关于企业采购与付款内部控制问题的研究 - 副本

[摘要] 本文企业采购与付款的内部控制制度的内容从其事前控制、事中控制和事后控制方面进行了理论分析，阐述了采购与付款的内部的内部控制制度的作用；分析了采购与付款的内部控制制度的流程；文章通过对企业在采购与付款业务内部控制制度运用过程的实例分析，清楚表明其内部控制制度在企业整个经营过程中所表现的重要地位。通过对实例中采购与付款内控制制度的分析提出了在实施采购和付款业务过程中可借鉴的方法及应该注意的问题，最终得出结论；当今社会，单纯依赖会计控制乙难于应对企业面临的市场风险，内部控制制度的加强与完善对保护经济主体的完整、提高企业经济效率起着十分重要的作用。

[关键字] 采购付款内部控制制度内部控制制度评价

[abstract] in this paper, the contents of the internal control system for purchasing and payment from beforehand control, control and afterwards control are analyzed in theory, this paper expounds the internal purchasing and payment internal control system; Analyzes the purchasing and payment internal control system of process; Based on enterprises in the procurement and payment business internal control system in the process of using case analysis, made clear the internal control system in the enterprise the whole management process of importance. Through the example analysis of the purchasing and payment internal control system is put forward in the process of implementation of procurement and payment business can draw lessons from the method and should pay attention to the problem, the final conclusion; Today's society, relying on accounting control b is difficult to deal with the market risk to the enterprise, the strengthening of internal control system and perfect for the protection of the economic subject complete and improve the enterprise economic efficiency plays a very important role.

[key words] procurement payment Internal control system Internal control system

evaluation

第一章关于企业内部控制

1. 企业内部控制的定义

企业内部控制是以专业的管理制度作为基础，以有效监管和防范风险做为目的，通过全方位建立过程描述关键控制点、控制体系、以流程形式直观的表达生产经营过程中形成得管理规范。

企业内部控制在内涵以及定义上面，属于较为全面的风险管理系统的子系统，包括在全面风险管理的范畴内，属于其中一个的重要部分。

从以上的定义我们知道，企业内部控制指的是经济单位和其他机构在经济活动中建立的某种有着制约牵绊的责任分工制度和业务组织形式。目的在于改善企业经济管理方面所出现的问题、从而实现经济利益。它是由增强经济管理的需求而产生的，是随着经济的不断发展而改善的。最早的控制着重于保护财产信息的安全以及完整，会计信息资料的真实可靠，偏重于从钱财和物品分开管理、严格执行相应的手续等方面等方面实施控制。随着生产规模的迅猛发展和商品经济的极具扩大，经济活动变得越来越复杂，这才慢慢发展成为现在的企业内部控制系统。

2. 企业内部控制的发展历程

企业内部控制是随着外部竞争的加剧和企业内部强化管理的需要而不断发展和丰富的，它是社会经济发展的所必然的产物。随着社会的不断发展以及经济的不断强化，使得我国的企业更迫切的需要建立现代企业制度，随之而来的企业的内部控制制度也越来越重要。财政部、银监会、证监会、保监会、审计署五部门于2008年6月联合发布了我们国家第一部《企业内部控制基本规范》，这个基本规范从2009年7月1日起先在上市公司的范围内施行，并且要鼓励非上市的中型企业以及其它大型来执行。我们可以看得到，我们国家对企业内部控制制度的要求越来越清晰和明确，可操作性也越来越容易实施。这对企业提高风险防范能力和经营管理水平有相当大的帮助。

3. 企业内部控制制度的目标

企业想要建立他们独有的并且适合自己的自我控制机制，就必然围绕着货币资金营运完整，经营行为必须规范，还要保持资金链流动的合理性，从而确保企业能够正常稳妥的运行。企业内部控制的目标包括下列方面：

一，保证国家的法律法规彻底实施是业务实行过程中必须要实现的具体目标。

二，保证必须将风险保持在合理范围，控制风险是企业内部控制的核心目标。

三，保证经营目标和发展全方面的实现，是其直接目标。

四，防止差错、消除可能出现隐患和漏洞，以保证业务的稳妥进行，这是各个岗位在实际操作的过程中所要实现的基本目标。

4. 我国企业内部控制的现状

自上世纪90年代以来，随着我国经济的发展和改革开放的深入，我们国家的企业慢慢开始重视它的内部控制以及风险管理对企业运营产生的积极作用，一则这是随着公司规模的不断扩大，地处于应对越来越激烈的市场竞争和满足业务不断扩大的需要，二则它的动力主要来自国外和国内各种监管机构的要求。而现在，中国企业的自我控制方面差别非常大，不但有管理不断提高，企业内部控制在世界具有领先的公司，也有企业内部控制严重缺失，管理方面还处于低层次的公司。

第二章企业采购与付款环节内部控制制度及流程

付款业务与采购业务是指企业支付货币,取得劳务和物品的过程,是企业生产经营管理过程中一个主要的环节,是企业生存以及发展必须的基础。所以,企业应制定付款业务与采购业务的内部会计控制制度,健全业务记录控制系统,加强它业务流程关键点

的控制,实施采购决策环节的相互监督和制约。

1. 采购与付款内部控制定义

付款与采购内部会计控制指为了规范企业付款与采购行为,防范采购与付款过程中的舞弊与差错,以保证采购在满足生产和销售的前提情况下,能最大限度的减少采购成本而采取的控制措施。

2. 采购与付款内部控制的基本制度

为了充分发挥付款与采购业务内部会计控制的作用,针对付款业务和采购业务的内容,应设计以下付款业务和采购业务内部会计控制的基本制度。

2.1 不相容岗位责任制度

2.1.1 请购与确定供应商

企业物品采购应当由使用的部门根据他们的需要提出申请,并经过分管采购工作的负责人审批，企业应当由采购部门和其他相关部门一起参与询价程序并且确定供应商。

2.1.2 采购合同的订立与审计

企业应当由采购部门下订单或着起草购货合同并经授权人员或者部门审核、审批或着适当审计。

2.1.3采购与验收

企业的采购人员不能够同时担任相关物品的采购以及验收与相关会计记录，企业采购、验收与会计记录的工作职务应当分离开来,以保证采购价格、质量的合规性、采购数量的真实性和采购记录和会计核算的正确性;

2.1.4付款的审批与付款执行

企业付款的执行人和审批人职务应当彻底分离。

2.2 授权审批制度

企业应当明确审批人对采购业务与付款业务的授权责任权限和批准方式，还有程序、相关控制措施规定经办人办理采购业务与付款业务的职责范围和工作要求。根据采购业务与付款业务,控制的审批要点主要包括:

第一，企业的生产计划部门一般会依据顾客订单或者对销售预测情况和存货的要求分析来决定生产授权。

第二，企业对资本支出合同和租赁合同通常会有特别授权,只能容许特定的人员提

出请购。

第三，企业对于重要性和技术性较强的采购业务,应当组织专家进行论证,实行集体审批和决策,防止出现因为决策的失误而产生严重的损失。

第四，采购签订需经有关授权人员审批。

第五，采购支付款项需经有关授权人员审批。

2.3 业务记录控制

为实现采购业务与付款业务内部会计控制的目标,企业应建立以请购单、验收单、合同、入库单等结算凭证为媒介的业务记录的控制系统。在这个系统中凭证的编号要连续记录,签字盖章,做到账表、账账、账证、账实相符,并且检查有编号签字的凭证与记录是否是按程序要求处理的,这样可以有效防止经济业务的重复和遗漏,并且可以检查是否存在舞弊现象。

3. 采购与付款环节内部控制的流程

3.1 请购

无论是哪种需要的请购，采购部门都应该在收到经过审批的请购单后都必须作出下列三方面的决定：应订购多少，向谁发出订货单，什么时候发出订货单。

提出劳务和物品的需要是采购环节的开始,企业可以根据不一样的需要制定不一样的请购制度。企业在生产经营需求量比较多的零配件、原材料等等物品,使用部门可以根据预算、即将签发的生产通知单等情况填写请购单,由财务部门、采购部门、业务主管部门的人员共同参与请购的审核,由本企业授权的采购负责人审批。请购单一式三联,注明请购部门,请购物品名称、数量、规格、要求到货日期以及用途等内容。重要物品和劳务的请购应经过决策论证和特殊的审批程序；零星需要的物品,通常由使用者根据其实际需要直接提出,不经采购部门签批。但使用者一般要在请购单上解释请购用途和目的,经过使用部门主管审批,并经过财务部门同意后,交采购部门办理采购；紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序；特殊原因需要取消请购申请时,原请购部门应该通知采购部门停止采购,采购部门应在原请购单上加盖“撤销”印章,并退回给请购部门。

3.2 询价

为确保价格机制透明化,企业应制定相对合理的询价程序,并且重点了解供应商的相关情况。控制的措施有:

第一，定期了解供应商的基本资料,如产品价格、供货条件、质量、售后服务、信誉以及供应商的设备状况、财务状况和技术水平等,为企业采购决策提供可靠的信息。

第二，对于潜在供应商应就其质量、财务状况、技术的可行性进行调查。

第三，对于重要物品和大宗的采购,应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系,综合考虑价格、供货、质量、条件、信誉和售后服务等。

第四，对某些采购可以采用招标方式,在满足采购方物品质量、送货时间等要求的情况下,以公开方式进行,招标不能以价格作为惟一因素。

第五，对于零星物品的采购,由于采购量低、价格也不高,采用上述方式采购成本会偏高,一般授权直接采购,但也应形成由独立的人员抽样暗访制度。

3.3 采购

询价程序完成后，采购部门须作出以下决定:

第一，根据资产存储情况,确定采购物品的数量和批次。

第二，根据询价控制制度,选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。

第三，将请购单一联退请购部门,以表示答复; 一联采购部门作为签订购销合同的依据；一联退财务部门筹备资金。

3.4 合同

采购部门应及时与供应商签订合同,合同必须按照采购权限规定,由各级授权人审核同意。合同一式三联, 一份由采购部门专人保管,一份交供应商请求发货,负责合同的执行,一份交财务部门以监督合同的执行。对某些采购数量不太大,不太经常采购的物品,也可以不签订合同而选择直接购买,以简化手续。部分企业以订单代替购货合同,订单要素必须设计完整,一般一式三联并连续编号。

3.5 验收

验收人员根据订单、合同等单据,对采购物品的规格、品种、质量和其他相关内容进行验收。验收人员通过点数、过称或测量等手段来检验物品数量的正确性。在可能的范围内对物品的质量进行检验。经验收的物品,由验收入员出据验收单。保管人员根据验收单点收实物的数量和质量并填写入库单,注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量等内容。入库单一式三联,登记仓库台账，留存一联;一联交给财务部门,办理结算;最后一联退回采购部门与购销合同、请购单核对后归纳备案。

3.6 付款

财务部门对发票、运费单、验收单、入库单以及其它有关凭证审核以后,与合同进行审核和核对,经企业授权人审批后向供应商办理结算。采购需预付订金或货款的,应适当授权后才能支付,并且需要收到供应商的相关票据。具体要求是: 第一，应付账款的入账必须在发票等凭证经企业授权人审批后才可以入账。

第二，由专门人员定期与供应商核对账目,如果对账中发现问题,应该及时查明问题原因,分清是谁的责任,按照有关规定处理,确保账目相符。

第三，按照双方事先约定的条件,及时清理债务,支付欠款后,依据相关凭证,登记账薄。

第三章采购与付款环节内部控制存在的问题及建议

1. 采购与付款环节内部控制的目标

科学、完善、系统的采购与付款内部控制应该包括以下内容：职责分工和授权批准控制、采购与验收控制、请购与审批控制、付款控制。

其目标主要有以下几个方面：

第一，所有记录的购货都已经收到，并且符合购货方的最大利益：要求订购单、请购单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单后。

第二，已发生的购货业务均已记录：要求请购单、订购单、验收单、卖方发票均经事先编号并已登记入账。

第三，所记录的购货业务估价正确：要求按照正确的金额进行内部核查，采购价格和折扣要经过批准。

第四，购货业务的分类正确：要求货物按照会计科目表上的分类进行归类，并进行内部核查。

第五，购货业务按正确的日期进行记录：只要收到商品和接受劳务就需要记录购货业务，并进行内部核查。

第六，购货业务被正确记入应付账款和存货等明细账中，并且被准确的汇总：要求对应付账款内容进行核查。

2. 采购与付款内部控制存在的问题

我国随着社会经济的快速发展，企业都在不断拓展市场，在获得经济效益的同时

有因为大部分企业法律法规意识淡薄、信息不畅、管理粗放，不注重企业文化建设，奖励和惩罚都很没有制度，管理的观念又很陈旧，严重的缺乏人才；财务不透明，会计发生严重失真。因此，我国采购和付款内部控制问题尤显突出。尤其是采购与付款内部控制制度，严重阻碍了企业的发展。其表现为：

2.1 岗位分工不明确

请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、付款审批与执行等业务都是由同一部门或个人办理。据并不完全统计，在70家企业中，大约有大学28家的企业的岗位责任分工不明确，剩余的其他的企业虽然有分工但是操作性比较差。

2.2 授权制度不完善

交易授权是指任何业务的进行都要需要由负责人在规定的权力和责任范围内授权，特别是在采购环节很容易出现越权审批的情况，技术性和重要性较强的物资采购部门不实行集体决策和审批，不进行规范的招标和投标行为，甚至没有经授权的人员、部门批准也办理采购与付款业务。在中小企业中，由于管理者过度考虑经理人员的道德风险而对管理层缺乏信任，导致不敢轻易授权或着导致授权范围较窄。

2.3 采购支出不真实

采购人员和会计人员会利用内部控制上的漏洞，伪造原始凭证，用自己制的凭证替代购货发票支取货款，中饱私囊；本单位与客户有关人员进行内外勾结，以假进货、假发票进行冒假骗取货款；会计人员、仓管人员、仓库人员、采购人员相互勾结开具假发票及假入库单入账；会计人员只编记账凭证，不附原始凭证，虚支货款；涂改以前年度的购货发票在本期支取货款和入账。

2.4 相关费用不入账

会计人员或其他相关人员利用押金抵物时，将支付押金作为采购支出报账，在收回押金时采取收款不记账办法侵吞。多数单位对采购产品的附件或赠品不在合同条款中反映，实物验收人员验收后不做登记。由此，一些采购人员或经办人员“乘虚而入”，将赠品窃为己有；与供应商勾结将附件作为另一项交易事项。

2.5 合同条款不明晰

有些采购合同条款只标明所订购的产品、单价、金额，不标明产品的规格、型号或标出的型号、规格不详尽；有些采购合同仅仅标明供货商，而不标明产品的生产厂

家。一些采购人员往往利用这一漏洞，“偷梁换柱”用高价格购买低性能、低等级的产品。

2.6 招标行为不规范

采用招投标方式采购的价格比非招标方式采购的价格还高。行为主要包括：限制有竞争能力的供应商参加投标、确定标底的人员和能够接触标底的人员与供应商勾结、评标人员在评标中不能正确参与决策、监督机制或监督人员不到位或不能正常发挥作用。

3. 采购与付款内部控制的改进建议

针对目前我国企业内部控制制度在采购付款业务中存在的不足，结合我国企业自身的特点，提出以下对策，以提高我国企业内部控制的效果。

3.1 岗位分工明确

企业应当建立采购与付款业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限。

审批权限按经济活动的重要性，按金额大小，按管理层分级设立，各管理者在各自的授权范围行使职责和承担责任，岗位执行者在各自岗位履行职责，相互分离又相互牵制

3.2 授权制度完善

这就需要企业加强监督机制。企业的生产计划部门应该根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权；企业对资本支出和租赁合同应该做特别授权，只容许特定人员提出请购；采购合同的签订必须经过有关授权人员审批；采购款项的支付应经有关授权人员审批；重要和技术性较强的物资采购部门应该实行集体决策和审批，进行规范的招投标行为；相关人员只能在授权范围内行使职责，不能出现越权审批的现象，不可以盲目采购或采购过量或采购不及时，常用的物资要有适当的库存，以保证供求但又不造成物资的积压

3.3 采购付款应当真实

企业应当完善内部控制，防止会计员或采购员利用内部控制上的漏洞，伪造业务事项。企业应当将大额的采购事项与客户进行沟通，及时发现利用自制凭证代替购货发票支取货款的事项发生。

办理付款业务、时，应结算凭证，采购发票及其附件（包括采购合同、验收证明、维修报告）等相关凭证进行真实性，完整性，合规性，及合法性把关：

第一，发票上的货名、数量、与验收证明是否相符，维修报告是否相符。

第二，结算金额是否正确，与合同是否相符。

第三，第三，维修报告是否有维修委托人、维修人员签注意见。

第四，发票、采购合同、验收证明、维修报告是否有有关人员的签名。

第五，预付货款或定金须认真审阅合同的条款，要有职能部门、主管部门及单位负责人的审批

第六，编制付款明细表并送财务负责人审核认可。

同时，企业应当保管好以前年度以及本年度的资料，防止出现涂改以前年度的购货发票在本期支取货款和入账。

3.4 相关费用应及时入账

会计人员或其他人员利用押金抵物时，将支付押金作为采购支出报账，在收回押金时应当依法登记入账。采购人员在收到附件及赠品时，应该将货物及时登记入账，不能吞为己有。因此，企业应该认真地了解交易的流程，注意是否存在一些合同约定外的事项。对于作为特殊性质的支出，应该特别注意其收回情况，及时与客户沟通，以防止出现货物已收回却仍挂在账面的情况。

3.5 合同条款应当清晰

合同条款应当标明所要订购的产品、单价和金额，同时应当标明产品的型号、规格、供应商。对于只标明一部分，或者标明不够详尽的，应当要求合同签订者重新与客户签订，保证内容的准确完整，从而防止出现利用高价格去购置低等级、低性能的产品。凡享有的各种采购折扣和折让，要求在合同上注明，予以真实揭示，防止单位获得的利益为私人占有。

3.6 招标行为应当规范

为了能使企业以最低的价格获得同等质量的产品，企业可以采取招标的方式。企业应当采取公平、公正的形式，不得限制有竞争力的供应商参加投标。这就需要高层管理人员落实好招标的各项工作，对于招标中的一些具体情节应当提交董事会，保证其合理性、合规性。同时，股东会应当下派人员执行监督职能。对于招标价格明显高于同行业同质量产品的价格的，应对其招标人员进行处分，从而保证招标的顺利进行。

对大额的重要的物资采购，如仪器设备，同样由使用部门提出申请，实行公开竞争招标的方式，通过供应商的相互比价，达到采购成本低质量好的目的，经过论证和

多个部门审批升序后，与中标企业签订采购合同

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致谢

历时几个月的时间终于将这篇论文写完，在论文的写作过程中遇到了无数的困难和障碍，都在同学和老师的帮助下度过了。尤其要感谢我的论文指导老师—刘炳玲老师，她对我进行了无私的指导和帮助，不厌其烦的帮助进行论文的修改和改进。另外，在校图书馆查找资料的时候，图书馆的老师也给我提供了很多方面的支持与帮助。在此向帮助和指导过我的各位老师表示最衷心的感谢！

感谢这篇论文所涉及到的各位学者。本文引用了数位学者的研究文献，如果没有各位学者的研究成果的帮助和启发，我将很难完成本篇论文的写作。

感谢我的同学和朋友，在我写论文的过程中给予我了很多素材，还在论文的撰写和排版过程中提供热情的帮助。

由于我的学术水平有限，所写论文难免有不足之处，恳请各位老师批评指正。