探索行政事业单位内部控制信息化建设
探索行政事业单位内部控制信息化建设
摘要：随着信息时代的到来，信息化已经遍及我们生活的方方面面，出门不用带钱包，出远门不用去车站买票，到一个新地方之后不用问路，一个手机就能解决所有的问题，这就是信息化带给我们最直观的感受。那么在行政事业单位内部，由于人员众多、账目复杂、工作繁多等问题，导致从前的人工管理逐渐暴露出了它的弊端，所以在行政事业单位采用信息化管理是非常有必要的。本文将从目前行政事业单位面临的风险及解决方法、行政事业内部信息化管理状况基本框架、未来行政事业单位应如何加大内部信息化管理三部分来探讨行政事业单位内部控制信息化建设。
关键词：行政事业单位：信息化；控制
引言：
信息化管理对一个行政单位来说，不仅仅是能够促进人员的工作效率，再者，行政事业单位实际上面临着极大地经济风险，所以科学、合理的将信息化引入行政事业单位，对其财务安全也是有很大帮助的。
一、目前行政事业单位面临的风险及解决方法
一般来讲，事业单位面临着很大的风险，在《基于全球视角的财务报告内部控制评估研究》中，将事业单位面临的风险从客户、员工、法律、经营业务等十六个方面详细进行了细分说明，该报告是美国管理会计师协会为各企业贴身制定的，而在该协会的另一篇报告《企业风险管理：有效实施的工具与技术》中，又将企业风险分为财务风险、灾害风险、战略风险和经营风险四块。从这些报告中我们可以看到，企业的运营实际上面临这非常大的风险，所以进行信息化建设对事业单位来说是很有必要的。但是实际上对于行政单位来说，其实也面临着极大的风险，我认为，行政单位面临着下面几种风险：
（一）人员流动性低，对市场了解程度低，意识型风险较大。行政事业单位由于其自身的特点，人员建制流动性很低，这样就造成管理人员由于观念意识的陈旧而与市场的脱轨，但是这些管理人员往往还不自知，总是凭借自己的经验来进行管理，这肯定会造成很大麻烦和差错，这就是意识型风险。这就要求我们的行政单位工作人员不要总是凭借自己过去的经验来进行管理，而要及时利用信息化技术与市场接轨，了解市场的情况[1]。
（二）制度问题导致的决策风险。在我国，由于制度和各种其他的问题，导致我国大部分部门极其容易出现“一言堂”的问题，这在当部门面临一些采购、定价的问题上严重违反经济规律、严重违反法律法规，这些没经过科学研究制定的决策肯定会严重扰乱市场秩序，造成麻烦，这就是决策风险。这要求我们的各行政单位领导要积极使用信息化技术进行管理，使每个决策都有法可依，真正做到维护市场秩序。
（三）资金流动复杂导致的监管风险。我国行政单位由于我国国情的原因不仅仅承担着监管罚款的责任，有时还承担着社会服务，有偿服务甚至是自身体制发展的责任，那么就会导致单位内部账目复杂，不同分管人员不了解其他业务的性质，而以往的人工记账又由于财务人员未直接参与活动，故不了解账目的性质和意义以及账目的准确，这就给我们行政单位的财务监管造成一定的麻烦。而通过数字化管理就能有效避免这些困境，通过数字化管理，操作人员可将款项的详细状况记录在案，后期查账人员随时可查到这笔款项的来龙去脉，对行政单位提高工作效率和降低差错率是很有帮助的[2]。
（四）财务核算统计方法的陈旧导致的财务风险。目前，由于我国行政部门财务工作的长时间单一，工作人员及财务人员就不愿意更新自己的会计知识，仍旧使用旧的会计统计手段，这在最近已经有多个行政部门暴露出了问题，导致了很多的问题，当这些问题大面积爆发时，极容易引起行政单位内部财务状况的崩塌，然后由于行政部门的问题而影响到社会安稳、市场安稳的问题，也会严重抹黑我国行政部门的形象，这就要求我们广大财务人员要积极利用数字化技术来更新自己的记账水平和能力来维护社会的安稳。
（五）信息没有科学公开导致的信息风险。在我国行政单位公开信息要遵守我国有关法律法规，以防公开国家机密等不能公开的文件，但是一味地讲究保密也会导致一系列的问题，比如监管无法展开或无法彻底监管等等，这些都会导致贪污腐败的问题的出现，这就要求我们的行政机关利用数字化技术，设立一定的程序，将保密文件进行加密，该公开的信息要依法公开，这样才能维护我国社会的稳定，才能保证行政单位内部的财务信息安全。
二、行政事业内部信息化管理状况基本框架
目前我国大多数行政事业单位内部以及使用了一部分的信息化管理的技术，
但是这还远远不够，行政事业单位目前能够使用信息化进行基本的业务管理，比如：
（一）要能使用信息化手段进行经济业务的确认。行政事业单位与外部单位的沟通通过信息化的方式进行，经济业务单确认通过信息化手段来确认是非常能够节省内部系统的工作时间的，对于提高整个系统的工作效率来说是很重要的，并且能保证每份的交易额、交易量都做到备份，使得工作要求很快科学的下发到每位工作人员的手中，这样就增加了工作人员的有效工作时间，并且在执行过程中随时可按照单位上层的指令来修改甚至中止工作，这对于高效率的完成工作是很有必要的[3]。
（二）要利用信息化手段进行财务报表的公开透明。定期的财务报表对于报告一个单位的财政状况来说是最容易观察的，所以每份工作报表都应该严格按照相关法律法规和规定来执行，但是由于过去人工操作的不严谨性，所以进行信息化生成财务报表是最好的方式，并且信息化财务报表的差错率很低，短时间内可完成大量人工无法短时间完成的工作。这也极大地节约了单位内部的人力物力，提高了公司决策层及时了解公司状况的途径和便捷性。
（三）要利用信息化手段来执行管理人员与执行人员之间以及公司内外之间的信息交流。通过信息化来进行各个人员的交流能够有效提高信息传达的速度和反馈速度，能够及时知道对接人员的完成情况，对于行政事业单位有效估计单位内外部状况有着不可取代的作用，并且能及时对不合适的方案进行修改或终止，以防止行政事业单位的工作出现差错。
三、未来行政事业单位应如何加大内部信息化管理
我认为，未来的行政事业单位应从以下几个方面来加大内部信息化管理，并通过信息化管理来
（一）加大单位内部的信息化建设。一切信息化手段的执行都要有相对应的硬件支撑，否则以一切手段都无从谈起。首先要建立账目信息化系统，每笔账要通过信息化统计，这样能便于财务报表的制作等等。再者，要建立各环节关键节点的信息化控制，以防止各个环节脱离控制，影响单位的运行。最后，要建立总部与各分部的信息化联系，以保证总部的各项规章制度能够迅速发送至各分部，并被各分部迅速理解执行[4]。
（二）加大对单位内部成员的培训以增加他们的信息化管理的意识。在建立了完整的信息化管理硬件之后，要及时对员工进行培训，使他们首先要有使用信息化系统的意识，知道哪些工作要在信息化系统中做，并且要掌握信息化系统的使用方法，以防使用时出现差错。最后，在使用过程中要暴露的问题要及时提出以便系统的维护和更新。
四、结束语
在行政事业单位中使用信息化管理能够增加单位内部工作人员的协作意识及遵守法律法规和规章制度的意识，也极大的提高了单位内部的工作效率，加强了单位上下部门相互协调、相互配合的默契性，也能有效防止各种违背原理、违背法律的事情出现，这对于行政事业单位以及我们以各单位为主体的市场来说都是很有必要的事情。当整个市场上的行政事业单位都使用信息化来管理自己的单位，我相信，整个市场的效率都会极大的提高，会产生巨大的经济效益，这都是我们每个人都希望看到的结果，这条路对于一些观念陈旧的行政事业单位的管理层来说还很漫长，但是只要愿意努力，行政事业单位信息化管理是避免不了的。
参考文献
[1]王文平.浅议信息化环境下行政事业单位内部控制[J].现代商业,2013,(17):253.
[2]宋芷涵.信息化背景下行政事业单位内部控制现状与对策研究——以R局为例[J].西部财会,2017,(6):38-40.
[3]刘琳.行政事业单位财务内控信息化管理--以深圳市光明新区国库支付中心为例[J].财务与会计,2015,(18):22-24.
[4]严励,王涓.风险理念下的财务信息化——对当前行政事业单位财务信息化建设的定位与思考[J].会计之友,2009,(32):42-44.