某公司全套行政管理制度

某公司全套行政管理制度

某管理咨询公司出品

公司人力资源行政部

2011年12月31日

目录

一办公室管理制度 (1)

二员工礼仪规范 (2)

三保密制度 (4)

四内部印章使用管理制度 (8)

五办公物品管理制度 (11)

六文书管理制度 (14)

七档案管理制度 (20)

八公司例会管理制度 (24)

九出差管理制度 (25)

十图书管理规定 (25)

十一电话管理制度 (27)

十二公司用车管理制度 (28)

十三卫生管理制度 (32)

一办公室管理制度

为树立和保持公司的良好形象，给全体员工提供一个良好的办公环境，特对办公室管理作如下规定：

1．早上8：30以后公司内严禁吃早餐。

2．管理、营销类员工在工作时间内一律外着正装，不得着运动衣、毛衣、T恤等。正装包括西装、职业装、衬衫；正装不做色彩要求。

技术类员工着装不做严格要求。

3．每一个员工要维持好自己的桌面卫生及地面卫生，下班后个人桌面须保持整洁，不许摆放任何杂物。

4．不得在办公区域内就餐或吃零食。

5．公司内不许大声喧哗，不得影响他人工作,上班时间不得放音乐。

6．员工间交谈提倡使用普通话。

7．爱护公司配置的电脑、打印机、复印机、办公桌椅。

8．为了维护整体环境的整洁，公司内的墙面不可乱写、乱贴。

9．办公区域内禁止吸烟，在办公区域吸烟一支罚款50元。吸烟区为阳台有显著标志处。

维持良好的办公环境是每位员工的责任，望全体员工共同遵守以上制度。

二员工礼仪规范

一、员工仪表仪容：

1. 为树立和保持公司良好的社会形象,实现规范化管理,公司员工应按规定着装。

2. 商务活动以及重要会议，男士穿深色西服套装系领带，夏季应穿衬衫系领带；女士宜根据不同场合，着职业套装、套裙、时装，尽量避免穿休闲装。

2. 言行举止大方，着装整齐干净，仪容洁净。

3. 男士不得留长发、怪发，保持头发整洁。女士不得留怪异发型，不画浓妆。首饰佩戴得当。

4. 员工须注意个人清洁卫生，不留长指甲或涂染指甲。

二、员工行为规范：

1. 遵守国家法律法令，不做有损于国家民族利益尊严的事。

2. 忠于职守，不做有损公司的事，时刻维护公司的利益，树立公司的良好形象。

3. 与人交往，要信守承诺，遵约守时，树立良好的企业和个人形象。

4. 工作场所讲普通话，不得大声喧哗，影响他人办公。工作场所称呼领导为姓＋职务，不得直呼其名。

5. 早晨上班，与同事第一次相见应主动招呼“早上好”或“早”，下班互道“再见”、“明天见”等用语。

6. 每个员工都要树立服务意识，尊重他人的工作、生活。进他人办公室要先敲门，未经人许可，任何人不得随意翻阅或取走他人文件、资料。

7. 注意握手礼节，两人以上场合中，应由年长者或上级先伸手，等对方伸手后再握，并应稍欠身表示尊敬。男士应先等女士伸手后方可与女士握手。握手时应微笑注视对方，不可左顾右盼。

8. 商务活动中时刻注意自己的言谈、举止，保持良好的坐姿站势。在公共场所不应双臂交叉、翘腿抖脚等不雅之举与人交谈，应做到语调温和，用词准确礼貌，不可粗声大噪、手舞足蹈。

9. 外出乘车，下级应坐在司机右侧，后上先下。行走时应落后领导半步至一步，遇领导迎面而来时应主动让路。

10. 在允许吸烟场合而有女士时，应先征求女士意见，同意后方可吸烟。

11. 不得酗酒，特殊情况应先征得领导同意后方可喝酒。

12. 随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生。

13. 妥善保管办公用品，桌面物品摆放整齐有序，下班前必须将所有文稿放置妥当防止遗失、泄密。

14. 注意防火、防盗，发现事故隐患或异常情况立即报行政部处理，消除隐患。

15. 不得随便动用消防器材，主动学习使用消防器材，了解一般灭火知识。

16. 不得将亲友或无关人员带入工作场所。

17. 发现形迹可疑或不明身份的人及时报行政部。

18. 保持办公室内整洁。每天清理一次办公桌面，每周五下午4：30至5：00彻底清扫一次卫生。

三保密制度

一．总则

第一条为保守公司秘密，维护公司权益，使公司能够长期、稳定、高效地发展，特制定本制度。

第二条公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。

第三条公司所有员工都有保守公司秘密的义务和责任。

第四条公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

第五条对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。

二．保密范围和密级确定

第六条公司秘密的范围包括：

（一）公司经营、发展战略中的秘密事项。

（二）公司就经营发展作出的重大决策中的秘密义务的事项。

（三）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录（四）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

（五）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

（六）公司员工人事档案、工资收入及资料。

（七）公司其他应当保密的事项。

第七条公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

1．绝密是公司最重要的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害；

2．机密是公司重要的秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；

3．秘密是公司一般的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

第八条公司秘密的内容：

1．绝密：与本公司生存、发展、经营、人事有重大利益关系的事项，包括：

（1）公司股份构成、策划方案、成本、利润率、投资情况等直接影响公司权益的重要文件资料。

（2）总体发展战略、营销策略、商务谈判的相关材料、正式商务合同和协议书。

（3）公司其他重大决策等。

2．机密：与本公司生存、发展、经营、人事有重要利益关系的事项，包括：

（1）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

（2）公司重要会议记录。

（3）尚未确定的公司重要人事调整及安排情况。

（4）公司的经营情况等。

3．秘密：与本公司生存、发展、经营、人事有较大利益关系的事项，包括：

（1）公司人事档案、合同、协议。

（2）员工工资收入。

（3）尚未进入市场或尚未公开的各类信息等。

第九条各密级内容知晓范围

1．绝密级董事会成员、监事会成员及与绝密内容有直接关系的工作人员。

2．机密级公司主管（经理）以上管理人员，与机密内容有直接关系的工作人员。

3．秘密级公司部门负责人以上管理人员，与秘密内容有直接关系的工作人员。

第十条属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。

三．保密措施

第十一条保密工作在董事会直接领导下，由总裁实施，制定相应制度、规定、对保密工作进行检查、督导、具体核实。

第十二条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总裁办公室或主管总监委托专人执行。

第十三条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

（一）未经总裁或主管总监批准，不得复制和摘抄；

（二）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；

（三）在设备完善的保险装置中保存。

第十四条属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。

第十五条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总裁批准。

第十六条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保

密措施：

（一）选择具备保密条件的会议场所；

（二）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；

（三）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；

（四）确定会议内容是否传达及传达范围。

第十七条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

第十八条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总裁；总裁接到报告，应立即作出处理。

四．责任与处罚

第十九条公司所有员工有权对违反保密制度的行为予以抵制举报。

第二十条出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资（）元以上（）元以下；

（一）违反本制度第十二条、第十四条、第十五条、第十六条、第十七条规定的秘密内容的；

（二）已泄露公司秘密但采取补救措施的。

第二十一条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：

（一）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

（二）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

（三）利用职权强制他人违反保密规定的。

四内部印章使用管理制度

第一章总则

第一条目的

为加强对公司印章的制发、改正与废止、使用及管理，特制订本制度。

第二条公司印章的定义

本制度中的印章是指在公司或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务相关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。在盖公司印章时使用含公司名称、部门名称及签名人的橡皮图章，不得在本制度所指印章之内。

第二章刻制、改制与废止

第三条提起议案者

公司印章的刻制、改制与废止议案由行政部负责人提出。

第四条手续

行政部负责人必须在提出的议案中将新旧公司的印章种类、名称、形式、使用范围及管理权限加以说明。

第五条刻印与改刻

公司印章的刻制由行政部负责人负责，同时，需要更换或废止的印章应由第八条的各管理人迅速将旧印章交还行政部。

第六条废止印章的保管年限

除特别需要，由行政部将废止印章保存三年，然后在征求原使用者的意见后再行处理。

第七条失散、损毁、被盗

公司印章在遇到失散、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向行政部负责人递交说明情况的报告书，行政部负责人根据情况依照本章各条规定的手续处理。

第三章用印手续

第八条盖章审批

公章的使用依据以下手续进行：

（一）公司及高级职员名章

使用公司或高级职员名章时应填写“公司印章申请单”，写明申请事项，征得部门经理后连同需盖章文件一并交印章管理人。

（二）部门印章

使用部门印章时应填写“公司印章申请单”，填写用印理由，然后送交部门经理获认可后，连同用印文件一并交印章管理人。

第九条公司印章使用人

公司印章原则上由印章管理人（行政部经理）或文件处理人掌握，印章使用人必须严格控制用印范围，仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。

第十条用印手续的简化

常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系后，有文字证明者可省去填写申请单的手续。

最后，印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表，以备查考。

第四章用印要领

第十一条用印原则

公司印章的用印按照以下原则进行。

（一）公司、部门名章，分别用于以各自名义行文时。

（二）职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。

第十二条用印方法

公司印章的用印方法有以下几条：

（一）公司印章应盖在文件下面。

（二）盖印文件必要时应盖骑缝印。

（三）公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求之外，一般参照以下规定进行。

1．公司名称章

名称章一般盖于公司名称、部门名称的右侧，但公司名章与职务名章并用时应盖在名称中间或竖写名称的下方。

2．职务名章

盖在职务名称的右下方。如竖式书写应盖于下方。

（四）盖公司名章除特殊规定外，一律用朱红印泥。

（五）张数较多，须盖章的材料，在得到总裁的批准后，可采取印刷方式。

五办公物品管理制度

第一条为使公司办公物品管理工作规范化，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二条办公物资的采购及发放原则：保证供应、方便工作、节省开支。

第三条采购需从实际需要出发，严格按照预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。

第四条本制度所指办公物资包括：

1．文具、纸张等文案用品；

2．办公桌椅、档案柜等家俱器具；

3．话机、传真机、计算机、打印机等办公机具设备；

4．电扇、空调等家电设备等。

第五条各部门所需的办公物资要统筹计划，纳入年度预算计划当中，经批准后，按月制订具体计划。

第六条办公物资的采购及发放实行集中管理，由行政部负责，具体细则如下：

（一）办公物资的月度采购。

各部门负责人根据批准的月度费用预算，结合本部门的实际需要，填写“月度采购申请单”，将本部门下月需用的办公物资分类填写清楚，并于每月28日前报至行政部，行政部审查是否在预算之内。如在预算外，行政部要求各部门重新填单，如在预算内，行政部签署意见后，报公司总监批准。

（二）办公物资的临时采购。

各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申请单”，经本部门负责人签准，报行政部预审，然后报公司总监审批。

第七条行政部预留1000元作为采购备用金，用于行政采购。备用金由行政部负责人保管，行政购物由公司行政总监审批。

第七条物资管理员（可兼职）负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理。

（一）采购员在办理入库手续时，物资管理员应根据“采购申请单”进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不

符合要求，有权拒绝入库并督办办理退货。如果符合要求，应填写

“入库单”（本单一式三联，一联物资管理员留存，一联交财务部，

一联留存于行政部），办理入库手续，并登记库存数量帐。

（二）物资管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁，要做到“八防四检”：

1．八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。

2．四检：

上班必须检查门锁有无异常，物品有无丢失。

下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。

检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。

（一）物资管理员应合理有效地使用储藏室（柜），分门别类码放物品，保证出入方便、整齐有序。

（二）物资管理员应严格遵守物资保管工作纪律。物资保管工作纪律内容如下：

1．严禁在储藏室内（或储藏柜附近）吸烟、动用明火。

2．严禁无关人员进入储藏室。

3．严禁在储藏室堆放杂物。

4．严禁在储藏室内存放私人物品。

5．严禁私领、私分储藏室物品。

6．严禁随意挪动储藏室的消防器材。

7．严禁在储藏室内私拉乱接电源电线。

（三）物资管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、

短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报行政部。

第八条各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作，需要时负责同行政部核对。

领用时由指定专人填写“物品领用单”（本单一式三联，一联领用部门存根，一联物资管理员留存，一联报行政部）。

物资管理员要认真核对“物品领用单”所列项目和审批手续，准确无误办理发放，并登记库存数量帐。

每月最末一日填写“月度库存报表”（本表一式两份，一份自存，一份报行政部），同时按部门别汇总统计各部门本月办公物资的领用情况，编制“月度办公物资领用汇总表”（本表一式两份，一份自存，一份报行政部）。

行政部根据物资管理员上报的“月度办公物资领用汇总表”审核各部门的办公物资领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。

第九条凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另50%。

对有意破坏者，除全额赔偿外，并依据情况予以处罚。

第十条本规定由行政部制订、解释和监督执行，报公司总监批准后自公布之日起施行。

六文书管理制度

第一章总则

第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。

第二条文书包括：业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书与公文。

第三条全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。

第四条必须严格保守文书的秘密。

第五条文书按下列要点处置或办理：

1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则，必须明确责任。

2．即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。

第六条文书的收发、领取与寄送，原则上由行政部负责。

第二章文书的发放

第七条到达文书全部由行政部接收，并按下列要点处置：

1．一般文书予以启封，分送各部门。

2．私人文书不必开启，直接送收信人。

3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回行政部。

第三章文书的处理

第八条文书按机密程度可分为以下几类：

1．绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。

2．机密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。

3．秘密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

4．普通。指非秘密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当

别论。

5．传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。

第九条普通文书的处理原则：

1．由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。

2．如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指使办理。

3．各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。

第十条带密级文书的处理原则：

1．带密级文书原则上由责任者或当事者自行处理。

2．指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人未竟授权，不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不接受本条规定的约束。

第十一条文书的阅览原则：

1．某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如果有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。

2. 有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还行政部相关负责人。

第十二条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。

第四章请示审批

第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，

都必须经请示，获得总裁审查、裁决和公文批复之后，方能执行。特殊情况下需董事长审批通过后方可执行。

第十四条须请示审批事项如下：

1．职务及重要人事安排；

2．各种制度性规定的变更；

3．重要契约的缔结、解除与变更；

4．诉讼行为；

5．与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等；

6．土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；

7．大额馈送、谢礼、以及宣传广告费用的开支；

8．分支机构的增减与升降；

9．预算与决算事宜；

10. 借款与贷款，以及借贷银行的开设和变更；

11．重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；

12．定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订；

13．有关公司经营的重要计划与企划；

14．其他上述未涉及的重要事项。

第十五条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。

第十六条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快书写请示提案文书上报。

第十七条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、总务部门和财务部门等。

第十八条请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。

第十九条请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并请示部门予以执行。

第二十条请示提案原本由行政部保管。

第五章文书的整理与保存

第二十一条文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，一类是可以归档的文书。

第二十二条全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

第二十三条制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由行政部填写“重要文书目录”后，予以保存。

第二十四条文书的保存年限如下：

1．永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；重要的诉讼关系文本；重要的政府许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。

2．保存十年文书，包括请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计帐簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。

3．保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。

4．保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。