试论秘书应该如何做好公关工作

试论秘书应该如何做好公关工作

很多人听到“秘书”一词，对它的形象犹如一团迷雾，因为秘书工作可以说包罗万象，有些人认为他就是一个长相漂亮，陪在领导左右，为领导出谋划策的人，也有人认为他是一个终日做着单一乏味，没有创造性的工作，说法可谓众说纷纭。简而言之他就是协助领导人、联系接待、办理文书和交办事项的工作人员。主要为领导决策的制定与贯彻服务的各项事务工作，他的基本职能是辅助与协调，其具有助理，参谋，信息枢纽以及公关的作用。目前也有相当一部分的秘书工作者从事的就是公关工作。

然而当今市场竞争是一种注意力的竞争、人心的竞争、传播的竞争、关系的竞争。公共关系是提高企业形象竞争力的法宝。公共关系工作是一种组织行为活动，又称为公共关系活动。它是指社会组织为了与公众良好的关系而开展的各项活动，公共关系工作体现着组织的管理职能，它是人们在公共关系意识下，通过沟通协调，在公众中树立良好的组织形象，优化组织运作环境的实践活动，可以说世界上任何一家企业都少不了公共关系部门，其包含展会，记者招待会，庆典，赞助等诸多活动。而秘书工作者在一次公关活动中起到的作用是不可小视的。他或许不是一个人，是多人参与一个活动项目，也可以说，一个公关活动项目中参与的人员或许都有秘书角色的成分存在。

那么秘书应该如何做好公关工作呢？

1 提高自身素养

（1）拓展知识面

一个人生活在世界上，就需要与人沟通，而沟通的范围便是他的知识层面，一个缺乏知识的人，其思维定会缺乏创造力、竞争力、灵活性，谈吐单一乏味。工作是一个理论与实践结合的过程，没有知识基础作铺垫，工作不可能完美完成。如今是一个信息化的社会，信息传播的媒介无处不在，电视、报刊、杂志、书籍、网络天地也无限大，一个优秀的社会工作者，从事任何工作都要拥有不断学习的意识，这样不仅可以不断优化工作内容，而且还能丰富自身精神层面。

（2）培养较好的外语能力

语言是沟通的桥梁，她是我们随心所欲的一位朋友,是我们沟通的必要工具。尤其公关活动中很多都是协调沟通的工作，接触到的人非常多，拥有一口流利的外语，可增强企业对外开放程度，吸收西方的先进思想，促进双方的交流与发展，对于自身也可增强自信心，更具竞争力。

（3）增强综合能力

如今技术+语言复合型人才备受欢迎，一般企业的招聘信息上都会要求面试人员具有较好的文字和语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维能力和分析能力等综合性能力。所谓一人多职，老板绝不会雇一个只会打字的员工，每个老板都希望他的员工一专多能，一人多职，实现效益最大化。因此一个各方面综合能力都非常优秀的人才，才是老板需要的员工。

（4）提高对公关重要性的认识

任何一家企业都是需要公关部门的，具资料显示，21世纪公共关系职业仍然是20中热门职业之一。它的形式多种多样，它是企业经营活动的“润滑剂”，良好的公共关系是决定着一个企业经营成败的关键因素。每个员工，每个部门，这里不仅仅指秘书工作人员，都要树立强烈的公关意识，形成自己的特色，积极宣传自己的优势，自觉维护企业的形象。

（5）提高人际交往能力

任何工作都需要沟通，在企业里必不可少，做好人际关系。建立良好人际关系也是提高处世能力的关键，主动与人沟通，平等对待上下同级，不上恭下倔，以真诚、友善、平等、平和、落落大方、不卑不亢对待每一位同事。真正做到热情有度，稳健为本。（6）做一个诚信守秘的人

很多公关活动，它都具有一定的商业机密，一般只有企业内部人员知道，守秘也就包含在工作范围内。

（7）懂得包装自己

一个懂得包装自己的人，也是一个懂得如何塑造个人及企业的良好形象。人如商品需要包装，但切忌过分包装。要善于展示个性的独特品质。在随意与自然中表现人的个性美，重要的是认识自己，包装的高手在于不留痕迹，外在的一切应与自身浑然一体，这时你不再是商品，而是活生生的人。包装可以从自身的外貌，礼仪着手，聪明的公关小姐都知道化妆一定是淡彩、体现自然美，身着的服饰可以体现青春的活力，也可注重成熟，庄重、富有内涵，切勿穿着不伦不类，浓妆艳抹，有失礼仪。礼仪择则是企业形象、文化、员工修养素质的综合体现，只有做好应有的礼仪才能为企业在形象塑造、文化表达上提升到一个满意的地位。

2 做好文书处理工作

（1）熟悉电脑软件

现在很多公司白领的工作内容中，电脑绝对是必不可少的硬件。大多的工作需要工作人员掌握字、表处理、电子表格和演示文稿等办公自动化软件的使用，以及因特网应用的基本技能。操作这些软件也是熟能生巧，边工作就是在边学习，这是做好所有文案工作的前提。

（2）具有一定的文化修养

一个公关活动，其包含公关策划，项目编制，拟定合同关系等，其中秘书工作者必定会涉及到文书处理工作，然而文字及其传播的制作需要有一定的文化基础，文字功夫的高低也会直接影响它的传播效果。因此，此时秘书工作者必须具有相当的文化知识以及语法修辞方面的专业知识。并且从受众来看，理解文字一般比理解言语困难，所以在识字的基础上，也需要更高的文化修养。这对于公关秘书来说，能说会写，构筑扎实的公关平台，实现有效地公关沟通是获取公关秘书与公关组织的双赢是十分必要的。平日多阅读报刊杂志，勤于练笔，锻炼逻辑思维能力与表达能力。

3 具有高度的市场敏锐感

在这竞争激烈的社会中，很多企业面临倒闭等问题，每家企业都想在其脱颖而出，那一个秘书工作者在为企业出谋划策的前提就是一定要对市场具有敏锐感，掌握市场脉搏，且有能把握市场动态及方向的能力，才能对事物做出深刻的剖析，建立高度灵活、富有弹性的动态组织形式，对于公关策划真正做到面面俱到，不断优化工作流程。并且也可以适应变革时代的要求，这样企业才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。

4 具有良好的心里素质与身体素质

很多秘书工作者认为自己的工作是非常单一乏味的，其日复一日的重复相同的报表，打印等琐碎的事。其实不必看重自己工作与其他工作的相似性和重复性，否则它就是“作业”了。整天愁眉苦脸的面对工作，对于工作充满抱怨，是不可能高效的完成工作的。抱着对生活中任何一个工作都要做到一样精彩的心态，工作便是巨大的乐趣，在丰富了精神层面与物质层面之外，油然而生的还有巨大的成就感。这样工作才能不断创新，不断追求卓越。

很多秘书工作者总是陪在领导左右，时常有饭局，加班的工作，并且长时间对着电脑，甚至会有很多自己不情愿的文娱活动，公关秘书更少不了这一点。健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。良好的身体素质可以带给工作活力，让工作更有创造力，身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

5 关注细节，注重实效

在通晓整个公关策划流程中，细节决定着公关活动的成败。公关活动中涉及到大大小小

很多方面的内容，必须对那些平时工作中被忽略的小节，见怪不怪的小事，引起了高度的重视。但是我们大多数的人或多或少犯有大而化之、马马虎虎的毛病，生活的周边“差不多”先生比比皆是，好像、几乎、似乎、将近、大约、大体、大致、大概等等，成了差不多先生的常用词。百分之一的疏忽，就可能导致百分之百的失败。

所谓的不简单，就是把每一件简单的事做好就是不简单。什么是不平凡，能把每一件平凡的事做好就是不平凡。所以，无论做人、做事，都要注重细节，细节乃决定成败。

6 懂得有效的人力资源管理与配置

许多大型的公关活动项目时间短，人员用量大，许多岗位除安排正式的工作人员外，还需大量的志愿者配合工作，许多公关活动也需要具有高素质的人员参加，例如医生、电脑工程师、翻译等专业人员。如2008年北京奥运会的志愿者选拔，从组织报名、人员选拔、人力资源配置及职业道德培训的工作各环节的管理，都是直接关系到项目活动的成功与否。懂得充分调动和发挥人的主观能动性，做到人尽其用。

7具有一定的法律意识

任何比賽或游戏一定要有规则，才可以公平竞赛；如果没有规则，不但容易产生冲突，甚至最后可能无法进行。同样的，社会也有法律，作为共同的规则，规范大家的行为，社会才能持续运作下去。因此秘书从业人员必须具备一定的法律意识，企业在公关活动中，经常会遇到一系列法律纠纷，合同订立的工作。例如了解公司法、保险法、知识产权法、公关活动中组织者的审批与管理法律制度以及市场管理法律制度等一系列相关法律条文。这样可以更有效地说服大众，使公关活动更加顺利的进行。

8 具有高度的团队凝聚力

很多公关活动成员都是兼职者，一个活动结束后或许就解散了，成员变动性较大，所以如果不具备高度的团队凝聚力，各管各的工作，工作时就少些士气。一个团队对成员的吸引力越强，成员坚守规范的可能性越大。一个有效地项目团队，必定是有高度凝聚力的团队，它能使团队成员积极热情地为项目成功付出必要的时间和努力。并且高度的凝聚力也是团队成员相互信任、有效沟通的前提。

9 提高公共关系中的危机处理与管理能力

一个秘书工作者，他的基本职责中一定包括协调沟通，尤其在公关工作中，这一项显得尤为重要。沟通是人与人之间的，人与企业之间，也有企业与观众之间的。在人际关系的管理中有着很多艺术技巧。如何让别人信服自己，如何让千万观众信服自己的主张，不懂得有效沟通，等于不会开口讲话。处理公关中的危机也就是如何有效与大众沟通。

首先与人沟通，它取决与自己的态度，承认彼此之间一定会有差异，但是不要因为自己的性格，在沟通时出现不解的误会，导致相互的不信任。人与人产生危机，那就是公关关系没有处理恰当。凡是对于事物都要保持平和的心态，理智思考，有时可换位思考，以第三方角度再来评价，到底对方是需要一个怎样的合作伙伴，那么这样才能适时地走进他人的思维中去。其次是与亿万人民沟通，要知道，面向全世界的观众沟通是最难的一件事。最难做的工作就是人的思想。尤其是当一个企业的公共关系面临危机时，如何让企业与观众之间创造一个和谐的，充满理解和信任的生存和发展空间，公共关系中的危机处理就是相当关键的一步。然而处处存在危机，无时不有。几乎所有的公共关系危机都是人们无法预料的情况下突然发生，往往让组织措手不及。它很有可能让组织陷入强大的社会舆论压力之下，严重损害组织的声誉和形象。此时首先要做出快速的反应，对于事情的一切状况都要抱着真诚坦率的原则，就算外界有更大的猜疑和混论，始终保持沉着冷静统一的心态。做好与企业内部公众、受害者、新闻媒介、上级领导部门、业务往来的企业以及外界所有消费者的一切沟通协调的工作。

10 及时进行公关活动的收尾工作

一个公关活动结束，也许是全部活动都结束，也许是一个活动分阶段进行，但当完成某一个阶段或者合同时，都是需要及时进行收尾工作的。且应对活动过程也进行进一步的分析与评价，这样可能会带来实际收益。有时一个活动的目标已经实现，或者大众参与程度不高，资源不足，企业对活动的期望值过高以至无法达到，或者外部环境的剧变都应该及时对于活动终止。否则对自己的组织，企业都是一种损失。

一个成功的公关活动，往往可以对后续新活动提供参考和借鉴，所以活动收尾阶段的最后一项同时也是非常重要的一项工作。其中包括对所有参与商，重要观众和支持单位、合作单位以及媒体致谢；将参与活动的企业和受众的相关信息认真整理、分类、建立完善的客户资料库。客户资料库越详细，对今后活动的发展就越有帮助；及时整理活动相关资料，编撰公关活动总结报告并且与相关合作的单位核对有关数据，包括饭店的总住房数，交通运输部门的用车情况，收集账单，支付账款，对欠款的客户收缴账款，最后对活动收支情况进行认真分析，向有关人员通报活动财务状况。