邮件合并_操作方法

一、邮件合并操作方法

问：我有一个Excel通讯簿，包含邮编、地址、收件人等内容，一共有218人，我想要用A4纸批量打印信封标签，每页打印3个，请问怎么实现？

答：要批量打印信封标签，可以使用Word的邮件合并功能实现。下面以Word 2003和Excel 2003为例，介绍一下具体的操作步骤：1、规范数据源。数据源，即包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。可在邮件合并中使用任何类型的数据源，如Microsoft Outlook 联系人列表、Microsoft Office 地址列表、Microsoft Excel 工作表或 Microsoft Access 数据库、其他可以使用ODBC连接的数据库文件、只包含一个表格且表格的第一行为标题其他行为记录的HTML 文件、不同类型的电子通讯簿、包含数据域 （数据域：分类信息，一个数据域对应于数据源中的一列信息。每个数据域的名称在数据源的标题行中列出。例如，“邮编”和“姓氏”都是数据域名称，一般由制表符或逗号分隔）和数据记录 （数据记录：对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息。例如，客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据记录，一般由段落标记分隔）的任何文本文件等。你的数据源即Excel通讯簿，由于大部分人都喜欢把标题合并后放在Excel表格的第一行，这会导致邮件合并无法正确识别数据源，因此要删除合并项，保障第一行为数据域，其它行为对应的数据记录。2、制作标签模板。在Word中，设置好版面和纸型，并制作信封标签模板，如果每页要打印3个，在一页中就要排出三个信封标签模板。3、打开数据源。在Word中，右单击菜单栏，选择“邮件合并”，让邮件合并工具栏显示出来。在邮件合并工具栏中，点击第2个图标【打开数据源】，选择Excel通讯簿文件，再选择有数据源的表格。4、插入域。在邮件合并工具栏中，点击第6个图标【插入域】，依次插入数据库域中的邮编、地址、收件人到信封标签的相应位置。在第1、2、3个信封标签模板之间，点击第7个图标【插入Word域】，选择“下一记录”，插入“NEXT域”（使用NEXT域可输出单个合并文档中特定数量的数据记录）。5、查看合并数据。在邮件合并工具栏中，点击第8个图标【查看合并数据】，可以看到邮件合并的预览效果。6、打印合并数据。要打印合并后的数据，在邮件合并工具栏中，可以点击【合并到新文档】，生成一个合并后的Word文件待检查后再打印或发送给其它人打印；也可以点击【合并到打印机】直接打印。


二、邮件合并过程中日期格式不正确的解决

方法

问：曹老师，你好！我在Word2003中使用邮件合并功能时，数据源中的出生年月格式为“1982-5-7”，但邮件合并显示出来的格式却为“5/7/1982”，请问怎么设置才能使邮件合并显示出来的格式为“1982-5-7”？
答：邮件合并是办公自动化中常用的一项高级功能，它能够将邮件文档中的固定内容和格式与OutLook通讯簿、Excel工作表、Access数据库等数据源中相关的信息进行合并，从而批量生成需要的邮件文档，大大提高了工作效率。邮件合并功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、学籍卡、成绩单等等。插入合并域以后，对于日期和数字格式的内容，默认情况下可能并不是我们想要的格式，如果要改变邮件合并的显示格式，可以在域上右单击，选择【编辑域】，再点击【域代码】显示高级域属性，域代码的格式为“MERGEFIELD FieldName [Switches]”，因此只要在“MERGEFIELD 出生年月”后面加上域开关“\@"YYYY-M-D"”，这样显示出来的日期格式就为“1982-5-7”了。