外贸函电写作技巧论文篇
商务函电的写作技巧
——以外贸业务员
岗位为例
郑婷
(浙江工商职业技术学院国际交流学院应用英语0621)
[摘要] 随着世界经济一体化步伐的加快，国际贸易不断发展，商务函电成为了国际商务交往中必不可少的联系工具。因此，写好商务函电是作为一名外贸业务员在其工作岗位中的首要任务。为此，本文从7C’s原则中的几个要素和格式等方面来分析商务函电的写作技巧并结合自身实际岗位分析所遇到的问题,以帮助外贸人士提高商务函电的写作技巧，建立更多的业务关系，并增加公司的销售量和利润。
[关键词] 商务函电; 原则;案例
[Abstract]With the pace of economic integration of the world accelerated, the international trade has been constantly developed. Business correspondence has become the essential tool for the business communication. Therefore, it is a primary task for the salesmen of their jobs to write business correspondence well. This article from a few elements of the 7C's principles and format, analyzes the writing skills of business letters and problems of our own practical position to help foreign businessmen to improve their writing skills. So they can establish more business relationship and increase the company's
sales and profits.
[Key words]Business correspondence; principles; cases
一、前言
（一）商务函电的定义及范围
商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。在发达国家，商务信函是传递信息，推销、宣传产品，沟通交流的重要手段，在我国也越来越受到企业的重视。
（二）商务函电的作用
在当今世界贸易蓬勃发展之际，对外贸易的各个环节大多通过函电进行。同时，它又是开展对外贸易业务往来和有关商务活动的基础及重要沟通工具。商务信函的好坏，直接就会影响收信者对于写信者所在公司形象的好坏。如果信写得不客气，公司就显得专横简慢；如果信写得草率，公司就显得傲慢无理。
相反，一封好的信函，直接就会让一个公司大大加印象分。如果信写得清楚、简洁又有吸引力，公司就显得有组织和高效率；如果信写得礼貌又友好，公司就显得体谅又乐于助人，自然就能够建立更多的业务关系，销售量和业务也就会滚滚而来。因此，熟悉运用并正确理解商务函电的写作技巧，是顺利进行商务业
务活动的前提和条件。
二、如何写好商务英语函电
在我国，随着经济的飞速发展，国际、国内之间商务往来日益频繁，商务英语函电也越来越受到了外贸企业的重视。然而，写好一份商务英语函电，我们都应根据“7C”原则。以下是有关这些原则的解释：
商务英语函电中的“7C”原则的三个“准确、简洁、清楚”都是对语言方面的要求，“体贴、礼貌”则是针对态度和角度方面的要求。“完整”是对格式的要求，而“具体”则是对整封函电内容的整体要求，是要求避免大而无当的词句，内容不能偏离要表达的中心。“完整”和“具体”原则非常直观，属内容范围。（选自《集团经济研究》杂志社编辑部的聂仁海的E时代中商务英语函电的特点及应用）
所以，本人就从这些方面来分析商务英语函电的写作在以下几个方面的问题：
（一）内容清楚，目的明确
商务函电的功能不在于感情上的交流，而是为了一个非常实际的经济上的目的，向对方传达有关的意向和信息。如提出建立双方贸易合作的关系；买方询问卖方某一商品的价格和其它付款条件等。这就要求我们要围绕着这些目的来展开，突出重点，并且无关的内容应一概不写。所以，商务函电的写作，一般直接切入正题来表达主要的目的，语言上力求清楚，明确，以使对方能对信中提及的信息、问题等一目了
然，并给他们留下清晰，深刻的印象。见下列例文：
Dear Sirs,
We are one of the largest importers of light industrial products in this city and shall be pleased to
establish business relations with you.
At present we are interested in your electric goods, details are in our enquiry NoteNo.1345 attached, and shall be glad to receive your lowest quotation ASAP.
We are looking forward to your reply.
Yours faithfully,
Sales Manager
（选自檀文茹徐静珍编著的《外贸函电》）
我们有以上可以清楚地了解到，这封是进口商介绍自己的信函。它首先是自我介绍，接着明确提出了写信目的：自己的要货要求和希望。这些都显示了函电写作目的明确的，内容清楚的特点。
（二）用语简洁，准确
所谓一封简洁的商务信函，就是用最少的语言表达你想说的话，强调主要内容。例如“We hereby wish to let you know that we fully appreciate the trust you have in us.”
这其实是相当啰嗦的表达方式，这句话实际上就是要感谢你方对我方的信任，因此，我们其实可以保留主要的信息，去掉不相关的材料，修改后的简洁表达式为：
“We appreciate your trust in us.”
在掌握了这些的同时，我们还要避免不必要的重复，以及老套的，不必要的表达方式等，用语准确。
例如unexpected surprise就等于说surprise surprise,因为unexpected就含有surprise的意思。这
样反复说同一件事，就显得啰嗦、枯燥。
例如，去掉老套的、不必要的表达方式：
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等，尽可能做到准确。这样会使交
流的内容更加清楚，有助于加快事务的进程。
（三）礼貌委婉，语气恰当
在你写信时，你要告诉对方你是礼貌的，你很在意并且体谅他们。即使是处理商务纠纷的信函时，你很生气时，也要注意发脾气这种方式并不会帮你达到沟通的目的，要保持冷静，注意礼貌，以理服人。礼貌性表现在句法上便是，如：We have the pleasure of introducing ourselves as…（很荣幸地向你方作自我介绍，我方是…）而在词汇方面则是礼貌惯用语的使用，如please, honor等。
熟练的沟通者会自然地用第二人称代词you/your,而不是第一人称代词I/we/us/our。不管我们的目的是提供信息、增加友谊还是说服别人，最能打动人的词就是you/your。对比下边的例子：
（1）Our warranty for you become effective only when we receive an owner’s registration.(我们收
到所有者的注册时，我们的保修才生效。)
（2）Your warranty begins working as soon as you return your owner’s registration.(一旦你寄回你
们的所有者注册，你们的保修就生效。)
第一句是以作者为中心的写法，第二句则是以读者为中心的写法。同样的内容，所带来的效果却是
显而易见的。
一封函电的语气也反映了写信者对收信者的态度，同时也能显示你和你的公司的形象。官样文字会使人感觉你是个神气十足的小人；自然、友好、礼貌的语气使人备感亲切，人们也总是愿意互相真诚地交
往。
如果你在函电中有一种亲切而充满合作之意的语气，那么在建立令人满意的关系时就会起到很大作用。相反，就会产生意想不到的不良效果。因此我们也要注意语气的恰当。
例如，在国际贸易中，拒绝、索赔是常有的事。在我们写函时，既要有具体解决问题的办法，又要对对方有善意的心愿，精心选则措词，创造一种积极的语气，即便是在叙述坏消息时，也不用陈腐的虚伪
的客套。
（四）格式规范
商务函电的写作格式非常重要。格式规范的函件不仅便于公司归档管理，而且能使阅件人对于函件的重要信息一目了然，另外还能为您赢得他人的尊重。因为凡在公司负责涉外沟通的人无疑是老板眼中的“外语专家”。老板一定希望您能写出格式标准的商务函件。外国合作伙伴也会因为收到规范的函件对您赞
赏有加，从而增加对您的信任。
然而，在实际工作当中，写作或处理函件时，人们往往会把几种写作格式搞得很混乱。不同的机构有不同的写信格式，常见的有四种格式：缩进式（indebted style），即把信头、日期、结束语和签名放在
右手边，段落首行缩进4个~6个字母；混合式（modified style），即在缩进式的基础上段落首行不缩进；齐头式（blocked style）,即把信的每一部分都左顶格式；简化式（simplified）,即把齐头式的称谓和结束语
都去掉，这种方式只用在很熟悉的客户和朋友之间。
现今，主要使用两种格式：齐头式和缩进式。在格式中要特别注意的是呼语后面的逗号或冒号的使
用，以及呼语和结尾敬语之间的固定搭配。
呼语：结尾敬语:
（1）Gentleman:/Gentlemen:(冒号)......Faithfully, Truly,
（2）Dear sir,/Dear sirs,(逗号) ...... Faithfully, Truly,
（3）Dear Mr. Smith,(逗号) ......Sincerely, Cordially,
若你的呼语为“Dear Miss Wu”而结尾敬语却用了best regards,那是不正确的。同时，我们也要注意日期的使用。日期有两种形式：英式，日-月-年，如21 August,1987。美式，月-日-年，August21,1987。
三、函电与外贸业务员岗位的联系
（一）建立业务关系和产品介绍书信的案例分析
在处理对外贸易业务时，我跟所有的其他外贸业务员一样，每天都要阅读大量信函文件，还要写商务信函，因为这也是我们成交一笔业务的基础。然而对于一个出粗茅庐的我来说，这个行业还不是很清楚。有一次在实习期间，老板给了我一个任务，让我给美国一个客户写封建交函,并且让我介绍公司的新产品。我就很欣慰地接受了，而且觉得自己已经掌握了函电写作的能力，就感觉很有信心能写好，当时我就写了
一封。
但之后却没有回音，当时，我就纳闷了，于是就去询问了我的老板，并让他看了这封信函，但当时我就从我老板的脸色中看到了很多不满，他当时就训斥了我一顿，这让我这个所谓的大学生失去了信心。老板只是让我再好好去学下关于这方面的。尽管这样，我还是没意识到自己的信函到底写的有多糟糕。
隔天，我从我好朋友那得知，她们那有些业务员，经常接到很多订单，在那方面有很好的经验。于是我便通过我朋友，让她们帮我参考修改下。经她们分析，这才让我清楚地看清了自己信函的糟糕之处：首先语句呆板，严重的“生意腔”使邮件毫无生气，句子长而乱，意思模糊，而且也没有提供足够的资料来描述自己的产品。最后，连她们几个也看不懂我所描写的是什么产品，更何况是我的客户了。更糟糕的是，措辞冒昧，极不礼貌，连最基本的格式也有问题。后来，她们给了我一个好的信函作为参考。
第二次，我再次发出修改后的信函，这一次，对方很快地就回应了，并在对方的语气中明显感觉到了对我这封信函的满意，我仿佛也看到了对方脸上的喜悦，同时我也收到了老板的鼓励。
根据自身的经历，信函前后所带来的截然不同的效果，很明显是在于我没有掌握商务函电的写作技巧。其实跟我们一样，我们的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感，同时格式要规范，专业用语要准确，用语要礼貌。这样才会在业务上带来收获，自己也会充满信心。
（二）委托代理的书信的案例分析
实际外贸业务中，我们往往需要通过代理进行对外贸易，因为国外代理熟悉当地的商业环境，了解当地市场的需求和价格，这对于公司来说是比较方便和经济的。然而，在实际写信当中，我也遇到了很多
不必要的问题。
起初，我在寻找代理商的时候，我并不知道要查询代理候选人的资质、经验和其他必要信息，如可靠性、财务状况、市场网络和销售渠道等，就盲目的寻找代理商，也不知道该如何下笔写一封委托代理的书信。老板让我先对该公司做资信调查，还给了我一些关于这个的范文让我做参考：
范文：委托资信调查
惠请将有关加纳阿克拉西非进口公司的资信情况、商业经营情况告诉我们。该公司地址是：加纳阿克拉520号邮政信箱。请确信，我们对你们提供的所有资料都严加保密，你们不负有任何责任。
谢谢。
SPECIMEN：CREDIT INVESTIGATION
Dear Sirs，
You are kindly requested to provide us with the information on credit and business operation of×××Import Company. The company address is×××. Please be convinced that all the materials you supply to us will be kept absolutely secret, for which You will not take any responsibilities.
Best Regards.
Yours truly
之后，我就有了灵感，按照这个模式，我成功地完成了老板给我的任务，接着我又收到了银行发来的介绍客户资信的信函。因此，也确定了该公司的资信度。老板也就让我可以放心地写封委托代理的书信给该公司了。从这个实际业务操作中使我得知函电是与我们的实际业务操作必不可分的，而且也体现了它
的重要性。
（三）托收书信的案例分析
在实际业务中，总有一些不良买家做买卖的时候故意拖欠货款，而且还会以各种理由推迟或逃避付款，当然也有的是因为资金一时周转不灵而导致的。在这种情况下，我们就得费劲心思讨债了。
那么同样，我也会常常遇到这种情况。催款信我们都是以邮件或传真的形式，没有正式的，如果要正式，那就要请律师了。我们写催款信时，遵照商务函电的写作原则和格式那是基本的。但写了那么多封后，我也感觉到了，写一封文雅的催款信还是要注意以下原则的，否则，只会带给你很多麻烦，而且，客户反而迟迟拖欠货款，最后只能用法律来解决，这样就会渐渐失去很多客户的,对公司也会有很大的影响。
而且，我的老板也常常这么教导我。
有一次，我们公司碰到一个客户，但我们当时就觉得他要逃避货款，于是就写了封催款信给他，不过在这之前我已经写过两封了。但还是迟迟没有回应，但正当我不之所错时，就收到了他的回复信。信的内容大概意思就是说他当时感觉就收到了一封信函，因为虽然是三封，但内容都一样，而且又死板，就是快点付款，这让他感觉很烦躁，也很郁闷，因为他并没打算逃避货款，只是最近业务比较忙，资金周转不过。至此之后，公司也就失去了这位客户。之后，我感到自责，这是在于我没有好好掌握催款信的写作技
巧，所以我也在催款信的写作方面得出一个结论：
1选择一个坚定的语气。
2提醒收件人，你之前已经发过很多封信函了。
例如It is now several months since we sent you our first invoice and we have not yet received your
payment of our account.
我们的第一份发票已经寄出有好个月了，但我们尚未收到你的任何款项。
3提醒收件人的所有必要的细节：收件人所欠金额；所超时间；任何所需要的附加金额。
例如The following items of $1000 are still open on your account.(你的货物欠款为1000美元) I’m wondering about your plans for paying your account which is now over 30days due.(我想了解一下你的付
款计划，你的付款已经逾期30多天了。)
4告诉收件人如果还是迟迟不付款，那么就将采取法律行动。
例如We have every right to enforce legal collection. You have until July29 to retain your good record and to avoid legal embarrassment.(我们有权采取法律手段来索款，直至7月29日之前你们仍可保
持良好的信用记录，并不会惹上官司。)
从此我也是在催款信方面精益求精，下面也是我成功让客户付款的其中一封催款信，这封信客户收到后，并没有迟迟不付款，而是在事后第二天就付款了，让我印象很深刻。
Dear Sirs,
As you are usually very prompt in settling your accounts, we wonder whether there is any special reason why we have not received payment for OrderNo.625 ,which was due on May.16,2009
We think you may not have received the statement of account we sent you on 30th April showing the balance of US$50,000 you owe. We send you a copy and it would be appreciated if you could have it
remitted to us by May 31,2009ASAP.
Vivian
亲爱的先生：
鉴于贵方总是及时结清账目，而此次逾期2个月仍未收到贵方上述账目的欠款，我们想知道是否有
何特殊原因。
我们猜想贵方可能未及时收到我们4月30日发出的50，000美元欠款的账单。现寄出一份，并希望贵方尽快在2009年5月31日汇款给我方，我们将不胜感激。
我们在写信函时还是要礼貌委婉，语气上要表现体谅对方。同时，我们更要有耐心，这样，一些棘手的买家才能付款。对于一些迟迟不付款的买家，我们在语气上还是积极，并在信函上要循序渐进，提醒对方，对于每一封信函的语气要恰当，要有理，应该坚持原则，坚定不移，直截了当，但仍给债务人履行付款义务的机会，金额数据要正确，目的明确。这样客户才会无理由拒绝，并且欣然接受。
四、结尾
掌握并运用商务函电的基本原则和写作语气，我们变能更好地提高商务函电的写作技巧。从而使我们自身在外贸业务员岗位上，能够写出高水平的函电，建立更多的业务，为公司提高更多的销售量和利润。
即使我们会遇到多难的客户，我们也可以在写作上得心应手，同样也会使客户看的顺心。
参考文献
[1]威云方. 新编外经贸英语写作与套语. 杭州：浙江大学出版社，2002.5
[2]胡英坤.现代商务英语写作. 大连：东北财经大学出版社，2004.5
[3]檀文茹，徐静珍.外贸函电.北京：中国人民大学出版社，2004
[4]束光辉.新编商务英语函电.北京：清华大学出版社；北京交通大学出版社，2007.5
外贸函电范文
台布 我们从我国商务部处得悉贵公司的名称和地址，现借此机会与你方通信，意在建立友好业务关系。 我们是一家国营公司，专门经营台布出口业务。我们能接受顾客的来样定货，来样中可具体需要产品的花样图案，规格及包装装潢的要求。 为使你方对我各类台布有大致的了解，我们另航寄最新的目录供参考。如果你方对产品有兴趣，请尽快通知我方。一俟收到你方具体询盘，即寄送报价单和样本。 盼早复。 SPECIMEN：INTRODUCING BUSINESS OPERATION Dear Sirs, RE:TABLECLOTH We have your name and adress from Ministry of Commerce of the People's Republic of China.We take this opportunity to write to you with a view to set up friend business relations with you. We are a carpet manufacturer, our products are a unique style of novel, inexpensive..We are in a position to accept orders according to the customer's spmples.In the customer's spmples,request about the assorted pattern,specification and package of the needed goods can be indicated particularly. In order to give you a gengral idea of various kinds of the table-cloth we are handling,we are airmailing you under separate cover our latest catalogue for your reference.Please let us know immediately if you are interested in our products.We will send you our price list and sample to you as soon as we receive your specific inquiry. Looking forward to your early reply,we are. Yours faithfully Xiaoli
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外贸英语函电的实训心得写作范文 为期四天的外贸英语函电实训总结已经结束，在这四天里，我们严格按照实训要求操作，完成了一系列有关于外贸英语函电写作的 步骤，在实训过程中我们不断巩固和提高了英语函电的写作知识， 使我们的专业技术水平得到了有效的提高。 本次实训的主要目的是:通过实训，使学生系统掌握《外贸英语 函电》的知识体系，学习商务函电写作的基本技巧和方法，能够灵 活 运用商务函电的专业术语、常用词汇、相关句型和习惯表达方式进行外贸交易洽谈中主要环节信息的撰写和交流，从而培养学生的 阅读、翻译和写作能力，使学生能用英语处理进出口业务往来函电，为其今后参与毕业实习、顺利求职就业，并熟练掌握本专业岗位工 作奠定基础。 这次的实训感觉很仓促，主要是不在学校，只能挤时间来完成，做起来感觉蛮吃力的。 作为一名学生,最终能够很好地掌握书本上的知识并且灵活运用,不仅仅只有自己的功劳,还应该感谢不厌其烦为我们解答每一个疑难 问题的老师,感谢老师对我们每一位学生的热心帮助。我想我还会珍 惜在学校的每一次的学习,而这样的实训学习更是值得我去珍惜!同时,我也希望学校在以后我们的学习中,那些操作性比较强的课程能 结合教材多展开一些实训,那样将会更有助于我们对知识的理解和掌握。 通过外贸英语函电的实训，让我了解并熟悉外贸进出口业务的关键步骤，重点掌握外贸业务信函的撰写要点，初步做到能再一般情 况下写出内容确切、表达得体、符合规范、语句通顺、没有语法错 误的信函，了解外贸业务过程中的相关术语，包括交易条件和环境。了解业务信函的趋向，并学习电传、传真、邮件的有关知识及写法。
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11----------------精选公文范文----------------1 外贸英语函电书写格式要求 各位读友大家好，此文档由网络收集而来，欢迎您下载，谢谢 篇一：外贸英语函电写作技巧 外贸英语函电写作技巧 英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。 很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。 对于私人商务信函，如求职信等，
22----------------精选公文范文----------------2 信头通常写在信纸的右上方。 如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。 英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。 英文商务信函中称呼的书写有讲究 在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention下面空一行。称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。 如果信是写给公司的，并没有直接
33----------------精选公文范文----------------3 的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager这样的称呼。 如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。 1．商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear 。Dear纯属公务上往来的客气形式。 2．写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。
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经典外贸函电范文汇总 外贸函电是一种商务信件，英文foreign correspondence。写外贸函电是外贸业务员的日常工作之一，然而，能写好外贸函电的外贸业务员却不多，为了有助于大家写好外贸函电，本文总结了几个经典外贸函电范文，可供参考。 外贸函电就是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件，但在信息化高度发达的今天，该信件并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或MSN。 外贸函电最常用的内容：建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等。 外贸函电基本要求：主题明确，内容简洁，语言精炼，表述完整。 外贸函电的格式：有固定的语言、习惯用法和常用句型。 外贸函电的语气：各部分语气。开发信、询盘回复一般要客气，表达感谢;平常业务联系要细心、信任;催促付款要紧急而不失礼貌;客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。 外贸函电范文： 一、如何表达在涨价前订货 Thank you for your letter of October 10 for business copiers. We are now sending you our price-list and catalog of the newest types that are under production and we can supply at once from stock. We want to notice you that prices of copier parts and components have gone up steadily since the second half of the year. Though we have tried hard to keep our quotations down, we are afraid the margin for keeping on going like this will not long. Therefore, we suggest that you will let us have your order before further rises in costs, which will lead to a raise in prices very soon unavoidably. 感谢贵方10月10日关于商用复印机的询函。现随函奉送本公司正在生产的、并有现货供应的最新型号的产品清单和价目表。 我方想告诉贵方，自下半年以来，复印机的零、部件价格一直不断增长。尽管我方尽量压低报价，但恐怕有此余地的时间不会太久。因此，建议贵方在零、部件再次涨价，并不可避免地引起成品涨价之前便向我方订货。
商务英语信函写作技巧
商务英语信函写作技巧 导语：商务英语的实用性很强，外商在这方面不能随意，要有着严 格的规范。下面是商务英语信函写作技巧，欢迎参考。 1、外贸工作中商务英语信函的写作技巧 商务信函写作能力直接影响到买家对GS 的评估,给客户的每一份 信函、邮件或者传真,都代表着GS 的形象,显示GS 的水平和实力。同 时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以 专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地 位。因此，商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。 一封商务信函通常由信头(Letterhead)、信函编号(Reference Number)、日期(Date)、信内地址(Inside Address)、请某人注意行(Attention)、称呼(Salutation )、主题(Subject)、正文(Body of theletter)、结尾敬辞(Complimentary Close)、签名(Signature)、附件(Enclosure)、抄送(Carbon Copy Notation)和附言(Postscript)组成。其中信头、日期、信内地址、称呼、正文、结尾敬辞和签名是不可缺少的组成部分，其他部 分可根据GS 习惯和信函具体内容有所增减。因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意如下一些问 题。 1.1 读者 了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头 的交流)的首要原则便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。 1.2 遣词 简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的 难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意
外贸英语函电书写格式要求
外贸英语函电书写格式要求 各位读友大家好，此文档由网络收集而来，欢迎您下载，谢谢 篇一：外贸英语函电写作技巧 外贸英语函电写作技巧 英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。 很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。 对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。 如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写
上页码、收件人姓名及日期。 英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。 英文商务信函中称呼的书写有讲究 在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention 下面空一行。称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。 如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友
商务英语写作-商务英语信函范例：教你学写邀请与答复信函
商务英语写作 商务英语信函范例：教你学写邀请与答复信 函 invitation and reply dear mr. / ms, we should like to invite your corporation to attend the 2000 international fair which will be held from august 29 to september 4 at the above address. full details on the fair will be sent in a week. we look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend. yours faithfully 尊敬的先生/小姐， 在上述地址，我们想请贵公司参加于八月二十九日到九月四日举办的2000国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并能来参加。 您诚挚的
肯定答复 dear mr. / ms, thank you for your letter of june 28 inviting our corporation to participate in the 2000 international fair. we are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.
7种外贸函电常用模板
7种外贸函电常用模板 1、请求建立商业关系 Rogers Chemical Supply Co. 10E.22Street Omaha8,Neb Gentlemen: We have obtained your name and address from Aristo Shoes, Milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, We are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business. We look forward to your early reply. V ery truly yours 自米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址，特此修函，祈能发展关系。多年来，本公司经营鞋类进口生意，现欲扩展业务范围。盼能惠赐商品目录和报价表。如价格公道，本公司必大额订购。烦请早日赐复。此致 2、回复对方建立商业关系的请求 Thank your for your letter of the 16th of this month. We shall be glad to enter into business relations with your company. In compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range. Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit. Should you wish to place an order, please telex or fax us. 本月16日收到有关商务关系的来函，不胜欣喜。谨遵要求另函奉上最新之出口商品目录和报价单。款项烦请以不可撤销保兑之信用状支付。如欲订货，请电传或传真为盼。此致敬礼 3、请求担任独家代理 We would like to inform you that we act on a sole agency basis fora number of manufacturers. We specialize in finished cotton goods for the Middle eastern market: Our activities cover all types of household linen. Until now , we have been working with your textiles department and our collaboration has proved to be mutually beneficial. Please refer to them for any information regarding our company. We are very interested in an exclusive arrangement with your factoryfor the promotion of your products in Bahrain. We look forward to your early reply. ` 本公司担任多家厂家的独家代理，专营精制棉织品，包括各灯家用亚麻制品，行销中东。与贵公司向有业务联系，互利互作。贵公司纺织部亦十分了解有关业务合作之情况。盼望能成为贵公司独家代理，促销在巴林市场的货品。上述建议，烦请早日赐复，以便进一步联系合作。此致敬礼 4、拒绝对方担任独家代理 Thank you for your letter of 1 September suggesting that we grant you a sole agency for our household linens. I regret to say that, at this stage ,such an arrangement would berather premature. We would, however, be willing to engage in a trial collaboration with you company to see how the arrangement works. It would be necessary for you to test the market for our productsat you end. You would also have to build up a much larger turnover tojustify a sole agency. We enclose price lists covering all the products you are interested in and look forward to hearing from you soon. 9月1日有关建议担任家用亚麻制品独家代理的来信收悉。谨致衷心谢意。目前时机尚未成熟，不能应允该安排深感抱歉。然而，本公司乐意与贵公司先试行合作，为今后合作打下基础。为证明担任独家代理的能力，贵公司宜上述货品作市场调查，研究是否可扩大现有之营业额。奉上该货品之报价单，敬希查照。专此候复。此致敬礼 5、同意对方担任独家代理 Thank you for your letter of 12 April proposing a sole agency for our office machines. We have examined our long and ,I must say ,mutually beneficial collaboration. We would be very pleased to entrust you with the sole agency for Bahrain. From our records, we are pleased to note that you have two service engineers who took training courses at our Milan factory .the sole agency will naturally be contingent on you maintaining qualified aftersales staff. Wterms and conditions and let us know whether they meet with your approval. On a personal note, I must say that I am delighted that we are probably going to strengthen our relationship. I have very pleasant memories of my last visit to Bahrain when you entertained me so delightfully .I look forward to reciprocating on your next visit to Milan . My very best wishes to you and your wife. 4月12日建议担任为公室器具之独家代理来信已经收悉。过去双方合作皆互利互助，能获您的眷顾作我公司于巴林的独家代理，殊感荣幸。据知您公司两服务技师曾到我公司米兰工厂受训。相信您公司在取得代理权后，仍会继续注重合格售后服务人员的训练。现随信附上协议草稿，请查实各项条款，惠复是盼。能加强业务，我亦感到欣喜，前次到访巴林，蒙盛情款待，不胜感激。祈盼您莅临米兰时，容我一尽地主之谊。此致敬礼
外贸英语函电写作
外贸英语函电写作4大原则 刚接触外贸的小白都立志要好好学外贸英语，但具体落实下来还是发现自己不会写外贸英语函电。他们发出了一连串的疑问：外贸英语类信函有什么特点呢？写这类信函的时候有没有什么标准？我们该把握一个什么样的度呢？看到大家这么手足无措，今天就和大家聊聊写外贸英语信函时应该把握的4个原则。 一、多一词不如少一词 外贸英语函电写作的首要原则是简洁。我们都知道国际贸易的竞争是十分激烈的，所以一封简洁明了的信函可以给读信的人节省很多时间。要做到简洁，可以从3个方面入手。第一，省去那些繁琐的客套话，直接开门见山，直奔主题。如：Could you make us an offer for your newest motors?第二，应该使用简单的句子结构,多用单词少用词组和定语从句，如：We require TV which is of the new type就显得啰嗦了，可以直接写成We require new type TV。第三，适当使用缩略语。外贸英语中有许多既定的专业缩略语，如D/P(付款交单),F.O.B(离岸价),L/C(信用证)等等，要尽量掌握。 二、失之毫厘差之千里 准确性是外贸英语函电写作的另一个要求。由于中西方的文化差异加上思维方式的不同，外贸活动中的交流极易产生误解，所以外贸英语函电措辞的准确性就显得尤为重要。而且外贸英语函电还具有一定的法律效力。为了确保准确性，在选词的时候尽量用含义相对单
一的词，不要用含义太丰富的词。另外，外贸函电专业术语较多，尽量按照惯例来使用这些词。 三、话可不能乱说 这一点要求我们除了词汇、语法上需要准确无误外,还要注意表达恰当、得体。首先是要尊重双方的文化差异，毕竟大家的政治、经济环境、传统习俗、商业价值观、消费心理等都迥然不同。因此我们在表达的时候要小心，防止触犯了对方的文化禁忌。其次是要对写作的对象有一定的了解。除了注意对方的文化背景外,还有留意其他方面,千万不要碰到对方的“雷区”。 四、礼多人不怪 礼貌也是商务英语函电写作中需要注意的一个细节。生意往来向来讲究以和为贵，所以即使是有分歧，礼貌的交流也能为今后的合作打下基础。要做到礼貌，我们需要把握两点：一是信函中尽量少用否定句，因为否定往往会给人消极被动的感觉。二是可以多使用祈使句和疑问句，其中疑问句是首选。疑问的方式客气、委婉，给对方留有余地，让对方有被尊重的感觉。 以上就是诚商新视界小编想要跟大家分享的外贸英语信函写作原则。本着这4个原则，希望大家都能写出出色的外贸英语函电。 文章来源：诚商新视界
进出口外贸英语函电 范文
1. 主动联系采购商 Dear Sirs: May 1, 2001 Inquiries regarding our new product, the Deer Mountain Bike, have been coming in from all parts of the world. Reports from users confirm what we knew before it was put on the market - that it is the best mountain bike available. Enclosed is our brochure. Yours faithfully 2. 提出询价 Dear Sirs: Jun.1, 2001 We received your promotional letter and brochure today. We believe that your would do well here in the U.S.A. Kindly send us further details of your prices and terms of sale. We ask you to make every effort to quote at competitive prices in order to secure our business. We look forward to hearing from you soon.. Truly 3. 迅速提供报价 Gentlemen: June 4, 2001 Thank you for your inquiry of June the 1st concerning the Deer Mountain Bike. It gives us great pleasure to send along the technical information on the model together with the catalog and price list. After studying the prices and terms of trade, you will understand why we are working to capacity to meet the demand. We look forward to the opportunity of being of service of you. 交易的契机 4. 如何讨价还价 Gentlemen: June 8, 2001 We have received your price lists and have studied it carefully. However, the price level in your quotation is too high for this market, If you are prepared
外贸函电范文
1.向顾客推销商品： Dear Sir, Inquiries regarding our new product, the Deer Mountain Bike, have been coming in from all parts of the world. Reports from users confirm what we knew before it was put on the market----that it is the best mountain bike available. Enclosed is our brochure. Y ours faithfully. 2.提出询价： Dear Sir, We received your promotional letter and brochure today. We believe that you would do well here in the USA. Kindly send us further details of your prices and terms of sale. We ask you to make every effort to quote at competitive prices in order to secure our business. We look forward to hearing from you soon. Truly 3.迅速提供报价： Dear Sir, Thank you for your inquiry of June the 1st concerning the Deer Mountain Bike. It gives us great pleasure to send along the technical information on the model together with the catalog and price list. After studying the prices and terms of trade, you will understand why we are working to capacity to meet the demand. We look forward to the opportunity of being of service of you. 4.如何讨价还价: Dear Sir, We have received your price lists and have studied it carefully. However, the price level in your quotation is too high for this market. If you are prepared to grant us a discount of 10% for a quantity of 200, we would agree to your offer. Y ou should note that some price cut will justify itself by an increase in business. We hope to hear from you soon. 5.同意进口商的还价： Dear Sir, Thank you for your letter of June the 8th. We have accepted your offer on the terms suggested. Enclosed our will find a special price list that we believe will meer your ideas of prices. Y ou should note that the recent advances in raw materials have affected the cost of this product unfavorably. However, for your order we have kept our prices down. Sincerely. 5-2拒绝进口商的还价： Thank you for your letter of June the 8th. We regret that we cannot meet your terms. We must point out that falling market here leaves us little or no margin of profit. We must ask you for a keener price in respect to future orders. At present the best discount offered for a quantity of 200 is 5%. Our current situation leaves us little room to bargain. We hope you will reconsider the offer. 6.正式提出订单： Dear Sir, We have discussed your offer of 5% and accept it on the terms quoted. We are prepared to give your product a trial, provided you can guarantee delivery on or before the 20th of September. The enclosed order is given strictly on this condition. We reserve the right of refusal of delivery and/or cancellation of the order after this date. 7.确认订单：