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流程設定操作手冊目錄

一、送會流程 (2)

二、陳核流程 (3)

三、修改流程 (4)

四、退文流程 (5)

五、常用流程設定 (8)

六、申請改分流程 (10)

七、申請展期流程 (12)

八、檔案調閱流程 (14)

流程設定操作手冊

所謂公文流程係指公文從收文（或創簽稿）至發文、歸檔之全部流程。依流程設定方式可分為送會、陳核、修改流程及退文流程。

一、送會流程：承辦人於創簽稿完成後，視公文涉及之相關單位（參考本校分層負

責明細表），於電子公文系統中設定會辦單位及陳核單位。其操作方

式如下：

(一)核章後，點選「送會」

(二)右側的組織中選取要拉選的會辦及陳核單位，會辦單位拖曳至上方「會辦」的

框框。

(三)系統自動帶出預設陳核（指依組織架構預設，承辦單位之主管、一級單位、秘

書室及校長室）流程。依本校分層負責明細表變更決行單位時，須先選取新增的決行單位後，再移除非決行的單位。

(四)流程設定完成後，點選「送出」，系統將依設定的流程此文送至

下一關的待處理公文中。

(五)點選送出後，系統將帶出公文送至下一關卡的訊息。

二、陳核流程：系統自動帶出預設陳核（指依組織架構預設，承辦單位之主管、一

級單位、秘書室及校長室）流程。承辦人於創簽稿完成後，如公文

不須會辦其他單位，則依本校分層負責明細表規定，於電子公文系

統中修改陳核流程。其操作方式如下：

(一)核章後，點選「陳核」。

(二)於右側的組織中選取要拉選的陳核單位至左邊的框框，並依陳核的先後排序。

註：如要移動陳核單位的順序，則其步驟如下：

1.以滑鼠按住要移動的單位。

2.在要放置的位置，也就是原本2個單位的中間會出現一條粗黑線，再放掉滑

鼠即可。

三、修改流程：主管可視公文需要，修改流程，來增加會辦或審核之單位。

(一) 執行之人員權限：承辦、會辦、決行層級之有「主管」權限者。

（二）其操作步驟如下：

1.核章後，點選「修改流程」。

2.同送會之拉選方式，將要加會的單位拉至上方會辦框框，要增加的審核單位

拉至下方的框框。

四、退文流程：公文於流程中，各權責人員可視需要，將公文退給原承辦人、會辦

單位內承辦人、單位登記桌或主管登記桌等，進行內容及流程修正、

補件的動作。其操作步驟分述如下：

（一）、退前人員

1.可執行之人員權限：會核流程中的一、二級主管

2.其操作步驟如下：

（1）於簽收後，點選「退前人員」。

（2）系統提示「確定是否要退前人員，選擇「是」。

（3）輸入退文理由後，按下「確定」，即可將公文退回該單位內之前一位核章人員之待處理公文。

（二）退原承辦人

1.可執行之人員權限：承辦單位內受會辦之承辦人、會辦單位登

記桌、會辦單位內之承辦人。

2.其操作步驟如下：

（1）點選「退原承辦人」。

（2）系統提示「確定是否要將公文退回原承辦人」，選擇「是」。

（3）輸入退文理由後按下「確定」，即可將公文退回業務單位之承辦人之待處理公文。

（三）退承辦人

1.可執行之人員權限：承辦／會核單位之一、二級主管、主管

登記桌、單位／總發文人員、檔管人員。

2.其操作步驟如下：

（1）點選「退承辦人」。

（2）系統提示「確定是否要退承辦人」，選擇「是」。

（3）輸入退文理由後按下「確定」，即可將公文退回承辦人之

待處理公文。

註1：『主管登記桌』、『承辦單位一、二級主管』、『審核層級主管』、『單位/總發文人員』及『檔管人員』執行該功能，是將公文退給原承辦單位之承辦人。

『會辦單位一、二級主管』及『會辦單位主管登記桌』執行該功能，是將公文退給會辦單位內之承辦人。

註2：『會辦單位一、二級主管』、『主管登記桌』，無法將公文退原承辦人。如要退原承辦人，需先將公文退至單位內承辦人，再由承辦人執行「退原承辦人」。註3：針對以下情況，單位/總發文人員需將公文退回至原承辦人之情事者：

(1)附件不齊全。

(2)文稿內容有錯誤或有可疑之處。

(3)文稿未經判行。

(4)漏蓋印信。

(5)受文者不符。

(6)如認文稿不合程式。

(7)機密文書未註記解密條件或保密期限者。

(8)承辦人要求。

(9)其他。

註4：依點收作業要點之規定，針對以下情況，檔管人員需將公文退回原承辦人之情事者：

(1)案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。

(2)案件污損、內容不清楚或無法讀取者。

(3)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。

(4)案件文(編)號有誤者。

(5)案件未填註分類號或保存年限者。

(6)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。

(7)案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。

(8)樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。

(9)案件與歸檔清單之登載不符者。

(10)案件未能以原件歸檔且未經簽奉機關權責長官核准者。

(11)案件未依附件資料載明事項者。

(12)其他。

五、常用流程設定：

（一）新增：在選取會辦、陳核單位完成後，點選『自訂流程』旁的「新增」，輸入流程名稱，日後直接於『自訂流程』欄框中點選流程名稱即可。操作

步驟如下：

1.於送會、陳核設定的畫面中，先拉選流程單位，再於【自訂流程】欄位旁點

選「新增」。

2.系統跳出自訂流程名稱的欄位，請於欄位中輸入流程名稱後按下「確定」，系

統則會出現設定成功的訊息。

3.如有其他公文的流程與之相同，則日後可直接於送會、陳核畫面中選取該自

訂流程，系統會將流程帶入，承辦人毋需再重覆設定。

（二）更新：於『自訂流程』中選取流程名稱，設定新的流程後，按「更新」，即可更新此流程。操作步驟如下：

1.先選取欲修正的自訂流程名稱。

2.畫面帶出流程後，可自行移除原設定單位，或於組織中拉選欲新增的單位，

確認修正完成後，按「更新」即可。

3.系統會跳出提示訊息，確認是否修改該自訂流程，如選「是」，

則會再告知已儲存成功。

（三）刪除：於『自訂流程』中選取流程名稱，按「刪除」，即可刪除此流程。操作步驟如下：

1.於自訂流程中先拉選欲刪除的流程名稱。

2.再點選「刪除」

3.系統跳出是否要刪除的確認訊息，如選「是」，則系統會顯示刪除成功。

六、申請改分流程：

第一次申請改分：承辦人/單位登記桌→單位主管→所屬一級單位主管。

第二次申請改分：承辦人/單位登記桌→單位主管→所屬一級單位主管→校長授權代理人（主任秘書）。其操作方式如下：

（一）承辦人於待處理公文項下點選該文，按申請改分，說明改分理由，按右鍵新增核章，再將核章移動至表格下方承辦單位欄框內，儲存後送出。

1.點選「申請改分」。

2.輸入改分原因，並儲存上傳。

3.按右鍵新增核章，再將核章移動至表格下方承辦單位欄框內，1並將表單儲存。

4.點選「改分單送出」

（二）單位主管於待處理公文項下點選該文，按右鍵新增核章，再將核章移動至表格下方承辦單位欄框內，儲存後送出。

1.簽收後，至改分申請單中按滑鼠右鍵選擇「新增核章」，再將核章移動至欄框

內。

2.儲存表單，並將表單送出。

（三）決行主管於待處理公文項下點選該文，按右鍵新增核章，再將核章移動至表格下方校長授權代理人欄框內，儲存後送出。

七、申請展期流程：

公文無法於限辦日期內辦理結案時，承辦人須提出申請展期，其流程由系統自動帶出流程。

（一）申請展期日數之決行主管規定如下：

1.展期10（含）天以內者：承辦人→單位主管決行。

2.展期30（含）天以內者：承辦人→單位主管審核→一級單位主管決行。

3.展期30（含）天以上者：承辦人→單位主管審核→一級單位主管審核→校長

或授權代理人決行。

（二）其操作方式如下：

1.承辦人於承辦未結案件項下點選該文，按展期申請，說明展期理由，按右鍵

新增核章，再將核章移動至表格下方承辦單位欄框內，儲存後送出。

(1)先於「承辦公文未結案件」區中點選欲申請展期的公文，勾選該公文後，

點「展期申請」

(2)於展期申請單中，填寫展期原因及天數，並儲存表單。

(3)於滑鼠右鍵選「新增核章」，並將核章放於欄框內再送出。

2.單位主管於待處理公文項下點選該文，按右鍵新增核章，再將核章移動至表

格下方承辦單位欄框內，儲存後送出。若展期日數為10以內者，主管核章應放置於決行主管欄內。

3.決行主管於待處理公文項下點選該文，按右鍵新增核章，再將核章移動至表

格下方校長授權代理人欄框內，儲存後送出。

八、申請檔案調案流程：

（一）調閱承辦單位之公文：於「公文查詢或舊檔查詢」項下，輸入欲查詢公文之條件，按公文查詢，點選該文，可直接讀取該文內容。

（二）調閱他單位之公文：承辦人提出調案申請→單位主管（同意）→業務單位主管（同意）→調案檢視項下瀏覽該文。

1.於公文或舊檔查詢中輸入查詢條件，產出的公文清單中勾選欲調閱之公文，

再選擇「調案申請」。

2.於「調案項目」中點選擇類型，並將表單儲存。

3.選滑鼠右鍵核章，將核章放至承辦人位置，儲存表單後即可送出。

4.經單位主管→業務單位主管核章同意，即完成調案申請。