据，连接打印单据的作法

是：查询一定时间内的单据来打印

(2)、可以做到即打即停

(3)、可以定义打印格式(包括位置、字体等等)

三、其它事项：

1、可以由系统自动生成，也可以手工填入，但单号一定要唯一，在参数设定里设

好单号自动生成还是手工填入。单号自动生成时在保存后来生成或保存之

前生成都可以，单号生成格式是：200802010001(表示2008-02-01的第0001 号单据)，如果第二天就是：200802010002

2、查询：可以按“单号，供应商，部门，制单日期(从什么日期到什么日期)，单

据类型”查询，可以自由组合查询

3、单据显示：

(1)、打开单据时，左边是列表显示已经输入的数据，只显示未审核和未作废的

数据

(2)、单击添加按钮时，主表新增一空记录，同时从表数据为空。

(3)、删除：若当前显示屏只有被处理这一份单据，则删除后，显示空屏，否则

按原查询条件查出新的结果显示；

(4)、在当前记录单击“审核，反审核，作废，打印”操作后，当前记录自动不显示；

(5)、“修改” 显示当前被处理单据；

(6)、单据状态有：草稿单、审核单、作废单，可以根据主表的审核人、作废人

来判断单据状态。

(7)、在设计供应商时，最好是供应商与客户放在同一个表

4、操作日志：

(1)、记录操作员对单据的处理记录，包含修改保存、删除、作废、审核、反核

(2)、如修改保存主表，供应商：A(原记录是：B)，部门：A1(原记录是：A1)，

制单日期：2008-02-01(原记录是：2008-02-01)、审核人：C1(原记录是：

C1)等等

四、控件

1、控件控制：对每个控件有可能发出的事件要做处理，对它们的属性都要定义。

它与其它控件的关联（接口）都要作严格控制；

控件可能发生的操作：

(1)、鼠标：左双击，左单击，右击，拖放；

(2)、键盘：回车，空格，Tab,PageUp,PageDown,↑,↓,←,→,另加特别设定的快

捷键；

开发人员要严格控制好每一个控件的属性、可能发生的事件

测试人员要格外注意控件可能发生的事件进行测试

2、特别注意数据源控件，在属性一定要定义好数据源，其产生的数据结果一定控

制好

3、界面只要可见的控件都是有效控件，即能有用的控件。

3、进销存设计与分析_采购退货单(3)

一、目的：

让用户退货回供应商的数据；为方便数据分析，建议用户不要在进货单中录入负数量代表退货；

记库存和应付帐款；

二、主从表显示：

主表显示：单号、供应商、部门、制单日期、制单人、审核人、审核日期、作废人、作废日期、单据状态

从表显示：商品编号、商品名称、单位、数量、单价、金额、仓库

三、功能

功能键：添加，修改，删除，保存，撤消，审核，反审核，作废，打印

四、从表的单价取值顺序：先从进仓单里取(商品id+供应商)->盘点单的单价->0，注意取最近一次进价

五、其它功能和注意事项，参看进仓单

4、进销存设计与分析_采购订单(4)

一、目的：

让用户根据销售情况和库存状况录入采购订货的数据；

二、主从表显示：

主表显示：单号、供应商、部门、制单日期、制单人、审核人、审核日期、作废人、作废日期、单据状态

从表显示：商品编号、商品名称、单位、数量、单价、金额、仓库

三、功能

功能键：添加，修改，删除，保存，撤消，审核，反审核，作废，打印

四、从表的单价取值顺序：先从进仓单里取(商品id+供应商)->盘点单的单价->0，注意取最近一次进价

五、采购订单审核后不计入库存，也不计应付款

六、关于采购订单导入进仓单的做法，有两种：

1、审核后生成未审核的进仓单，反审核后删除相关联的进仓单(但要判断相关联的进仓单是否已经审核或作废，如果审核或作废，则不能反审核或作废当前的采购订单)

2、在进仓单加入数据复制的功能按钮，单击复制按钮时，选择需要复制的采购订单，可以多选择，然后导入，但进仓单与采购订单不需要相关联

我看到很多软件公司所做的功能大部分与我说第1是相关，其实实际上用户并不去理会进仓单关联哪一张采购订单，所以用第2种方法就可以了，而且开发开发起来比较容易一点

七、其它功能和注意事项，参看进仓单

一、目的：

记库存和记应收帐款；

二、主从表显示：

主表显示：单号、客户、部门、实收金额、找赎、制单日期、制单人、审核人、审核日期、作废人、作废日期、单据状态

从表显示：商品编号、商品名称、单位、数量、单价、金额、仓库

三、功能

功能键：添加，修改，删除，保存，撤消，审核，反审核，作废，打印

四、单据取值

(1)、促销单价->销售定价的销售价(客户id+商品id)->最近一次销售单的销售价(客户id+商品id)->0

注意：除了促销单价外，其它价格不允许低于最低销售价(销售定价里定义)，如果没有定义最低销售价，则不能低于最近进价(从进仓单里取)，如果低于则不能保存记录

(2)取促销价时，要在销售定价的定义好的促销开始和促销结束之间里取

五、选择客户客户时，显示该客户的欠款，欠款=所有销售单的金额-收款单的金额，根据客户来取；如果灵活一点，可以在参数设置里设置是否显示客户的欠款

六、开单可以立即收款：找赎=实收金额-相关联从表金额的总和，审核后立即生成相关联的收款单

(1)、审核后则不能反审核和作废当前的单据，因为已经生成收款单。

(2)、如果实收金额为空或为0时，审核不生成收款单。

七、其它事件参看进仓单

6、进销存设计与分析_销售退货单(6)

一、目的：

客户退货回用户的数据；为方便数据分析，建议用户不要在销售单中录入负数量代表退货；

记库存和应收帐款；

二、主从表显示：

主表显示：单号、客户、部门、实收金额、找赎、制单日期、制单人、审核人、审核日期、作废人、作废日期、单据状态

从表显示：商品编号、商品名称、单位、数量、单价、金额、仓库

三、功能

功能键：添加，修改，删除，保存，撤消，审核，反审核，作废，打印

四、单据取值：销售单的最近一次单价(商品id+客户id)->0

五、其它事件参看进仓单

一、核算方法：这里只举例月平均计算方法，其它核算如移动加权平均、先进先出参看会计从书

二、成本核算所涉及的单据

采购进仓单、采购退货单、盘点单(盈、亏)

三、表结构设计的建议

1、把所有的单据合成一个主表和从表，用主表做标识区分单据：采购订单、采购退货、采购进仓单、盘点单、商品调拨单、销售订单、销售退货单、销售单

2、在从表增加一个字段：成本单价，只用于销售单和销售退货单

3、把所有单据主从表合并，有利于编程开发

四、成本的计算

(1)、成本=进仓单+盘点单(盘盈)-盘点单(盘亏)-采购退货

(2)、把成本的结果写入单据从表的“成本单价”

(3)、由于是按月成本核算，当计算本月的成本时，要把上个月的结转到本月来核算

五、成本计算举例

如下图：

2007-01月的成本计算：

成本单价

=(200*30+205*40-210*10)/(30+40-10)=(6000+8200-2100)/60=201.67 结存余额=200*30+205*40-210*10-201.67*(20+5)=7058.25；结存数量

=30+40-10-5-20=35

2007-02月的成本计算：

成本单价=(上个月的结存余额+本月的进项金额)/(上个月的结存数量+本月进项数量) =(7058.25+165*40+163*50)/(35+40+50)=(7058.25+6600+8150)/125=1 74.47

其它月份的成本核算以此类推。

六、成本核算不要分仓库来核算，如果要分仓库核算时会增加开发的难度，在现实企业中还是比较少用分仓库核算成本的

七、在计算成本时，只计算已经审核和未作废的单据，这些单据是：采购退货、采购进仓单、盘点单

八、建议成本核算最好分为两种：接着上一次月核算和全面核算

1、接上一次核算主要判断单据从表的字段“成本单价”是否为空就可以了

2、全面核算，是把所有的单据(采购退货、采购进仓单、盘点单)重新核算一下成本

8、进销存设计与分析_销售订单(8)

一、目的：

不记库存和不记应收帐款；

二、主从表显示：

主表显示：单号、客户、部门、制单日期、制单人、审核人、审核日期、作废人、作废日期、单据状

态

从表显示：商品编号、商品名称、单位、数量、单价、金额、仓库

三、功能

功能键：添加，修改，删除，保存，撤消，审核，反审核，作废，打印

四、单据取值

(1)、促销单价->销售定价的销售价(客户id+商品id)->最近一次销售单的销售价(客户id+商品id)->0

注意：除了促销单价外，其它价格不允许低于最低销售价(销售定价里定义)，如果没有定义最

低销售价，则不能低于最近进价(从进仓单里取)，如果低于则不能保存记录

(2)、取促销价时，要在销售定价的定义好的促销开始和促销结束之间里取

五、关于销售订单导入销售单的做法，有两种：

1、审核后生成未审核的销售单，反审核后删除相关联的销售单(但要判断相关联的销售单是否已经审

核或作废，如果审核或作废，则不能反审核或作废当前的销售订单)

2、在销售单加入数据复制的功能按钮，单击复制按钮时，选择需要复制的销售订单，可以多选择，

然后导入，但销售单与销售订单不需要相关联

六、其它事件参看进仓单

一、目的：

让用户方便录入盘点实物数据和库存数据；只适用于全部商品的盘点；

二、主要信息：

1、主表：

单号，部门，制单人，审核人，作废人、作废日期、单据状态，备注，制单日期；

2、从表：

商品编号，商品名称，库存数量，实盘数量，盈亏数量，单位，单价，仓库，盈亏金额，备注；

盈亏数量=实物数量—帐面数量，注:正数为盈，负数为亏

盈亏金额=盈亏数量+单价

三、主要功能：

添加，修改，删除，保存，撤消，审核，反审核，作废，打印

单价的取值：上一次进仓单的单价->上一次盘点的单价，注：不分客户取单价。

库存数量：用户输入主表数据后，系统自己计算选定仓库和选定截止的制单日期的库存数。

库存数量的取法：

1、涉及单据有：采购进仓单-采购退货单+盘点的盘盈(实盘-库存>0)+调拨进仓-销售单+销售退货单-盘点单的盘亏(实盘-库存<0)-调拨出仓，

所有的单据一定要审核但未作废

10进销存设计与分析_调仓单(10)

一、主从表显示：

主表显示：单号、部门、制单日期、制单人、审核人、审核日期、作废人、作废日期、单据状态

从表显示：调入仓库、商品编号、商品名称、单位、数量、单价、金额、调出仓库

二、功能

功能键：添加，修改，删除，保存，撤消，审核，反审核，作废，打印

1、单价的提取：取进仓单的单价->取盘点单的单价，取单价过程中，不分供应商。

2、从表的调入仓库和调出仓库不能有一个为空，或相同，否则不能保存数据。

3、从表添加第二行时，调出仓库自动默认上一行的调出仓库的值。

其他事宜参照进仓单。

一、界面如上图

二、数据来源：销售单和销售退货单

三、功能：

1、统计查单

(1)、根据开始日期和结束日期对销售单和销售退货单的所有已收款和未收款的记录显示出来，注意，作废单除外。

(2)、单击“统计查单”时，“确认收款”按钮变灰，不能动。

2、统计收款

(1)、根据开始日期和结束日期对销售单和销售退货单的所有未收款的记录显示出来，注意，作废单除外。

(2)、单击“统计收款”时，“确认收款”按钮变成可用。

3、确认收款

(1)、表格里的数据为空时，提示不能收款。

(2)、表格里有数据时，如果“选择”全部为空时，提示不能收款。

(3)、表格里有数据时，如果“选择”有一行以上为真，但是“本次收款”为0或者是为空时，提示不能收款

(4)、结算方式为空时，提示不能收款。

(5)、收款日期不能小于销售单、销售退货单的制单日期。

(6)、条件全部成立时，生成一张收款单记录，对应销售单和销售退货单，形成主从表关系。

4、表格内容

(1)、未收款=应收款-已收款。

(2)、应收款是销售单或销售退货的金额，已收款是销售单或销售退货单对应从表收款的记录金额。

一、界面如上图

二、数据来源：进仓单和采购退货单

三、功能：

1、统计查单

(1)、根据开始日期和结束日期对进仓单和采购退货单的所有已付款和未付款的记录显示出来，注意，作废单除外。

(2)、单击“统计查单”时，“确认付款”按钮变灰，不能动。

2、统计付款

(1)、根据开始日期和结束日期对进仓单和采购退货单的所有未付款的记录显示出来，注意，作废单除外。

(2)、单击“统计付款”时，“确认付款”按钮变成可用。

3、确认付款

(1)、表格里的数据为空时，提示不能付款。

(2)、表格里有数据时，如果“选择”全部为空时，提示不能付款。

(3)、表格里有数据时，如果“选择”有一行以上为真，但是“本次付款”为0或者是为空时，提示不能付款

(4)、结算方式为空时，提示不能付款。

(5)、付款日期不能小于进仓单、采购退货单的制单日期。

(6)、条件全部成立时，生成一张付款单记录，对应进仓单和采购退货单，形成主从表关系。

4、表格内容

(1)、未付款=应付款-已付款。

(2)、应付款是进仓单和采购退货单的金额，已付款是进仓单或采购退货单对应从表付款的记录金额。

13、进销存设计与分析_其他细节可选项(12)

(1)、商品报损。

(2)、商品借入(借入归还)。

(3)、商品借出(借出归还)。

(4)、商品寄存(寄存归还)。

【二】进销存管理系统数据库表结构设计

1,进仓单；2，出仓单；3采购订单；4，销售单；5，销售退货单；6，销售订单；7，调仓单

13、进销存设计与分析_其他细节可选项(12)

1，商品借入(借入归还)。2，商品借出(借出归还)。3，商品寄存(寄存归还)。