物料中心制度(定版)2014.6.17-3.5

物料管理中心部门主要职责

第一条：公司基本材料器材采购及仓储业务的日常运行与管理；

第二条：基层单位上报基本材料器材申购计划的整理审批；

第三条：基本材料器材采购计划及资金计划的编制；

第四条：基本材料器材采购计划的组织实施及运储协调；

第五条：材料器材采购、验收、运储及发放、工程施工的材料现场管理、日常化管理；第六条：基本供货商的选择与准入资格初审；

第七条：基本供货商的日常管理；

第八条：基本材料器材市场的调研及定期报告；

第九条：材料器材供货商合同签定、合同履行督理及结算手续的经办；

第十条：新材料、新工器具的市场调研及使用设计建议引入；

第十一条：材料器材相关技术与商务资料的收集、整理、归档。

第二部分岗位职责

物料管理中心（副）主任岗位描述卡

综合管理岗岗位描述卡

采购业务主办岗位描述卡

核算统计岗岗位（A）描述卡

核算统计岗岗位(B)描述卡

库房管理员岗位描述卡

材料质检管理岗岗位描述卡

物料综合岗岗位描述卡

材料器材采购、仓储领用管理办法

第一章总则

第一条：为进一步加强材料器材采购、仓储、领用业务的规范有效管理，提高公司材料器材采购资金效率，堵塞管理漏洞，杜绝材料器材采购过程中的经济损失和资源浪费，确保生产经营正常运行，依据公司原《材料器材采购、仓储领用管理办法》，结合业务实际及管理现状，修订本办法。

第二条：本办法涉及公司材料器材采购及仓储、领用业务管理的诸环节，是指导、管理、规范相关业务的基本制度。其中，涉及合同运行业务范畴的，执行《TXJ公司合同管理实施细则》的相应规定要求；涉及其他业务范畴的，执行其他业务管理的相应规定要求。

第二章组织管理方式

第三条：材料器材采购及仓储实行公司集中统一管理与部门、下属项目部、厂点限额审批自组织相结合的组织运行方式。原则上，基本材料器材采购及仓储业务职责由公司本部履行。

第四条：公司设材料器材采购管理专业领导小组，由公司主管业务领导及公司主管财务领导兼任正副组长，物料管理中心、财务管理部、质量安全管理部、生产运行管理部、研发管理部、法务合同管理部部门负责人任成员，办公室设在物料管理中心。材料器材采购管理专业领导小组的主要职责是：

1、负责材料器材采购仓储管理办法、业务战略的编制；

2、相关业务部门的定期考核；

3、大宗和重要材料器材的采购审批；

4、基本供货商的准入审批；

5、大宗和重要材料器材的采购组织协调；

6、材料器材采购仓储过程中违纪违规人员的查处。

第五条：公司物料管理中心为材料器材采购仓储的职能管理与组织运行的双重功能部门，管理职能归属公司材料器材采购管理专业领导小组；业务运行由公司主管材料器材采

购业务经理领导。物料管理中心设主任岗位1人，综合管理岗1人，采购业务主办岗1人，库房管理员1人、核算统计岗1人。

第六条：公司物料管理中心下设两个材料器材仓储管理库：西安周转库、庆阳仓储库。人员及日常运行管理归属物料管理中心。

第七条：物料管理中心各岗位薪酬按公司《薪酬管理办法》相关标准套发；

第八条：物料管理中心采购业务主办岗实行AB权责定期轮岗制。具体实施办法是：

1、将公司需采购的日常生产用料，划分为钢材类、附材类、配置类、电材类、建材类、办公用品类6个大类。

2、每个采购业务主办人员分别主要负责1-2个大类的采购组织（采购A岗），同时兼任一个大类的副岗（采购B岗），日常工作以A岗为主，以B岗为附。若遇其中一人请假或因故不在岗，兼岗人正常接替。

3、每个大类岗每一季度轮岗一次，全年度所有大类都必须循环轮换一次。

第三章计划编制

第九条：申购计划的编制与审批。

1、各部门及项目用料必须首先编制《材料领用申请计划表》，经规范程序签审后，传报公司物料管理中心。

2、《材料领用申请计划表》由用料单位填制。部门零星日常用料（包括低值易耗及办公用品）申购计划由部门负责人签批，非零星用料由部门负责人初审，业务主管领导签批。

3、项目用料要以具体项目为计划名称单元，以项目方案、图纸、料表、交底工作量及建设方要求为依据编制计划。

1）品名、规格、型号、数量及组织时限分段要尽可能准确；

2）急用料要特别注明供应时限，到位位置；

3）无法报出品名、规格、型号的新型材料要专门说明功能、用途及其他相关资料参数；

4）备用准备率不得超过3%，计划准确率不得低于95%；

5）项目用料申请计划由实施项目的项目部报审，生产运行管理部签审，生产主管领导或前指指挥长签批（鉴于目前生产经营的实际情况，暂时调整为项目部材料员制单，部门主管审批，项目主管签批）；

4、有特殊要求如设计、供货、安装一体化，需要技术支撑、相应检验报告或新材料引入的，需同时报备相应说明。

业务主管领导）签认、签审。

第十条：供应采购计划的编制与审批。

物料管理中心接到《材料领用申请计划表》后，应在不超过一个工作日内，编制《材料采购计划单》，并附部门《材料领用申请计划表》，报请主管领导审批，经平库后，缺项需要采购的，编制《采购资金申请计划》，报请财务主管领导审批后，方可进入采购管理运行程序。

第十一条：资金申请表的编制与审批。

1、编制《资金申请表》，后附《材料领用申请计划表》、《材料采购计划单》计划编制号、归类材料数量、采购指导单价、合计金额。

2、报主管领导审批时，还应附《市场询价及供应商选择意见书》，明确供应商供应的品种大类、单价、采购资金总额以及供应商基本资信评估意见。若需零散市场采购，也必须加以注明。

3、审批后的《采购资金申请表》应及时送达财务管理部备案，以便组织落实采购资金。

第四章.采购准备

第十二条：做好询价、采购方案编制、供应商选择、商务接洽谈判等采购前准备，并严格按公司相关规定程序进行。具体要求参照《合同管理办法及实施细则》的规定执行。包括：

1、编制规范的《市场询价及供应商选择意见书》；

2、提交《对方主体资格、资信情况和履行能力审查意见书》；

3、提交《主要条款部门建议书》；

4、《主要条款达成意向书》；

5、《合同法律意见书》（法务合同管理部签注）；

6、其它相关采购准备资料。

第十三条：按规定需要签订文本合同的，按公司《合同管理办法及实施细则》的规定办理。

第十四条：对于经考察，资信、服务质量、合作协调完成公司供应商准入管理程序，被确定为基本供应商的，可以签定一个年度总的供货意向协议书，双方约定供应、对帐、结算、支付等基本内容。

第十五条：对于大宗（10万元以上）或新器材的采购，要实行供应商招投标管理，投标供应商的选择以公司准入的基本供应商为基础，适当引入新供应商，但要严格按公司供应商管理的相关要求履行审批程序手续。

第十六条：采购前准备工作全面就绪方可进入实际采购，若遇特殊情况，必须经公司级部门领导许可。特殊情形消失，应及时完善相关程序手续。

第五章采购、储运

第十七条：采购过程要严格依据用料部门上报的《材料领用申请计划表》及议定的采购方案实施，原则上不得擅自变更。

第十八条：采购实施要严格把关，材料品名、产地、生产厂家、品牌、型号、数量、质量标准、包装方式、到达地点、方式、时间等要一一检验核对，并编制采购清单，经采购责任人签认。

第十九条：由供应商仓库直接装车运往施工现场或庆阳库的，采购、验收人员及物料管理中心主任要分别签认《材料验收确认单》。

第二十条：为方便生产、降低采购成本，下放部分零星、小额用料的采购权，由庆阳库、彩钢厂（或项目部）自行组织，具体办法是：

1、下发《下放采购零星、小额用料实施办法及参考明细表》。

2、按正常程序编制《材料领用申请计划表》及《材料采购计划单》。

3、物料管理中心主管在《材料采购计划单》上签认意见经审批后，填写《采购计划任务单》，将符合《下放采购零星、小额用料实施办法及参考明细表》内容的部分委托给庆阳库、彩钢厂（或项目部）采购组织，物料管理中心要负责这部分计划的落实督办，直至计划全部实施。

第二十一条：特别紧急（临时）用料的采购。紧急（临时）用料特指由于生产现场或甲方紧急变更、调整、增加等时效要求短，无法或履行公司申请、计划传送管理程序确实有困难但必须在时限内组织的生产生活用料，或当某供应商是唯一合格供应商，发生送货不及时及质量问题而影响生产时。

1、紧急（临时）采购时，由采购部门填写《紧急（临时）采购申请单》，附“紧急采购物料的报价单”提交主管领导审核，主管财务领导批准后方能采购。向财务管理部申请付款时须附已经审批的相关资料。

2、特别紧急（临时）用料的采购批次预算金额不得超过2万元。

3、特别紧急（临时）用料的市场询价、供应商选择、质量验收、数量清点及包装运输实行全程综合追踪。

4、采购工作完成后2个工作日内要按相应规范补全基础资料。

5、由于计划或工作疏漏造成的采购时限缩短不在此范围。

第六章供应商管理

第二十二条：建立公司供应商管理体系，包括供应商开发、供应商评估、供应商准入；供应商联盟、供应商日常管理等内容。

第二十三条：供应商开发。同一类型器材采购，供应商开发储备不得少于2家；大宗、基本用材供应商不得少于3家。

第二十四条：供应商评估。建立供应商评估制度，完善评估办法，规范评估管理，供应商评估主要是要对现有供应商在过去合作过程中的表现或对新开发的供应商作全面的资格认定。主要侧重于对他们的基本资信、技术、质量、交货、服务、周转能力、合作意识和管理水平等方面进行综合评定。

1、实行供应商评级管理，将供应商综合资信分为三级：

Ⅰ级供应商评定标准及管理：

1）现有供应商基本资信可靠，过去合作过程中在技术、质量、交货、服务、周转能力、合作意识和管理水平等方面的能力表现较好；

2）评定为Ⅰ级供应商的优先准入，采购计划优先考虑，可与公司签定季、年度采购协议；

3）可使用由我方法务合同管理部审查通过后的乙方标准合同文本。

Ⅱ级供应商评定标准及管理：

1）现有供应商基本资信可靠，过去合作过程中在技术、质量、交货、服务、周转能力、合作意识和管理水平等方面的能力表现稳定；

2）评定为Ⅱ级供应商的办理基本准入，保持现有或以上一年度的采购计划工作量为上限，非特殊情况下不得增加；

3）不得签订年度协议，必须是一项一合同，且必须使用我公司标准合同文本。

Ⅲ级供应商评定标准及管理：

1）现有供应商在过去合作过程中的表现一般或是新开发的供应商；

2）现有供应商资信不稳定，质量、交货、服务、周转能力、合作意识和管理水平等方面的能力不突出，新开发的供应商基本准入时间短，综合资信不明晰的；

3）评定为Ⅲ级供应商的办理基本准入，适度安排采购计划工作量，严格控制采购计划，一次性、单个合同标的上限金额不得超过10万元，特殊情况下需超过上限的必须经公司材料器材采购管理专业领导小组审批，并由法务合同管理部出具《特别法律意见书》；4）不得签订年度协议，必须是一项一合同，且必须使用我公司标准合同文本。

2、供应商评级每年进行一次，每半年复核一次。评级由公司材料器材采购管理专业领导小组组织，相关部门参加。评级具体内容、标准及评定程序见附表《供应商评级管理申报审批表》。

3、供应商级别评定过程及结果记入公司供应商管理资料库，当年评定等级原则上只适用一年，半年复核，次年重新评定，按评定结果上档或下调，不满一年的、新开发的供应商无权进入Ⅲ级以上。

第二十五条：供应商准入制度。所有供应商进入材料器材采购计划必须办理公司准入申请审批，履行准入管理，否则严禁安排采购计划工作量。

1、供应商准入的基本条件：

1）必须是工商管理部门核准具有法人主体资格的国内企业（公司）经营单位，相关证照资质齐全（法人营业执照、机构代码证、税务登记证、生产厂家委托代理书及其他与产品质量相关的证件）；注册资金在10万元及以上，有独立的办公场所和规范的财务管理。

2）参加投标的供应商必须详细提供供货的所有商品名称、型号、规格、相关的技术参数、制造厂商、市场价以及性能和作用等有关材料。

3）提供在设定区域范围内的各供货网点和维修网点具体地址、负责人、联系电话等有关资料。

4）参加投标的供应商在准入申请时，必须同时提交协议供货承诺书，对在协议有效期内提供产品的规格型号、基本配置、供货价格、优惠率、售后服务、备品备件、每月报价、诚信服务以及接受处罚等事项做出具体承诺。

2、供应商准入的基本管理程序

1）由物料管理中心按准入条件进行资格初审，并提出准入供应商名单，填报《TXJ供应商准入申请审批表》。

2）法务合同管理部资格审查，相关部门加注意见、公司材料器材采购管理专业领导小

组审批。

3）通知供应商，并签订《服务品质承诺书》。

4）办理供应商准入许可登记，进入公司供应商管理系统。

3、供应商的退出管理

有下列情形之一者，分别给予暂停公司供应商资格、取消供应商资格（无条件、即刻退出公司准入）、列入供应商黑名单三种处理：

1）供应商出现下述情况之一时，对其进行通报，并暂停公司供应商资格。

a. 出现延迟交货现象，影响生产建设的（不可抗力除外）；

b. 不按合同约定提供售后服务或出现质量问题不能及时解决的；

c. 提供的产品不合格，经换货后仍不合格的；

d. 经考查发现管理松懈、技术落后、财务状况恶化的；

e. 与公司发生经济诉讼，在诉讼期的；

f. 无正当理由不配合询价工作。

2）供应商出现下述情况之一时，取消供应商资格。

a. 提供虚假材料，骗取公司供应商准入资格的；

b. 业绩较差的供应商；

c. 根据考核丧失履约能力的；

d. 无正当理由不履行合同或协议的。

3）供应商出现下述情形之一时，将列入供应商黑名单，公司将不与列入黑名单的供应商发生任何业务。

a. 因供应商的产品质量问题造成企业生产事故、非计划停工，经济损失严重，影响重大的；

b.供应商在业务交往中出现腐蚀贿赂采购人员等违法行为的；

c. 采购过程中（包括招标、询比价、采购等）出现串标、恶意报价等严重欺诈行为的。

4）必须严格按上述规定区别履行有问题供应商的退出管理要求，由物料管理中心提出《供应商处理意见申请书》，法务合同管理部加注审查意见后，上报公司材料器材采购管理专业领导小组审批后执行。暂停公司供应商资格的，时间不得少于6个月，恢复供应商资格应上报审批后方可启用；取消供应商资格的，无条件、即刻退出公司准入，1个工作日内清理完所有往来手续。

5）采购人员擅自违反公司有问题供应商的退出管理要求和作出的处理结论，继续与其

发生业务往来的，不论情节，一经发现即参照本办法第十章之规定给予严肃处理。

第二十六条：供应商的日常管理考核

1、对供应商的日常管理考核，按批次、半年、年度三个阶段，从资信及履约能力、供货质量、价格合理度、及时准确率、合作服务配合意识等五个方面考核。

2、供应商的日常管理考核由公司物料管理中心牵头，法务合同管理部、财务管理部、生产运行管理部、安全质量管理部及相关部门联合进行。

1）批次考核。由物料管理中心、法务合同管理部进行，考核结果分别备案，作为半年、年度考核的基础依据之一，见《供应商（批次）供货综合评价表》。

2）半年考核（7月10日前）。由物料管理中心牵头，法务合同管理部、财务管理部、生产运行管理部、安全质量管理部及相关部门联合进行，考核资料物料管理中心、法务合同管理部分别存档，见《供应商综合评价表》。

3）年度考核。由公司材料器材采购管理专业领导小组组织，考核资料物料管理中心、法务合同管理部、公司分别存档并作为评级的重要基础依据，见《供应商年度综合考核评价表》。

3、考核实行百分制，权重打分。权重分别为：资信及履约能力20%，供货质量30%，价格合理度20%，及时准确率15%，合作、服务配合意识15%。

4、分类考核处置：综合分达98分以上为优秀；90分以上为合格；85-89分，暂停公司供应商资格2个月；80-85分，暂停公司供应商资格6个月；低于80分的，取消当年供应商资格。

5、考核分项分类标准及评分办法：

1）资信及履约能力：20分。

a.法定基本主体资格的证照资质不齐全，每缺一项考核扣15分；

b.必备辅助资料不齐全，每缺一项考核扣5分；

c.自有供货周转资金不足，需公司先行垫资组织的每次扣10分。

2）供货质量：30分。

a.供货质量不合格造成停工，每发生一项考核扣15分；

b.市场批量退货、返工、返修，每发生一项考核扣15分；

c.进货检验合格，但在使用过程中造成返工、让步接受、报废、停产的，每发生一项考核扣10分；

d.供应商故意将不合格物料放在合格品中，或明知是不合格品却冒充合格品，每发生

一项考核扣10分；

e.部分供货质量不合格的，视情节扣5—10分；

f.未在规定时间回复纠正预防措施，暂停供应商供货资格，视情节扣5—10分；

g.对提出整改要求未执行，暂停供应商供货资格，视情节扣5—10分；

h.未按照规定，定期、定批向公司提供相应物料的质量检测报告，每发生一项考核扣3-5分；

i.未经公司确认、同意，擅自更换、更改材料或原工艺设计的，每发生一项考核扣分3-10分；

4）价格合理度：20分

a.供应商批次报价高于市场一般公允价的5%，一次考核扣10分；

b.供应商批次报价不清，或反复调整报价，每次考核扣5分；

c.供货业务已进入运行，供应商要求变更调整报价，且以中止继续供货相要挟，每次扣20分。

5）及时准确率：15分

a.未按约定时限或时限量供货，造成停工或其他损失的，一次考核扣15分；

b.供应商由于确实的意外或不可抗力导致未按约定时限或时限量供货，而不及时并以书面方式通告我方，且未为谅解的，每次考核扣5分；

c.供应商接受供货业务后，又以其他理由通告我方不能按约定时限或时限量供货的，每次扣10分。

6）合作、服务配合意识：15分

a.属约定给予技术、工艺指导等服务配合但借故不服务配合的，一次考核扣10分；

b.由于我方银行或其他确实的特殊原因（法定节假日、我方办理人员短时未在岗等）意外影响支付的，并及时通告对方，且未为谅解的，每次考核扣3分；

c.双方发生意见不一致，不接受积极磋商，与我方业务人员争吵或以中止继续供货要挟的，每次扣10分。

d.明知有错，而误导我方采购人员错误采购的，每发生一项考核扣10分；

e.供货储运过程中不积极配合的，视情节一次考核扣3-10分。

6、建立健全供应商管理资料、报表台帐等动静态信息库，包括：

1）《供应商基本信息统计管理台帐》；

2）《准入供应商管理台帐》；

3）《供应商年度综合考核评价信息统计管理台帐》。

第二十七条：供应商联盟

1、明确公司与供应商在主体上是战略合作伙伴关系；在经济往来上是甲乙方合同关系；目标是实现互利双赢。

2、加强与供应商的交流、沟通与互通有无，要逐步与供应商建立起一种相互理解、相互信任、相互支持、关系稳定、信誉可靠、长期合作、往来规范、互惠双赢的关系。

3、每半年要由物料管理中心组织，主管领导参加的供应商联谊座谈会，并做为一项制度予以坚持。

第七章库存管理

库存管理是公司物料监管，保证公司物料的完整、安全，正确核算成本的基础。库存管理包括库存材料、办公用品、办公用具、低值易耗品、固定资产的库存。

第二十八条：采购入库

1、仓库管理员应根据发票及发票清单核对后入库，若发生暂时无发票、发票滞后的情况，可以在随车清单中标明品名（含品牌）、品种、规格、数量。若发票暂时不便带来，可传发票复印件作为入库凭据。

2、仓库管理员在验收入库质量要求较高的材料时，应会同生产运行管理部、质量安全管理部及项目主管，依据材料质量标准对购入材料的品种、规格、数量、质量进行验收。如发现质量问题，应拒收货物，并及时通知采购人员，应及时与供货方协商退货或换货。

3、购入的任何材料器材，由物料管理中心核算统计岗办理入库程序，办理入库程序不得超过两个工作日。原则上，无论在西安或者西峰采购，必须先入库打入库单，仓库管理员计算机点击确认后，核算统计管理岗打印出入库单，采购人员方可拿入库单和发票去财务管理部挂应付账款或报销。

4、采购后直接发往施工场地、庆阳仓库的材料，发料时必须附随车清单及《直达材料现场验收确认单》，货物到达现场，确认无误后，由收货人在直达材料现场验收确认单上签字；对于工程竣工后及时给保管员返回《直达料采购验收确认单》。

5、施工现场发生的临时性采购的急用料白条据，按相关规定办理。

第二十九条：材料入库后的付款程序

1、采购人员将《资金申请表》等配套程序、《外购入库单》、合法的商业发票等相关资