职业院校电子档案管理现状分析与建设思路

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职业院校电子档案管理现状分析与建设思路作者：胡亚军

来源：《都市家教·上半月》2015年第05期

【摘要】科学技术的高速发展加快了人类文明的进程，信息技术促进了现在社会各项事

业的高速发展，信息技术无处不在它改变了人们的生活方式，信息资源的开发利用已经成为人们工作的重要组成部分，档案是人类社会活动的真实记录，信息化建设体现在学校管理的方方面面，利用信息化技术做好档案管理工作就是最大限度地开发利用档案信息资源，面对目前职业院校档案信息化建设的现状及存在的问题，特别是国家建设的1000所国家示范中等职业院校更要重视档案信息化管理，从档案基础建设入手，更新观念，创新技术，健全制度，强化管理，加快中等职业学校档案信息化建设的步伐。

【关键词】职业院校；档案管理；信息化

随着网络信息技术的迅猛发展，办公自动化的普及应用，给职业学校档案管理工作带来了新的机遇与挑战。面对挑战，我们要紧紧抓住机遇，加快档案工作步入信息时代的步伐，推动档案信息化建设，使档案管理向信息化管理转变，适应档案管理创新与发展的要求，更好地为学校的建设和发展服务

一、学校电子档案管理现状

1.学校对档案管理认识不够

调查发现我国许多学校的档案管理工作存在诸多问题，管理漏洞百出，一旦需要查找相关档案时，往往是无从寻找。目前职业学校档案信息化建设工作相对滞后，主要是对档案信息化建设认识不足，认为档案工作在短期内不会对学校的建设和发展带来负面影响，因此不能引起学校领导的足够重视，对档案信息化建设缺少发展规划和合理的资源配置，与现代化的教学管理和学校发展不相适应。

从档案管理工作现状来看，尚未形成素质优良、结构合理，科学高效的档案管理队伍，一方面，有些专职档案工作人员学历、知识、年龄、职称结构都不尽合理，还有些部门档案工作人员未接受档案管理专业培训，缺乏档案管理和信息化建设的基本理论、知识和技能。另一方面，有些档案人员对档案事业认识不足，缺乏勇于创新和与时俱进的精神，对档案事业缺乏热情，观念落后，对学习新知识、新技术有为难情绪，沉湎于保持现状，制约了档案信息化建设的发展。

究其原因，主要原因之一就是学校的管理层对学校档案管理工作的重要性认识不够，对学校档案管理的重视程度不够。许多学校的管理层片面地认为学校作为教书、育人的场所，只要做好育人和相应的科研工作就足够了，从而忽视了学校的档案管理工作，没有意识到档案管理