究效

究“效”

秘书工作需要当机立断，处理的事情多，内容变化快，一心多用的情况经常出现；工作繁琐且复杂，对组织内部人、事、时、地、物的掌握和安排都必须仔细且周到。秘书人员的办事能力和完成任务的质量，会直接影响领导者的工作效率与绩效表现。秘书不是在舞台上表演的角色，不具有实际的主导和决策权，但秘书是幕后工作者，对领导和单位的经营成果有着相当关键的影响，因此，工作做得是否到位尤为重要。要做好如此细微复杂的秘书工作，需要事事讲究“效”，时时追寻“效”

一、秘书工作之“效”

秘书工作的范围十分广泛，秘书既是业务人员，也是管理人员。可以说，秘书自身的素质及工作成效直接影响整个部门或机构的形象和竞争力。以“效”引领工作，突显“效”的功用，是秘书工作的重要要求

（一）效率

经济学上的效率是指单位时间内完成的工作量，或劳动的效率和劳动量的比率，或者说，效率是投入除以产出的比率。效率就是生命，运用在秘书工作中就是如何在有限的时间内实现最大的绩效，这既是服务领导的重要内容，也是秘书协调能力的具体表现

可以从两个方面来理解：第一没秘书是否在规定的时间内完成了领导交办的任务和规定的目标，第二，在一项具体的工作中，秘书完成工作所投入的时间和精力是否取得了领导或自己期望的效果

秘书部门办事效率高，对克服机关的官僚主义作风具有重要的意义，秘书部门的工作效率，主要体现在办文办事办会的速度上。如果秘书在工作中拖拉延误，不讲究效率，领导交代的文稿撰写人物不能如期完成，应该及时传递的信息无法传递，筹办的会议不能如期开办，就会打乱领导的工作计划，使工作由主动变为被动，会给各部门代理来损失，以下是具体案例二效果

效果及工作质量，即任务的完成是否达到预期的结果包括有效，无效，正效，高效，低效等。效果与领导对秘书工作的满意程度有关

所有领导看重的都是任务完成的结果而不是过程，在得出有效结果前的所有工作，都是为结果而服务的

事事确保准确无误是对秘书工作质量的要求，。秘书的许多工作跟领导带队决策指挥直接相关，任何细微的差错都可能造成意想不到的后果。秘书做会议记录时，如果听错记错一句关键的话，就会留下错误的原始记录。秘书在传达领导的指示时，必须准确无误，否则可能造成严重后果。秘书在整理材料和加工处理信息时，必须仔细核对每项重要数据。秘书在接电话接待等工作中，也必须做到准确。譬如接电话时传错了名字，或听错了会议的时间等，都会造成不良的影响，影响工作质量

三，效益

效益是指效率和效果之和，即以尽量少的劳动耗费取得尽量多的经营效果，或者以同等的劳动耗费取得更多的经营效果

秘书工作虽然不直接产生效益，却会直接影响单位的效益。因此秘书工作的价值取向必须符合事业公利，组织公益，必须以组织管理效益和领导工作效益作为出发点，提高效益意识秘书的参谋咨询，辅助决策其效益通过领导层的管理效益，决策效益来体现，秘书的沟通协调，管理事物的效益则通过其服务对象的工作来体现。通过秘书的职能工作，协调其他人员的工作和组织的运转，达到实现整体效益的目的

案例中小何起的作用只是辅助主观起草方案，小何所做的结论仅供主管参考，最终有决策权的还是主管，公司的盈利，总经理会归功于主管而不是小何，但是没有小何所做的辅助，公

司有可能达不到这样的业绩

效能指作用、效用，“效”是客观，“能”是主观，要发挥能的主观性才能发挥效这个客观性能是效的前提和基础，秘书在机关单位里发挥的效能就像是桥梁，认清这个事实，有利于工作的开展

秘书处于单位的枢纽地位，起着上情下达，下情上传沟通左右协调内外的作用，同时也要为单位工作的正常运作提供后勤保障服务，秘书还承担领导决策和管理中的绝大多数事务，提供辅助管理，主要通过办文办会办事来辅助决策并服务于领导，是领导的参谋与助手，秘书的辅助作用不是一时一事代表，而是全方位的，凡在领导管辖的范围内的工作，秘书都应该起到辅助作用

秘书是企业对内对外联系的桥梁，接待访客是一项重要职能，秘书应对来访者给予热情接待，尤其对外来投诉和要求解决问题的客人更要态度亲切，讲话小心谨慎，否则，就可能火上浇油，不利于问题解决，从而影响公司形象和正常工作。案例中小林在接待怒气冲冲的客人时，表现的耐心热情，缓解了客人的怒气，保证了企业的正常秩序

除了以上四点之外，秘书还应该乐于效力，善于效仿，这对于做好秘书工作也会起到一定的作用

人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小没玩没了”这两句话把秘书工作的服务性解说得很形象，“三服务”是秘书工作的宗旨，即为直接领导服务，为相关各级领导服务，为人民群众。将“三服务”确定为秘书工作的宗旨，是要强调秘书工作的服务性。这就要求秘书人员应提高服务意识，端正服务态度，培养奉献精神。设立秘书机构的目的就是为领导提供服务，因此，作为秘书，应时刻准备为领导为单位效力，在必要的时候还可能牺牲很多私人空间和时间，甚至是个人利益去配合领导的工作

案例中的秘书并未清晰认清自己工作的性质，把公事和私事绝对化，照顾领导本来就是秘书的本分工作，秘书不应该介意为领导做工作以外的琐事，而应该欣然去做，并要做到无微不至。

另外，由于秘书人员是领导形象的补充，素质的反映，单位工作效率的折射，作为领导的左右手，就像是领导的硬质，为了在办事过程中符合领导的习惯作风，秘书在行事处世时都应该体现领导既有的风格，日常工作生活中，应当模仿领导工作方法、方式，学习其先进经验，再者，与领导相处时间最多，关系最亲密的秘书，为了更高地与领导相处，就需要了解领导，首先应该从其兴趣爱好，生活和工作习惯入手，关注领导的举止，这有利于更快地融入领导的工作生活，，便于工作上的服务，与领导的步伐保持好一致，同时多模仿领导的日常办事处事方式，也能更顺利有效地开展工作。

很多人说企业秘书史“吃年轻饭”，凯伦在公司立足这么久全因她对上司爱好、习惯的了如指掌，当秘书对领导有了深入的了解后，处理日常事务的方式、方法就会效仿领导。作为领导的亲密参谋，办事处世的方式与领导相仿是非常必要的

二、确保秘书工作中的“效”的实现、

发展史企业、机关的根本目的，当今社会，同行业间的竞争日益加剧，这就要求企业、疾患不仅要发展还要快速发展，只有这样才能生存下来。企业的顺利发展，机关工作的正常开展，是所有员工共同努力的结果，作为秘书，努力做好自己的工作更为重要，因为秘书的工作是否做好直接影响领导层的工作。良好的工作习惯是实现“效”的关键、做好秘书工作之“效”要注意以下几点：

（一）及时，是提高秘书工作效率的必然要求

当今时代是一个信息时代，秘书工作人员每天接触的各种公文请示报告等材料中包含大量的信息，秘书人员应对这些材料进行收集归类处理，及时主动地把最有效、最新的信息提供给

领导，另外，在繁杂的工作中，把握好工作任务的紧急程度等，也是保证工作效率的有效手段

秘书要做到及时，就要坚持：第一要看准时机，即该快的时候要快，该慢的时候要慢，做到看快慢适中。第二，分清事情的轻重缓急。把工作任务的重要性和紧急性层层分类，重要、紧急的工作就应该放在第一位，首先去完成，按照工作的重要性和紧急性有意识地完成工作，可提高工作的效率，第三，变被动为主动。秘书工作很多时候是被动的，但对很多常规性的工作，应该积极主动，尽可能做到快捷迅速出手及时，日常工作管理得当的话，有助于领导布置任务时候更加快速地完成

（二）准确，是衡量秘书工作质量的首要标准

（三）严谨、是秘书为领导效力的前提条件

（四）同步，是秘书发挥其效能的态度原则

三、如何提高秘书之“效”

（一）加强学习，提高素质是根本

（二）周密计划，妥善安排是关键

（三）注意沟通，服务领导是核心

（四）把握主次轻重缓急是基本