人事档案流转中通知单和回执的法律属性及意义

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作者：宋亮

来源：《青年与社会》2014年第25期

【摘要】在我国人事管理制度中，人事档案记录了公民从求学至工作期间的重大事件或

变化。它是评价一个人政治情况、家庭情况乃至个人优秀与否的重要依据。然而，就人事档案的流转制度我国鲜有规定，因此也为现实工作造成了很大困难。笔者从高校学生档案投递作为调研基础，分类别分析相关数据，认为对“档案通知单和回执”法律属性的重视将有利于改善目前情况。

【关键词】学生档案；投递；通知单；回执

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

笔者主要从事学生档案的转递工作，在档案管理过程中曾遇到学生档案材料不齐全或丢失的现象。然而，这种情况多是发生在档案接收或投递之初，如及时发现，则能较早的纠正。而影响发现问题的关键，就在于档案流转中普遍存在的对“档案通知单和回执”的管理疏忽。档案寄送通知单及其回执是档案投递方、接收方之间就档案情况“沟通”的唯一途径，却被档案管理者认为可有可无的材料。笔者期望通过对其法律属性的探讨，引起政策制定者、档案管理工作人员的重视，向其提供可行性建议，从而弥补此漏洞。

一、档案通知单及回执的法律属性

人事档案的转递涉及到档案当事人的切身利益，若丢失相关材料会对当事人的生活、工作带来诸多不便，同时也涉及责任的追究等问题。在笔者看来，人事档案若是在档案存放单位存放期间丢失，则责任由其保管单位承担，依据则为存放人和保管人之间的委托合同。而人事档案若在转递过程中丢失，则责任由转递单位承担，依据则为转递人和承运人之间的运输合同。唯一可能存在责任界限不清晰的则是档案接收方对过去保存于投递方的档案材料。而笔者认为，档案的通知单及回执则是划分彼此责任的重要法律依据。

（一）档案通知单的“要约”属性