重点工程项目档案资料的管理办法(最终)

重点工程项目档案资料的管理办法

为了加强重点工程项目档案资料的管理，保证竣工资料的真实性、完整性和准确性，特制定重点工程项目档案资料的管理办法，望遵照执行。

1、重点工程项目档案资料实行统一管理，建立档案资料管理网络，档案室档案人员负责跟踪、检查、指导档案资料工作的质量，工程项目部及各专业组应配备专（兼）职资料员、各施工、监理、设计等参建单位要落实专人负责档案资料的收集、整理、立卷归档工作。

2、重点工程项目档案工作应纳入项目建设管理程序中，与项目建设实行同步管理，工程项目部资料室根据项目建设网络计划负责收集、整理、组卷各阶段工程项目的档案资料，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

3、重点工程项目形成的前期文件资料（指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件）必须在工程开工后的三个月内，由发展规划部和工程项目部负责收集、整理、组卷向档案室移交归档。未向档案室移交归档按规定考核。

4、工程设计图和厂家寄来技术资料（图纸），统一由工程项目部归口管理，所有的图纸、资料进出都要进行登记，工程竣工前由工程项目部负责整理向档案室移交归档，若需晒复制工程图纸、资料由工程项目部填写晒图申请单送档案室晒制，施工单位需晒复制工程图纸、资料可写申请先到财务部交钱后到档案室晒复制工程图纸。

5、工程项目部在签订技术协议（合同）时必须注明由厂家按规定提

供两套技术资料（包括厂家外委标准设备说明书等）。

6、物资供应公司签订设备供货协议时，必须在合同中明确制造厂家提供2套技术资料。设备到货后，如资料不齐全，工程项目部列出清单，物资供应公司负责联系提供。

7、物资供应公司向施工单位清点设备时（即外购设备开箱时），必须事先通知工程项目部资料员和档案室人员参加，随箱来的资料由资料员认真登记造册，存档两份，施工单位需借一份，则办理借阅手续,待工程施工完毕后向档案室归还,如有破损、污渍、乱画、损坏的资料，施工单位负责造价赔偿。

8、工程竣工资料验收，以档发（2006）2号《重大建设项目档案验收办法》标准执行。

9、竣工图、竣工资料两套。竣工图、竣工资料必须由技改部、工程项目部审核签署资料齐全、完整情况的意见后签字盖章交档案室归档。

10、制作竣工图必须是新图或干净图纸，各单位施工完后应用一套新图作为竣工图，不得用旧施工图交工。

11、竣工图必须加盖竣工图章。竣工图章内容包括：

××工程竣工图、施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人和编制日期、监理单位、总监、现场监理。图章规格尺寸为70mm×50mm。图章用不褪色的红色印泥盖在蓝图标题栏附近空白处。

12、特别强调：制作竣工图使用碳素、蓝黑等不褪色墨水，并采用杠改的方法，将设计变更、业务联系单上的内容以及现场的修改部分如实反

映到原施工图上，对修改部分篇幅比较大的需重新绘制新图，必须注明修改时间、编制人和编制时间，竣工图一定要与实际情况相符。

13、施工单位必须在每项工程项目完工后及时整理、立卷，向档案室提交合格的竣工档案资料，并经档案管理部门验收合格。否则，财务部不得办理工程结算款，并按合同及有关规定考核。

14、引进设备的外文资料，相应的译文、底图、电子文档，在工程完工后的一个月内，工程项目部负责整理、立卷向档案室移交归档。否则，按有关规定考核。

15、工程竣工资料内容见附录（一），交工单位按DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》要求的内容整理交工。

16、竣工档案文件、竣工图以及相关资料的编制要求，详细规定见附录（二）。

17、以上规定执行情况的考核：新冶钢内部单位，按经济责任制，由工程项目部考核；外部施工单位由工程项目部按合同有关条款执行。

总经办

二零零八年三月十一日

附录（一）：

国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表

附录（二）：

一、竣工档案文件材料编制

1、对文件材料原件的基本要求

①所有文字材料均采用不褪色墨水书写或打印，或单面复写；

②除了材质证明书之外原件资料中不得夹有复印件；

③合格证、试（检）验单或记录单内容应齐全、准确、真实；抄件应著名原件存放单位，并有抄件人、抄件单位的签定和盖章。

2、文件材料及其排列

竣工文件材料按先批复后请示，先正文后附件，先文字材料后附图组卷。文件排列见附录一。

3、文字材料的规格尺寸

文件材料尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm），同时一卷内要求同样规格；小于标准的要进行托裱，可将几张文件同时托裱在标准规格的白纸上，文件右边与白纸右边靠齐，上下几张文件可平列式排列。托裱前去掉金属物，裱贴使用化学浆糊。

4、文件材料的立卷

立卷原则是遵循建筑工程文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系，并便于档案的保管与使用。

立卷要求：

①保证文件材料的真实性和完整性；

②原则上按单项工程立卷；

③文件材料和竣工图分别组卷；

④每卷厚度在25mm以内，交工资料组卷方式：内容多按工程技术管理、质量保证、质量验收资料三大类的分三卷，内容少的可组成一卷。

⑤文件装订采用三孔钻眼线装方法，页码用号码机编在右上角。

二、竣工图编制

1、施工图没有变更的，在原施工图上加盖“竣工图章”后作为竣工图。

2、施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充，并加盖“竣

工图章”作为竣工图，要注明修改依据。

3、施工图有重大变更的，且不宜在原施工图上修改的，应当根据设计变更文件重新绘制竣工图。

4、施工图破损严重或模糊不清的，应重新绘制竣工图。

三、竣工图必须与工程实物相符，与设计变更通知单等有关资料一致，所有修改内容都必须修改到位。竣工图的修改、注记方法规定如下：

1、对于少量文字和数字的修改，可用扛改法。即用一条实线将被修改的部分划去在其附近的适当位置（空白处或用实线引出），填写变更后的内容，并注明修改依据。

2、对于少量图形的修改，可采用叉改法。即用“×”将被修改部分划去在其附近适当的位置（空白处），画上修改后的图形，注明修改内容及修改依据。

3、对较多图形的修改，可采用蓝图粘贴法。即将变更较大的部分进行重新绘制或制成底图，晒成蓝图后剪下，粘贴在变更部分上吻合相接成竣工图，注明修改依据。

4、修改依据的注记

①图纸会审纪要、设计变更通知单、技术核定单、工程业务联系单等修改依据，应注记专业编号或产生日期；

②在修改依据中，每一条、款注明被修改的图号。

5、修改依据中内容必须做到竣工图上，项目部对每张竣工图审核签字后才可验收，修改依据装入竣工资料中。

四、绘制修改施工图须符合制图规范，做到图形清晰和字迹工整。竣工图必须使用新的蓝图改绘，注记要用不褪色墨水，严禁使用圆珠笔。“竣工图章”应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在蓝图标题栏附近的空白处。

五、竣工图的组卷要求与方法

1、竣工图不装订，按照国家标准《技术制图复制图的折叠方法》中表一的方法折叠（即采用手风琴式折叠，白边裁掉），折叠成4号图纸（297×210mm）规格，图面朝里，图签要外露，页号标在图签的右上方。

2、竣工图按单体工程排列，并按单体内的专业组卷。

六、案卷的填写

1、案卷的填写

每个案卷必须按标准化的要求填写卷内目录、案卷封面、备考表及档案盒封面。

2、竣工档案编制说明

编制说明的内容包括工程和竣工档案的概况，以及其他需要说明的内容。

3、编制卷内文件页号应符合下列规定：

①卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

②页号编写位置：单面书写的文件在右上角；双面书写的文件，正面在右上角，背面在左上角。折叠后的图纸一律在右上角。

③成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内

目录，不必重新编写页码。

3、卷内目录的编制应符合下列规定：

——卷内目录式样宜符合本规范（附录三）的要求。

——序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

——责任者：填写文件的直接形成部门或主要责任者。

——文件编号：填写工程文件原有的文号或图号，或设备、项目代号。

——文件题名：填写文件标题的全称。

——日期：填写文件形成的日期。

——页号：填写每份文件首尾上标的页号。

——卷内目录排列在卷内文件首面之前。

——备注（需要时填写）。

4、卷内备考表：卷内备考表排列在卷内文件之后，不编写页号。表样见附录四。

5、卷案封面的编制：封面式样见附录五。

案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。立卷单位：应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。

起止日期：应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。

保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

密级：应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级，由项目部在工程项目完工验收时负责填写。

档号：应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。

卷内目录、卷内备考表宜采用70g/㎡以上白色书写纸制作。封面采用150g 白色书写纸制作。

卷内目录