如何做好现代档案管理

摘要

档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。档案是一种不可再生资源，对于国家各个领域的发展都有着重要的保存和参考价值，是历史的真实记录和人类宝贵的文化财富，没有档案，档案工作就无从谈起。

档案管理现代化, 就是应用现代管理学原理, 应用先进技术和先进设备, 充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性, 对档案进行科学管理, 使档案管理实现系统化、定量化、信息化、智力化, 有效地为国家建设服务。本文就档案管理工作的不足及加强问题做了一些分析。

关键词：档案管理，信息化，现代化

Abstract

File refers to the past and present state organs, social organizations and individuals engaged in the political, military, economic, scientific, technological, cultural, religious and other activities directly to the formation of the state and society have preserved the value of all text, graphics, audio and video, etc. Different forms of historical record. File is a non-renewable resources, for the development of all areas of the State has an important reference value for the preservation and is a true record of the history and cultural wealth of valuable human beings, no files, archives out of the question.

The records management modernization, is the application of modern management principles and application of advanced technology and advanced equipment, give full play to the file management initiative, enthusiasm, creativity, scientific management of archives, records management to achieve the systematic, quantitative, information, intelligence of, effectively serve the national construction. This paper will file management shortcomings and strengthen the question made some analysis.

Key Word: File Management,Informatization, Modernization

第一章绪论

1.1 课题提出的背景及研究意义

我国的档案管理现代化建设，目前主要是分成两个层次进行的：一是针对机关档案工作的，另一是针对档案馆工作的从这两个层次上考察，我们已经取得了一定的成绩。适合于机关档案工作的文书工作一体化管理系统已逐步开始应用。近年来，随着办公自动化的普及，文书处理与机关档案工作已经与以计算机为核心的自动化办公设备联系在一起了。文书、档案一体化计算机管理系统, 运用了计算机网络技术,把企业各个部门作为网络的节点联结起来, 各部门起草文件形成的计算机信息由网络传输到档案部门, 档案部门的计算机主机根据信息自动判断完成文件的立卷和归档。文书、档案一体化计算机管理系统能够完成从文件起草、

收发管理, 到文书自动的组卷、同步著录标引、归档、统计分析等方面的工作, 几乎涵盖了文书处理和归档的全部业务工作。给工作带来了方便, 节省了大量的人力和时间, 提高了工作效率。文书、档案一体化计算机管理解决了档案目录信息计算机管理中的最大障碍, 克服了目录数据准备集中在档案部门, 档案部门人手少、工作量大, 一时难以完成的弊端, 将档案著录工作推向档案室及广大文书处理人员,加速了档案信息的计算机管理进程。

从目前看，我国档案自动标引技术不仅呈现出多样化的趋势，其适用性也在不断加强。另外，由于计算机网络技术的运用，使得档案著录和标引规范化要求及技术难度相对降低，从而提高了检索效率。光盘技术在档案信息的存储和检索中进入了实质性的应用阶段，光盘技术的迅速发展，为直接自动检索档案的原文信息提供了有效的手段光盘技术可以用计算机直接处理、访问和网络发送，具有检索方便、快捷，操作简单，存储量大的特点，便于与计算机网络相衔接，可实现档案信息的全文存储。另外，由于光盘存储器的日趋完善，为微机提供了海量的外存空间，因而，在信息存储方面，光盘存储有与缩微存储相媲美的性能。我国计算机管理档案中的多媒体技术运用已从调研论证阶段进入到应用系统的研制与开发阶段，当今的多媒体计算机已经能够采集、处理、编辑、存储和显示文字、图形、图像、声音等静态信息和时变信息，它适应了人与计算机自然交流的需要，摆脱了计算机只能处理字符信息的局限性。

1.2 本文所作的工作

档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。本文就档案管理工作现代化的进程做了一些分析，对如何做好现代档案管理提出一些建设性意见。

第二章档案管理工作存在的问题

现代档案管理工作的重要作用是由它在建设有中国特色社会主义中的特定作用决定的,在我国,大多数的档案馆都采用传统的完全以手工管理为主的方式进行档案管理工作。以手工检索为中心的著录卡片、目录等,不仅在编制阶段占用大量工作时间,检索过程也非常繁琐。另外,为了保护档案,大中型档案馆都编制了“两套档案”,造成保管费用高涨,大量复制文件的出现又给档案管理带来新的安全问题,更与档案管理的严肃性相抵触。而手工的档案查询方式,更显得信息获取和传递速度的缓慢。具体来说,有以下几方面的不足:

2.1 管理手段不够先进

在信息化时代的今天,手工还运用于文书的整理立卷、归档等工作中。这样就造成立卷程序和方法还有点传统,即根据文件的主要特征或文件的类型,把本单位形成的全部工作文件进行区分和初步组合,然后检查、调整卷内文件,拟写案卷题名,排列卷内文件并编号,填写卷内文件目录和备考表,编制案卷封面,并对案卷进行装封。这种程序繁琐,工作量大,而且因立卷人的素质、观念的差异,往往是一卷相同的档案出现不同的形式。档案管理采用原分库存

方法已不能适应社会的发展,就基建档案来说,一方面旧图纸档案堆积成山,检索极其困难,且保存质量低劣,图纸寿命短而保管费用高;另一方面新图纸档案仍未采用新管理模式归档。

2.2 档案管理的网络化没有得到重视

面对当今网络化时代,档案管理也应该跟上时代,档案管理网络化是以资源建设为核心,信息

网络建设为基础,信息法规、标准为保障的综合体系。由于受封闭、守旧的档案管理观念的影响,当前,多数档案管理人员对档案管理网络化的重要性认识不足,观念落后,不重视对档案的优化管理,完全把档案管理看作是“保管型”工作。

2.3 对加强档案管理工作的意识不足

档案意识不足而导致的问题,都直接影响了档案工作的发展。由于受传统档案管理思想及档案自身保密性、利用滞后性等特点的影响,领导、员工对档案工作缺乏足够的了解和认识,档案管理意识不强。

第三章加强现代档案信息管理

电子档案信息安全是指电子档案信息在其生成、保存和利用过程中受到保护,不因偶然和恶意的原因而遭到破坏、更改和泄露,确保其真实性、完整性、机密性和长期可用性,并确保电子档案信息网络系统连续正常运行。电子档案是一种新的档案形式,由于种种原因,目前实践中对电子档案的管理还有许多不尽人意的地方,如资金投入不足,人员配备不到位、没有明确的主管部门,沿用或照搬纸质档案的管理方法,缺乏科学的电子档案信息管理制度等等。对此,提出以下几点思考:

3.1 建设高质量的管理平台

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨别到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

网络化技术是近年来的新技术，显示了信息革命的巨大影响。由于它具有资源共享性和组织灵活性等特点，成为档案管理现代化的必然趋势。作为重要信息资源的档案，利用需求也必然呈现逐步增长的趋势，跨行业、跨地区共享档案信息资源正在成为发展的目标。网络化有利于开发档案信息资源，实现档案信息资源共享。网上仅需片刻时间便实现远距离检索，大大增加了利用者获取档案信息的可能性，节省了时间，提高了检索速度，从而使档案资源得到广泛的开发，使档案资源共享得到技术手段的保证。计算机管理网络化、办公自动化是档案工作现代化的必然趋势，必须给予足够的重视。

档案管理部门可以在自己的网站中提供已开放的档案信息数据库、档案卷宗、目录等档案信息资源。并建立专门的档案信息检索入口,便于档案信息的查询和利用。数据存储和提取的便捷是计算机在档案管理工作中的优点之一,而计算机网络技术的介入使得这些数据能以更快的速度和更少的手续被相关部门应用,节省了以往在单位之间调取档案所耗费的人力、物力以及宝贵的时间,提高了工作效率和管理水平。

3.2 提高信息录入的准确性

档案是党和国家的宝贵财产,为充分发挥档案在生产活动和社会活动中的积极作用,必须消除档案内容失真现象,增强组织人事部门的档案管理意识,做到客观公正,实事求是,不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档。在认定员工的出生日期、参加工作时间时,应逐个分析,逐个确认,特别是对同名同姓、同音字的人事档案材料,按照能区分的信息逐页、逐份进行认真审核、鉴别、归档,确保认定结果符合其真实情况。

3.3 加强信息系统的安全保护

档案属于加密文档,档案管理中使用计算机及网络,必须将安全、保密放在首位。网络环境下,档案数据库应具备如下安全体系:建立入侵性病毒监控体系、检查安全漏洞、用户权限控制、数据库加密等。配置防火墙是解决网络安全的主要措施,起到整个网络不受非法入侵的作用。用户权限管理是对用户身份的验证,确定用户及用户在网络上作相应操作的权限。加密是保护数据机密性的关键。涉密与非涉密计算机要分开,涉密计算机不能相互访问;非涉密计算机不能处理、存储涉密信息;有涉密内容的计算机不得上互联网,不得用互联网。电子档案的安全机制涉及多方面因素，最重要的是要建立网络安全机制。这就必须充分利用现代计算机技术、网络技术，建立技术安全机制；同时，还需要建立完善并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，形成制度安全机制。从每个环节堵塞信息失真的隐患，确保电子文档的安全保管，使电子档案管理在统一、高效的环境下运作，为公众服务。

3.4 提高工作人员的自身素质

运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这样就要求档案人员的素质要不断提高,逐步培养他们不仅要热爱和熟悉档案工作,而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。努力掌握计算机管理档案的理论和实际操作,将档案的接收、存储、提供数据和基本情况的报告都利用计算机进行。学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识。提高网络化管理意识,尽快做好传统档案管理向网络化管理转型的工作。培养和造就信息化建设的管理型、技术型和复合型人才,为档案事业做出更多、更大的贡献!

第四章结语

档案管理信息系统的目标是按照档案管理规范要求,以数据库技术、多媒体技术和完善的开发软件为依托,通过改造升级,加强档案基础工作。建立健全必要的档案管理制度,统一规划、集中管理档案资源。按照档案管理工作的特点,档案收集门类齐全、材料完整,构建一个现代化管理技术的电子档案管理系统,使档案的收集、鉴定、分类、立卷、保管、利用等环节计算机化,提高档案管理的自动化、数字化水平,方便档案信息的综合利用,延长档案保管寿命,并将档案管理与单位的生产经营活动紧密结合,实现档案管理与生产经营活动信息共享。电子化档案管理信息系统的建立,可以提高档案工作的效率,方便用户的使用,加强档案的保存,提高档案利用的效率,对维护和保障单位的合法权益,促进两个文明建设具有重要意义。

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