如何管好你的老板
如何管好你的老板(2011-07-22 14:32:17)转载▼标签： 拍档老板万科杂谈
[导读]一位好老板如何能与一个忠心耿耿的高级助理相遇并且维持长期的默契关系，那其中的曲折情节并不比电视剧中的爱情故事来得少。
现代社会单纯从相处时间上来算，大老板与助理在一起的时间，有些已经远远多于与自己的配偶在一起的时间。助理能够长时间追随老板，越来越成为高端人才市场特别需要的一种特质。但是现实的情况是，一边老板们感叹找不到一个称心如意的助理，一边是助理们抱怨，为何频频遭遇霸王上司。一位好老板如何能与一个忠心耿耿的高级助理相遇并且维持长期的默契关系，那其中的曲折情节并不比电视剧中的爱情故事来得少。
尚道女性营销有限公司总经理 张桓
依附型拍档
助理很像一棵藤蔓，依附于大树之上，因此这个职位不允许有太多的主见，但是可以围绕着大树做一些小小的发挥。
张桓是尚道女性营销有限公司的总经理，随着公司快速发展，他很快发现自己的时间被分割得支离破碎，于是有了找助理的想法。专门的猎头公司为他推荐了五位助理，但是都不合适，张桓觉得找助理需要讲究眼缘和感觉，如果一开始就很反感，那就很麻烦了。因为无论是出差、处理工作、分配任务，两人需要经常在一起。
后来张桓通过熟人终于物色到一位可靠助理，朋友的妻子，形象良好。之前在“四大”之一的“德勤”会计师事务所工作过6 年，专门帮助洋老板处理一些事务性的工作，大到安排行程，小到喝茶、住宾馆、有什么爱好、吃什么东西。尽管还负责校园招聘以及公司内部活动等，但是这类工作的成长空间依然有限。
来到新公司，助理跟着张桓接触了很多客户，视野逐渐开拓起来。现在也肩负着一些与新客户沟通洽谈的工作。不过老板和新助理之间初期的磨合自然不可避免，台湾一家杂志希望采访张桓，硬是被新助理给拦住了，湖南卫视想跟张桓的公司合作，新助理将公司的财务数据一五一十地告诉对方，张桓有些生气。但事后一想，也不完全是新助理的错，她毕竟在“四大”那样公司待了6年，养成了职业习惯。张桓只能告诉她，以后涉及到公司机密的数据，都必须经过他的审查。
对于新助理，张桓非常满意的一点就是，即使不带她出差，她都会和接待方安排好自己的一切，非常细致。但是让张桓感到头痛的一点就是，有时候公司部门的东西需要张桓来看，助理就代表那个部门和他沟通，告诉张桓什么时间内必须审批。如果张桓没有回复，这位助理就会不断地发短信。
“不得不
承认她很认真”，水瓶座的张桓平时就
对自己有一个反思：“想法特别多，经常天马行空，说得好就是比较灵活，说得不好就是不够严谨。”这样倒是恰好可以与新助理平衡一下。
很多老板在挑选助理的时候，都愿意培养助手，而不是培养竞争对手。所以在张桓眼里，其他的职位的负责人完全可以独当一面，可以形成自己的价值体系，但助理这个职位更多像是依附于一棵大树上的藤蔓。
他并不担心新助理会离开，因为现在创业的 好时机已经过了，很多人更多是加入一个平台，而不是从零开始。另外，有些人的性格属于管理型，而不是开拓型。所以让这种人来守业，做到规范可以，但让她从零到一很难。
伙伴型拍档
外人都说是诸葛亮拯救了刘备，但是《三国演义》里面张飞也说了，如果没有刘备也没有了诸葛亮。
如果老板和自己得力的助理长期能彼此产生默契和信任，助理就不再是一个料理杂事的人，而是一个为老板本人和他的事业着想的合作伙伴。
BAISI（百丝）服饰有限公司的副总经理莫洁婷和自己的老板就是这样一种关系。刚进入百丝时，莫洁婷做的是行政助理工作，由于太有主见，跟老板在企业方向上有些不同，还没做够一年就负气离开，去了几家公司，创了业后才知道老板不是谁都能做的，自己还是比较适合当辅助的那个人。
她主要帮老板管辖着几个新兴部门，其中有会员俱乐部、会所、一家贸易公司以及整个公司的内刊。因为自己做事的风格属于亲力亲为型，所以她不太习惯很私人的那种助理，自己操心太多，会让贴身助理很难成长。尽管老板多次要把她升为公司副总裁，都被她拒绝了，一来觉得自己资历不够，二来觉得做副总裁压力又大。
但是对于给老板斟茶倒水之类的事，她一概不做。如果老板在办公室，她就不会帮他代收文件，而是让那些主管自己去找老板，因为她觉得自己的老板还很年轻，才40 岁，而且也是一个挺有主见的人，这样做的话会让他更有存在感。
但是由于工作实在太多，她也不得不开始找一些人帮她打下手，在她看来，要找到一个完全符合自己需要的助理是一件很难的事，找到合适的助理需要一些缘分，而她自己跟老板就非常有缘。因为和老板性格非常相似，她知道老板想要的是什么，即使老板不说出来，她也能做到他想要的效果。
直到她从平面设计部调了一个女孩过来，她才有了真正意义上的助理，这个女孩什么都帮她做，现在完全可以独当一面了，于是莫洁婷就把俱乐部的管理交给她，“当她成长之后，我就不会再看着她那么多了”。
而自己和老板就是属于相似又互补型。老板比较擅长处理饭桌上的关系，而自己
则会帮他经营好接下来的长期关系。“老板不用担心我会走，因为即使我走了也会帮他做。我把他当成一个朋友，才会有心思去帮他弄。之前我自己也创过业，对于和老板的关系，莫洁婷形容就像是朋友知己，或者是伯乐，而自己和下属也是如此。她希望下属和自己一样，自省能力比较强，自我成长得更快。
她非常欣赏忠诚、能体谅人的助理，最无法忍受的则是下属做错事而不去总结。“如果下属做错事或有什么让我不满意的，我一般都不会对他们发火，会不高兴，但是不会马上说，而是隔了一段时间后才把他们叫过来告诉他们哪里做得不好。” 对于如何做好助理，她的建议是，勤奋一点，自己多去探索和尝试，成为一个有素质、有职业道德的人。
对于下属，她总是这样告诫，“只要你不是挂主管的名，你都是我的助理，我叫你做任何事情你都得去做。但是如果你在我这里差不多两年我还升不了你职位的话，我觉得你差不多可以走了。”我觉得每个人都有他存在的价值，需要有更高的平台去实现，哪怕是助理。
马云公司里的“御用闲人”
助理是一份特殊的职业，不同的助理之间也有着天壤之别。明星企业家马云的助理陈伟最近写了一本书叫做《这才是马云》，对自己的职位有一个形象的描述：有一种细菌很想飞，可又没有翅膀，于是它潜入青蛙产的卵里。由于细菌的侵入，孵出的蝌蚪和青蛙都是残疾的，很容易被老鹰吃掉，于是细菌如愿以偿地感受到了飞翔！
陈伟从浙江大学信息与电子工程系毕业后，无所事事，参加了一个叫“杭州英语俱乐部”的学习机构，结识了在那里教英语的老师——马云，马云当时是杭州电子工业学院的英语教师。后来一个偶然的机会又认识了来夜校采访的中央电视台编导樊馨曼，以及她的爱人张纪中。
没想到，随后的职业生涯就被这两个人“肆意篡改”。3 年后，马云开始创业，英语俱乐部解散。2005 年，陈伟开始给张纪中做助理兼剧组制片，2008 年又加入阿里巴巴集团任马云的助理。
“我不会给不熟悉的人做助理”，所以，陈伟觉得自己不会遇到适应新老板的问题，每当别人问起助理的主要工作，他会开玩笑说自己是一个“御用闲人”。
身为明星企业家的助理，陪同老板到各地去参加活动、开会、考察或接受采访自然是家常便饭。在公司每天的“必修课”也就是拆看所有给马总的来信，接听各种陌生电话，或者是“接见”“不速之客”。
有些很激动的电话，一上来就问
：“您是马云先生吗……”陈伟就知道，马云在外被人围堵要名片的时候，把唯一很熟的电话号码报给了人家。
有青年
直接上门要求面见马云，递了一封信给前台，并开口要史玉柱、柳传志等一起来开会，讨论世界经济问题，陈伟跑去见他，跟他说：“你的信我看了，首先我帮你纠正一下，现在全世界人口不是30亿，而是67亿，接下来我们一起来看看你信里的错别字……”
陈伟承认自己乐意感受一些高端的东西，所以给大人物做助理的好处，就是自己可以跟着他们出席任何场合，感受他们的感受，但是不需要承担他们的承担。但是他很快发现，很多成功人士的成功不是一个节点，而是一个持续的过程，付出的代价需要一直持续到成功之后，不像短跑运动员博尔特，跑完那个九点几秒就意味着成功。
从做马云的学生开始到成为他的助理，陈伟深刻了解老板的特质——念旧：“衣为求新，友为求旧。”当初，与马云一起创业的18 个人，现在基本上都在公司。老板考虑得很周全，而这其中也有些个人魅力的东西和一些哲理。
有机会跟马云参加集团内部各种高层会议，这对别人来说是求之不得的事情，也是了解公司业务和提升自己的最佳途径。而陈伟往往是听了几分钟就偷偷溜出会场，有时候马云会给他发短信：“进来听听。”
陈伟对自己的评价就是：喜欢吹牛，安于平庸，不求上进。马总曾经问他有没有更深层次的原因或者事件导致他这样。陈伟说：“当一个人从一楼爬到九楼之后，他能体验到的只是第九楼而不是九层楼，每层楼都有自己独特的风景。”
帮杰克· 韦尔奇节省时间的人
15 年来，罗塞娜· 博得斯基承担着十几种角色：一个人工答录机、自动拨号机、文字处理器、过滤系统和事实调查员；或者一个发声板、搬运工、伙伴以及好事和坏事的承受者；再或者是一个批评者、外交官、修理工、拉拉队长和说“不”的人；所有这一切都为了一个1984 年被《财富》杂志昵称为美国十大最强硬的老板之一——杰克· 韦尔奇。
虽然没有准确科学的方法来衡量，但我猜想在接近15 年来的过程中我给杰克· 韦尔奇节省了额外的两万小时。这相当于每周增加了一天的时间。在寻求竞争优势时，你会如何利用一周中多出的24 小时来做事情？是做计划、动员、培训？还是完善程序、执行变化、处理客户、或读电子邮件？无论答案如何，我知道都需要更多的时间——迫切需要——无论是上班还是在家里的每个男人和女人。
当我处理事情时，一般先是两小时的电话往来，再苦读文件，审核报告材料，最
后变成杰克书桌上一个只用30 秒的“短平快”事项。我输送给他做决定所需要的基本材料，这样他就可以很快做好决定，继续进行其他事情。如果他递给我一张便
条，问一个我还没有料到或无法回答的问题，那么我的工作就做得还不够好。
我是否善于读透别人的心思？不。但是我注意周围正在发生的事情，确保了解它们为什么发生。我假设自己是一个因果问题的研究者，这样我就能够相当准确地估测主管需要什么样的材料，然后适当地压缩材料。这种准备主要是信息收集、沟通和协调——任何一个想成为简短材料专家的人，无论具体的工作任务是什么，都要这么做。
例如，仅仅省略一个客户投诉或问题，并不能创造时间。相反，还会浪费时间。邮箱很快就会爆满。没有协助的话，主管就必须停下他或她手头的工作，查清出现的问题，谁在处理这个项目，就此正在采取什么行动。这往往意味着打乱了轻重缓急，分散了注意力，无法顾及更紧急的事情。有了适当的协助，投诉放在主管桌子上时就有说明要点的注解或备忘录，这样老板就会确定顾客是否满意，然后采取措施确保这种情况不再发生。这样，可能要吞掉几小时的事情几分钟内就能解决。
如果你这么做，你的老板就能够跳过费时的初步工作，把她或他的精力集中于最终结果上。我筛选杰克· 韦尔奇收到的每个事项，确保里面没有无关紧要的内容或其他可以由另一层级的人员处理的方面。如果杰克问我：“哈里怎么处理这件事情的？”下次我就递给他关于这件事情一个类似的文件，我会事先联系哈里，问一些基本问题。时间太宝贵了，不能浪费，除非绝对必要否则不能多接触一张文件、一个项目或问题。有时高度接触是不可
避免的，也是很重要的。但是训练有素的一次性接触或低接触提供了额外的缓冲，可以用来发展企业，或灭掉会毁掉整个业务的危险火苗。（节选自《向上，向上，做副手的学问》）
Boss：没必要克服助理依赖症
《风尚周报》：有些助理在帮领导拦截信息的时候变得一手遮天，您觉得这种状况怎么办？
张桓：我觉得这是一个架构的问题。比如公司中你这个助理是凌驾于各个部门之上的，还是和各个部门的负责人平级的，属于协调角色。你画组织结构图的时候，就看得出助理的定位。我的助理，对于一个队伍而言，只是一个协调者，而不是一个领导者。协调者起的是润滑剂的作用，比如协调各部门在规定的时间内，完成规定的任务。而不是说验收别人的作品或者成果，甚至是评判别人的成果。第二，老板愿
意和助理沟通，还是和各个部门负责人沟通很重要。在我看来，我更多的是带着助理和部门负责人沟通，而不是全部让助理来传话。那样很容易形成信息不对称，甚至很容易出现像当年小李子那样的人。
《风尚周报》：如果助理和您特别亲近，可能会招致其余员工的反感，您怎么处理？
张桓：我们公司不太可能出现这样的状况。第一我会人为控制和助理在一起的时间。能不带她出差的，尽可能不带，很多时候和部门开会也不带。因为我认为，不能让别人感觉你是在通过助理来了解公司，了解每个人的状况。那样的话其他员工会感觉自己不受重视，他们要通过讨好助理来让她说好话，公司不能形成这种官僚氛围。
《风尚周报》：有些老板会有助理依赖症，您会有这个状况吗？
张桓：真的会有，我已经退化了。比如有时是两三天的短途活动，但我想临时改个机票去哪里，但是我连公司的电话都不知道。如果她的电话打不通，我就很崩溃了。但是我觉得这个状况没有必要克服。因为老板对自己做的事情很专注，对其他的事情可能会忽视或者漠视。我认为人不在于聪明不聪明，而在于你是否很投入这个角色。生活上低智商，想必是大部分企业家的共同特点，因为人的精力有限。
Assistant ：帮老板甄别信息比获取信息更加重要
《风尚周报》：遇到霸王上司该怎么办？
陈伟: 有两种情况需要分析，一种是他把你看作身边的人，他其实在外面有很大的压力，他会在这里发泄。这个时候，你不用在意。可能有些时候有些人真的很厉害，那就得看你的容忍度。社会上很多的事情，都是一个度的把握。马总常说的“中庸”，就是打中恰如其分的那一点。
《风尚周报》：有哪些事情应该由助理掌握？
陈伟：这同样是度的把握，有一个理解的问题，这个事情是没有办法教的。比如，所有给马总的信都是我看，他一封也看不到，我会评估什么应该让他知道，我在自己的新书里写了一句话就是，在阿里巴巴最愚蠢的事情，就是写信给马总告我的状，因为所有奏折都会落到本公公手里（笑）。
《风尚周报》：你的权力会不会太大？
陈伟：不是挡住书信就能挡住所有信息。我们活在一个获取信息非常廉价，甄别信息非常昂贵的时代，所以得不到信息是不可能的，但是老总的时间和精力有限，马总和总裁聊天都是以15 分钟为单位计算的。一般说助理权力大的人，都是因为他们的建议未被采纳，每个人都会认为自己的东西可以改变世界。可我比较了一下，觉得90% 以上的建议都远远落后于我们的想
法，偶尔会有不错的建议，我会转给不同的业务部门看。
《风尚周报》：犯过错误，老板有批评吗？
陈伟：有批评，但是不严厉。因为老板自己也会犯错误，比如我书里写他有一次差点闯进女厕所，马总会用哲学思想处理一个人：“假如杀
一可以儆百，杀之。假如杀一只能杀一，放之。”
《风尚周报》：老板觉得你出色的地方在哪？
陈伟：相对其他助理来说，我可能幽默一点，然后有些时候，在他们比较紧张的时候，我会跟他们调侃一下。马总以前给我的前老板张纪中打电话，张Sir 还是很开心，现在一说总是烦死了。
《风尚周报》：有员工骂老板怎么办？
陈伟：让他骂。马总说过一句话：“假如一只鸟每天都要整它的羽毛，它就完蛋了，因为一盆脏水就可以毁了它。” 你想做个对大家都好的人，其实没有一个人会说你好。所谓“A friend to all is a friend to none”。马总以前自己不懂互联网，唯一比别人强的，就是抗击打能力比别人强。别人都认为他是骗子，可他每次都想让别人明白什么是电子商务，所以口才才能变得那么好。
助理克隆老板
在不少第一代的企业家心目中，老板跟助理之间还是父子兵，师徒辈分的关系。不要说是一个助理，即使是公司的第二代管理层，对他们来说，服从也应该是第一位。
套一句香港黑社会电影之中的对白——助理是一份很有前途的职业！
当然，这里的助理，说的是企业大亨们的助理。例如，阿里巴巴掌门人马云的助理陈伟，澳门娱乐公司执行董事梁安琪的助理杨淑源。
企业的助理，与政府部门的秘书，最容易混淆。确实，两者有相通之处。其一是都接近VIP，都是重要人物身边的贴近角色。其二，助理也好，秘书也好，都要替上司处理很多杂事。其三，两者都能接触到很多VIP。所不同的是，助理的角色更能够建立人脉关系，更有发挥，更有发展空间。
曾几何时，素有“黄埔军校”之称的万科就为房地产行业贡献了很多老总级别的人物。而在万科内部，一群助理后来都相当有成就。掌门人王石身边的办公室编制里面，《万科周刊》的十任主编，先后出了八位地方公司老总，这算是军校之中的军校。
早在上世纪90 年代，《万科周刊》的人力资源配置，就不是按照给老总配文字秘书来设计的。王石会定下几个用人标准：一有名校背景，二有人文修养，三要年轻、思维活跃。而总办根据这三个条件去招聘遴选，新招的一位或者几位助理，都会跟随王石一起列席内部高层会议，旁听媒体采访，跟随对外社交。订机票酒店一类的事情不用他
们做，助理们干的更多是收集信息和整理信息的工作。
王石的助理之中，有一位名叫丁长峰的，三十出头就做到了万科 上海公司总裁，现在是万科华北区的董事长。他到上海，也克隆了王石的做法，身为地方分公司的负责人，他专门找了一个对接他公司管理事宜的“业务秘书”小
周，让小伙子牵头开动脑筋，结果这个刚毕业的北大生，列出了一系列美国帕尔迪等房地产巨头的标杆案例。随后，帕尔迪方向被列入了万科的战略规划。两三年后，小周被调去无锡的万科机构当高管了。而他上任没几天，也给自己安排了个助理，延续王石和丁长峰的成功经验。
当然，这种能够充分发挥助理潜力的制度捷径，也是在高速成长期的万科才具备。很多企业文化不一样的公司，是不可能有这样的路径和结果的。换个角度说，今天在王石身边，助理的角色也变化比较大。有一位是负责他的公益大举动，一位是负责内部事务协调，还有一位海归是专门对接国际机构！这样配备豪华的助理团，一般老板估计用不上。每位助理也都有自己的发挥空间，但是机会肯定就不如当年的丁长峰那样，再难重现他跟随王石全面学习，重点发展的职业传奇了。
话又说回来，助理毕竟是助理，首要工作和核心任务，还是要照顾好上司，不能光是想着自己的发展。事实上，中国商业环境还处于野蛮生长阶段，老板与助理之间的关系，也比较微妙。例如陈伟这本《这才是马云》出来，另外一位老企业家的助理看了，当场就很唏嘘，说也就是马云才会支持助理干这个事情。
在不少第一代的企业家心目中，老板跟助理之间还是父子兵，师徒辈分的关系。不要说是一个助理，即使是公司的第二代管理层，对他们来说，也应该是服从第一，用自己的名字在外面发点文章都有点离经叛道了，更何况是写书谈企业的皮里阳秋。我见过数位老板的助理，都跟随七八年，但是很低调，刻意退隐在后面。不管见过多少次，都是客气打个招呼，多一句客套也没有。这与他们老板的江湖豪客气派多少形成了强烈反差。