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2010计算机二级办公软件高级应用技术之

Word题解-原文档

第一章初识Microsoft Excel

1.1 什么是Microsoft Excel

Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。直观的界面、出色的计算功能和图表工具，再加上成功的市场营销，使Excel成为最流行的微机数据处理软件。在1993年，作为Microsoft Office的组件发布了5.0版之后，Excel就开始成为所适用操作平台上的电子制表软件的霸主。Excel 2003操作界面如下图所示。

Excel操作界面图

1.2 Excel的优点

Excel是一个电子表格程序，它也是微软Office套件的一部分。还有其他一些电子表格程序，但Excel是最流行的。

Excel的魅力在于它的通用性。当然，Excel的长处是进行数字计算，但它对于非数字计算的应用也是非常有用的。一下是Excel应用的几个方面：

1. 数值处理

创建预算、分析调查结果和实施你能想到的任意类型的财务数据分析。

2. 创建图表

可创建多种图表。

3. 组织列表

使用行—列的形式高效地存储列表。

4. 访问其他数据

从多种数据源导入数据。

5. 创建图形和图表

使用Excel的自选图形来创建简单（但并不非常简单的）图表。

6. 自动化复杂的任务

通过使用Excel的宏功能只需单击鼠标一次就可以执行一个复杂的任务。

1.3 理解工作薄和工作表

在Excel中所做的工作是在一个工作簿进行的，它出现在自己的窗口中。可以同时打开许多工作簿。工作簿默认情况下使用xls为文件扩展名。

每个工作薄由一个或多个工作表独立的单元格组成。每个单元格包含值、公式或文本。每个工作表可以通过单击底部的标签来访问。另外，工作薄可以存储图表。图表现实一个单独的图，也可以通过单击标签来访问。

1.4 Excel 2003的系统配置要求

安装Excel组件的最低系统配置要求如下表所示。

系统配置要求表

组件要求

计算机和处理

500 兆赫(MHz) 或更快的处理器

器

内存256 兆字节(MB) 或更大的RAM

硬盘 2 千兆字节(GB)；如果在安装后从硬盘上删除原始下载软件包，将

释放部分磁盘空间。

驱动器CD-ROM 或DVD 驱动器

显示器1024x768 或更高分辨率的监视器

操作系统Microsoft Windows XP Service Pack (SP) 2、Windows Server 2003 SP1

或更高版本的操作系统

1.5 Excel 的版本历史

Excel的发展历史如下表所示。

Excel版本表

1987年Microsoft Excel 2.0 for Windows

1990年Microsoft Excel 3.0

1992年Microsoft Excel 4.0

1993年Microsoft Excel 5.0

1995年Microsoft Excel 95 - 亦称7.0

1997年Microsoft Excel 97 - 亦称8.0

1999年Microsoft Excel 2000 - 亦称9.0

2001年Microsoft Excel XP - 亦称10.0

2003年Microsoft Excel 2003 - 亦称11.0

2006年Microsoft Excel 2007 - 亦称12.0

第二章Excel的基本操作

2.1 输入和编辑工作表

一个工作簿中可以含有任意多个工作表。每一个工作表是由大量的单元格所组成。一个单元

格可以保存三种基本类型的数据：数值、文本、公式。除了数据，工作表还能够存储图表、绘图、图片、按钮和其他的对象。这些对象并不包含在单元格中，而是主流在工作表的绘图层中。

在单元格中输入文本和数值非常简单。吧单元格指针移到合适的单元格，使它成为当前活动单元格，输入值后按Enter键。当单元格被激活时数值会在单元格中显示，同时也会在编辑栏中显示。当然，用户在输入数值和货币符号时，可以包括小数点和美元符号，还可以包括加号、减号和逗号。如果在数值前加负号或两边加括号，Excel将它看作为负数。

在单元格中输入文本与输入数值一样简单：激活单元格，输入文本，然后按Enter键就可以了。一个单元格最多能够容纳32000个字符——足够容纳书本一章的内容。尽管一个单元格可以容纳大量的字符，但是用户会发现，完全显示出这些字符是不可能的。

2.2 基本的工作表操作

在任何时候，当前工作簿只有一个。在当前工作簿中，当前工作表也只有一个。如果要激活另一个工作表，只需单击位于工作簿窗口底部的工作表的标签。也可以通过快捷键Ctrl+PageUp（激活前一个表），Ctrl+PageDown（激活下一个表）。

如果工作簿中有好几个表格，所有的标签不会全部显示出来。可以使用“标签滚动”按钮来滚动显示表的标签。表的标签与工作表的水平滚动条享有共同的空间。也可以通过拖放标签分隔框来显示更多或更少的标签。拖放标签分隔框同时改变了所显示标签的数量和水平滚动条的大小。

3.3 处理单元格和区域

单元格是工作表中的基本元素。它可以保存数值、文本或者公式。一个单元格由其地址来识别，由列字母和行数字组成。例如，单元格D12就是地址为第4列和第12行的单元格。一组单元格叫做区域。

第三章Excel的高级操作

3.1公式和函数介绍

公式使得电子表格变得非常有用。可以使用Excel中的公式来计算电子表格中的数据以得到结果。当数据更新后，无需做额外的工作，公式将自动更新结果。

在单元格中输入公式，它进行计算后然后返回结果。公式使用数学运算符来处理数值、文本、工作表函数以及位于其他的函数，在一个单元格中计算出一个数值。数值和文本可以位于其他单元格中，这样可以方便地更改数据，赋予工作表动态特性。本质上来说，通过更改工作表中的数据同时让公式来做这个工作，用户可以快速查看多种结果。输入但那远隔的公式由下列几个元素组成：

1. 运算符，如“+”（相加）和“*”（相乘）

2. 单元格引用（包括定义了名称的单元格和区域）

3. 数值或文本

4. 工作表函数（如SUM或A VERAGE）

在往单元格里输入了公式以后，单元格会显示公式计算的结果。当选中单元格的时候，公式本身会出现在编辑栏里。

3.2 编辑公式

就像可以编辑任何单元格一样，也可以编辑公式。在对工作表做一些改动时，可能也需要编辑公式，并且需要对公式进行调整以配合工作表的改动。或者，公式返回了一个错误值，这样用户需要对公式进行编辑以改正错误。

下面是几种进入单元格编辑模式的方法。

1. 双击单元格，这样就可以直接编辑单元格中的内容。

2. 按F2键，这样就可以直接编辑单元格中的内容。

3. 选择需要进行编辑的单元格，然后单击编辑栏。这样用户就可以在编辑栏中编辑单元格中的内同了。

4. 如果包含一个公式的单元格返回一个错误，Excel会在单元格的左上角显示一个小方块。激活单元格，可以看到一个智能标签。单击智能标签，选择一个选项来更正错误。可以在“选项”对话框的“编辑”选项卡中控制Excel是否显示智能标签。

3.3 创建图表和图形

创建图表有三种方式，如下所示。

1. 使用一次按键创建图表

操作步骤如下。

1）首先在工作表中输入要做图表的数据。

2）然后选择在第一步中输入的数据区域，包括行和列标题。

3）接着按F11键，Excel插入一个新的图表工作表，并根据选择的数据显示此图表。

2. 使用鼠标单击创建图表

操作步骤如下。

1）首先确保显示“图表”工具栏。如果工具栏没有显示，右键单击任意工具栏，然后从菜单中选择“图表”选项。

2）接着选择要做图表的数据。

3）然后在“图表”工具栏上单击“图表类型”工具，从显示出的图标上选择一种图表类型。

3. 使用图表向导创建图表

最普通、最灵活的创建图表的方式是使用图表向导。要使用图表向导，进行如下操作。

1）首先选择要做图表的数据。

2）选择“插入” “图表”命令，然后设定图表向导的第一步到第四步的各种选项，单击完成按钮，创建图表，如下图所示。

创建图表图

3.4 高级图表制作

通常，Excel中创建的基本图表已经足够满足用户的需要。如果用户要使图表显示出的数据更有视觉感染力，以一种图表类型为基础的图表常常是恰好能更好地满足要求。但是，如果要创建尽可能有效的图表，可能要使用Excel提供的附加自定义的功能。

自定义图表包括改变其外观，如在其中添加新的元素。这些改动可以是纯粹的装饰，或是很基本的操作。用户添加到图表中的新元素可以使数据表、趋势线或误差线等部件。

3.5 使用Excel进行数据分析

数据列表是由一行标题（描述性文字）组成的有组织的信息集合，它还拥有可以是数值或文字的附加数据行。用户可以认为它是能够精确存储数据的数据库表格。

通常把数据列表中的列称为字段，同时吧数据列表中的行称为记录。用户在Excel中创建的数据列表的大小受到单个工作表大小的限制。换句话说，数据列表的字段个数不能超过256，所能记载的记录不能超过65535（每一行含有字段名称）。

Excel提供了多种工具来帮助管理和操作数据列表。通常，用户可能处于各种目的而使用数据列表。对于一些用户来说，数据列表只是一种了解信息的方法；其他的用户可能使用数据列表来存储最终进行报告的数据。普通的数据列表操作包括如下几种方式。

1. 在数据列表中输入数据

2. 根据特定条件帅选数据列表使其只显示指定的行

3. 分类数据列表

4. 插入公式计算小计

5. 创建公式以计算根据特定条件过滤的数据列表中的结果

6. 导出数据列表到SharePoint服务器与他人共享

7. 在数据列表中创建小结表格

另外还可以为工作表中的数据创建数据透视表以及透视图，单击“数据” “数据透视表以和数据透视图”，通过向导来创建，如下图所示。

创建数据透视表及透视图图

第四章使用VBA进行编程

4.1 VBA简介

VBA宏是一组指令，能自动操作Excel的某些方面，这样用户就可以更有效地工作并减少错误的发生。例如用户可以创建一个宏，格式化并打印月末的销售报告。在宏被开发之后，就可以执行宏来完成这些消耗时间的流程了。

创建并使用VBA宏并不是什么难事，用户只需打开宏录制器；Excel将会记录你的活动并把它们转换成VBA宏。当用户执行该宏时，Excel就会再次执行这些操作。更高级的用户能够写一些代码，让Excel完成无法记录的任务。例如，写一段程序显示自定义对话框，在Excel菜单中加一条新命令，或在一系列工作簿中处理数据。Excel中包含了VBA编辑器。

4.2 VBA的用途

VBA是一种极丰富的语言，有成千上万的用户在使用它。下面的列表列出了一些应用VBA 宏可做的事情。

插入一个文本字符串或公式：如果在工作簿中经常需要输入公司名，可以创建一个宏来替你做这件事情。自动更正功能也能完成这件事。

自动执行一个用户经常执行的程序：例如，用户可能需要准备一个月末汇总，如果这个任务是有规律可循的，就可以开发一个宏替你做。

自动执行重复操作：如果需要在12个工作簿中执行同样的操作，用户可以在第一次执行时录制宏，然后，让宏在其他工作簿中重复执行这些操作。

创建定制的命令：例如，用户可以把几个Excel菜单命令结合在一起，这样只通过一次键盘击键或一次鼠标点击就课执行这些命令。

创建定制的工具栏按钮：用户可以使用自己命令的按钮，自定义工具栏，执行自己写的宏。为不太了解Excel的用户创建一个简单的指南：例如创建一个非常简单的数据输入模板。

开发新的工作簿函数：虽然Excel包括了很多种类的内置函数，但用户仍可以开发自定义的函数，使公式简化。

创建完全的、立即可使用的、宏驱动的应用程序：Excel宏可以显示定制的对话框和在菜单栏中添加新的命令。

为Excel创建自定义的插件：很多Excel中使用的插件都是由Excel宏创建的。

4.3 两种VBA宏

1. VBA子程序

可以把子过程想象为一条新的命令，能被用户或其他宏来执行。在一个Excel工作簿中可以有任意多个子过程。

子过程总是以关键字Sub开始的，接下来是宏的名称（每个宏都必须有一个唯一的名称），然后是一对括号，End Sub语句标志着过程的结束。中间包含的是该过程的代码。

2. VBA函数

第二种类型的VBA程序是函数。函数重视返回单一制（如同工作表函数一样）。如同用户可以使用Excel内置的工作表函数一样，VBA函数也可以被别的VBA程序执行，或在工作表公式中被使用。

4.4 编写VBA程序

1. 输入和编辑代码

输入代码之前，用户必须在工作簿中插入一个VBA模块。如果工作簿已经存在一个VBA 模块的话，就可以使用这个已有的模块。

VBA模块显示为一个单独的窗口，类似于文本编辑器。用户可以在表单内移动它，执行选择文本、插入、复制、剪切和粘贴等操作。

2. VBA的工作原理

通过在VBA模块中写（或录制）代码，在VBA中实现功能，然后以多种方法中的任意一种来执行宏。VBA模块存储在Excel的工作簿中，一个工作簿可以存储任意多的VBA模块。

1）一个VBA模块由程序组成。程序是一段基本的计算机语言代码，可以实现一定的功能。2）VBA模块还可以存储函数程序，函数程序能实现一些计算并返回一个单一值，函数可以从另一个VBA过程中被调用，甚至可以用于一个工作表公式。

3）VBA可以使用对象。Excel提供超过100个的对象类课供使用。举例来说，这些对喜爱那个包括工作表、工作簿、工作表中的单元格区域。图表和画出的矩形等。对象是分级来排列管理的，并可以作为其他对象的容器。