电子文档管理程序
1 目的
为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定。
2 范围
适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。
电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
3 职责
3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电
子文件管理规范和相关设备。
3.2 负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管
理工作。
3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。
4 工作程序
4.1 电子文件的归档类型
4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中
基本归档范围和保管期限执行。
4.1.2 各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。
4.1.3 电子文件基本数据类型定义及其代码分别为：
文本文件（Text，代码T）
指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。文本文件
中除了存储有效字符信息（包括能用ASCII码字符表示的回车、换行等信息）
外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。
图形文件（Graphic,代码为G）
指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度
等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如
设计模型、图纸、图画等即为图形文件。
图像文件（Image,代码为I）
指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，
用数码相机拍摄的照片等。
视频文件（Video,代码为V）
指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画
等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。
音频文件（Audio,代码为A）
指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字
形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11KHZ（电话质量）、
22KHZ（FM调频收音机质量）和44KHZ（CD质量）三种。
数据库文件（Database,代码为D）
指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现
的数据对象。
计算机程序文件（Program,代码为P）
指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。它的形成
过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译后执行，
有些还要经过连接程序才能执行。“源程序”能表明版权的归属，对于计算
机软件的开发者来说具有重要的保存价值。
多媒体文件（Multimedia,代码为M）
包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”，这种文件使用多媒体
技术制作，具有复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。
文本文件推荐采用XML格式，现阶段可以收集PDF、RTF、TXT格式文档；
图像文件推荐采用TIFF或者JPEG格式；视频或者多媒体文件推荐采用
MPEG或AVI格式；音频文件推荐采用MP3或WAV格式。数据库文件应
能够以DBF文件格式或通过XML 文档进行数据交换。通过格式的电子文
档，各部门应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数
手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其
特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。
4.1.4 规档的电子文件中应该包括《电子文件元数据表》，电子文件读目录，相关
软件及其他说明等，并附上《归档电子文件登记表》。
4.1.5 保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，必须制作至少一份该电子文件
的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。
4.1.6 加密的电子文件归档前应做解密处理，明确其归档内容。归档电子文件名以
文件标题（包含副标题）命名。工程设计电子文件的命名应与相应图纸文件
的编号相同；如同一电子文件中含有数张图号图纸时，其命名应包含所有图
号，如：0801-J0302-061-2~5.dwg(包含了第2张~第5张共4张图号的图
纸)或0801-J0302-061-2、4.dwg(包含了第2张、第4张图号的图纸)；如同
一图号的图纸有数张，并相对应有数个电子文件时，其电子文件编号应加上
其张数，如0801-J0302-061-2（P1）.DWG、0801-J0302-061-2（P2）.DWG。
4.2 归档电子文件的检验与移交
4.2.1 归档移交部门应当于每年第一季度采用可卸载式归档方案将上一年度应归
档的电子文件移交给综合管理部。
4.2.2 归档电子文件的移交内容包括归档电子文件，电子文件元数据表及有关材
料。专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，
必须将专用软硬件及相关技术资料送交综合管理部一起备案，并填写《专用
软硬件设备登记表》。
4.2.3 归档电子文件的移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并由检测人
员填写《归档电子文件移交检验表》。检验表一式两份，一份由综合管理部
归档保存，一份由电子文件形成单位保存。检验内容包含：
可读性：确保电子文件能正常被计算机识别、运行，并能准确读出。
安全性：用杀毒软件检测归档的电子文件，保证电子文件未被病毒感染。
齐全性：按归档范围检查应归档电子文件全部归档。
完整性：检查每份电子文件与相应的纸质文件保存一致。
综合管理部按照归档范围与检验项目对归档电子文件逐一验收。验收合格
后，与相应的纸质文件一起办理移交手续。
4.2.4 向综合管理部移交的电子文件应一式两份，一套封存保管，一套提供利用。
4.3 归档电子文件的整理
4.3.1 归档电子文件的整理按照国家规定的要求进行整理。将带有归档标识的电子
文件进行分类。同一全宗内的电子文件分类方案应保持相对稳定。
4.3.2 把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。分类不宜过细，要适中。分类
有如下几种：
按年度、部门或问题分类；
按保管期限分类；
按文件格式分：文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、数
据库文件、计算机程序文件、多媒体文件等。
按文件类型分：计算机程序文件、数据文件。
按存储载体类型分：光盘、磁盘、磁带等。
4.3.3 在国家颁布电子文件著录标准之前，归档电子文件应按照《电子文件登记表》
的项目进行著录，其他著录项目根据各具体情况参考：制作环境（软硬件、
版本）、文件类型（图像、字处理文件）、文件名（包括扩展名）、文件来源
（终端号、驱动器号、路径名等）、背景信息（责任者、制作时间、修改时
间、迁移时间、相关文件）、存放载体的编号，并将著录结果制成机读目录
和纸质目录。
4.4 归档电子文件的存储、保管和利用
4.4.1 如有档案管理系统，其中归档电子文件存储在档案数据库中，综合管理部
每年对电子文件进行备份。
4.4.2 不在档案管理系统中存储，以及从档案管理系统中集中下载、脱机保管的
电子文件的存储，使用不可擦除型光盘作为电子文件的存储载体，并依据
《档案编制规则》标注档号。
4.4.3 光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套提供利用。两套光盘分开保管。
4.4.4 光盘保管环境：环境温度在14℃-20℃之间，相对湿度在35%-45%之间；
远离热源、酸碱等有害气体和强磁场；光盘不得擦除、刻划、触摸盘片裸
露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光
直射。
4.4.5 光盘检测与维护：综合管理部要对存储电子文件的光盘每两年进行一次抽
样机读检查，抽检率不低于20%，如发现光盘损坏或出现问题，应该及时
采取拷贝等恢复措施；如果软硬件平台发生改变，则应及时检测电子文件
的读取情况，必要时做好电子文件及电子文件载体的转换工作，原载体保
留时间不少于三年，同时做好拷贝、转换等情况记录，保留期满后，原载
体应按保密要求处臵。
4.4.6 电子文件的提供利用参照《文件控制程序》执行。
5 引用文件
5.1 《文件编号方法》
6 记录表格
6.1 《专用软硬件设备登记表》
6.2 《归档电子文件移交检验表》
6.3 《归档电子文件移交表》
6.4 《电子文件元数据表》
电子档案管理制度
电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、归档范围 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。 三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。
电子文件控制程序
电子文件控制程序 1．0目的 为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。 2．0范围 在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。 3．0管理权责 管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。 4．0定义 4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。 4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。 4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者 4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。
4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限 5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。 5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。 （1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。 （2）作业范围包含： 1）资料输入、新增作业及保管。 2）资料删除和保存审批作业。 3）查询资料作业 4）资料修改或変更作业。 5）索引作业 6）其他电脑维护作业。 7）档案异动复制、删除、移动）作业 6.流程 6．1电脑软件管理流程： 流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M 核各部门长各部门长审核是否执行 Y
电子档案管理系统有哪些
电子档案管理系统有哪些 电子档案管理系统有哪些？现在市面上有很多电子档案系统，那么我们怎么在当中选择适合我们的系统呢？选择电子档案系统首先需要从系统的功能性、系统的实用性、系统的操作性上来选择，下面由小编来介绍百泰科技所研发的“电子档案管理系统” 广东百泰科技有限公司为了干部档案数字化建设，丰富干部档案工作和改进服务手段，为干部提供多样化、高水平的服务。特地研发了百泰电子档案管理系统。 一、系统概述 按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。 二、功能结构 主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。
三、系统特点 1.专业的目录打印：专业定制的目录打印，默认为16K纸打印，支持B5纸和A4纸打印，可完成奇数页偶 数页套打印、自动空行，自动生成页码等。 2.完善的数据上报与交换：可以向省委、市委直接汇报数据，可接收下级单位上报的数据，上报数据内容 可以包括档案目录、材料和档案原始图片，可导入旧档的Excel文件。 3.定制的档案查阅：通过授权可以让外单位人员查阅电子档案，缩短查找原始档案的时间，减少原始档案 的磨损，管理员可以设置查阅时间，查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。 4.全面的功能集成：电子档案系统已由单机版全面升级为网络版，功能更丰富，并可以与干部信息管理系 统完美集成。 四、用户评价 由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范，全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发，目前已有数百家单位使用，并得到用户一致好评，以下为用户评价摘录： ☆我单位的档案管理评级一直通不过，使用电子档案系统之后，进行了规范化管理，顺利通过了评级。
试论电子文档安全管理系统方案设计.doc
试论电子文档安全管理系统方案设计-论文论文关键词:电子文档 泄密 传统控制方案 有效控制方案 论文摘要:为了更有效防止文件的非法访问和输入、输出。就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案。以犯罪行为心里学为理论指导,以安全事件过程管理为主线,实现事前预防、事中控制、事后审计的安全管理。 现在大家谈论到信息安全,首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒体的宣传下,病毒、黑客已经成为危害信息安全的罪魁祸首。然而,对计算机系统造成重大破坏的往往不是病毒、黑客,而是组织内部人员有意或无意对信息的窥探或窃取。从技术上来讲,内部人员更易获取信息,因为内部人员可以很容易地辨识信息存储地,且无需拥有精深的IT知识,只要会操作计算机,就可以轻易地获取自己想要得资料,相对而言,黑客从外部窃取资料就比较困难,首先,他们要突破防火墙等重重关卡,然后,还要辨别哪些是他们
想要的信息。 FBI和CSI对484家公司进行了网络安全专项调查,调查结果显示:超过85%的安全威胁来自单位内部,其中16%来自内部未授权的存取, 14%来自专利信息被窃取, 12%来自内部人员的欺骗,只有5%是来自黑客的攻击;在损失金额上,由内部人员泄密导致的损失高达60,565,000美元,是黑客所造成损失的16倍,病毒所造成损失的12倍。这组数据充分说明了内部人员泄密的严重危害,同时也提醒国内组织应加强网络内部安全建设。 1 电子文档泄密途径主要有以下几点 1)通过软盘驱动器、光盘驱动器、光盘刻录机、磁带驱动器等存储设备泄密;
2)通过COM、LPT端口、调制解调器、USB存储设备、1394、红外线等通讯设备泄密; 3)通过邮件、FTP等互联网方式 泄密; 4)接入新的通讯或存储设备,如:硬盘; 5)通过添加打印机、使用网络打印机将资料打印后带出; 6)通过便携式电脑进入局域网窃取信息,带离单位;
电子档案管理管理办法
欢迎阅读 电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有 3 抽存) 4 1 2 3 4、学习资料：读书 三 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。
四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、 B.1)， 3 4 (二) 1 2—非 3）—— (三) 1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。 2、扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。 3、视频和多媒体电子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA为通用格式。 4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
5、对于非以上通用格式的电子文件，如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开，则必须在存档电脑上安装相关软件。 (四) 注意事项 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别 2、归档的文件材料均应齐全完整。 3、 应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2 3 1、(见附录D 2 借阅人应在当天将借阅档案剪切另存，以免增加共享文档的负担。 3、档案不准转借，必须专人专用。 七、档案的安全管理 1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码，填写《档案电脑用户名及密码登记表》(见附录E的表E.1),并提交总经理备案。
电子标书技术标4、安全管理体系与措施(2020年九月整理).doc
第一章安全文明施工措施 一、安全施工措施 1、建立安全生产目标是搞好安全生产工作的第一项目工作内容，根据本工程特点，按企业有关规定，制定本项目安全生产目标如下：（1）工伤频率：小于5‰； （2）安全设施、安全防护及时、到位；杜绝重伤及死亡事故； （3）工人入场安全教育率100％； （4）工序安全技术交底100％； （5）安全活动履盖率100％； （6）安全生产记录资料完整； 2、工程安全生产保证体系 （1）以项目经理为首的生产指挥保证体系 实行管理必须同时安全的原则。总经理对本单位的安全生产负第一责任。当生产和安全发生矛盾时，优先为安全“开绿灯”，切实把安全生产放在第一位。 （2）以项目经理为首的安全思想政治工作保证体系 各级机构把思想政治工作贯穿于安全生产中，保证职工的生命安全和健康，抓好安全生产宣传教育和培训工作，严肃处理安全生产中有令不行，有禁不止的行为。将安全生产作为配备和考核干部的重要条件，对安全生产负监督保证作用。 （3）以安全处长为首的专业安全检查监督保证体系 运用安全系统工作，推行现代化管理及安全施工标准化管理，搞
好经常性监督检查工作。 3、安全生产职责 （1）经理项目职责 a、项目经理是该工程的安全生产第一责任人，对该工程的安全生产负全面责任。 b、贯彻实施国家有关安全生产的方针、法规、标准、规范、规程，在制定年度生产计划时，应把安全生产的内容纳入计划中。 c、负责组织建立健全本企业各级安全生产保证体系，按职工总数的3-7%的比例配备专职安全员。 （2）技术负责人职责 a、在组织编制和审批施工组织设计（施工方案）和采用新技术、新工艺、新材料、新设备时，必须制定相应的有针对性的安全技术措施，并付诸实施。 b、负责提出改善劳动条件的项目和实施意见，并督促实施。 c、组织对职工进行安全技术教育的培训。 d、解决施工生产中的安全技术问题，提出技术鉴定意见和改进措施。 （3）项目安全员安全生产责任制 a、负责本项目安全管理的具体工作。 b、经常学习和宣传各种安全标准、法规及制度，协助项目经理健全各项安全管理制度和各种标牌。 c、协助进行各种安全教育和安全技术交底，认真检查班组落实
(完整版)公司电子文档管理规范bybonnie
电子文档管理规范 GL-24 第一章总则 第一条、为适应公司信息化建设的需要，规范电子 文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有 效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 第二条、本制度所称的电子文件是指在数字设备及 环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送 的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 第三条、本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项 活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形 成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。 第四条、本办法适用于本公司范围内的所有部门。 第二章电子文件管理体系 第一条、行政管理部门建立与各部门档案人员、数据管 理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件 归档与管理中出现的问题。 第二条、为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双 套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值
的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件， 同步归档保存。 第三条、一般电子文件的分类； 1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据； 第三章电子文件的收集与保存 第一条、电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文 件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作 备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多 次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。 第二条、对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政部进 行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。 第三条、电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时 保存。 第四条、电子文件稿本代码： M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件； 第五条、文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其 来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文 件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的
【7A文】电子文档安全管理
课后测试 测试成绩：86.67分。恭喜您顺利通过考试！ 单选题 1、据国际安全界统计，各类计算机网络、存储数据被攻击和破坏，80%是（）。（6.67分） A 病毒所为 B 黑客所为 ?C 内部所为 D 原因不明 正确答案:C 2、下列各项中，不属于网络钓鱼高发地的是（）。（6.67分） A 公共Wifi ?B 政府专网 C 伪基站 D 二维码 正确答案:B 3、根据本讲，下列有关“组织部门信息系统安全”的说法中，不正确的是（）。（6.67分） A 部门特色决定信息内容安全要求较高 B 党委组织部提出和开展组织工作的任务、计划、措施 C 党委组织部负责党的路线、方针、政策、党委指示决定的贯彻执行 ?D 由于党委组织部并非党委第一部，因此安全要求不高 正确答案:D 4、（）是高速公路，电子文档和管理电子文档的人要在这个路上开展安全之旅，就要加强电子文档安全管理的防范工作。（6.67分）
网络文明公约 ?B 网络基础设施 C 网络安全教育 D 电脑主机 正确答案:B 5、根据本讲，涉密信息系统的界定是指系统内存储、处理或传输信息涉及（）的。（6.67分） A 企业秘密 ?B 国家秘密 C 个人隐私 D 领导干部隐私 正确答案:B 多选题 1、本讲提到，电子文档安全管理的原则包括（）。（6.67分） A 全面性 B 系统性 C 集中性 D 层次性 E 有效性 正确答案:ABDE 2、电子文档安全管理从人、物、技术三个角度分为人防、物防、技防，下列各项中，属于“物防”的是（）。（6.67分） A 建立电子文档安全保密制度和规范
安装防盗报警、自动消防、温湿度控制系统 C 进行数据库备份、整库冷热备份、异地备份 D 安装防磁柜 E 进行传输加密、水印处理 正确答案:BD 3、根据本讲，下列有关网络安全调查结果的表述中，正确的包括（）。（6.67分） A 超过85%的安全威胁来自于企业单位内部 B 外网比内网的安全更重要 C 内部人员泄密造成的损失是黑客所造成损失的16倍 D 内网比外网的安全更重要导 E 超过85%的安全威胁来自于病毒 正确答案:ACD 4、根据本讲内容，下列各项中，属于电子文档硬件保密措施的包括（）。（6.67分） A 设置保密文件柜、密码保险柜 B 设置防盗门、防盗窗 C 对文件进行离线控制 D 设置视频监控、电子门禁 E 对电子文件实现权限控制 正确答案:ABD 5、在电子文档的安全技术措施方面，日志审计实现三员管理，下列有关“三员管理”的说法中，正确的包括（）。（6.67分） A
电子档案管理系统技术设计方案
电子档案管理系统 二○一六年十月
第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对
如何做好电子文档管理
龙源期刊网 https://www.360docs.net/doc/7118236640.html, 如何做好电子文档管理 作者：王新良 来源：《青年时代》2017年第07期 电子文件的分类与甄别在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的 电子文件数量十分巨大，需要人们加以科学地管理，才能便于人们的利用。 那么，我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也应当有所区别。 在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中，我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门间称相互区别，或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业、地区或系统相区别，然后再给予每 个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调，也可参 照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。 电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样 会制约机检速度。查找网上文件，更不可以盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系 统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则，如同大海捞针。另一方面，电子 文件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数 据等不少信息属于企业内部机密，有些内容不允许部人员知悉，有些可有偿利用。对于这一部分文件，一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都 再难以做到绝对保密。所以，对于企业的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。 电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，同时，也不能排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改，这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉 或经济权益，甚至引起法律纠纷。这样，我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔 者认为，电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。当网上用 户使用任何一份文件时，他只知道该文件内容，而无法知道该文件条码。同样，只有具备隐形条码的电子文件才是原件，才能作为凭证或依据使用。 电子文件的鉴定与归档电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主 要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。
电子文档管理制度[1]
电子文件归档与电子档案管理制度 一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于木业工厂各业务模块。 三. 负责部门 本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 3.1总则 （1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 （2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。 （3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累 （1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电
电子厂安全生产管理制度
电子厂安全生产管理制度 总则 第一条为加强公司生产工作的劳动保护、改善劳动条件，保护 劳动者在生产过程中的安全和健康，促进公司事业的发展，根据有关劳动保护的法令、法规等有关规定，结合公司的实际情况制订本规定。 第二条公司的安全生产工作必须贯彻"安全第一，预防为主"的方针，贯彻执行法人代表负责制，各级主管要坚持"管生产必须管安全" 的原则，生产要服从安全的需要，实现安全生产和文明生产。 第三条对在安全生产方面有突出贡献的部门和个人要给予奖励，对违反安全生产制度和操作规程造成事故的责任者，要给予严肃处理，触及刑法的，交由司法机关处理。 机构与职责 第四条公司安全生产管理办公室是公司安全生产的组织领导机 构，由公司领导和有关部门的主要负责人组成。其主要职责是：全面负责公司安全生产管理工作，研究制订安全生产技术措施和劳动保护计划，实施安全生产检查和监督，调查处理事故等工作。安全管理办公室的日常事务由安全主任和安全督导员负责处理。 第五条公司各部门必须成立安全生产小组，负责对本部门的员 工进行安全生产教育，制订安全生产实施细则和操作规程。实施安全生产监督检查，贯彻执行安全管理办公室的各项安全指令，确保生产安全。安全生产小组组长由各部门的主管担任任，并按规定配备兼职安
全管理员。各车间、生产班组要选配一名安全员。 第六条安全生产主要责任人的划分：部门课长是本部门安全生产的第一责任人，兼职安全员是本车间或班组安全生产的主要负责人。 第七条各级工程师和技术人员在审核、批准技术计划、方案、图纸及其他各种技术文件时，必须保证安全技术和劳动卫生技术运用的准确性。 第八条各职能部门必须在本职业务范围内做好安全生产的各项工作。 第九条公司安全生产专职管理干部职责： 1?协助领导贯彻执行劳动保护法令、制度，综合管理日常安全生产工作。 2?汇总和审查安全生产措施计划，并督促有关部门切实按期执行。 3?制定、修订安全生产管理制度，并对这些制度的贯彻执行情况进行监督检查。 4.组织开展安全生产大检查。经常深入现场指导生产中的劳动保护工作。遇有特别紧急的不安全情况时，有权指令停止生产，并立即报告领导研究处理。 5?总结和推广安全生产的先进经验，协助有关部门搞好安全生产的宣传教育和专业培训。 6.参加审查新建、改建、扩建、大修工程的设计文件和工程验收及试运转工作。 7?参加伤亡事故的调查和处理，负责伤亡事故的统计、分析和报
电子档文件管理程序
1.目的 为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定 2.适用范围 适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。 归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。 3.职责 3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。 3.2负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。 3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。 4工作程序 4.1电子文件的归档类型 4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中基本归档范 围和保管期限执行。 4.1.2各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。 4.1.3电子文件基本数据类型定义及其代码可分别为： 文本文件（Text,代码T） 指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字符号表达的文件。文本文件中除了存储有效字符信息（包括能用ASCLL码字符表示的回车、换行等信息外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。 图形文件（Graphic,代码为G） 指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。 图像文件（Image，代码I） 指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 视频文件（Video,代码V） 指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视、动画片等。 音频文件（Audio,代码为A） 指用音频设备录入或编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11KHZ（电话质量）、22KHZ(FM调频收音机质量)和44KHZ（CD质量）三种。
电子文档管理制度[1]
电子文件归档与电子档案管理办法 一、总则 （一）、对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政办公室统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 （二）、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政办公室档案管理员要进行指导与监督。 （三）、电子文件的管理由行政办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （四）、为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （五）、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （六）、具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （七）、电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 二、电子文件的收集与积累 （一）、收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （如若违反，扣除月考核分4分） （二）、收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，行政办公室档案管理员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。 4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
亿赛通CDG文档安全管理系统解决方案.doc
亿赛通CDG文档安全管理系统解决方案1 亿赛通CDG文档安全管理系统解决方案 系统概述： 亿赛通文档安全管理系统是一个可控授权的电子文档安全共享管理系统，采用实时动态加解密保护技术和实时权限回收机制，提供对各类电子文档内容级的安全保护，该系统在不改变原文件格式的前提下实现文档的安全共享，防止用户通过电子邮件、移动硬盘、优盘、软盘等途径泄密重要数据文件，做到“事前主动防御、事中灵活控制、事后全维追踪”。 网络的普及让信息的获取、共享和传播更加方便，同时也增加了重要信息泄密的风险。调查显示：有超过85%的安全威胁来自组织内部，有16%来自内部未授权的存取，各种安全漏洞造成的损失中，30%-40%是由电子文件的泄露造成的，而在Fortune 排名前1000家的公司中，每次电子文件泄露所造成的损失平均是50万美元。 防火墙或专网，可以防止外部人员非法访问，但不能防止内部人员通过Mail或者U盘将一些敏感文件发送给其他人。这种二次传播造成电子文档泄密。那么怎样才能防止电子文档的传播泄密呢? 这就需要综合加密技术、权限控制技术、身份认证技术等多种技术对电子文档进行保护，做到： ·文档加密：盗走了拿走了没法用
·权限控管：谁能看谁能印防篡改 ·时间期限：过期了离职后不能用 ·身份认证：你是谁怎确认要认证 ·使用追踪：谁看过谁印过有记录 解决问题： ·防止内部重要电子文档被泄密，灵活设置用户使用电子文档的权限（包括：阅读、打印、保存、另存为、阅读时间、打印次数等），并且实时权限回收，防止离职或辞职人员泄密。·为电子文档的泄密提供了追查依据。从而判断泄密事件是管理的问题还是技术的问题，采取对应的有效措施。 ·适用于各种文档管理方式（共享、Mail附件、网站发布），而且同一文档对不同人的使用权限不同，体现了管理层次； ·为机密电子文档的管理提供了一套有效的管理办法，解决了信息系统使用方便性和安全可控的难点，为深入信息化建设提供了技术保障。 应用领域： ·政府/军队：许多不对外公开或限制部门及个人的阅读、复制、打印权限的安全性文档（公文，统计数据，机要文件，会议机要，军事情报等）。 ·制造业：共享重要文件给对应的人员但不希望信息扩散的文档（设计图纸、价格体系、商业计划、客户资料、财务预算、
电子管理办法
电子文档管理办法 1目的 为促进和规范公司办公自动化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制定电子文档管理办法。 2适用范围 适用于我公司编制或制定的手册、程序文件、管理细则文件、各类制度、设备操作规程、各类报表等电子文档的管理。 3职责 3.1综合部负责各类制度、职业健康体系运行等电子文档的管理；负责办公用计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。 3.2各部门负责本部门内的电子文档管理。 3.3质量管理部负责手册、程序文件等管理体系电子文档的管理。 3.4制造部负责环境管理体系运行、安全生产等电子文档的管理 3.5设备科负责设备操作规程等电子文档的管理。 4工作程序 4.1各部门在公司办公自动化系统上共享文件的管理
4.1.1各部门可根据需要向综合部申请在服务器上建立部门共享文件夹，填写《用户申请单》，并设置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请部门的共享文件夹具有完全控制权限。 4.1.2各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可的。 4.1.3服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量、环境和职业健康安全管理体系文件”、“公司规章制度”等需要使较大范围内员工了解的文件。 4.1.4文件共享前应由所在部门负责人批准后方可共享，然后由文件制定者通知所要发放的人员。 4.2OA系统上电子文档的管理 4.2.1OA系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要，填写《用户申请单》向综合部申请，经批准后由综合部新开帐户。 4.2.2OA系统安装和维护由综合部负责提供技术支持。 4.2.3OA系统上文件的管理内容 4.2.3.1各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的形式传送。 4.3电子文档的受控
电子商务公司安全管理制度
xxx电子商务公司安全管理制度 为切实做好xxx电子商务分公司（下简称xxx）的安全管理工作，确保各项工作的顺利进行。根据安全生产和旅游安全的法律、法规、标准，特拟定以下安全管理制度。 xxx安全工作实行分级管理、分级负责，责任到岗、责任到人的制度。成立安全管理领导小组，总经理为领导小组组长，其他各人员为小组成员 一、总经理为安全管理领导小组组长，为安全工作的第一责任人，其安全工作职责： 1、全面管理日常安全工作，贯彻落实安全管理的法律、法规、规章制度和安全标准。 2、解决xxx安全工作所需要的人、财、物，明确各级责任人员的责任、权利、义务，建立以各级安全责任制为核心的安全管理机制，保证安全管理机构健全、人员到位、责任落实。 4、每一个星期未牵头组织召开安全工作会议，听取各级管理人员的工作汇报，及时研究解决重大安全问题。 5、掌握企业安全工作动态，并采取多种形式（定期与不定期）组织人员进行必要的安全检查，发现问题及时予以解决。 6、一旦发生重大旅游安全事故，应及时赶赴事故现场组织抢救工作，并及时将事故情况报告政府及上级有关部门，配合事故调查组开展调查，依法妥善处理好伤亡事故的善后工作。 二、各小组成员对组长负责，主要对xxx的安全工作进行日常管理，其职责：
1、建立健全各项安全工作的监督管理机制、规章制度、组织机构。 2、制定xxx安全工作目标和安全工作计划，负责对各项安全规章制度的执行落实情况和安全目标、计划的完成情况进行具体的监督检查，并对各级安全责任人的安全工作开展情况进行考核。 3、建立健全xxx安全管理档案，制定实施安全培训制度，树立以人为本的安全理念，培养员工安全意识，提高全体人员安全知识和技能，从根本上消除安全隐患。 4、每月定期和不定期的开展安全生产检查，对所有事故隐患，及时研究出整改措施并限期整改，将隐患消灭在萌芽状态。 5、采取各种组织和技术措施，防止经营过程中旅游安全事故的发生，对旅游者采取完善的安全保障措施和必要的安全提示，保证旅游者的生命和财物安全。 6、每天定时对本部所出订单进行跟踪检查，对行程中所发现的问题进行处理解决。一旦发生旅游安全事故，应积极采取相关补救措施，防止事故的进一步扩大，并根据安全事故处理规定及时向社领导及有关部门报告。 7、一旦发生旅游安全事故，应积极采取抢救措施，依法妥善处理善后事宜，并向有关部门报告。
电子文档管理办法
1.目的 随着公司办公自动化、无纸化的普及，公司内外部文件交流逐渐使用电子文档形式，为促进和规范公司办公自动化、商务电子化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制订电子文档管理办法。 2.适用范围 适用于公司服务器上部门共享的电子文档、办公自动化系统中的电子文档以及个人计算机上的电子文档。 3.相关文件 《文件控制程序》 《记录控制程序》 4.职责 4.1 信息工程部负责公司个人计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。 4.2 各部门负责本部门内的电子文档管理。 4.3 质量管理部负责质量手册、程序文件等质量管理体系电子版文件的管理。 5.名词解释 办公自动化系统：公司所使用的NOTES系统及其包含电子审批系统、eMIS 系统、K3系统等办公自动化系统。 6.工作程序 6.1 各部门在公司服务器上共享文件的管理。 6.1.1 部门在公司服务器上共享文件的存放地址为：“//Bird_domino/部门 名称/文件夹名称” 6.1.2 各部门可根据需要向信息工程部申请在服务器上建立部门共享文件 夹，信息工程部给申请部门分配一个服务器的登录用户名和密码，并设 置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请 部门的共享文件夹具有完全控制权限。 6.1.3 各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广 泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可
的。 6.1.3 服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量体系文 件”、“公司或部门规章制度”、“工艺文件”等需要使较大范围内员工了 解的文件。 6.1.4 文件共享前应由所在部门经理批准后方可共享，电子文档可以NOTES 的方式批准发布，然后由文件制定者用NOTES的方式通知所要发放的 人员。 NOTES系统上电子文档的管理 6.2.1 NOTES系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要可向信息工程部 申请，经批准后由信息工程部新开帐户。 6.2.2 NOTES系统安装和维护由信息工程部负责提供技术支持。 6.2.3 NOTES系统上文件的管理内容 6.2.3.1各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的 形式传送。 6.2.3.2 为提高工作效率，便于查找文件，公司计算机用户须根据实际需要 建立各类文件夹，文件夹的形式可以为“会议纪要”、“通知”、“××报表”、“体系文件”、“管理制度”、“日常工作”、“设备管理”、“生产计划”等，总体原则是按照各自工作内容进行分类。 6.2.3.3 NOTES用户在NOTES系统中也应建立比较适用的分类文件夹，将 收件箱中不能拆离的文件分类转移到相应的文件夹中。 6.2.3.4 为节约公司服务器资源和出于安全目的，用户须在本地计算机硬盘 上配合NOTES建立专门的文件夹，在此文件夹中依据实际需要建立分类文件夹，用户应将NOTES上能拆离的文件分类拷贝到相应的文件夹中。 6.2.3.5 用户NOTES系统上所有无用信息及已拆离到本地硬盘上的邮件必 须从收件箱中删除，以减轻公司服务器的压力，收件箱中需要留作证明性的文件除外，例如各类需保存的批复信息；其它证明性文件原则上以发件箱中文件作为证明材料。 6.3 电子文档的受控 6.3.1 电子文档的识别
电子档案管理系统解决处理方案总结
电子文档信息管理系统 解决方案
山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (13) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (15) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，