机关公文写作知识

机关公文写作知识讲座

教学内容：1.应用文及公文的概念、种类及特点

2.公文的格式要求

3.公文的写作要求

教学时间：2学时

教学过程：

一、实际才干与应用文写作

先从一个实例说起：1971年7月9日基辛格秘密访华，同中国代表章文晋、黄华谈判。双方在草拟公告的问题上出现了僵局。美方草案中有句：“中国政府向尼克松发出访华邀请，尼克松表示乐于接受。”中方不同意这种说法。中方草案中写道：“尼克松愿意访华，我们就提出邀请。”美方则不同意这种说法。双方僵持不下。关键时刻，章文晋专为此事请示周恩来总理。周总理仔细斟酌后，将原文改为：“获悉尼克松总统表示愿意访问中华人民共和国，周恩来总理代表中华人民共和国政府邀请尼克松总统于1972年5月以前的适当时间访问中国。尼克松总统愉快地接受了这一邀请。”基辛格看到中方修改后的文本，感到很高兴，马上同意。后来中美双方同意见报的公告，就是采用的这种表述形式。

由这件事我们可以看到，草拟公告一度出现僵局，双方代表的办事能力、写作能力都受到了挑战。中方代表既表现出很强的原则性，同时也表现出办事的灵活性，及时请示周总理。周总理在不违背原则的前提下，拿出求同存异、处理应变的解决办法，终于使中美双方都满意的方案，这正是办事能力的一种高水平的发挥，也是周总理高超的

语言文字表述能力的一种生动表现。草拟公告需要很强的办事能力和写作能力，草拟其他应用文同样也需要这样的能力。

我们说办事能力也就是才干，这对于机关工作人员是非常重要的。从广义的角度来说，办文、办会、科研、教书、搞行政管理、开展社会活动，这些都叫办事，都需要办事能力。而办事能力与写作能力是并列的，因此我们说一个人的实际才干应该包括写作能力和办事能力。对于机关人员经常接触的应用文写作来说，更需要作者有办事能力。因为应用文是为办事而写的，不办事就无需写应用文。要在会上讲话，才用写发言稿；要找别人借东西才需要写借条。所以说，办事是根本，是应用文写作的基础。而要把事办好办得漂亮，同样需要写作特别是应用文的写作能力。所以说，办事和办文，是机关工作人员必备的基本素质。

二、明确几个基本概念

1.应用文：是党政机关、企事业单位、社会团体和人民群众在日常生产生活中办理公务和处理个人事务时使用的具有某种惯用格式和实用价值的文体。应用文的适用范围最广、使用频率最高、使用人数最多。作用也无处不在：或用来传达贯彻党和国家方针政策，或用来指导布置商洽请示汇报总结工作，或用来计划组织指挥协调控制等管理；或用来宣传介绍采购销售商品，或用于征集招聘开业庆典等社会活动，或用来规范人们的行为，等等。应用文是人们进行管理交际处理各种事务的工具，是人们生活中不可或缺的工具。

2.公文：2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》指出，行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的

具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。从这个定义可以看到3点：第一，行政公文的制作主体（作者）是行政机关，一般公文可以扩大至人民团体、企事业单位；第二，行政公文的形成环境是“在行政管理过程中”，其他活动被排除在外。第三，行政公文具有特定的性质——法定效力和规范体式。我们学校平常所发的公文就属于这个范畴。

3.文书和文件：文书是指机关团体、企事业单位及个人在工作生产生活中形成并使用的具有惯用格式的文字材料，也就是应用文。包括公务文书和私务文书。文件则是指机关团体、企事业单位等制发的具有红色版头的公文，即人们常说的“红头文件”。

一般来说，文书（应用文）公文、文件是逐次包含的。就概念的外延来说，文书最大，公文次之，文件最小。

列表如下：

应用文：公务文：通用文书（公文、事务文书）

（文书）专用文书（财经文书、司法文书、外交文书等）私务文

三、公文的写作

（一）公文的种类

按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政机关的公文共有13类13种。这些公文是：

1.命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。（例如“国家主席令”、嘉奖令）

2.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（学校常发关于表彰先进的决定）

3.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（发布的规格最高，一般得省级以上权力机关发布，现在公告有用滥的情况）

4.通告适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。（公安机关经常发布通告，非典期间我校发布过几个通告）

5.通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（适用范围最广使用频率最高）

6.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（学校运用较多情况通报、表彰通报、批评通报等）

7议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。不同于提案，提案是人民代表向同级人民代表大会提交审议事项，议案是政府向同级人大提请审议事项，程序）

8.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9.请示适用于向上级机关请求批示、批准。

10批复适用于答复下级机关的请示事项。

11.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12.函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13.会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

按照行文方向分为三种：

上级→下级（下行文）：命令（令）决定公告通告通知通报批复

下级→上级（上行文）：请示报告

平级、不相隶属机关之间（平行文）：函议案

不明去向：会议纪要意见

从我们平时使用情况来看，通知、通报、决定、报告、请示、通告这些文种使用较多，尤其以通知使用的频率最高。

（二）公文的格式：

《国家行政机关公文处理办法》第三章，专门谈公文的格式要求包括公文用纸都有明确的规定。（简单介绍）

眉首部分：

1.公文份数序号。是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。

2.秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3.紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。用

3号黑体，标识在秘密等级之下、版心右上角第2行（顶格）。两字之间空1字。

4.发文机关标识。应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体，用红色标识。

5.发文字号。应当包括机关代字、年份、序号。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”插入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

6.签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之距离为4mm。

主体部分：

1.公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称

加书名号外，一般不用标点符号。标题排列的位置在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

2.主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

3.公文正文。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4.附件。是附属于正文的有关文字、图表材料。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）附件名称后不加标点符号。

5.成文时间。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“０”；成文时间的标识位置在右空4字。

6.公文生效标识。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不属发文机关名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。当联合行文需加盖两个印章

时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如遇一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

7.特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8.附注。用以说明正文中不便说明的事项。如需要加以注释的名词术语、公文的传达范围、使用方法等。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

版记部分：

1.主题词。公文应当标识主题词。主题词是指能反映公文主要内容的规范化词汇，是供公文主题检索时使用的。1998年2月1日开始执行的《国务院公文主题词表》中共有15类1049个主题词。标引主题词的顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

2.抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化的简称、统称。在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送

机关对齐；在最后抄送机关后标句号。

3.印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4.版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

版记的位置应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

以上是严格按照《国家行政机关公文处理办法》和《中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式》的规定来讲的。

（三）、公文写作的要求：

《国家行政机关公文处理办法》第五章发文办理中明确规定草拟公文应到做到以下几点：

1、符合国家法律、法规及其他的有关规定。如提出新的政策规定等，要切实可行并加以说明。（合法）

2、情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（属实）

3、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（准确）

6、结构层次序数，第一层为“一”，第二层位（一），第三层为“1”，第四层为“（1）”。

7、应当使用国家法定计量单位。（规范有序）

8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

以上九条要求，是对公文拟制中具体的要求，既有内容的要求，也有形式的要求，归纳起来包括几方面：合法、属实、（内容）准确、规范、有序（表达形式）牢记。

（四）公文内容结构和语言的要求

1.内容：从公文的内容来看，不外乎这样三方面一是要干什么、二是这样干的依据、三是怎样干。这就是公文内容的三要素：主旨、依据、分旨。

要素1——主旨：一篇公文最主要的意义和目的。回答公文要‘干什么’的问题”。任何一篇公文，无论篇幅长短，总应该有它的某种目的和意图，这就是公文的主旨。（是什么、干什么）

要素2—依据：一篇公文主旨提出和成立的理由和根据。回答公文中‘为什么’的问题。包括理论依据，可细分为1、党和国家的政策法规，2、文件会议精神，3、领导指示，4、发文主体自发的议论等；事实依据，可细分为

1、现实状况，

2、过去事实等。其中来文来函、会议通过等是经常使用的事实依据。（为什么）

要素3——分旨：一篇公文中为实现主旨而制定的具体办法、要求或补充详述的具体事项，它回答的是一篇公文中“怎么样”的问题。（怎么样）

举例说明：

中华人民共和国主席特赦令

（1963年3月30日公布）

根据第二届全国人民代表大会常务委员会第九次会议的决定（依据），对于确实改恶从善的蒋介石集团、伪满洲国和伪蒙疆自治政府的战争罪犯，实行特赦。（主旨）具体如下：

一、蒋介石集团、伪满洲国和伪蒙疆自治政府的战争罪犯，关押已满十年，确实改恶从善的，予以释放。

一、判处死刑、缓期二年执行的战争罪犯，缓刑时间已满一年、确

实有改恶从善表现的可以减为无期徒刑和十五年以上有期徒刑。二、判处无期徒刑的战争罪犯，服刑时间已满七年，确实有改恶从

善的表现的，可以减为十年以上有期徒刑。

这个命令，由最高人民法院和高级人民法院执行。(分旨)

中华人民共和国主席刘少奇

我校文件例文：

明确了公文内容的三个要素，还要明确三要素之间的因果关系：依据与主旨之间是因果关系，依据是主旨提出和成立的理由和根据，

主旨是依据产生的结果。主旨与分旨之间也是因果关系，分旨是为实现主旨而制定的具体办法或分述的具体事项，分旨是产生于主旨的结果，按照前因后果的逻辑，自然应当主旨在前分旨在后。

2.结构：了解了三者之间的关系，其实公文的结构安排就是水到渠成的事了。

“要素完全式”或称“三要素式”

“省略依据式”或称“两要素式”

“省略分旨式”或称“两要素式”

“省略依据、分旨式”或称“单一要素式”

3.语言和表达：

公文（应用文）是为了应用、为了办事的，所以它主要以叙述说明为主要表达方式，它选择的语言也与其他文种不同。要求是：庄重得体，朴实平易，准确规范，言简意赅。为了要做到这些，在写作应用文时，常常要使用规范化的书面用语而避免使用口语。由于应用文语言庄重得体、言简意赅的要求，所以长期以来，人们在应用文中使用一些使用频率较高的专用词语，这些词语用途稳定，约定俗成，有助于应用文语言的准确和简练。

如，开头用语：根据、据查、遵照、按照（写依据时用）

为了、由于（写意图时用），关于、兹（写主旨时用）

称谓用语：第一人称：我（本）校、第二人称：你、贵；第三人称：该

引叙用语：接、前接、收悉等

经办用语：经、业经、兹经

综合过渡用语：为此、对此、据此等

表态用语：同意、照办、可行、准予

询问用语：是否、妥否、请批示等

结尾用语：特此报告、现予公布、为妥、为盼

应用文主要采取叙述、议论、说明的表达方式，不用描写和抒情等手法。

（五）公文写作中常见的错误：

1.公文标题拟制中出现的错误

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

规范的公文标题包括3部分：发文机关+关于+公文的主要内容（事由）+的+文种（3要素齐全的标准式或基本式标题）

例如：《国务院关于制止滥发各种奖券的通知》

有时一些特殊的公文可以省略事由，

例如：《中华人民共和国主席令》《中华人民共和国交通部通告》等还有一些内容单一、文字简短的公布性公文省略了发文机关和事由

例如：《通告》

错例：

1. 关于印发《关于刘东凯等四名同学退学处理的决定》的通知

错误是叠床架屋。决定本身就是法定公文，可以单独下发，无需再用通知的形式印发。如果是计划类的事务文书，或者是“办法”等规章制度类的文书，则须用通知的形式印发。

2.关于加强有关档案工作法律法规学习的通知

错误是词语重复：关于与有关，可将“有关”去掉。

3. ××县公安局关于偷猎国家珍稀野生动物的通知

错误是事由缺少显示发文机关行为的主要动词，造成了“县公安局发通知要市民偷猎”

的歧义。另外，“公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项”应该用通告这种文种

4. ××区教育局关于转发XX市教育局关于加强学生春游组织工作的通知

错误是没有文种。改正：在“通知”后再加“通知”

5. ××县工商局关于XX同志严重失职处分决定的通知

文种叠加，在表彰和处分时，不能用“通知”，删去“通知”

6. ××市人民政府关于发展钢铁工业填补本市工业缺口组建XX钢铁厂的请示

事由不够简练，应改为X市人民政府关于组建XX钢铁厂的请示7.办公厅人事处关于××同志的考察报告

关于后面可以看成是一个以“考察报告”为中心词的偏正短语，从语义分析是“××的考察报告”，这与原文内容不符，应在××同志前加“对”，可改为：

办公厅人事处关于对××同志考察的报告（办公厅人事处关于××同志的考察报告）

8. ××市公安局关于严禁打架斗殴和收缴武器的布告

标题中出现了“严禁收缴武器”的问题，属于语序问题。布告不属于国家法定公文，应用“通告”这种文种。

改为：××市公安局关于收缴武器和严禁打架斗殴的通告

9.关于规范校园用语用字检查情况的通报及迎接廊坊市语言文字工作检查的通知

错误有二：两个文种（通报和通知）不能同时使用；从标题事由表达上有歧义：规范修饰限制的不是校园用语用字而是“检查”。可以改成关于校园用语用字检查情况的通报

2.公文正文拟制中出现的错误

《关于规范校园用语用字检查情况的通报及迎接廊坊市语言文字工作检查的通知》

根据廊坊市迎接省二类城市语言文字工作检查评估办公室（以下简称迎评办）通知精神，为配合“河北省二类城市语言文字工作达标”工作，市迎评办将于4月10日起对辖区内高校语言文字工作进行初步检查。为做好迎接检查的准备工作，结合河北省语言文字工作领导小组和廊坊市迎接省二类城市语言文字检查评估工作的相关要求，学校语言文字工作领导小组于4月6日上午对东西两个校区的校园用字情况进行了抽查。现将抽查中发现的问题及迎接检查准备工作的有关要求通知如下：

这个开头有几处明显的错误：

第一，主旨表达不清楚。这一段的主旨句为“为做好迎接检查的准备工作（意图），我校语言文字工作领导小组对东西两个校区文字使用情况进行抽查，现将抽查中发现的问题及迎接检查准备工作的有关要求通知如下”，迎接检查准备工作的要求可以通知但是“抽查中发现的问题”却不能用通知的形式，由于标题中将两种文种混在了一起，所以在主旨表达中就只能陷入这样混乱的状态。应该为“先将抽查的情况通报如下”

第二，依据的表述混乱。

开头第一句应该是这篇公文的依据，也就是廊坊市要对辖区内高校语言文字工作进行检查，为了迎接这次检查，我们要先行进行自查。然而由于这个依据表述的却并不清楚，主要是因为上下级关系和先后次序没有分清，市迎评办给自己发通知，然后自己按照这个通知去检查辖区高校语言文字工作。而“河北省二类城市语言文字工作达标”这项工作成了“配合”。改正的方法就是去掉第一句，将“配合”改为“做好”，即：

为做好“河北省二类城市语言文字工作达标”工作，廊坊市迎评办将于4月10日起对辖区内高校语言文字工作进行初步检查。这就是我们要做语言文字抽查工作的依据

第三，词语使用不当：

前面已经说，“为配合‘河北省二类城市语言文字工作达标’工作”，配合使用不当，应当为“做好”；

“结合河北省语言文字工作领导小组和廊坊市迎接省二类城市语言文字检查评估工作的相关要求”中，“结合”使用不当，应该是“按

照”。

关于开展送温暖献爱心捐助活动的通知

学院各单位：

根据省委办公厅、省政府办公厅《关于在全省开展“送温暖献爱心”社会捐助活动的通知》和廊坊市有关文件精神，结合学校实际，[依据]，[主旨？]现将学校捐助活动安排通知如下：

这个开头的主要问题是将主旨句和转折过渡句合二为一，造成公文的主旨不明确，应该在“结合学校实际”这一句“依据”后面加上“学校决定在全校师生中开展送温暖献爱心捐助活动”。然后才转入分旨的叙述（即如何捐助）

关于加强有关档案工作法律法规学习的通知

各单位领导及兼职档案员：

为进一步加强学院的综合档案管理工作，提高专兼职档案员的法律法规意识和业务素质，现将《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河北省档案工作条例》和《普通高等学校档案管理办法》等法律法规印发给你们，请各单位主管档案工作的领导和兼职档案员认真学习并贯彻执行。

另外，河北省教育厅、河北省档案局将于十月中旬组织全省高校档案行政执法情况检查，请各部门尤其是兼职档案员做好迎接检查的准备工作。

此通知

北华航天工业学院办公室（院长办公室印章）

2005年9月28日

错误有四部分：

1.标题，用词重复，改为：关于加强档案工作法律法规学习的通知

关于开展档案工作法律法规学习的通知

2.行政机关的公文的主送单位应该对单位，而非对个人。

3.正文的内容表述中，《中华人民共和国档案法》等法律法规都不是

本单位制定的，不能用“印发”这样的词语来表述。

4.公文的成文时间应该用中文小写而不能用阿拉伯数字。

关于下达有关财务问题的通知

学院各单位：

现将有关几个财务问题说明如下，望传达到全体教职工。

1.津贴，误餐费等打入银行卡。

2.购物报销规定。

错误有二：

第一，标题表述不清：下达与财务问题搭配不当，下达一般与“指标”相搭配，从正文看没有什么指标，只是津贴如卡，购物报销需要商店的机打小票。所以这个标题应该改为：财务处关于几个财务问题的通知

第二，这份文书只是财务处就几个财务问题向个单位做的说明，没有必要以学院的名义下发，因而公文后面用学院的章也是不合适的。