文秘人员的技能及学习方法论文 .doc

文秘人员写作能力的构成以及培养途径

摘要：文秘人员写作的写作能力是最基本的能力之一，其重要性自然不言而谕。那么秘书写作能力有哪些因素构成，我们该如何去学习呢？本文以朴实的语言对文秘人员写作能力的构成进行了细致的分析和诠释。通过自己这几年的学习过程对文秘人员写作能力的培养途径和学习方法进行了阐述。首先，文秘人员应该努力培养自己的道德和文化素养，认真学习文书写作的基础知识，了解各种文书的应用范畴以及写作的外部要求；其次，要树立目标，培养写作兴趣，多练多实践才能更好的驾驭自己的文笔，从而写出高水平的文章。

关键词：秘书写作培养

目录

1文秘人员写作能力的基本构成 (4)

1.1懂得各种文书写作的基础知识 (4)

1.1.1公文写作的概念 (4)

1.1.2公文写作的主要特点 (4)

1.1.3公文写作的基本要求 (4)

1.1.4公文写作的一般步骤和方法 (5)

1.2文秘写作人员必须有很高的素养修养 (5)

1.2.1文秘写作人员的素质修养： (5)

1.2.2公文写作人员加强素质修养应从三个方面着手： (5)

1.3掌握秘书人员撰写文章的应用范畴 (5)

1.3.1行政公文 (5)

1.3.2常用事务文书 (6)

1.3.3专用文书 (7)

2文秘人员写作能力的外部条件构成 (7)

2.1必须遵从党的路线、方针、政策 (7)

2.2坚持实事求是，真实地反映客观情况 (7)

2.2.1何为实事求是 (7)

2.2.2实事求是的原因 (8)

2.3针对文章的事实需要，收集资料和调查研究 (8)

2.4善于根据领导意图撰写文章 (9)

2.4.1注意力思考问题 (9)

2.4.2“兴奋点”思考问题 (9)

2.4.3善于领悟领导的意图 (10)

2.5撰写前要仔细斟酌，拟写提纲 (10)

3文秘人员怎样培养写作能力 (10)

3.1端正态度、培养兴趣、树立目标、努力学好文秘写作 (10)

3.2认真学习文秘写作基础知识 (11)

3.2.1秘书写作的四要素 (11)

3.2.2秘书写作的基本表达方式 (12)

3.3要勇于实践，要坚持多练 (12)

3.4文不厌改，要不怕麻烦反复揣测修改 (13)

3.4.1文书修改的范围 (13)

3.4.2文书修改的原则 (14)

4结束语 (14)

5感谢词 (14)

6参考文献 (15)

1文秘人员写作能力的基本构成

1.1懂得各种文书写作的基础知识

1.1.1公文写作的概念

公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。

1.1.2公文写作的主要特点

(1)被动写作，遵命性强。

(2)对象明确，针对性强。

(3)集思广益，群体性强。

(4)决策之作，政策性强。

(5)急迫之作，时限性强。

(6)讲究格式，规范性强。

1.1.3公文写作的基本要求

(1)要保证公文内容在政治上的正确性。

(2)要实事求是，在业务上符合客观规律。

(3)在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。

(4)公文起草要符合统一规定的体式与程序。

(5)要注意选用书写的载体材料与字迹材料。

1.1.4公文写作的一般步骤和方法

(1)明确发文主旨。

(2)收集有关材料。

(3)拟出写作提纲。

(4)认真起草正文。

(5)反复检查修改。

1.2文秘写作人员必须有很高的素养修养

1.2.1文秘写作人员的素质修养：

(1)政治素质好。

(2)有一定的政策理论水平。

(3)熟悉业务和机关工作情况。

(4)有较宽的知识面。

(5)有较好的文字功底。

1.2.2公文写作人员加强素质修养应从三个方面着手：

(1)完善自我，勇于创新。

(2)博览群书，增长知识。

(3)深入实践，勤学苦练。

1.3掌握秘书人员撰写文章的应用范畴

1.3.1行政公文

指挥性公文是指上级机关向下级机关发送的强制性或指导性公文。包括命令、

决定、批复。

知照性公文是一种通过广播、电视、报刊等传媒公布。包括公告、通告、通知、通报。

建议、意见性公文是指对工作提出主张、见解的公文。包括议案、意见。

报请性公文是指向上级机关报告、请示相关事项的公文。在行政公文里，报告与请示均属于报请性公文。这两种公文，已成为维系上下级机关日常工作与公务活动的常用公文形式。包括报告、请示。

商洽、记录性公文是指商洽工作或记载、传达会议情况的公文。包括函与会议记录。

1.3.2常用事务文书

筹划、总结文书具有很强的实用性、事务性、规范性。它是机关、企事业单位沟通信息、反馈情况、科学决策的基础。包括计划、总结、述职报告。

调查信息文书主要以沟通信息、处理信息、传递信息为主要特征的应用文书。主要包括调查报告、简报、会议记录、启事四种文书。

书信文书包括书、信两大类文书。其中书包括志愿书、申请书、保证书、聘书等；信包括一般书信和专用书信，一般书信是日常生活中交际联络的信件，专用书信种类较多，如慰问信、感谢信、表扬信、证明信、介绍信、邀请信、请柬、求职信、推荐信等。

条据文书是人们在日常工作、生活中或用作凭据、或起说明作用的篇幅短小、格式固定的应用文书。一般分为两大类，即说明类条据与凭证类条据。

演讲文书分为会议性文书和礼仪性文书。会议性文书主要用于宣传教育、沟通信息，如讲话稿、开幕词、闭幕词等。礼仪性文书主要侧重于沟通信息、交流感情、礼仪应酬等，如欢迎词、欢送词等。

1.3.3专用文书

规约文书，又叫规范性文书，是条例、规定、办法、细则、章程、制度、规则、守则、公约等文体的总称。它们是国家权力机关、党政机关、企事业单位和社会团体依法制定的各种法规和规章，是人们共同遵守的行为准则，是社会各项工作和活动管理的工具。对其适用的有关单位和人员的行为具有规范性和约束力。

经济文书，是处理经济事务、研究经济问题，反映经济活动，并具有一定格式的实用文体。他是进行经济工作的主要工具。经济文书广泛地使用于经济领域。它具有传达贯彻党和国家经济工作方针政策、传达经济信息、联系经济工作、保证企业经营有序进行，备查凭证等主要作用。其主要特点是具有专业性、实用性、时效性、真实性和格式的规范性等。主要包括广告、意向书、合同书与可行性研究报告等文体。

2文秘人员写作能力的外部条件构成

2.1必须遵从党的路线、方针、政策

作为文秘人员，必须遵守党的一切方针、政策、路线，这也是文秘写作的重要一条，只有这样才能适应现在的社会。有的同志说的好，“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。”这也说明了文秘写作的政策性和严肃性。

2.2坚持实事求是，真实地反映客观情况

2.2.1何为实事求是

所谓“实事求是”，首先是指“确有其事”，它确曾活生生地在这个世界上存在过；其实，这“实事求是”，不是偶然的表象，它应该能够反映事物的本质。再

次不仅事件要实事求是，数据也要事实求是。求实是一切工作的准则。秘书工作是为领导决策提供依据的，尤其应该实事求是。文秘写作的内容必须从实际出发，真实反映事情的本来面貌。

2.2.2实事求是的原因

秘书写作后留存的所有文稿，都成为历史，他们见证了一定时期的工作，成为公务活动的凭证与依据。

从上级机关的角度说，公文是该机关施行管理的意图、措施、要求的凭证；

从下级机关的角度说，公文是该机关实现上级管理的过程中需要的依据；

从平级机关或不相隶属机关的角度说，是两方或多方从事合作的凭证和依据。

2.3针对文章的事实需要，收集资料和调查研究

发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究，当然，这也要根据具体情况，并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如，拟写一个简短的命令、通知，写一封内容比较简单的公函，呈报一项请示等，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件，拟定工作计划、进行工作总结，起草规章、条例，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程，判断的形成过程，推理的过程，就是调查和研究的过程，就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的，但是要反映得正确很不容易。要经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。写出的文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。

收集和阅读有关的文字材料；到实际当中收集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神，上级机关布置

的任务，本部门去年的工作计划和工作总结，以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势，今年的中心任务，上级要求；本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什么潜力；研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取什么保证措施等。再如，拟写一个全面的工作总结，需要查阅原订的工作计划，上级机关颁发的主要的领导性文件，这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件，有关的重要会议文件，本机关的大事记等；请本机关各个部门的同志开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作体会，召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上，分析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因，工作中的主要经验教训等。

总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识。

2.4善于根据领导意图撰写文章

2.4.1注意力思考问题

面对众多的工作，领导不可能平均用力。在一段时间内，领导的注意力会聚焦在某一项或几项工作中，而这一项或几项工作往往是当时的中心工作。作为部属，应该关注领导的注意力，并随着领导的注意力的转移而转移，这样在公文写作中就能想领导之所想，急领导之所急，从而额增强公文的现实针对性。

2.4.2“兴奋点”思考问题

所谓兴奋点，是指领导尚未形成的思路、观点和领导为之兴奋、苦恼的重要问题，如果文秘人员能够与领导同步思考，关注领导的兴奋点，就可以把握领导的思想脉络，这样写出来的公文就合乎领导的需要，让领导满意。

2.4.3善于领悟领导的意图

领导在交代写作任务和意图的时候，有时会因为各种原因出现某些遗憾和不足。比如有些领导只谈到了当前而忽略了过去；有些领导只谈原则而不谈细节，有些领导只谈事实不做理论分析……因此，文秘人员应该根据不同的情况，对领导的意图及加以补充、完善。

2.5撰写前要仔细斟酌，拟写提纲

在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

3文秘人员怎样培养写作能力

3.1端正态度、培养兴趣、树立目标、努力学好文秘写作

不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细

的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。文秘写作是党政机关、人民团体、企事业单位处理公务、实现指挥、组织管理和协调工作的工具，在四化建设中所处的地位十分重要。我们应该充分认识秘书工作和文秘写作的意义，从党和人民的利益出发，从更好地胜任秘书工作出发，抱着对人民、对工作高度负责的精神去对待写作。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件‘最重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的‘读写技能’，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，锲而不舍，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。

3.2认真学习文秘写作基础知识

3.2.1秘书写作的四要素

(1)取材

取材，就是选取文章作材料。它是人们全部写作活动的起点。围绕主旨选择材料；选择典型材料；选择真实准确的材料。

(2)立意

“意”，是旨意，指文章的宗旨、意图。“立意”，就是确定了一篇文章的旨意。以写作目的为利益依据；以材料本身的意义为利益依据；立意要正确、深刻、新颖、集中。

(3)布局

布局，是指布置文章的格局，是指对材料的组织和安排。

(4)造语

造语，我们可以理解为“锻造语言”，换言之，就是运用语言的问题。应用文书运用语言的标准：准确、简洁、平实。

3.2.2秘书写作的基本表达方式

(1)叙述

叙述，是把人物的经历、行为或事物发展变化的过程表述出来的方式。

叙述的六要素，即：时间、地点、人物、事件、原因、结果。

叙述的方式：顺叙、倒叙、插叙、平叙。

(2)议论

作者通过事实材料和逻辑推理，来阐述自己的观点，表明赞成什么或反对什么的表达方式，叫议论。议论通常是由论点、论据和论证构成。

论证的方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法、反证法。

(3)说明

说明，是对事物的形状、性质、特征、成因、功能，或对人物的经历、特征、状况等进行客观解释、介绍的表达方式。

说明的方式：定义和表达、分类和比较、数字和图表。

3.3要勇于实践，要坚持多练

写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。清人唐彪深有体会地说：“多读乃藉，人之功夫，多做乃切实求已功夫；其益相去远矣。人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故；不知艰难费力者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文艰难，每日即一篇半篇亦无不可；渐演至熟，自然易矣。”天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，

坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。

3.4文不厌改，要不怕麻烦反复揣测修改

作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

3.4.1文书修改的范围

关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。只有主题改好了，其他方面的修改才会有所依据。

关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。凡属思想感情不健康，看法不够全面，提法不够妥当，概念模糊，以及推理、论证不合逻辑的地方，都要进行修改。

关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来，如果文件只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材料过多而湮没了观点，就要对材料进行适当的修改。

关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的更动等等。目的在于使文件更加严谨、畅达、匀称和完整。

关于语言的修改。主要是修改不通顺的字句，不规范的字以及标点符号，以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。通过修改，

不仅可以提高文件质量，为审核、签发打好基础，也可从中提高写作能力。3.4.2文书修改的原则

(1)具有严肃认真的态度

(2)要本着实事求是的态度

(3)要实现求短求少的目标

(4)要讲究修改程序的规范

(5)要追求应用文书的时效性

4结束语

在科学技术迅猛发展，企业竞争日趋激烈和信息高速发展的今天，公务文书在政府机关、企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文写作的好坏直接影响企业对外形象，对内的信息传达的准确度。公务文书记录企业运行的信息载体，是企业沟通力、执行力的重要保证。高效规范严谨的公务文书，已经成为现代企业管理水平的标志，同时也是评价员工认知能力的重要制度之一，是不可忽视的基本功；因此培养员工提高各类文书的写作能力，从而掌握科学、精准的表达能力，提高企业的持续竞争力，公文写作值得企业及职业者的高度重视。

本文根据文秘工作的实际需要，着重阐述文秘写作的基础知识及文秘工作中的常用的一些文体的写作特点、写作要求与基本体式，包括行政公文、常用文书、专用文书等三大章，分别阐述各种文体的写作要求与注意事项。

5感谢词

我的毕业论文是在我的导师楚瑜楚老师的亲切关怀和悉心指导下完成的。他严

肃的科学态度，严谨的治学精神，精益求精的工作作风，深深地感染和激励着我。从论文题目的选定到论文写作的指导,经由您悉心的点拨,再经思考后的领悟,常常让我有“山重水复疑无路,柳暗花明又一村”。两年多来，楚老师不仅在学业上给我以精心指导，同时还在思想、生活上给我以无微不至的关怀，在此谨向楚老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。

三年的求学生涯在师长、亲友的大力支持下，走得辛苦却也收获满囊，在论文即将付梓之际，思绪万千，心情久久不能平静。在此，我还要感谢在一起愉快的度过三年时光的文秘专业全体同学，正是由于你们的帮助和支持，我才能克服一个一个的困难和疑惑，直至本文的顺利完成。有许多可敬的师长、同学、朋友给了我无言的帮助，在这里请接受我诚挚谢意！

同时也感谢学院为我提供良好的做毕业论文的环境。一个人的成长绝不是一件孤立的事，没有别人的支持和帮助绝不可能办到。我感谢有这样一个空间，让我对所有给予我关心、帮助的人说声“谢谢”！今后我会继续努力，好好工作。好好学习，好好生活。

6参考文献

［1］秘书写作高等教育出版社，2001年6月版

［2］教育部高等教育司高职高专院校人才培养工作水平评估［M］北京：人民邮电出版社，2004

［3］https://www.360docs.net/doc/439011763.html,/

［4］https://www.360docs.net/doc/439011763.html,

［5］https://www.360docs.net/doc/439011763.html,

［6］https://www.360docs.net/doc/439011763.html,/

［7］https://www.360docs.net/doc/439011763.html,/Index.html