工程项目管理中文件控制体系的建立和运作_吴笛

2010年3月

第8卷第3期

项目管理技术

PROJECT M ANAGEMENT T ECHNOLOGY 37

收稿日期：２００９－１２－１９

段所取得的绩效，同时也要兼顾项目在经济、环境和社会多个方面的影响，做到评价尺度和评价时点的综合化。在短期内，经济绩效在项目的实施过程中占据了很大的空间，但从项目全生命周期的角度来看，大型工程项目所产生的环境影响和社会责任是一个不容忽视的问题，而且往往规模越大的工程项目，这方面的问题就表现得更加突出。因此，评价一个大型工程项目是否取得成功，应该采用系统思维，站在项目全生命周期的角度，对项目的经济、环境和社会责任绩效进行综合评价，而不能一叶障目，仅仅关注短期利益，埋下导致项目失败的重大隐患。由是观之，大型工程项目经济绩效、环境绩效、社会责任绩效三者的对立统一关系是稳定发展、持续发展、和谐发展关系的表现。对于大型工程项目绩效评价的研究应当从利益相关者的视角出发，采用系统思维方法，充分体现不同利益群体的核心价值，最大限度地提高工程项目的和谐度，实现项目的三重盈余甚至多重盈余的效果。

参考文献

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的建立和运作

吴笛

（中国寰球工程公司，北京　１０００２９）

摘要：随着工程项目管理理念和执行方式的日趋国际化，文件控制工作的重要性日益凸显出来。通过介绍和阐释文件控制工作体系的建立和运作，以期更好地发挥其作用，旨在对工程项目的有序推进，工程经验的积累和共享，项目各参与方合法权益的维护等起到更大的作用。关键词：文件控制体系；文件控制人员；全过程；信息化

０　引言

随着国内一些有实力的设计院和工程公司向国际性工程公司的转型，工程项目的管理理念和执行模式日趋国际化，文件控制（以下简称文控）工作作为与国际工程公司接轨和承揽国际项目的一项重要工作而日益受到重视，经过几年的发展，文控工作已成为工程公司和工程项目管理的重要职能专业。因此，建立一整套文控管理体系，培养一支专业化的文控队伍，对工程项目进行动态的、全过程的信息化管理，是一项必要而紧迫的工作。这里通过介绍和阐释文控工作体系的建立和运作，旨在更

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及时地将文件传送到相关部门，保障项目执行进

度。文控全过程的准确意识——文件控制程序、文

件编号系统与版次规定的建立是保证文件准确性

的前提条件。在文件控制程序中，按公司及项目要

求明确文件正常传递的相关审批、发布流程并对此

进行严格控制，文控工程师还要参照文件编号系统

将项目所产生的所有正式文件进行编号管理，并按

照版次规定中的要求进行文件版次描述，用编号及

版次的唯一性准确地控制项目文件。

１．２　文控体系的制度建设

由于文件控制是一个全新的专业，它的标准规

范、规章制度、操作手册都是一片空白。在国外工程

公司中，文件控制专业的标准规定、体系文件、作业

文件都是极度保密的。所以在同国外工程公司合作

的时候，首先要认真吸取他们的经验和做法，结合

实际，逐渐形成自己的文控制度。这包括：标准规范

建设——编制体系文件、作业文件；规章制度建设

——　“文件控制人员等级标准”，“文件控制人员任

职条件”，“文件控制人员考核办法”，“文件控制人

员配备原则及管理办法”，形成涵盖人员任用、人员

配备、人员提升和人员考核的一整套规章制度；操

作手册建设——集中骨干人员，从文件控制专业的

实际工作着手，提炼体系文件、标准规范中的内容

编制成操作手册，方便文件控制人员快速学习和

掌握，如“文控人员操作手册”，“项目秘书操作手

册”，“现场文件管理手册”，“竣工资料管理手册”

等。

１．３　文控体系的组织建设

1.3.1 矩阵式架构管理

文件控制作为专业技术，采取矩阵式管理模

式。文控人员在接受项目管理的同时，接受来自部

室的宏观监督、管理和指导。部室通过以专业负责

人为主的文控团队，为项目提供专业化的文控支

持，从技术上为项目文控工作提供来源保证。

1.3.2 按产品线项目群配置文控团队

近年来，许多项目按产品线项目群执行，这些

项目群具有一定的特殊性，往往配备多位项目经

理。但由于工作的关联性，项目群集中成一个群组

办公。因此，文控人员的配备也要有相应的调整，以

更少的人力投入高效、高质完成项目。

好地推动工程项目的有序进程，实现工程经验的积

累和共享，维护项目各参与方合法权益。

１　构筑专业化文控体系

１．１　文控体系的理念建设

1.1.1 树立“文件是金”的管理理念

在工程建设项目执行过程中，如何更好地明确

项目各参与方的责任，维护项目各参与方的利益，

保证项目正常推进呢？最有效、最直观的办法就是

通过“文件”。“写你做的，做你写的”，任何事情都要

求有文字记载。针对项目来讲，文件控制是项目管

理体系运行的基础之一，在每个环节中都有举足轻

重的地位并且贯穿项目始终。一个项目如果没有严

格的文件控制程序，文件编号混乱，往来文件无法

有效识别并及时接收、发送，设计内容随意变

更……这个项目将丧失执行能力、控制能力。因此，

上至企业高层领导，下至每一个项目参与者，都必

须重视文件控制工作，树立“文件是金”的理念，并

在工作中认真贯彻这一理念。

1.1.2 全过程完整、及时、准确的文控责任意识

通过学习国外工程公司先进的项目管理理念

及方法，文件控制中不能单单注重档案验收阶段，

而是要着眼全局，执行项目全过程的文件控制、管

理，在确保项目顺利执行的同时，积累项目经验数

据。形成３个责任意识：文控全过程的完整意识——

在项目成立之初，建立项目文控中心，确保所有项

目内、外正式文件均通过文控中心进行控制、管理。

结合项目的特点编制并发布文件控制程序，内部协

调程序，外部协调程序，项目编号系统，版次规

定……利用这些程序文件来控制项目所产生的文

件，根据文件类型、版次以及用途将它们进行分类

并逐一控制，自项目立项起至最终全部文件验收、

入库，真正做到统一、完整管理。文控全过程的及时

意识——在管理程序上，针对各类文件的控制规

定，结合项目的要求和实际执行情况，编制各类文

件控制流程图。使文件从产生，到中间各环节，到最

后达成的结果均能脉络清晰地传输，提高效率。同

时，统筹考虑，将文控人员的具体工作按文件类型

并结合实际管理要求进行合理划分，专人专控，并

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1.3.3 组建项目文控中心

为强化文控体系的组织建设，保证文控体系的正常运行，在工程建设项目中组建文控中心，统一管理项目全部介质的文件、资料，保证项目文件、资料的流转渠道的唯一性及确定性，将专业文控人员配备到文控中心管理文件，大大地提高项目文件、资料的利用效率，同时保证项目文件的完整和安全。文控中心的组建，也为进一步推行文档一体化改革提供了先决条件。

２　打造职业化的文控队伍，提升项目文控质量

２．１　设立“文控工程师”岗位系列

为加强文控岗位的专业化建设、专业技术发展，同时根据文控人员的工作性质、工作内容和文件控制人员在工程建设项目中所起到的重要作用，设立“文控工程师”岗位，定为正式专业技术岗位。为满足文控专业的发展，要同时制定“文件控制人员等级标准”、“文件控制人员任职条件”、“文件控制人员考核办法”等相关一系列的规章制度。２．２　打造以专业负责人为主的骨干队伍

重视骨干的培养，充分发挥骨干对整个人员队伍的带动作用，着力打造以专业负责人为主的骨干队伍。一是确立“专业负责人例会制度”，为专业负责人的沟通交流、互相学习搭建平台，促进经验的交流、思路的开拓、问题的及时解决；二是确立“项目文控组例会制度”，培养专业负责人的组织管理能力以及专业问题的解决能力；三是组建“技术骨干小组”，该小组集合相对具有经验的文控和档案骨干人员，针对项目文控中的“疑难杂症”，动态地提供技术支持，既解决了项目文控上的问题，也作为培训的一种形式，提高被辅导项目文控人员的专业技能。２．３　全方位培训

为加大专业队伍建设力度，培养高素质的文控、档案专业人员，对不同类型的员工组织全方位、多层次的培训。对新进员工，组织学习公司基本规章制度、文控档案管理基础知识等；对经验欠缺的年轻员工，定期有针对性地组织工作流程和规范、

工作手册、体系文件等细化的专业培训；对专业负责人，组织学习交流管理理念、管理方法；对现场文控人员，派出业务骨干赴项目现场，对现场文控进行指导和培训。２．４　搭建知识共享平台

通过建立共享平台，实现自我教育、相互教育和被动教育相结合。一是设立文控、档案工作独立的服务器，将规章制度、标准规范、体系文件、工作经验和心得体会都放在服务器上共享；二是创办电子杂志，主要刊载员工撰写的专业性文章和研讨类文章，旨在创造学术氛围，提供技术进步的渠道；三是大力提倡员工积极撰写专业论文，养成认真总结，及时反思的习惯。

２．５　严格文控人员入职素质把关

由于文控专业的工作性质、工作内容以及文控人员在项目组织机构中所处的较高位置，要求文控人员具备全面的知识（包括项目管理知识、工程技术知识），较高的综合素质（包括学历、英语等），丰富的工程经验。文控人员的发展方向应当是项目工程师或项目经理助理，因此既要有高的门槛限制，又要有绝对基层工作的经历。

３　动态控制，信息化运作

在项目实际执行过程中，不是只管理一个阶段、一个版次的文件，而是全阶段、全过程的动态控制，以保证在项目执行的全过程中，随时查询、检索所需的文件、资料。从而，满足大型化、复杂化的ＥＰＣ项目对文件、资料的需求。

在与国际工程公司接轨的过程中，引进项目运作中信息化管理的工作理念，真正实现文件的模式化、模块化、程序化。例如文件管理数据库的使用，首先在项目运作过程中最大限度地保证了项目文件的完整性，同时由于数据库由专职人员维护，可以保证公司设计文件这一宝贵财富的安全性；其次是任何电子文件都通过文件管理数据库来发布，保证了文件流程的通畅，最大限度地构建起专业之间的沟通平台，提高项目的整体效率；最后是通过软件，根据电子文件的种类、来源、用途等方面将项目文件在文件管理数据库中模块化，按照项目特点

吴笛：工程项目管理中文件控制体系的建立和运作

2010年第8卷第3期项目管理技术

40搭建清晰、合理的项目文件目录树结构，最大限度

地提高了文件查找的准确性，使专业设计人员可

以及时、准确地查找到所需的文件，得到需要的设

计数据，大大地降低了不必要的设计误差及设计

修改的可能性，也便于实现项目文件的全过程追

踪及查询。动态控制、信息化运作的具体做法包

括：

（１）项目初始阶段及早着手文控体系的策划。

在项目合同谈判阶段及项目执行的初期阶段，文控

专业人员就介入到合同相关条款的确定以及文控

体系的策划工作中。这里有四项重点工作：第一，将

文控的具体内容、要求纳入合同，从而获得法律保

障——文控人员在项目合同谈判阶段，参与文控部

分的商讨以及合同中文控章节的拟定。通过合同的

确立，有利于明确业主、合作方及项目管理方对文

件的要求，既能在法律上寻求保障，也使文件控制

工作的开展有章可循。第二，采集项目相关信息，确

保预估偏差最小化——文控人员认真阅读标准规

范、业主及合作方提供的文件、文件清单等，了解项

目总平面布置及区域划分，从而明确对文件的管理

要求，预估项目文件的数量、种类、来源和规格等。

同时根据项目的规模及业主的要求，凭借项目文件

控制经验，尽可能准确估算出项目文控所需服务器

的大小，有效使用资源。第三，搭建“三个平台”，建

立文控中心：①是搭建人力平台，制订该项目文控的

人力计划及详细的工作划分，确定人员配备；②搭建

软件平台，完成项目文控软件中权限及目录结构的

设置，建立契合项目特点、有利于项目文件管理的

软件平台；③搭建标准体系平台，根据行业标准、合

同要求、公司体系及项目文件的特点，完善项目标

准体系平台，为项目标准化运作提供支持。三个平

台共同构建一个具有专业文控构架的文件控制中

心。第四，开展文控程序培训，保证文控体系正常运

行。针对文控程序文件内容对项目全体人员进行培

训，使项目人员熟悉了解项目文控流程及要求，以

保证文控体系和文件流程正常、高效运行。

（２）项目实施阶段贯串动态控制和信息化管

理。项目文件主要包括项目管理文件、外部文件、设

计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文

件，其中以外部文件、设计文件和厂商文件为主。对

项目的诸多文件在接收、整理分发、存储的过程中

进行动态控制。所有的外部文件均放于项目文控中

心，相关人员需填写借阅单后方可借阅；设计文件

管理方面，工程设计文件必须保存每个阶段的全部

版次文件，以保证工程设计文件的完整性；厂商文

件管理方面，在遵循文件管理过程化控制的原则

下，记录并保存厂商文件管理的流通痕迹，确保文

件状态与文件实际情况时刻保持一致，实现文件动

态信息化控制。

（３）项目验收阶段严格审核把关。一是文控人

员在归档前进行自查，使不合格的图样、文件能得

到及时的修正；二是派出档案管理人员深入到项

目，提前进行验收工作，对文控人员在文件管理中

遇到的疑难问题进行指导，对每个项目提出反馈意

见，尤其是对不符合要求的项目提出整改建议，要

求其在短期内上报整改方案，及时整改；三是在归

档时，进行逐张逐点的核对检查，做到各种文件材

料齐全，图样名称和编号与目录相符，数据准确，更

改到位，版本可靠等，符合标准规范要求。

４　结语

总地来讲，国内的文控工作还是一个具有很大

发展空间的领域，需要所有从事项目管理和文件管

理工作的同仁在学习和实践中积累和推进。当工程

项目中的文件都“活”起来，各就各位，发挥作用，指

导未来时，就可以发现，文控工作对提高工程项目

实施效率，实现利润等都有很大帮助，文档资源的

作用并不亚于人力资源的作用。好的文控工作最终

会使人们参与的项目得到更多的认可，成就更多的

价值。

参考资料

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收稿日期：２０１０－０１－２０