公文写作常见问题分析
一、标题常见问题分析
公文标题是公文内容的摄要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，现归纳为以下八个方面，并作粗浅分析。
（一）要素不全
完整的、规范的公文标题，一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。2012年7月1日起施行的?党政机关公文处理工作条例?作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类（文种），一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范，否则，将毛病百出。
常见的病例有三种：
一是随意省略事由。如?××县人民政府决定?，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。
二是随意省略发文机关。如：一份没有版头的文件标题?关于加强农村党支部建设的报告?，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机关。
三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如?××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜?。
（二）乱用文种
主要表现在三个方面：
一是混用文种。如?全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告?，这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，不论是已经废止的?国家行政机关公文处理办法?，还是自2012年7月1日起施行的?党政机关公文处理工作条例?，都没有“请示报告”这一文种，明显不妥。从该“请示报告”的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。
二是错用文种。有的该用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报告”的反而用的是“请示”；有的该用“函”的却用“通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文。?党政机关公文处理工作条例?所确定的公文文种共有15种，决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”或“通知”的“附件”行文。
三是生造文种。如?关于调整工资的补充说明?、?关于机构改革中有关问题的解释?等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为?××（发文机关）关于印发调整工资补充说明的通知?、?××（发文机关）关于印发机构改革中有关问题解释的通知?。还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。
（三）隶属不清
不该用“批转”的，用了“批转”；该用“批转”的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如?××县政府办公室关于批转××市长在××会议上讲话的通知?，这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。
（四）提炼不精。主要表现在标题冗长上。如?×××（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安
排，确保社会稳定的通知?，可修改拟为?×××关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知?或?×××关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知?。
（五）题不达义
表现在四个方面：
一是事由偏跑。如?×××关于草原灭鼠的请示?，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示。应改写为?×××关于要求解决草原灭鼠经费的请示?。
二是题大义小。如?关于企业技术、人才开发的若干规定?，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。
三是题小义多。如?关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知?，标题的事由主旨是“筹备”二字，而政文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文，此标题可改写为?×××关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知?。
四是题义不清。如?××县人民政府关于粮食问题的通知?，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。
（六）用词重叠
多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发?××市人民政府关于转发?××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知?的通知?的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。
解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法。
（七）滥用符号
如“××县人民政府办公室关于印发?××同志在××会议上讲话?的通知”、“转发?××省公安厅关于实施社区
警务战略意见?的通知”，以上两例中的“??”符号都不应该使用，应改为：“××县人民政府办公室关于印发××同志在××会议上讲话的通知”、“转发××省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。
（八）标注不规范
主要表现在以下两个方面：
一是回行题式不规范。?国家行政机关公文处理办法?明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”。而在实际排印时，却往往做不到这一点。如：
中共××县委××县人民政府
关于进一步整治和改善经济发展
环境的实施意见
此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为：
中共××县委××县人民政府
关于进一步整治和改善经济发展环境的
实施意见
二是摆列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离”；左右摆布时，要居中。居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按“居中”键即可。
三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用宋体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：公文标题用2号小标宋体字（正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字），这是?国家行政机关公文格式?（GB/T9704—2012）国家标准所规定的。
二、发文字号常见错误析
发文字号，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下空二行位臵，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。位于文件版头下方居中处。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号为文件的登记、分管、交办、引用、检索提供了方便，便于收文机关与发文机关进行联系。
发文机关代字要选用能反映机关特征的两三字，如中共成都市委用“成委发”、成都市人民政府用“成府发”。
目前，行政机关行文中，“发文机关代字”还有个约定俗成的特殊用法，即在发文机关代字中加进了函这一文种名称。如国务院办公厅和省政府办公厅所发的正式公函，通常都编“国办函﹝2011﹞xx号”或“川办函﹝2011﹞xx号”。严格说来，函只是法定公文文种之一，但习惯上都把“批复”也作为函件对待，也编公函的发文字号。如省政府办公厅和市政府办公厅所发的批复，其发文字号也编“川办函﹝2011﹞xx号”或“成办函﹝2011﹞xx号”。年号用阿拉伯数字并应写全，年号外须用六角形括号，如﹝2012﹞，不得写为﹝12﹞.年号的位臵，应在机关代字与发文序号之间，不能放在机关代字之前或之间，如“成爱卫字﹝2011﹞14号”不得写为“﹝2011﹞成爱卫字14号”或“成爱卫﹝2011﹞字14号”。
?党政机关公文处理工作条例?(2012年7月1日施行)和?国家行政机关公文格式?（GB/T9704—2012）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下七个方面。
（一）搭配虚字
如：“×政字…2002?第2号”、“×发字…2002?第35号”，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“晋水文…2012?2号”（即山西省水文水资源勘测局2012年度发的第2号文件）。
（二）要素颠倒
?党政机关公文处理工作条例?第三章第九条第五款已明确规定发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位臵颠倒。如：“ ( 11 ) 晋水文字第 85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是“晋水文…2011?85号”。
（三）年号不全
如“×政发…97?8号”、“×政秘… 86? 6号”，这里的“…97?”“…86?”是指1997年度、1986年度。虽然，在廿、廿一世纪里，“…97?”、“…86?”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“…97?”理解为公元 97年、997年、1697年、 2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写全称…1997?…1996??党政机关公文格式?明确：“年份应标全称”。
（四）错用括号
如“晋水文办（2011）8号”、“晋水文?2011?8号”，
这里的年份所用的括号“（）”、“??”均是错误的。规范的用法应是六角括号“…?”，如“晋水文办…2011?8号”。
(五)乱设虚位
发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“晋水文…2011?008号”，这里的“008号”应改为“ 8号”。
(六)摆放有误
常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题，?党政机关公文格式?规定：编排在发文机关标志下空二行位臵，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“…?”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
(七)字体字号不标准
?党政机关公文格式?规定：“如无特殊情况，公文格式各要素一般用3号仿宋体字”。而有的字号小于3号；字体，有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。
我们在公文实际应用中，应该严格按?党政机关公文处理工作条例?和?党政机关公文格式?国家执行标准
（GB/T9704—1999）执行，只有这样才能促进国家行政机关公文处理的标准化、规范化。
三、主送机关常见问题分析
主送机关是指公文的主要收受机关，即需对本单位发出文件负责办理、答复或遵照执行的对方机关，它位于标题左下方，正文之上。
（一）多头主送
请示一般只应写一个主送机关，不得多头主送。公文只
主送组织，不主送个人，也不得将主送机关写为“市委并xxx 书记”或“市政府xxx市长”。如果同时主送几个单位，就容易造成处理上的混乱和困难。
同级党政机关确需联合向上级党政机关行文时，“报告”的主送机关一般用党政机关的并列形式，如“市委、市政府”。“请示”的主送机关应就请示的内容性质分别确定，属党委职权范围内的，主送机关应将党委列前，如“市委、市政府”，由党委负责处理答复；属政府职权范围内的，主送机关应将政府列前，如“市政府并报市委”，由政府负责处理答复。
（二）简称不规范
有的公文，因主送机关的名称较长或主送机关较多，就随意将其简化，这样就容易出现错误。如主送机关的名称较长，可使用通用的规范化简称，如“成都市经济体制改革委员会”，可简称“市体改委”。普发性公文，有多个主送机关，书写时可使用统称，如对成都市的区（市）县一级的政府，主送这些机关时，不可能一一列出这些机关名称，可泛称为“各区（市）县政府”。
（三）主送机关不准确
准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及时处理的关键问题。要根据对方单位的职责分工和当前工作的实际情况主送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节，影响工作的进行；也要防止撒大网式的滥送，造成人力、物力和时间的浪费。
四、正文常见问题分析
（一）引文不规范
引用公文时要先引标题，后引发文字号，如：“XX县人民政府?关于验收村民的自治示范乡镇的请示?（XX府发﹝2011﹞10号）收悉”。若用“XX府发﹝2011﹞10号?关于验收村民自治示范乡镇的请示?收悉”，就是不规范的引文。
（二）日期不规范
日期应使用阿拉伯数字，年、月、日应该要写得完整规范。如“2011年10月1日”若用“2011.10.1”或“11年10月1日”，“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，则是不规范的表述。
（三）层次不规范
序号使用不规范，有的文件中用“（一）”后又标“一”，有的用“一、”后，下面的层次中直接用“1、”等等。正文部分是对公文内容的表述，需要使用字序符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1、”，第四层用“（1）”。每一层次序数用字，前后应当一致。
（四）法定计量单位不规范
如前用“亩”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“吨”，这种情况最好统一。计量单位最好前后一致。
（五）名称简称不规范
如“精神文明办”有的简称为“精办”，让人不知所云。公文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称，如?党政机关公文处理工作条例?（以下简称?条例?）。
五、其他常见问题分析
（一）发文机关落款不规范
政府机关发文的落款，标题已标明发文机关的用机关印章代替机关署名，不再写发文机关名称。有的公文正文占满了页面，发文机关必须标注到下一页上，以前是在下页发文机关署名或盖章之前空白处注“此页无正文”，现在不能了。
（二）成文日期的书写不规范
成文日期应该标明公元年、月、日，一律用汉字小写数码书写，不使用阿拉伯数字。年、月、日要写全，不得将“一九九二年一月八日”写为“一九九二、一、八”或将“一九九二年”简写为“九二年”；也不得只写月、日不写年：“三十一日”和“二十五日”不得写为“卅一日”、“廿五日”。
（三）抄送机关的书写不规范
根据国家技术监督局的要求，为简化和规范公文格式用语，无论对上级、平级或下级，抄送机关标注用语可一律用“抄送”，不再使用“抄报”，也不使用“抄发”。抄送机关可按上级、平级、下级的顺序排列。
（四）附件的标注、名称不规范
附件是随公文正文发出的文字材料及表格。公文有多个附件时，应写明附件的序号和标题，并按顺序依次附在公文
主件后面。有的正式发文中没有在附件的左上角标注“附件”字样，这种情况比较多。有的公文附件名称不规范。例如，关于接收安臵军队转业干部的请示，该文有3个附件，但附件名称却笼统地用“地方军转办下达的接收安臵军转干部计划的文件”来概括，附件名称与实际所附材料名称不一致，应准确写明附件的序号、标题和文件号。
（五）密级划分不准确
公文的秘密登记是公文涉密程度的标志。涉密等级不同，公文的阅知范围、管理办法也不相同。有的公文没有按照国家秘密范围和管理规定的要求合理确定密级，而是随意定密，认为公文内容重要就定密。有的公文没有严格遵守主件、附件涉密等级一致的原则，有的秘密文件漏标密级或密级表示不准确。
（六）缓急程度划分不正确
公文紧急程度是对公文收文方的提示，目的是要求收文方在规定的时限内处理公文。有的应对方要求发出的公文，如报告情况、回复意见、提供数据等，没有要求收文方在规定时限做什么，但仍标注了“特急”，目的仅仅是想得到优先迅速传递处理。