会议体系文件汇编

公司会议体系文件汇编

总经办

2017年10月

目录

摘要 (1)

会议组织流程 (2)

公司会议筹备工作管理办法 (3)

公司视频、电话会议管理制度 (9)

公司会议效果评价表 (11)

公司行政督查管理制度 (13)

公司会议工作督查推进表 (15)

公司会议计划调查表 (18)

摘要

在现代企业管理中，会议管理是企业发展的必要环节，企业决策者和会议管理者通过对会议管理的不断探索和创新，并加强会议环节的管理，将企业经营水平和会议效率直接挂钩。做好会议管理，使企业的经营决策有了优化的方针，进而提高企业管理水平，从而带动企业长足发展。如何实现会议目的，降低会议成本，让会议效果更为显著是现代企业中会议管理的核心。这就要求会议的组织者深入了解会议的目的、种类和体系；掌握如何做好会前准备的要领；主持人如何把控会议的方向；会后如何贯彻会议精神、落实会议安排等等。通过有效的沟通，达到传达讯息、协调矛盾、解决矛盾、资源共享、开发创意、激励士气的作用。贯彻凡会必决、凡决必录、凡录必行、凡行必果的会议原则，确保会议的目的始终明确。坚决反对开没准备的会，反对会议走形式，反对虚实结合，反对会议扩大化或不规范组织，反对浪费会议成本，反对夸夸其谈、言不由衷或沉默不语，反对一言堂，反对召集政治会，反对扰乱会秩序，反对情绪化会议，反对会议人身攻击，反对议而不决，反对决而不行，反对行而无果，严格把控会议走向，自始而终保持会议的积极性、正确性、有效性和目的性，通过对会议进程的整体评价，量化会议效果，全面提高会议管理水平。

会议组织流程

会议组织流程图

2

公司会议组织工作管理办法

为了加强公司各种会议的组织管理，规范会议行为，提高会议质量和效率，结合公司实际，特制定本办法。

一、确定与会者

（一）确定与会者范围，应考虑以下因素：

1.与会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任；

2.与会者是否与会后的行动直接相关；

3.与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，能否有助于议题的深化；

4.与会者是否有能力或有权力达成一项决议；

5.与会者是否多余或可无可有；

6.与会者是否能全身心投入会议；

7.与会者是否会妨碍会议总体成效、是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量或真实性；

8.必须有效地控制与会者人数。

二、选择开会时间

（一）在会前准备时，必须考虑开会时间的选择，确保全体与会者能够按时出席、安心开会。

（二）选择开会时间要考虑下列因素：

1.会前调查，把握全体与会者方便的时间段。

2.选择与会者中关键人员的最佳开会时间，确保关键人员集中精力开好会议。

3.恰当安排会议时间，避免与管理公司最重要的经营活动冲突，避免会议打乱管理公司工作的正常运行秩序，同时保证生产经营活动中的关键人物能有充足的时间做出安排，不至于因出席会议而影响管理公司效益或效率。

4.力求开短会。如果议程太长，连续开会时间超过半天，就应设法分两个时间段开会。

5.应该注意把握开会的时机，时效性很强的会议要尽早安排。需要酝酿和深思熟虑的会议，可以拖后召开。

三、选择开会地点

（一）会址必须考虑距离的远近以及路线、交通上的方便与否，便于与会者能按时到会。

（二）会场内外必须保持安静，要有良好的通风和照明设施以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒头脑，集中精力参与会议。

（三）会场的空间必须适宜，以平均每个与会者拥有2平方米为宜。

（四）外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便、费用开支、衣食起居的舒适，等等。

四、拟订议事日程

（一）应先了解会议或会议中心，以便有所准备和有所考虑，会务人员可以拟订议事日程。

（二）在拟订议程时必须考虑下列要点：

1.重要的或紧急的议案或事项，必须优先列在整个议事日程的前项。反之，靠后讨论。

2.必须合理分配各项议案或事项的时间。特别重要的事项，要留出足够的时间，必要时标出各议案的时间分配，以便会议主持及与会者控制时间。

3.每次会议议程不必太杂、内容不必太多，以提高会议的效率。必要时可以考虑分两次会议或分阶段讨论同一个议案。

4.为了提醒与会者注意、提前做好准备，议程应至少提前3天交给每一位与会者。

5.如果会议很重要或很复杂，在时间充足的情况下，可以事先要求与会者做相关准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发全体与会者。

6.提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间。

7.会议持续两个小时以上的，应考虑在会议中间安排休息时间。并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。

五、会前工作

（一）会议召开之前需要根据工作需要和领导意图拟定会议计划并对其必要性、重要性、可行性进行论证。

（二）例行性和日常工作会议，要将会议活动制成安排表，将会议时间、名称、与会部门及人员、议题、主持者、地点等项填人表中，提前发给领导者和有关部门，以便早做准备和安排。

（三）制定会议预案

会议预案就是会议的筹备方案。在会议召开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议的顺利进行。

1.会议预案中应明确下列内容：

(1)会议名称。即拟定会名，应根据会议的内容、主题和人数等来考虑，切忌名不副实。

(2)会议主题。即召开会议的原因、目的和指导思想。

(3)会期。即会议的起止日期，要根据会议的内容来确定。

(4)出席人数。要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范围，既不过宽，也不过严。

(5)会议工作班子及其职责分工。大中型会议应成立相应的会议筹备班子，明确职责分工，做到人有专职、事有专人，既分工负责，又协同配合；

(6)选择与布置会场。会场的选择与布置应根据会议的人数、内容、会场容量等情况综合考虑。

(7)会议的其他活动。如表决、发奖、参观、文娱活动等，也应列入会议预案。

（四）会议组织部门设置

1.会议发起部门，负责会议文字工作以及领导在会议期间交办的事项；负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档；与会人员编组、签到；

2．市场部，负责会议的宣传报道以及摄影、录像等工作。

3．总经办，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。

（五）准备会议文件

1.规模较大、内容重要的会议，必须提前准备各种会议文件，包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议须知或会议手册等。

2.文件材料不宜过多、过长。通常应事先印发到与会者手中，重要文件要登记和回收。

（六）发送会议通知

1.会议召开之前都要发出通知，重要会议要发请柬或邀请书。

2.无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。

3.会议通知要写明为何开会、会名、会期、报到地点与时间、参加人员范围、入场凭证、接站及行车路线、需携带的材料和其他要求等内容。

（七）布置会场

1.会场的选择要根据各种相关因素综合考虑，尤其要注意以下条件：

(1)大小是否合适；

(2)座位是否够用；

(3)光线是否充足；

(4)照明是否清晰；

(5)温度是否适宜；

(6)音响效果是否良好；

(7)录音、录像设施是否完备等。

2.会场布置包括主席台布置、座位排列、会标及花卉陈设等，基本原则是朴素大方，能体现出会议的主题和气氛。

3.会场应视会议的类型、人数等情况具体布置。

(1)会场空间安排。以便于与会者进出和流动为前提，并使整个会场格局紧凑、和谐。

(2)会议座位安排应考虑会议的目的。

（八）排列座次

1.主席台座次以人员的职务或社会地位、名望高低排列。最高者排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为起点，面向会场，依左为上、右为下的原则交叉排列。

2.其他与会者的座次排列，按地理位置、行业系统等排列方法。

3.以上座次安排需报领导者审定。

（九）编组

较大规模的会议，要对与会者进行编组，达到方便分组讨论和会间活动的目的。编组的方法可按地区编组、按专业编组、按职务、按职称层次编组等。（十）编制会议手册

大型会议要编制会议手册或会议须知，用以指导与会者活动。其项目包括大会各级工作机构、一般情况介绍、分组情况、大会日程表、各项活动时刻表、会场及分会场平面图等。

（十一）会前检查

会议正式开始之前，要对各项准备工作进行全面、认真、细致地检查，重要会议还需要进行反复检查。检查重点包括会议文件、会场布置等。

公司视频、电话会议管理制度

为规范公司视频、电话会议管理，提升视频、电话会议效果，根据股份公司视频、电话会议系统使用与管理的有关规定和要求，特制定本管理办法。

一、主办部门职责：

（一）发出会议通知。股份公司召开的会议，应以正式文件发出通知。

（二）收集、确定参会人员名单，准备座签，安排座次。

（三）通知参会领导，通过邮件、电话等形式通知本部门相关人员。

（四）编制或撰写会议材料，根据领导意见印发股份公司、各管理公司。

（五）会场设置等相关事宜。

（六）随时掌握会议的视频效果，协助信息部及时解决出现的问题。

（七）督导会议精神落实。

二、协办部门主要职责：

（一）信息部：负责视频、电话会议系统运行的组织协调工作，提前测试视频系统，会议中及时处理视频故障，保证会议效果。

（二）总经办：负责会议室预约。

（三）管理公司行政部：负责分行会场电源、灯光的保障与维护、音响的操作维护及相关服务（卫生、桌椅、空调）等工作。

三、视频、电话会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行，凡是适合以视频、电话会议方式召开的会议、培训等，应通过视频、电话会议方式实施。

四、公司各部门如使用视频、电话会议，需由本部门负责人提前一周进行申

请，紧急会议需提前三天进行申请，申请成功后申请人将打印出的申请单交总经办进行审核总经办确认公司会议室可以使用后，将申请单转至各管理公司视频、电话会议管理员进行会议的预定。一般会议股份公司视频、电话会议管理员将在收到申请单之后三天之内通知申请人会议预定结果，紧急会议股份公司视频、电话会议管理员将在收到申请单之后二天之内通知申请人会议预定结果。

五、会议预定好，主办部门要通过邮件及时通知参会人员会议的时间和议题。

六、视频、电话会议应在会议室召开，应保证开会办公室环境良好、无噪音。

七、所有参会人员必须提前5分钟到达会场，严禁迟到、早退现象。

八、视频会议会前5分钟至会议结束，主会场将轮流播放各分会场画面。参会人员要遵守会议纪律，避免随意走动、交谈等情况发生。参会人员在会议开始前关闭手机，无紧急情况不得随意接听电话或擅离会场，确因特殊情况不能按时到会或需提前离场的，要及时向会议主办部门说明情况。

九、与会人员要在会议开始前半小时准时打开设备，随时与参会人员进行视频和音频的效果调试，确保视频、电话会议的正常使用。

十、视频、电话会议进行过程中，各参会单位应保持会场安静，如有单位需要发言时，方可打开麦克进行讲话，除发言单位外，所有分会场均关闭话筒。

十一、分会场视频、电话会议设备出现网络故障时，应立即通知会议主办部门和信息部。在此期间，参会人员不得离开现场，如故障短时间无法排除，参会人员由会议主办部门以其他方式传达会议精神。

******股份有限公司

总经办

公司会议效果评价表

11

备注：综合评价低于85分，会议组织者应就与会者反映的问题进行深入思考，提出整改意见并落实整改，总经办督导整改效果。

12

公司行政督查管理制度

为进一步强化执行力，不断加大行政督查力度，持续提高经营管理质量和管理效率，确保政令畅通，及时准确地为公司领导提供决策依据与信息反馈，结合公司实际，特制定本制度。

一、任何单位和个人必须无条件执行公司的各项方针政策、规章制度以及公司董事会出台的决议、决定。

二、总经理办公室和检查考核部门是履行行政督查的部门，设置兼职行政督查岗位，通常情况下由总经办具体负责董事会、总经理办公会、各项专题会议以及领导批办、交办事项等有关日常经营管理的督查、督促工作。

三、督查工作必须遵循实事求是、注重实效的原则，及时、全面、真实、准确地反映情况，做到有批必查、有查必果、有果必报，任何单位和个人必须无条件配合检查考核部门的督查调度工作。

四、对会议纪要确定事项、通知下达或公司领导交办的有关工作，检查考核部门以邮件、书面通知、电话或传真通知具体内容及时限要求，深入、细致、全面的做好各项工作。要求上报书面材料的，必须在规定时间前上报检查考核部门。否则，将严格追究单位负责人责任并罚款200-500元/次，同时必须于两日内将书面材料报检查考核部门。对无时限要求或需较长时间才能完成的工作，检查考核部门要在每周督办一次并在次周五向有关领导汇报工作进度情况。

五、若因特殊情况需延迟办理时间的，必须于规定时限前告知检查考核部门，并说明详细原因，经检查考核部门负责人向公司分管领导请示同意后方可延期办理。同时，延期

办理时间原则上不超过一周。

六、各职能部门在检查考核部门行政督查人督查时不予积极配合，致使督查人无法按时完成的，每次给与该部门负责人200-500元罚款，并通报批评。对连续无故延期办理检查考核部门下发通知及检查考核部门督查工作的部门，将给与部门负责人从严、从重处罚。

七、因检查考核部门督察人员没能及时检查，向公司领导反馈信息、上报书面材料造成工作失误、影响工作进程的，给予督察人员罚款200元处理，并分别给予检查考核部门负责人、分管领导连带处罚。

八、对检查考核部门下发通知所要求的各项具体内容，各分管领导、总经理、董事长对各职能部门负有监督责任，要及时督促分管单位按时办理完成。

九、本制度最终解释权归总经办。

十、本制度自公布之日起执行。

*********股份有限公司

总经办

公司会议工作督查推进表

15

会议计划调查表

16