在Excel下实现小型会计信息系统的设计方案

在Excel下实现小型会计信息系统的设计方案

赵宏宇

(内蒙古财经学院会计系,内蒙古呼和浩特010051)

摘　要:当前市场上流行的会计软件多数为大中型企业而设计,而小型企业无论从购买、实施、运行维护等方面都很困难,本文针对这种情况提出了基于Excel为平台的设计方案,和大家共同探讨。

关键词:会计信息系统;Excel;实现模式

中图分类号:F232 文献标识码:A 文章编号:1007—6921(2004)20—0081—03

电算化会计是一门融会计学、管理学、信息技术为一体的边缘学科。会计处理的大部分工作是对各种表格进行加工、处理,而Excel是非常优秀的电子表格软件,它除了提供一般的电子表格、数据图表功能外,还提供了各种管理和决策分析的功能。因此,使用Excel可以方便、准确地处理日常会计业务。本文以此软件为基础探讨了会计信息系统的设计,并实现了账务处理子系统。

1　会计信息系统的可行性分析

1.1　经济可行性

经济可行性要求从成本有效性角度评价一个会计信息系统是否可行,因为会计信息系统的开发和购买,都是一种投资。对投资者来说,系统投入运行后所取得的收益要大于开发或购买以及运行系统的费用,否则就没有必要投资。

目前市场上出售的用友软件、金碟软件等会计软件和一些企业使用的会计软件,是经过长期编制和调试开发出来的,虽然功能强大、运行稳定,但其购买、实施和日常维护的费用相当高,因为这些软件单机版的价格也要近万元左右,同时需要购买相应的硬件设备,在实施过程中要聘请专门的技术人员进行维护,这些是小企业无法承担的。

与之相比,用Excel开发的会计信息系统对开发者要求不高,只需具备会计知识和Excel知识就可开发,比起编程开发不需要高级的程序员、数据分析员等人才,可节省大量开发费用。此外,Excel对微机的配置要求较低,普通家用电脑上都能运行Excel,因此在实施本会计信息系统时不必再购买任何计算机设备,符合小公司的实际情况。

1.2　操作可行性

操作可行性是指一个运行中的会计信息系统在一定的条件下(如现有的组织结构、管理模式,人员素质及技能等)能否正常运行,从而满足企业的各项业务需求。简单说,操作可行性就是要考虑会计信息系统是否可能在企业内部顺利实施,这方面的可行性分析在实际工作中经常被忽视。

目前市场上流行的一些通用财务软件,虽然具有的功能模块基本趋于稳定,其处理流程也一般遵循一定的规律,但各个会计软件为突出其特色,往往加强某些模块的功能,或提供一些辅助性的功能。这些软件所具有的功能小企业可能用不上,而小企业需要的功能软件可能又没有。会计软件不能发挥它的长处,反而增加了系统的复杂性,在运行系统之前必须先对工作人员进行必要的培训,对现有的组织结构和管理模式进行调整,使系统的实施时间延长,而种种的改变对提高原系统的效率是没必要的。

Excel下开发的会计信息系统就是这样的会计信息系统,它能为用户提供直观的交互界面、方便的表格设计和美观的输出效果,理解和运行该系统都比较容易。

1.3　技术可行性

技术可行性是指建立会计信息系统所需的技术当前是否成熟、稳定,会不会符合技术发展的潮流。

M icro soft Excel是M icro soft公司开发的办公软件,是目前最佳的电子表格系统。Excel集万能的表格计算、丰富的图形决策分析功能,Excel对数据进行加工提炼的技术,能够有利地支持会计信息处理和管理决策。以及内置的可使操作自动化的VBA 语言,特别可以通过“记录”的方式将其功能转化为VBA代码的特有功能。而且所建立的会计信息系统中的一些宏代码完全可以直接移植于其他会计信息系统。使得在其上建立信息系统,即使对于非计算机专业的人员而言也显得十分容易。

2　如何在计算机环境中建立该信息系统

2.1　建立基本表格

在Excel下实现会计信息系统,首先要制作基本的表格(包括科目表、凭证库表、总账表、明细账表、资产负债表和利润表)。科目表包括科目编号和科目名称。凭证库表包括日期、月份、凭证号、摘要、科目编码、科目名称、借方金额和贷方金额。总账表

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　2004年第20期 内蒙古科技与经济

包括科目编码、科目名称和年初余,然后分别设一月至十二月的借方金额、贷方金额和余额,每一个月的余额同时也是下一个月的期初余额,十二月的余额同时也作为年末余额。明细账和凭证库的字段结构相同仅取消了月份。资产负债表和利润表可以根据企业实际情况对行业标准的报表进行适当修改。财务分析根据需要可自行设计和调整。2.2　建立基本表格数据之间的链接

2.2.1　建立总账与凭证库之间的连接:首先打开总

账表,在工具上单击工具选择条件求和,区域选择凭证库所有单元格然后单击下一步。选择月份=1,然后单击添加条件,再选择科目编码=1001,再单击添加条件,然后单击下一步,选定D 6单元格,单击完成。这样Excel 会将凭证库中月份为一月份科目编码为1001的凭证借方发生额汇总到D 6单元格,其他单元格同理。其次,选定F 6单元格,输入公式=C 6+D 6-E 6,即一月余额等于年初余额加上一月借方发生额减去一月贷方发生额

。其他单元格同理。

2.2.2　建立明细账与凭证库之间的链接:明细账的

数据可通过简单的公式直接从科目汇总表中得到。上文已述凭证库和明细账的结构相同,因此完成二者之间的链接仅需要在明细账相应单元格中输入公式=凭证库相应单元格即可完成,然后将公式复制到其他单元格。

2.2.3　建立总账和报表之间的链接:计算机编制报表和手工编制报表的方法是一样的,不同之处在于计算机将经常性反复性的计算通过EXCEL 的公式来实现,例如:报表中的货币资金等于总账中的现金、银行存款与其他货币资金之和,在计算机中我们在资产负债表中的货币资金期初余额单元格中输入“=总账!C 6+总账!C 7+总账!C 8”即可实现,其他项目的公式同理。

2.2.4　建立财务分析表格与其他工作表之间的链

接:财务分析的数据来源比较复杂,有的来源于资产负债表,有的来源于利润表。根据财务分析公式编制。

至此,我们已建立起会计信息系统的基本数据流程,在凭证库中出现的凭证数据通过科目汇总表,再到总账,最后被计算机自动整理在会计报表中。2.3　利用EXCEL 的宏和其他辅助功能实现凭证录入的友好性

插入一张工作表作为凭证录入界面。这样做一方面,可以对凭证库里的数据进行保护,避免在凭证库里直接录入凭证操作人员可以对凭证库的内容和格式进行任意的修改;另一方面,可以通过EXCEL 函数功能,使填制凭证过程更加简洁方便。

2.3.1　按照会计信息系统的要求设计记账凭证格式

(方法略)。如图:

2.3.2　会计信息系统记账凭证有一些特殊的要求,如判断借、贷方的合计数是否相等,为了实现此功能,我们需要利用EXCEL 函数,首先在G 12单元格中输入“=SUM (G 6:G 11)”,这样系统就能自动合

计出借方发生额,同理在I 12中输入“=SUM (I 16:

I 11)”

,在B 12中输入“IF (G 12<>I 12,“借贷不平”,“合计:”)”,即如果G 12不等于I 12则显示借贷不

平,否则显示合计。

2

8内蒙古科技与经济 2004年第20期　

2.3.3　科目名称的自动生成:在向记账凭证输入数据时,当然可以一栏一栏地输入,输入科目编号后,再输入科目名称。但如果输入科目编号后能自动产生科目名称显然更好。这可以通过在“科目名称”栏内定义EXCEL自定义函数来实现。

自定义函数K M的代码为:

Functi on km(科目编号)

found=False

If科目编号=""T hen

km=""

E lse

x=1

Do W h ile N o t(IsEm p ty(Sheets("科目"). Cells(x,1).V alue))

x=x+1

L oop

Fo r t=2To x-1

If科目编号=Sheets("科目").Cells(t,1) T hen

found=T rue

Ex it Fo r

End If

N ex t t

If found T hen

km=Sheets("科目").Cells(t,2)

E lse

km="科目编号错"

End If

End If

End Functi on

2.3.4　凭证填制完成后,我们需要将所填制的信息转移到凭证库里保存起来,才能进行各种会计处理。为此,我们需要在凭证录入工作表中增加宏按扭(审核记账),编辑宏程序如下:

Sub审核记账()

A pp licati on.ScreenU p dating=False

’D i m z A s In teger

x=1

Do W h ile N o t(IsEm p ty(Sheets(“凭证库”). Cells(x,2).V alue))

x=x+1

L oop

z=6

Do W h ile N o t(IsEm p ty(Sheets(A ctiveSheet. N am e).Cells(z,2).V alue))

z=z+1

L oop

Fo r y=6To z-1

Sheets(“凭证库”).Cells(x,1)=Sheets(A c2 tiveSheet.N am e).Cells(3,3)

Sheets("凭证库").Cells(x,2)=Sheets(A c2 tiveSheet.N am e).Cells(3,9)

Sheets("凭证库").Cells(x,3)=Sheets(A c2 tiveSheet.N am e).Cells(4,3)

Sheets("凭证库").Cells(x,4)=Sheets(A c2 tiveSheet.N am e).Cells(y,2)

Sheets("凭证库").Cells(x,5)=Sheets(A c2 tiveSheet.N am e).Cells(y,4)

Sheets("凭证库").Cells(x,6)=Sheets(A c2 tiveSheet.N am e).Cells(y,7)

Sheets("凭证库").Cells(x,7)=Sheets(A c2 tiveSheet.N am e).Cells(y,9)

x=x+1

N ex t y

M sgBox("凭证已记账")

End Sub

End Sub

3　会计信息系统的安全设置

3.1　对会计信息系统文件加密

打开“会计信息系统专用文件”,选择菜单文件栏“另存为”对话框。击“选项”按扭,显现“保存选项”对话框。根据自己需要输入密码,加密后的文件当用户试图打开文件时,必须输入正确的密码。否则,不能打开文件。

3.2　保护工作表、工作簿、工程和隐藏工作表

3.2.1　保护工作表:为了防止系统设置的专用工作表的内容、对象和方案被修改,在工作表格式设计或程序中对需要保护的工作表的内容、对象和方案进行保护。点击“工具”出现下拉菜单,点击“保护”然后“保护工作表”。

3.2.2　保护工作簿:为了防止系统设置的专用工作表被删除、更名,或工作表簿不正常关闭,在工作表格式设计或程序中对工作簿的结构和窗口进行了保护。

这样,一个小型的会计信息系统就初步建立起来了,在今后的运行当中可以对会计信息系统进行不断修改,还可以增加模块和功能。

[参考文献]

[1]　刘曜编著.M icro soft Excel与会计信息系统.

电子工业出版社,2000.

[2]　Rob K rumm著.M icro soft O ffice高级开发应

用指南.科学出版社,1997.

收稿日期:2004年8月10日

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