档案数字化工程业务化运行及稳定性维护说明

工程业务化运行及稳定性维护说明

我院在中标睢宁县国土资源局档案数字化业务后，积极与业主方沟通，确定数字化需求，安排领导核心与与技术骨干迅速进场施工，项目自运行以来，在合同施工规定期内顺利完成近1985-2012年各类档案近96560卷，文书6999件，形成数字化副本2755763幅，数据量约为1.3TB,项目完工后受到徐州市档案局，睢宁县国土资源局表扬。

随着企业信息化建设的开展，各种应用软件、管理系统在办公中普遍应用，经营与管理活动产生的数据以电子文件的形式存在，数字技术作为整个计算机网络平台的核心和基础，已经渗透到了企业经营与管理活动的方方面面，改变了企业的工作方式、思维方式、管理方式，也给传统的档案管理带来了巨大的冲击。用计算机管理各种信息，已是信息化时代发展的必然。建立数字档案管理机制，通过快速有效的信息交流，实现档案信息资源的充分共享，档案工作的数字化及信息化管理势在必行。

一、企业档案数字化管理的含义

企业档案数字化管理是对传统档案管理工作的一次创新，通过档案管理信息化平台，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、传递、统计、查阅等日常工作信息化管理，实现档案的网上浏览和远程查询、借阅等功能。它的优势包括以下：第一、扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

第二、提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。

第三、方便利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。随着信息化时代的到来，文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。电子文件、电子档案的大量存在，使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为企业提供服务。

第四、企业开展档案数字化工作的要求企业档案数字化所要

实现的就是为企业的经营和管理服务，他的主要目标是，第一、解决传统档案的存储问题；第二、企业通过创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；第三、加快了信息传递速度，提高工作效率，使档案在更大范围内提供最大的利用价值。

第五、企业档案数字化有如下要求：一、科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。二、系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。三、企业进行档案数字化工作的开展

（一）准备阶段档案数字化工作，不是简单的档案扫描转化问

题，而是一项周期长、任务量大、操作复杂的系统工程，在软件研发、流程设计、标准规范、量化管理等方面均需要进行相关的证。

第一、提高档案信息管理的创新服务意识。企业领导者的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案数字化工作各级档案管理部门还应该进一步加强落实，在人力、物力、财力上给予充分的支持。档案工作者应该充分认识到在网络信息化条件下档案数字化工作所面临的挑战，应该加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务识。

第二、加强档案人员数字化档案管理水平。企业档案管理部门应该提高职业技能，进一步加强对信息化系统的操作技巧。除熟练掌握档案专业知识外，还要积极引进精通信息数字技术的专业人才，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。

第三、要科学确定企业档案数字化的范围。库房的全部档案数字化，是理论上最彻底的数字化方案。事实上，对于库藏较大的档案馆来说，不可能、也没有必要全部进行数字化处理。对于哪些应该数字化、哪些不需要数字化、哪些急需数字化、哪些需要数字化但可以缓一缓，应该有一个明确的论证和规划。作为企业档案馆应以利用需求为导引，结合公司实际，统筹规划、分步实施、突出重点、量力而行，优先数字化利用频率高、具有企业经营与管理特色、最为珍贵的档案。数字化的根本目的是提供利用，企业档案数字化的所有工作

都应围绕服务利用展开，如果偏于此，则不利于体现档案的真正价值，也影响档案数字化工作效益的发挥。

第四、要高度重视企业档案数字化工作的标准化研究。企业档案数字化标准规范体系的建设，可以从管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三个层面来研究制定和推行。从简单的标准化向科学、精确的标准化，从孤立的标准向标准间的联系与协调发展，从单个标准向标准体系发展，是标准化发展的趋势。但目前看，企业档案数字化标准化建设还处在简单、孤立、单个的状态，还没有形成完整的体系，在软件开发、流程管理、数据管理等方面的标准还很不完善，还亟需加强研究。

第五、要充分发挥企业档案数字化工作的效益。效益是一切社会活动所追求的基本目的，企业档案数字化建设同样要注重效益。提高数字化的效益，就是要在提高服务利用上下工夫，就是要把数字化的档案信息尽可能地用起来，使数字化成果真正产生价值。当前应该把工作重点放在档案（数据）的鉴定、应用系统研发和安全体系建立上，确定了开放的数据、拥有了超强的应用系统、建立了完备的安防体系，数字化档案信息才能够得到充分利用，数字化的效益才能得到充分发挥，档案数字化的意义才能得到充分体现。

第六、要切实保证档案数字化工作的安全。档案数字化工作的安全，涉及档案实体管理、信息管理和数据管理三个方面。实体管理就是加强档案实体流动全过程的监控，确保档案实体的绝对安全；信息管理就是做好档案内容的保密工作，严防失泄密。数据管理主要

是防止数据的丢失、破坏、被盗、更改，消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。上述三个方面，必须综合管控、不可偏颇，任何一方面出了问题，都可能带来不可估量的损失。

（二）实施阶段在数字化工作具体实践中要注意以下几个

方面：第一、做好统筹规划是企业档案数字化工作的关键。企业档案数字化建设是一项长期的系统工程，必须从工作的全局出发，从档案利用需求出发，综合考虑，科学、合理、务实地制定出近期目标和长远规划；企业档案数字化工作又是一项涉及多个业务部门的综合性工作，必须加强统筹，确保各部门的协调一致。只有这样才能确保整个数字化的健康有序发展。第二、保证质量是企业档案数字化建设的核心。企业档案数字化工作由多个工作环节组成，任何一个环节的工作质量都必然影响到整个数字化工作的质量。如前处理要数据准确、标识清楚；扫描要维护档案原貌，符合质量标准；光盘刻录要格式正确、内容完整，能够独立浏览和检索等等。只有对数字化工作的所有环节和流程实施有效监控，才能确保档案数字化工作的质量。第三、技术保障是提高企业档案数字化工作效率的依托。企业档案数字化工作的高效率、高质量，必然对硬件和软件提出更高的要求。计算机、扫描仪等硬件配置低、性能不稳定，影响扫描的速度和质量；软件功能越强大、操作越简便，质量就越有保证，效率就会明显提高。第四、科学管理是企业档案数字化工作有序发展的保证。建立科学的管理机制，是企业档案数字化工作高效有序开展的有力保证。1、要积极探

索企业档案数字化工作的特点和规律，不断优化数字化工作流程； 2、根据任务需要，适时调整各环节人员比例；3、应用计算机技术，实施全程监控和自动统计；4、建立岗位责任制，实行定岗定责；5、采取有效激励措施，充分调动工作人员的积极性。总之，开展企业档案数字化工作，在企业档案工作发展中具有重要的意义，它是企业档案工作内容到形式的一项重大转折，对企业档案信息资源作用的发挥，对企业的经营与管理活动都将产生重要影响。

睢宁县国土资源局档案数字化结束后，系统如何保持稳定，连续不断运行也是档案数字化其中一项很重要的内容。档案数字化后，其优点是明显的，例如复制方便、阅读直观、海量存贮、传输便捷、体积小及运算处理的智慧性等等。但与优点对应的是，也存在一定的缺点，使其在应用及管理中不可避免产生一系列的安全问题，因此，如何有效的维护好档案数字信息，有效地消除安全隐患，也是档案后续维护工作的重中之重。影响档案数字信息安全的主要问题：

1、由于电子档案本身特性引起的安全问题。主要问题有(1)电子档案信息与其载体的可分离性带来的隐患。由于这一特性，数字信息可根据需要从一个载体转换到其他载体，在此过程中，可能会因操作失误导致数字信息部分或全部丢失乃至文件的完全损毁。(2)电子档案对计算机软、硬件平台的依赖性带来的隐患。例如，系统故障，系统更新等原因导致其原先存储的信息难以识读。(3)电子档案信息的不稳定性，使得其容易被修改、丢失或破坏。例如，数字信息所赖载附的

计算机系统存储设备具有可重写性，其中的数据可能不断被覆盖、更新，而倘若未及时储存或备份，那么数据一旦被覆盖后，原有的文件信息将难以恢复。

2、由于自然客观环境所引起的安全问题。如常所见为灰尘、有害气体、光线、温度、温度、磁场及其他各种自然灾害的作用，也会对数字信息的存储载体产生各种各样的不利影响或破坏，使其中的数字信息丢失。

3、由于技术方面原因所引起的安全问题。最典型的是黑客攻击和计算机病毒入侵。黑客攻击网络系统的手段层出不穷，既可以从通信服务层或操作系统层等层次入侵，也可以利用应用程序或服务器、路由器、防火墙等层次的安全缺陷实施攻击，从而对档案数字信息造成巨大的破坏。

4、由于管理方面原因所引起的安全问题。主要包括信息泄露、系统故障两方面。对口令，密码的保密管理缺乏监督，或者档案管理人员责任划分不清、责任心不强等原因，都可能造成系统管理密码、口令的泄露，从而对档案数字信息安全造成巨大威胁。此外，由于规划不当，考虑不周，使用不同型号的设备、系统不能兼容，产生冲突，导致系统发生故障，运行失败，也极有可能造成数据丢失，危害档案信息安全。

针对这四种常见的档案数字化中出现的问题，我院提出以下几点，采取多方面的手段和措施，建立起完善的安全保障体系。

1、加强档案信息自身及载体的防护。一是强化物理防护，从

国土资源局本身建筑设备及安全防护体系等物理环境建设方面入手，提高档案信息载体的安全防护等级，以维护载体所附档案信息的安全。例如，通过配备空调，除湿机，加厚墙体、封闭窗户或建立智能化灭火系统等各种措施，使其能迅速，有效应对和控制水灾，火灾等自然灾害，减少粉尘、紫外线、细菌、电磁等存放电子信息的机房伤害，并将档案信息载体所处环境控制在适宜范围内，防止机房环境发生大幅变动而损坏档案载体。二、加强异地异质备份，考虑到电子档案信息易于传输、易于修改、易于损坏及易被窃取等特点，为维护信息安全，目前运用最广泛的解决措施是异地异质备份，就是将电子档案文件在原库存点以外的其他地方或以原有存储载体以外其他载体

材料进行备份，这样不管是发生自然灾害，还是普通人为安全问题，都能在较大程度上确保电子档案信息的完整保存。

2、采用先进技术措施维护电子档案信息及其管理系统安全。我院提供的衡阳档案管理系统就包括身份验证、签署技术、加密技术、防火墙、防写措施及备份、镜像技术。例如，身份验证就是要求系统使用者提供一个由数字、字母或特定符号组成的密码、该密码与事先存储在系统中有关该用户的相关资料比较验证一致，系统才接受其进行相关业务访问。签署技术一般采用手写式数字签名或证书式数字签名，以便证实所收文件来源，以及确认文件内容未被其它人改动过。又如，在本单位的档案管理系统和外部网络之间设置访问控制障碍-防火墙，实时监测和控制所有进入本单位系统或从该系统输出的数据流，使本单位网络系统及其存储信息受侵害。再如，通过软件管理将

电子档案文件设置为”只读”状态，或是使用只读光盘，一次写入式光盘等不可逆式记录介质，使档案文件只可读取而不能修改，为电子档案的真实性、完整性提供安全保障。

3、采用严密管理措施维护电子档案信息及其管理系统安全。一是要强化制度建设，必须树立全过程管理的意识，把风险控制的理念引入档案数字信息的整个生命周期及档案管理系统运行的每一个环节，并以此建立相应的管理制度。通过制度规范，建立健全档案数字信息安全管理机构，制定严格的工作流程和操作程序，对各道工序严格把关，确保每一道工序都能严密受到控制。例如，在检索统计工作中，就不允许操作人员对档案目录进行登录、修改等操作。又如，制定严格的计算机安全使用制度，禁止使用外米磁盘、光盘等存储介质，必须使用的，应严格依程序进行病毒检测并确认无毒后才能在系统中使用。二要努力提高档案管理人员相关素质和水平，必须持续开展档案信息安全宣传工作，持续抓好档案管理相关人员的教育培训，努力提高其档案业务水平。