部队管理课件(文本)
公安消防部队的行政管理:●
公安消防部队的行政管理,亦称公安消防部队管理教育,是指依照部队的条令条例、规章制度和公安消防部队的性质、宗旨、任务,对人员装备、经费等所进行的计划、组织、指挥、协调、控制等活动过程,其目的的在于实现部队的高度稳定和集中统一,巩固和提高部队战斗力,确保顺利完成各项消防工作任务。
公安消防部队行政管理是社会管理的一部分,社会管理的一般理论、方法对公安消防部队有着重要指导作用。公安消防部队作为一支现役部队,有其自身的特殊性质。因此,公安消防部队管理又是社会管理的一种特殊类型,两者之间是一般与特殊的关系。所以除掌握一般的管理理论外,还要了解掌握工安消防部队行政管理自身的对象、职能和特点等。●一、管理的概念:●
管理是人们为了实现某一共同目标而不断进行的有意识的计划、组织、指挥、协调和控制活动。
管理的对象:
管理的主要对象可概括为“七要素”,即人、财、物、时间、空间、信息、机构和章法,其核心是人的因素。其对象主要是人、财、物、时间、空间和信息。●
二、行政管理的地位和作用●
1、行政管理是部队建设中带有根本性、全局性的基础工作。
行政管理是部队建设中基本的时间活动,渗透到部队执勤、训练、工作、生活等各个方面,是一项最经常、最实际、涉及面最广的基础性工作。部队要保持高度稳定和集中统一,必须有严明的纪律,过硬的作风、正规的秩序和强大的凝聚力。要达到这个目标,离不开严格而科学的管理教育。只有行政管理工作做好了,部队建设才有可靠保证。由此确定了行政管理在部队建设中的根本性、全局性和基础性地位。●
2、行政管理是保持部队高度稳定和集中统一的有效手段。
做好稳定部队的工作,重要的时加强思想教育,严明纪律,严格管理,始终保持部队的高度稳定和集中统一。公安消防部队担负着防火和灭火救援任务,能否保持高度稳定,关系到国家和生命财产的安慰。部队的高度稳定,固然是由多方面的因素共同起作用的结果,但是无论如何也离不开严格的纪律离不开过硬的作风,强大的凝聚力。而纪律、作风和凝聚力,必须依靠管理教育去培养和养成。因此,一定要从保持部队高度稳定和集中统一的高度,充分认识行政管理的重要作用,在继承和发扬部队行政管理优良传统的基础上,积极探索新形势下部队行政管理的新路子、新方法,不断提高管理水平,确保部队的高度稳定和集中统一。●
3、行政管理是促进部队正规化建设的可靠保证。
正规化建设是部队建设的重要内容,对现代化建设起着直接的推动和保证作用,随着部队现代化建设的飞速发展,正规化建设必须与现代化建设同步进行,与现代化建设相适应。而落实各项法规制度,建立和维持各种秩序,规范各类人员的行为。没有科学的管理,就没有正规的秩序,就不可能实现部队建设的正规化。●
4、行政管理是提高部队战斗力的重要途径。
部队战斗力是诸因素的综合体现。现代灭火救援,不仅要靠高技术装备,更要靠素质的人才队伍、严明的纪律和优良的作风。这些都离不开严格有序的管理教育。因此要充分认识和把握新形势下部队管理工作的新情况、新问题,通过严格有序的管理教育,使部队战斗力不断得到巩固和提高。●
三、行政管理的基本任务●
部队行政管理的基本任务主要包括督促履行职责、建立正规秩序、密切内部关系、严格作风纪律、管好器材装备、确保安全稳定等六个方面。●
四、行政管理的基本原则●
1、官兵一致,政治平等。
干部要正确认识士兵,把每个士兵都看成部队的主人,以深厚的感情去爱兵和带兵,做到政治上尊重士兵、关爱士兵、帮助士兵并自觉接受士兵的监督;在思想上互相帮助,互相监督,共同进步;在生活上要想士兵所想,急士兵所急,帮助士兵所需,认真解决士兵实际困难,成为他们的知心人。●
2、严格管理,耐心说服。
严格管理,就是坚持从严治警的方针,用条令条例规范部队的一切活动和官兵的言行举止,建立和保持与部队职能相适应的正规秩序。耐心说服,就是要通过深入细致的政治教育和思想工作,坚持疏导方针,讲清道理,提高官兵的思想觉悟,使其自觉遵守纪律,听从指挥,服从管理。严格管理和耐心说服,两者之间是相互作用、辨证统一的关系。必须将严格管理和耐心说服有机结合于部队行政管理过程之中,才能达到管理的目的。●
3、教养一致,训管结合。
教养一致,训管结合,就是把教育与日常养成、训练与管理有机结合起来,通过日复一日,年复一年的教育养成,使部队条令条例规定的制度形态的东西转化为官兵头脑中观念形态的东西,在潜移默化中变为官兵的自觉行为,培养官兵良好的素质和部队的优良作风。坚持教养一致,训管结合,可以达到以训促管、以管促训、训管相得益彰的效果。●
4、干部带头,以身作则。
干部带头,以身作则,是指干部要严于律己,身先士卒,身体力行,言行一致,以自己的模范行动激励和带动部署实现管理目标。干部带头,以身作则,是管理工作对管理者的基本要求。实践证明,身教重于言教,干部以身作则,可以收到行政命令或单纯言教所收不到的效果。●
五、公安消防部队行政管理主要内容●
第一节、日常管理
日常管理是部队行政管理的一项重要工作,它主要包括基层日常管理和机关日常管理两部分内容。搞好日常管理对于建立和保持“四个秩序”,培养优良作风,巩固和提高部队战斗力有着重要的意义。●
一、基层日常管理
基层日常管理在部队行政管理中有着重要地位,是部队日常管理工作的重点和关键环节。基层日常管理的主要内容包括正规秩序管理、培养优良作风及课余时间和节假日管理等。●
(一)正规秩序管理
基层正规秩序管理,就是用部队条令条例和规章制度严格规范执勤、训练、工作和生活秩序,使其达到标准化、程序化、制度化。它是部队正规化建设的重要内容,也是基层日常管理的核心。●
1.建立正规的执勤战备秩序。
正规的执勤战备秩序是检验部队战斗力的重要标志。正规战备秩序的主要内容是:
(1)搞好执勤教育。经常对官兵进行公安消防部队性质、职能和形势、任务的执勤教育,增强战备观念,牢固树立当兵随时准备出动,带兵随时准备指挥战斗的思想,使基层时刻保持高度战备状态。
(2)落实各项执勤制度和规定。严格执行各项执勤制度;完善各种预案,落实各项保障措施。要保证值班人员在位,保持指挥、通讯顺畅;干部能迅速有序地组织部队由正常战备转入等级战备。
(3)管好车辆器材装备和战备物资。严格遵守车辆器材装备的维护保养、保管、检
查和交接等制度和使用规定,防止丢失、损坏、锈蚀、霉烂变质。官兵要熟悉车辆装备的性能,做到会使用、会检查、会保养、会排除一般故障。●
2.建立正规的训练秩序。
建立正规的训练秩序,应落实好八项制度。
(1)计划制度。根据《公安消防部队灭火救援业务训练大纲》和上级的训练计划和指示,结合本单位执勤任务、训练水平、保障能力、车辆装备、地理环境和自然气候等实际情况,科学安排训练工作,制定训练计划,呈报上级审批备案,下发部属执行。
(2)训练准备制度。在每个阶段或课目实施前召开训练准备会,明确训练任务、指导思想、训练时间和要求。并根据训练任务和计划,结合本单位实际,重点做好思想准备、组织准备、物资准备、教学准备,保证任务的落实。
(3)示教、示范教学制度。进行训练课前应组织教练员试讲,审查授课内容和方法,听取反映,加以修改和充实,保证授课质量。●
(4)评教评学制度。基层在每天课目的教学过程中和结束时,应组织官兵评议教学双方的态度、方法和动作要领的掌握情况,总结经验,改进教学方法,提高教学质量。
(5)登记制度。每日应登记训练课目内容、时间、人员和质量的落实情况,并按时向上级报告,以便上级掌握情况。
(6)请示报告制度。对增减训练课目、内容、时间等,必须报告上级批准。训练中发生事故时,及时上报并查明原因,接受教训。阶段训练和课目结束时应按规定向上级报告情况。
(7)考核验收制度。每课训练结束时,均应按质量标准组织验收。训练阶段结束时,应周密组织复习考核,以提高和确保训练质量。
(8)训练形势分析制度。基层应经常分析训练形势,以便及时发现问题,找出原因,总结经验教训,指导训练实践。●
3.建立正规的工作秩序。
正规的工作秩序,是指把基层各项工作纳入规范、科学的轨道,使之准确及时、有条不紊地进行。只有达到岗位责任明确,工作制度完善,组织科学,安排合理,才能建立起正规的工作秩序,从而提高工作效率,圆满完成任务。建立正规的工作秩序应建立健全并落实好五项制度。
(1)会议、汇报制度。班务会。每周一次,班长主持,主要检查一周的工作情况。队务会。每月至少召开一次,中队首长主持,班长以上人员参加,主要总结经验,讲评各班工作情况,研究部署下月工作。军人大会。每月或每一工作阶段召开一次,中队首长主持,由中队首长或武警委员会向军人大会报告工作,传达和布置任务,发扬民主,听取士兵对中队工作的批评和建议。工作汇报。通常以口头方式逐级进行,必要时也可越级汇报。汇报必须及时、准确、简明、实事求是。
(2)请销假制度。干部和士兵外出,必须按级请假,按比例外出,按时归队销假;未经领导批准不得外出。干部和士兵在执勤和操课(工作)时间内,无特殊事由不得请假。请假的批准权限按有关规定执行。●
(3)接待制度。对来队的人员,要验明证件,弄清身份,问明来意进行登记,热情接待,认真处理他们提出的问题。操课(工作)时间,一般不准因私事会客,特殊情况需会客时应经直接首长批准。
(4)查铺查哨制度。中队要组织干部查铺查哨,每夜不少于两次,其中一次必须在午夜进行。特殊情况,应增加查铺查哨的次数。查铺时动作要轻,不要影响士兵睡眠。查哨时,严禁使用摸哨的方法。查铺查哨发现的问题,要及时纠正和处理,每次查铺查哨的情况要进行登记。●
(5)干部留营住宿制度。中队干部应在中队住宿、就餐。配偶家住在营区附近者,在保证中队干部在位率和执勤力量的前提下,每周可轮流回家住宿两夜(平时晚饭后离队,次日部队起床前归队。周日、节假日休息,结束休息日当天晚饭前归队),不再享受探亲待遇(具备探望父母假条件的除外),家住部队驻地的未婚干部,因特殊事由利用休息日或节假日请假回家的,必须按批准权限请假,于当日晚饭前归队。●
4.建立正规的生活秩序。
正规的生活秩序,主要是按照部队条令条例的要求,对日常生活的每项活动规定明确的时间和具体的标准,实行一日生活条令化,以达到作风紧张、纪律严明、警容严整、内务统一,营区整洁、环境优美和制度落实的要求。
(1)中队一日生活的主要内容。《内务条令》和《公安消防部队基层正规化管理若干规定》(试行)对中队一日生活制做了具体的规定,其中其主要内容包括九项,即:起床、早操、整理内务和洗漱、早检查、开饭、操课、午睡(午休)、课外活动、晚点名、就寝。中队一日生活管理必须严格按《内务条令》以及有关规定和要求执行。
(2)落实中队一日生活的基本要求。落实中队一日生活是基层行政管理工作中一项经常性工作,是最能体现中队生活秩序正规化程度的工作。做好这项工作,要求基层管理者必须做好以下几点:一是熟悉内容与要求。条令和规定不仅明确了中队一日生活从起床到就寝的九项内容,同时也明确了各级各类人员在完成各项内容中的具体要求。基层管理者要认真组织官兵加强学习,使其掌握基本内容和要求自觉遵守执行。二是抓好按级负责。条令和规定明确了各级各类人员的具体工作和要求,其操作性很强,基层管理者要按条令和有关规定的要求,督促、检查、指导各级各类人员认真履行职责。三是严格作息时间分配。条令规定:“工作日通常保持八小时工作(操课)和八小时睡眠。”这是正常情况下落实中队一日生活,制定中队作息计划最基本的依据。中队作息计划要在时间分配规定的基础上,根据中队一日生活制度内容和要求,结合上级的有关指示和本中队的任务特点而具体制定。除特殊情况外不能加班加点,保障官兵每日都能有八小时睡眠和必要的课外活动时间。●(二)培养优良作风
培养优良的作风,是部队革命化、现代化、正规化建设必不可少的内容,也是基层日常管理的重要任务之一。●
1.优良作风的主要内容。
优良作风的内容主要包括思想作风、工作作风、战斗作风、生活作风等四个方面。
(1)思想作风。保持坚定正确的政治方向,坚持党的三大作风即理论联系实际,密切联系群众,批评和自我批评。做到实事求是,言行一致,谦虚谨慎,艰苦奋斗,反对和克服主观主义、官僚主义作风。
(2)工作作风。要坚持尊干爱兵,拥政爱民,勇于开拓,积极进取,敢于负责,真抓实干,力戒形式主义。
(3)战斗作风。发扬雷厉风行,令行禁止,英勇顽强,不怕艰难困苦,不怕流血牺牲,连续作战,勇于战胜一切困难争取胜利的精神。
(4)生活作风。公道正派,廉洁奉公,勤俭节约,保持和发扬部队的优良传统。●2.培养优良作风的方法和要求
培养优良作风,是基层建设的重要内容,是提高战斗力的重要途径。这是一项经常性的任务,必须在长期的实践中不断加强。
(1)加强教育。一是进行正面教育,使官兵搞清什么是部队的优良作风,为什么要培养优良作风,怎样培养优良作风;二是联系实际,组织专题讲座研究各个时期出现的带有倾向性的问题,扶持正气,纠正不正之风;三是结合政治教育讲部队出现的问题,做到“常吹风,勤敲钟”;四是解剖典型,开展一事一议,使大家从中受到教育。
(2)实践锻炼。优良作风的形成,不仅要靠教育,更重要的是要靠在艰苦的工作和生活环境中摔打。要全面锻炼部队,使官兵的工作、思想和作风适应现代灭火救援战斗的要求。要结合各种训练、演习、灭火战斗、抢险救援等时机,培养部队英勇顽强、快速、准时和主动协同的战斗作风;通过严格正规的队列训练,培养良好的警姿、严整的警容、协调一致的动作和严格的组织纪律性;在日常生活中通过严格要求培养雷厉风行,令行禁止,不完成任务决不罢休的作风,使全体官兵懂得“平时多流汗,战时少流血”的道理,自觉地在艰苦环境中磨炼自己。
(3)点滴抓起,持之以恒。从点滴抓起,就是必须从起居作息、穿衣戴帽、集合站队、出操上课等一举一动、一点一滴培养,要把作风培养贯穿到各项活动之中,落实到每个人,落实到每件事。抓作风培养,贵在坚持。不能检查时紧,不检查时松,紧一阵、松一阵,抓抓停停,虎头蛇尾。要坚持课内和课外一个样,领导在和领导不在一个样,上级检查和不检查一个样,持之以恒,常抓不懈。●
(三)课余时间和节假日管理
课余时间通常是指官兵履行正常工作制度之外的活动时间,它包括有组织地开展集体活动的时间和由个人自由支配的时间。节假日是指国家和部队规定的,以及经过批准暂时不工作的时间。加强课余时间和节假日管理,是搞好基层日常管理的重要方面,也是经常性管理工作的重要内容。它对于保持纪律严明、作风优良、团结紧张、秩序正规、健康向上、生动活泼的局面具有重要意义。●
1.课余时间和节假日管理的特点。
(1)时间跨度大。一日生活除上、下午各4 个小时操课外,其他时间均属于课余管理的范畴,因此,管理工作必须延伸到课余时间的各个方面和每一个角落。
(2)人员分散。
课余时间和节假日,除基层有计划、有组织地开展一些集体活动外,大部分时间由士兵个人支配使用。由于士兵每个人对时间支配、活动安排和行为方式等不尽相同,因此,士兵活动范围广,节假日请假外出多,人员流动大。
(3)士兵需求差异大。一方面士兵有着强烈的发展意向和需求,求知欲高,他们充分利用业余时间和节假日努力学习,多方面发展自己,立志成才,在部队干一番事业。另一方面,也有些士兵在课余时间和节假日里靠闲呆、闲聊、闲逛等来消磨时光,个别士兵对物质文化生活片面追求高层次、高消费,有的迷恋网络世界不能自拔,这些都增加了课余时间和节假日管理工作的难度。
(4)管理力量相对薄弱。由于基层干部在课余时间和节假日里要利用时间进行学习、备课,忙于处理工作和个人事务,有的基层干部在部队驻地附近或在营区周围找对象,因此,课余时间和节假日干部精力比较分散,在位率比较低,管理力量相对薄弱,中队容易出现漏管或管理松懈的现象。●
2.课余时间和节假日管理方法。
(1)加强教育,积极引导。要加强理想信念和职业道德教育,使士兵树立正确的世界观,增强事业心和责任感,倡导尽义务、讲奉献、爱警营、钻业务的良好风尚;要加强艰苦奋斗教育,使士兵自觉抵制社会上出现的片面追求“高消费”、“贪图享乐”等错误思潮的影响,树立正确的人生观,逐步养成格调高雅、健康向上的生活情趣;要加强部队职能教育,教育士兵警营生活就意味着要牺牲和暂时放弃某些自主支配的活动时间及活动空间的权利,因而在课余时间和节假日,由个人自由选择活动的内容和方式的可能性会受到较大限制,从而自觉服从部队这个战斗集体的需要;要加强条令条例和规章制度教育,使大家明确制度是部队所有成员一切行动的准则,课余时间和节假日都要按照制度规范自己的言行,做到课余时间和节假日同正课时间一样,严格要求。
(2)科学安排,全程管理。在组织实施课余时间和节假日管理中,管理者应根据规定和上级要求,结合自身实际,制定课余时间活动计划,使活动具体化、制度化,安排活动时,要注意做到“三个为主”,即内容上以知识性、娱乐性活动为主,正确处理好课余练兵、两用人才培养等活动的关系;形式上以队、班组织为主;时间上以晚饭后至熄灯前为主,并按条令要求,保证士兵每周2~3个晚上的个人支配时间。
(3)认真组织,丰富内容。一要健全组织,培养骨干。基层开展文体活动,要融娱乐、教育和管理于一体,建立健全各类文体活动小组。基层管理者要加强对各小组和骨干队伍的培训指导,调动他们的积极性。二要注重多样性。新时期官兵兴趣爱好多种多样,他们都希望在紧张训练、工作之后,通过丰富多彩的文体活动消除疲劳,陶冶情操,因此,基层管理者要适时组织安排各种活动,以满足他们的愿望。三要增强知识性。为适应青年官兵求知欲望强的特点,在组织各类活动时,要注意知识性和娱乐性的统一,让士兵在娱乐中获得知识,如开展读书演讲比赛、知识讲座、知识竞赛等,使有特长的士兵的才华得到发挥,实现自我价值。四要坚持官兵同乐。搞好基层文体活动,要求基层管理者既要思想重视,又要认真组织,既要做主心骨,又要当活动的骨干。五要改善物质文化生活设施。基层管理者应根据构建和谐警营和官兵对物质文化的需求以及士兵的兴趣爱好,搞好文化生活设施的建设,使士兵在课余时间和节假日有一个良好的活动环境,尽量满足他们不同层次的文化需求。
(4)落实制度,从严管理。基层课余时间和节假日管理中,要严格落实下列制度:一是坚持干部留营住宿值班制度。基层干部要克服离兵现象,坚持和士兵实行“五同”,按照“四个知道,一个跟上”的要求,随时掌握部属的情况,做到人数清,去向明,不失控;二是坚持请销假制度。节假日人员外出要按照规定的比例控制,严格请销假手续,同时要限定外出人员活动的范围;三是坚持晚点名和查铺查哨制度。四是坚持检查制度。重点检查士兵活动频繁的场所;五是坚持奖惩制度。大力表彰和奖励在自学成才、自觉遵守纪律和开展文体活动等方面做出成绩的士兵,突出的要树为典型,对不求进取、自由散漫、自控能力差的士兵,要进行批评教育和帮助;对违法乱纪,目无组织纪律的士兵,要严肃处理。
(5)发动群众,实行全员管理。基层课余时间和节假日管理,不单是基层干部的事,而且要发动全体士兵,人人参与管理,人人自觉接受管理。首先,要发动士兵参与管理。基层管理者要端正对士兵的态度,充分发扬民主,使广大士兵的民主意识和管理积极性普遍提高,启发士兵实行自我控制管理,确保课余时间和节假日管理建立在可靠的群众基础之上。其次,要加强相互制约管理。基层管理者要积极引导士兵进行相互教育、相互约束、相互提醒和相互管理,并广泛开展批评与自我批评,形成一个好事有人夸、坏事有人抓的氛围。再次,要充分发挥党员、骨干的作用,使党员、骨干成为基层管理者实施课余时间和节假日管理的得力助手。●
第二节人员管理
人员管理是经常性管理工作的重点。人员管好了,就抓住了管理的关键,就为整个部队的管理工作打下了坚实的基础。●
一、士兵管理
基层日常管理在部队行政管理中有着重要地位,是部队日常管理工作的重点和关键环节。基层日常管理的主要内容包括正规秩序管理、培养优良作风及课余时间和节假日管理等。●
(一)义务兵的管理
1.针对特点,抓好教育。义务兵的服役期限缩短为两年后,与过去相比出现了一些新情况和新特点。一是地位作用增强,工作担子加重,但个人素质不相适应;二是成长周期缩短,成长进步期望值增高,成才压力增大,但心理承受能力不相适应;三是面对考学、入党、选取士官、走留等实际问题增多,矛盾集中突出,但认识和处理问题的能力不相适应。另外,
第一年度兵和第二年度兵,由于在部队生活、工作的时间不同,所受教育和训练的程度不同,他们的思想、心理和行为特点也有明显不同。针对义务兵的新特点在具体教育过程中应注意两个方面:一是教育内容的针对性要强,能够“对症下药”;二是教育的方法、手段要灵活,不拘于形式,重在效果。
2.着眼基础,搞好传帮带。搞好传帮带关键要了解和掌握义务兵的不同情况,区分层次,不能搞一刀切。如,对刚入伍的新兵,就要从洗衣、扫地、叠被子、打背包等日常生活、工作开始,手把手地教,反反复复教。对新兵的训练也要充分考虑到他们的承受能力,注意劳逸结合,循序渐进。对第二年兵的传帮带则重点放在发挥表率作用,提高训练层次上,并注意在他们中间发现和培养士官苗子,为选拔士官保留骨干做好准备。
3.关注需求,解决好实际问题。义务兵在两年的服役期内,会遇到诸多方面的问题,如在入团、入党、学技术、考学、选取士官等问题上都会有这样那样的想法和愿望,在工作、生活、家庭等方面也会遇到一些难题。作为管理者应当了解每一个人的实际情况,有目的地为他们的成长进步指明方向,创造条件,力所能及地为他们解决好实际问题。对于不合理的或一时无法解决的问题,应当说明情况,做好解释工作。这样,不仅可以有效地调动他们的工作积极性,也是管理者做好管理工作的重要环节。●
(二)士官管理
1.士官的特点。
(1)服役时间相对较长,有一定的部队生活经验。大部分士官服役时间都相对较长,有的士官年龄、兵龄比一些基层干部还长。他们接受部队教育多,体会部队生活时间长,经历部队大事要事广。他们之中的很多人已经习惯地把自己置身于部队紧张的生活中,他们知道哪些事该怎么做,做到什么程度。●
(2)长期从事某项专业,有较熟练的专业技术。由于士官长期从事本职岗位的工作,他们对自己专业具有相当的熟练程度,可以在培养训练义务兵时发挥自己的技术特长,以带动基层中队整体专业技术素质的提高。●
(3)担任骨干时间长,有一定的组织领导能力。大多数士官有技术、有经验,他们一般都长期在基层担任骨干。长期的骨干经历,使他们与周围的官兵建立了稳固的感情根基,也使他们掌握了较为丰富的组织领导方法,可以说士官是基层中队干部和中队党支部抓管理教育所依靠的骨干力量。●
(4)部分士官年龄偏大,面临个人实际问题较多。士官在部队服役期间,大多面临着恋爱婚姻、照顾家庭、去向选择、转业安置等实际问题。结婚成家的士官又多是两地分居,家庭收入偏低,难以照顾子女,实际困难多,容易造成士官思想不稳定、精力不集中、工作不用心、请假多、探家超假多等现象的发生,影响部队的工作和稳定。●
(5)一些士官工作的独立性强,易成管理工作的“死角”。士官大部分都负责一些独立性、专业性、技术性比较强的工作特别是一些老士官在机关和基层中队独当一面有的
士官还履行干部的管理职责。因此,在进行集中教育和活动时,这些人往往参加的少,缺课漏课较多,有的士官没有特殊情况也借故不参加活动,无形之中就造成了管理教育工作的“死角”。●
2.士官的管理方法。
(1)加强教育,引导士官树立长期尽义务的思想。管理者要经常对士官进行“顾全大局、服从需要”、“履行职责、发挥作用”、“认清地位、当好骨干”、“遵纪守法、管好自己”等系列化教育,通过由浅入深的讲解和由理论到实践、到剖析正反典型的感化警示,使广大士官理解并自觉做到服从大局、服从组织安排,在各自的岗位上尽职尽责,为部队建设做出自己的贡献。●
(2)严格管理,强化士官高度的服从意识。一是把士官摆在兵的位置上。中队干部一方
面要把士官当作一个有经验、有能力、有技术的骨干看待,同时又要把他们与普通义务兵一样进行要求,不能在他们身上有特殊“条令”和特殊“制度”。要让他们参加“兵”的学习、参加“兵”的公差勤务和正常的执勤战备、过“兵”的生活。二是要在具体的学习、训练、执勤等活动中,使士官融入普通义务兵之中,防止脱离“兵”的现象。三是处理好上下级之间的关系。尊重士官的人格,爱护士官的才能,使士官在内心愿意做干部和士兵的桥梁,为中队建设发挥骨干作用。●
(3)正确使用,充分发挥士官的骨干作用。基层干部要把士官放在适当的位置上,让其有尽其所能的舞台,体现出自身价值;此外,大胆使用,压担子,挑大梁,把一些技术含量高、难度大、时间紧的任务交由他们组织完成,使其在实践中不断提高自身业务技能和组织能力,保持骨干地位。另外,基层干部要主动请士官参管议训,尽可能调动他们的积极性,不断增强士官的光荣感和使命感。要注重发挥士官的专业技术骨干作用、业务训练骨干作用和管理教育骨干作用。●
(4)关心体贴,尽可能解决士官的实际问题。由于士官的特殊性,个人问题较多,确有许多比干部更实际的困难。这就要求基层管理者要多关心、多帮助,在士官的婚姻、家庭、休假等方面要想方设法创造条件给予帮助解决,从而减轻士官的生活负担和精神压力,更加集中精力于新时期部队管理工作之中。●
3.对探亲休假人员的管理。
探亲休假人员远离组织、单独活动,管理不好容易发生各种问题。近年来,探亲休假人员违纪发生事故的现象增多,有的还产生了一定的社会影响,不同程度地损害了公安消防部队的声誉。因此,必要要加大探亲休假人员的管理力度。一是要严格审批。干部应根据有关规定,严格按照人员在位率的指标、探亲休假时间规定及单位工作实际,按程序和权限报请和批准,不得私自或越权,甚至超指标、超时间批假。二是要提出要求,交代注意事项。如:遵纪守法、严格按照批准时间、地点、路线、事由探亲休假,需要更改时,应及时报告。三是要注意保持联系。官兵被批准休假时,管理者应在出发前进一步核实其通讯地址、联系人、联系电话等,以保证遇有情况能及时取得联系。●
3.对后进士兵的管理。
后进士兵,一般是指思想基础较差、组织纪律观念淡薄、作风松散、工作表现差的人员。后进士兵尽管在单位是少数同志,但其消极影响大,管理的难度也大。
(1)辩证分析,找准后进的症结。后进士兵形成的原因是多方面的,有的是因社会不良风气和倾向的影响;有的是因家庭方面的影响;有的是因在工作、生活等方面挫折的影响;有的是因领导处事不公、方法不当伤害了感情,而产生了对立情绪;有的是属心理障碍原因等等。因此做好后进士兵转化工作首先要了解掌握他们产生后进的原因。只有这样才能够做到“对症下药”,触动心灵,把工作做到每一个问题的实处。后进士兵往往是缺点和长处并存,因此,要善于发现他们的闪光点,扬其长,避其短,增强他们的责任意识,逐步形成爱岗敬业、追求上进的自觉性。
(2)抓好教育,从根本上下工夫。搞好对后进士兵的教育关键一环是要主动接近他们,针对其特点采取灵活多样的教育方式。后进士兵一般思想具有自我封闭性,强调以自我为中心,思想固执,情绪偏激,爱钻牛角尖。对此,要善于动之以情,真诚相待,平等交流,解开他们思想自我封闭的死结,然后晓之以理,循循善诱,既要实事求是地肯定成绩,鼓励他们上进,增强他们进步的信心,又要看准时机诚恳地指出问题,指明方向,引导他们走上健康的成长道路。
(3)创造条件,形成良好的氛围。做好后进士兵的转化工作,必须积极创造条件,形成转化的良好工作、学习、生活氛围。要教育官兵端正对后进士兵的态度,不歧视、不讽刺、不挖苦、不疏远他们,主动亲近他们,团结他们,使后进士兵能够充分感受到大家庭的温暖。
(4)持之以恒,反复抓,抓反复。士兵的后进现象不是一天两天形成的,要改变其后进状况,也必须要有一个过程,切不可急于求成。因此,做好后进士兵的转化工作,要有耐心和毅力,要循序渐进,一步一个脚印,反复抓。同时,后进士兵在转化过程中往往会出现时好时差的情况,所以,也要善于抓反复,直至后进士兵的根本转变。●
近年来,各项繁琐的任务日益深入到部队的各个方面,进入官兵的工作、生活和学习之中,给部队管理工作带来了新的机遇和挑战,如何抢占阵地,驾驭部队发展的方向,引导青年官兵健康成长,是部队行政管理工作面临的一个紧迫的课题。因此,部队管理者要加强部队行政管理工作,更好地为提高官兵素质服务,更好的为部队行政管理工作服务,具有十分重要的意义●(完)
请各位首长、战友们批评指正。谢谢!
公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条
公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
北京xx股份有限公司档案管理文书归档工作程序
北京xx股份有限公司档案管理文书归档工作程序 档案治理 文书归档工作程序
附件二 关于归档案卷的质量要求 总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点: 一、归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。 二、遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开;一个项目的材料, 要把项目从立项到终止形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营治理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。 三、卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情形进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后;正件在前, 附件在后;印件在前, 定稿在后;会议记录依会议时刻顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前;一样工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后;产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时刻依序排列;上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。 四、区分不同价值: 各类文件依照其不同的内容都有不同的储存价值。组卷过程中尽量依照不同的保管期限分别组卷。文件数量专门少或一件事密不可分的文件,可不必因价值不同而拆开组卷。 五、跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、外表、基建项目档案外,不同年度
机关事业单位档案文书整理流程
机关事业单位文书档案的整理与数字化 文书档案的整理流程 1、与甲方文书档案的交接 2、分年度:将所有文件材料按年度分开,同一年度放在一起; 3、分类:按年度分收文(本单位收到的文件)和发文(本单位自行印发的文件)。
4、收文排序:按责任者排序,同一责任者的文件,先按文号排序、没文号的,跟在该同一责任者材料后面,排序时剔除重复件。 5、发文:按文号分开,并由小到大的顺序排序,带文号发文不得缺号,如有缺号文号,填写记录单交与用户补充。发文原则上正式发文(红头有盖章)、领导签发稿、定稿三者齐全、完整,确实没有必须保证正式发文和领导签发稿均有。发文排放顺序,正文-领导签发-定稿。 6、档案保定期限鉴定:对所有文件按照用户方档案分类方案进行分类鉴定,划分档案保管期限和类别。 7、编写码:对2016年以后(包括2016年)的文书档案,在每份文件的右上角编写页码(背面为左上角),有效页均需编写页码,一份文件一个流水页号,都从1开始编写。 8、加盖档案章:对归档的文件按照用户方档号章格式在文件右上角加盖档号章,并填写档案章内容,包括全宗号、年度、保管期限、件号、页号; 9、档案编号:按年度、保管期限编排档案流水号,一个年度一个保管期限编排一个流水档案号,一份文件为一号,从“0001”开始编。 10、填写文件档号章信息 11、文书扫描
12、图像处理 13、图像质检 14、著录 15、著录质检 16、装订(永久、30年保管期限为不锈钢订、10年可用普通订) 17、装盒 18、填盖档案盒信息内容。 19、生成档案目录,并装订成册 20、与用户交接归还上架,上架时,面对档案柜(或密集架),由上到下、从左到右的顺序,按年度、保管期限排列上架。 备注:如不需扫描,仅做整理,只需按:1—9、14——20工序整理即可。文书档案的整理方法
公司文书档案管理办法(6)
公司文书档案管理办法(6) 公司文书档案管理办法(六) 1 总则 为进一步加强文书档案的管理,规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序,特制定本管理标准。 2 适用范围 本标准适用于公司文书档案管理。 3 术语和定义 文书档案:是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。 4 管理职责 4.1文书档案室管理部门为公司办公室,具体由公司办公室文秘科负责,并接受市主管机关业务指导。 4.2.负责公司党政文书,声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点,同时保证文书档案的完整、保密和安全。 4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。 5 管理活动、程序及要求 5.1.文书档案收集 5.1.1文书档案收集的范围 5.1.1.1上级来文及资料。 5.1.1.2公司文件。 5.1.1.3公司历史档案。 5.1.1.4已撤消旧机构的档案。 5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。
5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。 5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。 5.1.2文书档案的收集 5.1.2.1按照文书档案收集范围,收集与所保管档案有关的资料。 5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对,并由交接双方在目录上签字或盖章。 5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求,并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的,文书档案室有权拒收。 5.2.立卷与归档 5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责,具体工作按文档管理和上级业务规定执行。 5.2.2需归档的音像档案,要认真填写说明,编号登记。每半年对文档重新整理,时间在每年的1月份和7月份。 5.3文书档案的整理和保管 5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类,单独保管。 5.3.2文书档案室在收集零散文件时,要认真区分,依照分类进行立卷。 5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。 5.4.文书档案的统计和检查 5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿,档案的借阅、返还及时登记、注销,对档案的收进及提出情况进行数量统计。 5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查,遇到特殊情况及时检查,并及时上报检查结果。 5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。 5.5.文书档案的利用和借阅 5.5.1文书档案室所保管的档案,原则上一律在阅文室调阅,需要查阅档案时,由借阅
文书工作与档案管理考试题
《文书工作与档案管理》试题A卷 一、填空(每空1分,共16分) 1.公文的秘密等级通常分 为、、 三种。 2.纵观文书工作的全过程,文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方 面:、、 、。 3.收文处理程序中的“收进阶段”,包 括、、、 、、 六个环节。 4.信访文书的特点 是:、 、 。 二、选择(为每题选出一个正确答案,将其序号填在该题的横线处。每题1分,共8分) 1.上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。 (1)逐级行文(2)多级行文(3)直达行文 2.撰写公文的原始稿本称为。(1)定稿(2)草稿(3)修改稿 3.收文登记的作用是。 (1)管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用 (2)有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量 (3)使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4.1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准,我国实行由。(1)档案部门立卷的制度 (2)文书部门立卷的制度 (3)档案与文书部门共同立卷的制度 5.是文书工作“四化”的核心。 (1)规划化(2)科学化(3)自动化 6.立卷机关的年度工作总结应立在卷内。 (1)永久(2)长期(3)短期 7.收文处理工作的关键性环节是。 (1)拆封(2)催办(3)办复 8.存档工作的关键性环节是。 (1)平时归卷(2)年末集中归卷(3)定期归卷 三、名词解释(每个4分,共16分) 1.分发 2.签发
3.收文登记 4.组合案卷 四、简答题(每题10分,共30分) 1.文书工作的性质: 2.核稿的任务: 3.文书管理的原则: 五、将下列文件组成两卷,说明各卷是按什么特征组成的,并分别给每卷拟一个案卷标题(共30分) 1.辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告; 2.日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函; 3.辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告; 4.辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告; 5.沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函; 6.日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函 《文书工作与档案管理》试题B卷 一、填空题(每空1分,共15分) 1、秘密等级通常分为、、三种。 2、从行文方向来看,下行文可采取、、等方式。 3、我国党政机关现行的文书工作组织形式,主要分为和两种。 4、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。 5、文书管理,就是对文书工作的、和。 二、选择题(只有一个正确答案,每题1分,共15分) 1、以下文种中不属于下行文的是。 A、命令B、报告C、决定 2、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 A、文书B、公务文书C、通用公文 3、文书工作的安全原则,一是指上的安全,二是指上的安全。 A、经济;法律B、政治;物质C、物质;法律 4、制定是建立岗位责任制的中心环节。 A、职务内容B、职位标准C、责任制度 5、拆封的任务不包括。 A、清点和核对B、核查和签字C、检查和处置
公司文件档案管理流程及管理制度
本文从网络收集而来,上传到平台为了帮到更多的人,如果您需要使用本文档,请点击下载,另外祝您生活愉快,工作顺利,万事如意! 公司文件档案管理流程及管理制度 一、目的 加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活 动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑 盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部: 1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全; 5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员: 1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部; 2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门档案主管人员
1)负责部门档案的管理。 4、各部门负责人
公司档案管理办法制度范本.格式
十二、公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况,特制订本 办法。 第二条公司档案工作的基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,即公司文书档案由办公室集中统一管理,档案(已交办公室的除外)分别由有关部门管理,以便于及时利用,维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作,受上级部门档案处的业务指导、监督和检查,负责管理公司的文书、科技(部分)档案,其任务是: 1.收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案; 2.积极开展档案的提供利用工作; 3.进行档案鉴定; 4.进行档案统计; 5.保管部分科技档案; 6.认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。 第四条归档 归档的文书包括: 1.公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 2.公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。 3.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 4.公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 5.国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6.公司各部门的发文。 7.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 8.外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求 1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统地排列。 3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。 4.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。 第六条档案借阅 1.借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅,不能带出,必须带出档案室查阅的,要经过办公室主任批准。 2.借阅时间,一般档案最长不超过十天,密级档案最长不超过一周。 3.借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、 画线和涂改,未经批准不得复印档案。
(完整版)《文书档案管理》试题.doc
《文书档案管理》试题 一、填空题(′ 1*15 ) 1、公务文书的形成过程包括:、、和。 2、收文过程中签收的任务包括:、和签字。 3、传阅的方法有:、和。 4、会计文书的特点一般表现为:( 1)形成上的;( 2)构成上的。 5、封口的方法有:、、和四种。 二、单选题(′ 1*15 ) 1、以下属于平行文的文种是() A 、报告B、决定C、函 2、在制发公文的过程中形成的文稿不包括() A 、讨论稿B、定稿C、各种文字文本 3、文书的()是文书工作的中心环节。 A 、管理B、处理C、利用 4、文书工作是以()为主的。 A 、非常规工作B、被动工作C、主动工作 5、下面各种信件中,属于文书工作人员拆封范围的有() A、写有领导人“亲启”的信件; B、一般发至本单位的封闭文件、函件; C、标有机密、绝密的机要件。 6、以下人员中不适合作为拟办的承担者的是() A、机关领导 B、业务部门负责人 C、直接承办人或专职人员 7、核稿的根本目的在于() A、提高公文质量 B、提高公文运转速度 C、提高文书工作人员素质 8、发文字号中的年代号应用()括上。 A 、小括号B、中括号C、大括号 9、文书的保存要体现()的原则。 A、简单,便于利用 B、安全,物尽其用 C、安全,便于利用 1
10、下列不属于应销毁的文件范围的是() A、平时清退出的重份文件 B、翻印复印的上级文件 C、本单位制发的文件 11、()是文书工作的最后一个程序。 A 、文书立卷B、文书利用C、文书归档 12、发文登记的形式多种多样,目前使用最广的是________。 A 、卡片登记B、活页登记C、帐簿登记 13、凡属在相当长的时期内机关工作需查考的文件,在立卷时应列入________保管范围。 A、永久 B 、长期 C 、短期 14、在作收文处理时,可不登记的文件主要有______________。 A、上级机关的来文 B、下级机关的来文 C、各种公开发表的文件 15、“三主优先”的原则是________的原则。 A、承办 B 、分发 C 、会签 三、名词解释(′5*4): 1、直达行文 2、正本 3、注发 4、立卷类目 四、简答题(′10*3 ): 1、主题词有何特点?在拟定主题词时,除了要体现其特点外,还要注意什么? 2、文书利用的方法有哪些? 3、文书立卷的意义何在? 五、应用题(′20) 将下列文件合理地组为两卷,分别为其拟定案卷标题,并说明组卷特征。 1、××大学关于举办50 周年校庆文艺晚会的通知 2、××省教委关于进一步在高校中深入开展人事改革的通知 3、××大学关于深入开展人事改革的决定 4、××大学关于评选50 周年校庆文艺晚会优秀组织奖的通知 5、××大学50 周年校庆文艺晚会节目单 6、××大学关于实行中层干部竞聘上岗的决定 7、××大学校长张××在校庆文艺晚会上的讲话 2
公司档案管理办法及实施细则11073
档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作,保证档案完整性和保密性,准确地反映公司各项工作,根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》,结合公司实际,特制定本办法。 一、档案管理 1、主要内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等,其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料,由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理,并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后,应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列,存放档案必须有专用的档案装具,档案排列方法要科学,以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理核对工作,做到账务相符,对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库,借阅档案归还后,及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室:保密相关法规、制度;重要的会议纪要;学习培训资料;工作计划、总结等。 4.2 行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类:员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸
公司文件档案管理规定
公司文件档案管理规定 This model paper was revised by LINDA on December 15, 2012.
档案管理规定 第一章总则 第一条为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。 第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账 册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形 式的历史记录。 第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。 第二章档案机构及其职责 第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。 第六条档案工作由公司总经理统一领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作,并监督各部门、各下属子 公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。 第七条办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。 第三章档案的管理
第八条整理办法: 1. 方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。 2. 步骤: A. 收集 文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷。 企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册。 B. 整理根据分类和成立时间整理。 C. 分类根据下述分类方法分类 D. 立卷区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。 第九条过程管理: 1. 属于公司保管的档案:公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件 的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的 预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有。 2. 属部门保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分级保 管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。 第十条监督:办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作。
文书档案管理论文
文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”,虽然作为档案专业术语,无论是在教科书,还是在档案学词典里,都有明确定义。而我对“归档”的认识,却与我接触到的基层档案工作实践密切相关,文书档案是档案工作的重要组成部分,它记载社会发展的历史过程,客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展,如何提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求,适应日趋发展的新形势,这是文书档案工作的新课题,从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,电子文件波及了档案工作实践,丰富了档案工作内容,但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理,还是对电子文件的管理,客观的事实是:“归档”,使文件转化为档案,“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而办公自动化,是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备,迅速、准确地处理各种信息,提高办公效率。应用计算机后,电子文件
取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代,改变传统的办公手段与方式,收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段,同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊,就其对现代档案工作的贡献来说,利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用了计算机软件处理后,使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递,都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查
文书档案归档程序及要求
文书档案归档程序及要求 为适应档案管理现代化需求,规范公司档案整理方法,提出本程序及要求: 一、归档文件的整理单位 1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。 2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。 3、原件与复印件合为一件进行整理归档。 4、正文与附件合为一件进行整理归档。 5、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件,跨年度的文件各为一件进行整理归档。 6、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。 7、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、通讯录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法,一个自然本(册)为一件进行整理归档。 二、归档文件的装订、编页码 1、归档文件统一按“件”进行装订,装订时必须用统一的文档装订夹装订档案,每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止,正面编在右上角,筒子页背面有文字图表的编在左上角,每份文件材料均从“1”页开始编页号。 2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。 3、成册的文件材料,(如:会议记录、名册、报表等)可保持原貌。 4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊,列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌,不必拆开重新装订。 三、归档文件的分类 1、把归档文件按保管期限分开。 2、把同一保管期限内的文件材料按年度、时间段分开。 3、把同一保管期限内的文件材料按单位、部门分开。 四、归档文件的排列编号 1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。 2、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。 3、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。 五、打印归档目录 1、凡归档文件材料,按照档案管理制度的要求填写归档文件目录,归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。 2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。即:永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。 3、归档文件的“件”号各单位不必填写,由档案馆统一填写。 4、永久、长期、短期档案的目录的第一页必须填写单位名称,不填写文件名称。 5、归档文件目录的页数必须填写每份文件的总页数。
文书档案管理办法
文书档案管理办法
文书档案管理办法(试行) 第一章总则 第一条为加强公司文书档案的科学管理,充分发挥公司档案在各项工作中的作用,保证公司营运期间有关文件资料收集整理的完整性、及时性和真实性,根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《河南省档案管理规定》、《河南省交通档案管理细则》及河南省档案局《归档文件整理规则》,结合本公司实际情况,特制定本办法。 第二条公司文书档案是指公司各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是本公司工作活动的历史记录,反映本公司贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况,也反映在不同时期各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 行政办公室是公司文书档案管理的主管部门。按照集中统一管理档案的原则,各部门、各单位应指定专(兼)职文书负责人,负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作,并保持相对稳定。 由于工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接管人员交接清楚,不得擅自带走或销毁,并应及时通知行政办公室。 公司档案室设在平顶山营运管理中心,设专职档案管理员。 第二章归档范围 第三条凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料,均属归档范围,主要包括文书档案和音像档案。
第四条文书档案包括上级机关文件、公司文件、基层单位和非隶属单位的文件等。 (一)上级机关的下列文件应予归档: 1、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料; 2、上级机关颁发的命令、制度、办法、指示、通知等文件; 3、上级机关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词等; 4、上级机关印发或转发公司的文件(包括报纸、刊物内容); 5、上级机关颁发的非本行主管业务范围,但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等。 (二)公司下列文件应予归档: 1、重要的会议材料(党政联席会、经理办公会、党委会),包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等; 2、公司印发的(包括转发及与其它单位联合印发的)各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿,以及相关单位来往文书; 3、公司的请示及上级机关的批复文件、下级单位的请示及公司的批复文件; 4、公司检查基层单位或控股单位工作、调研形成的文件; 5、公司领导因公务活动形成的重要文件、传真,及从其它上级部门带回与公司有关的文件;
文书档案管理制度
第十章文书档案管理制度 一、档案管理制度 (一)公司档案管理办法 依据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况,制订本办法: 一、公司档案工作的基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。即公司文书断案由办公室集中统一管理,科技档案(已交办公室的除外)分别由有关处室管理,以便于及时利! ,维护档案的完整与安全。公司各处、室在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料,由承办L 位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 二、公司办公室设立档案工作,受上级部门档案处的业务指导、监督和检 查,负责管理公司的文;、科技(部门)档案。其任务是:(一)收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案; (二)积极开展档案的提供利用工作; (三)进行档案鉴定; (四)进行档案统计; (五)保管部分科技档案; (六)认真学习(中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识,掌握立卷基本方法,保证档案质量。 三、立卷范围: (一)上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制、国家部委局颁布的各种标准、工作总结、报告等文件。
(二)公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级机关的批复。 (三)公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 (四)公司党政会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全司的规章制度)。 (五)公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 (六)公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要,以及参加上级和外位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。 (七)国际交流和合资企业来往文件、协议,报告和会谈纪要等文件材料。 (八)重要的人民来信、来访及其处理结果。 (九)有关人大政协提案处理结果。 (十)公司各处室以上级管理部门名义的发文。 (十一)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 (十二)外单位直接发送给公司各处室的主、抄送信件,如和公司以往办的函件有关,为了保持文件的完整,应交办公室保存立卷。 (十三)根据公司现有人员和工作的实际情况,已立卷归档的科技档案由文书档案人员兼保管,其余的不再统一归档,仍然由各处收集、整理、鉴定、保管,以便利用、查找,更好地为本部门服务。四、立卷要求:(一)立卷的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。 (二)在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统地排列。(三)拟定案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原
2014年关于规范公司档案管理的通知
关于规范集团档案管理的通知 各公司、各部门: 为进一步加强和完善集团档案信息中心工作和规范集团及各公司、各部门档案管理,实现集团档案的完整性、系统性及清晰记录集团的成长和发展历程,以及更好地为各公司各部门提供档案查阅便利,提高档案利用价值和工作效率,根据《企业档案管理规定》的要求,经请示集团董事长和总经理会议同意,现将档案收集、整理、归档、移交相关要求发给你们,望遵照执行。 一、集团及各公司、各部门本年度应当移交的档案应在次年的二月底前汇总、整理、编号、移交集团档案信息中心,同时移交一份档案统计目录。 二、集团及各公司的规章制度汇编、上级机关下发的正式文件、向上级机关的请示与批复、本级单位的重要文件、工作计划、总结、申报材料、简报、年鉴、大事记等都需移交规档。 三、仟坤建设公司承建工程项目竣工后,应按照“绵竹市城市建设档案馆技术档案移交情况表”的内容将相关档案资料移交集团档案信息中心。 四、鑫坤机械厂区购置的设备,在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘以及随机材料(合格证、使用说明书、随机附件清单、易损零件等)均属于设备档案归档移交
范围。 五、人力资源部的每年新员工入职招聘登记审批表、离职人员相关材料需移交规档。 六、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定,每年要形成会计档案,财务部门按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册移交档案信息中心。移交的内容:原始凭证和汇总凭证,明细账、总分类账,现金日记账、银行存款日记账,财务月季报告和年报财务终决算报告。如特殊原因不能及时归档也可移交一份财会档案统计目录。 七、凡是集团和各公司为工作、学习等参考而收集或编写的一切公开或内部的材料,一般包括书籍、刊物、报纸、汇集、简报、公报、小册子、图片、图表、影视片、照片、唱片、录音带等都需妥善整理保管,必要时应移交集团档案信息中心。 八、档案资料原件如工作中需要使用,可以交复印件。如工作中原件不再使用,应及时移交集团档案信息中心。 望各公司、各部门领导高度重视,档案管理人员积极配合集团档案信息中心完成档案移交归档工作。 备注:所有档案移交资料应在2014年2月底前移交档案信息中心,以备档案管理人员即时整理存档查阅。 仟坤集团有限公司 2014-1-8
公司文书档案管理规定
公司文书档案管理规定 年月日( )办字第号一、总则 为加强本公司文书立卷工作,完善档案管理制度,特制定本规定。 二、适用范围 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本规定的规定,分别立卷归档。 三、原则 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。 四、文件材料的收集管理 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 五、办公室收集 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 六、主管部门收集 1、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
2公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 3、本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。 七、各部门专(兼)职文书的职责 1、了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。 2、认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。 3、承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。 八、归档范围 1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 4、本公司的请示与上级机关的批复。 5、本公司反映主要职能活动的报告、总结。 6、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
公司档案管理制度
公司档案管理制度 一、总则 1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。 2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
公司文书档案管理
贵州宏盛祥贸易有限公司 文 书 管 理 培 训 编制:审核:批准:
前言 文书资料管理是公司行政办公管理组成部分,公司各项工作的顺利进行有赖于公司办公室在管理文书资料的能力与效益,而对现宏盛祥公司的文书档案管理的水平与能力,更是要提出高的水平要求。 第一部分 一、文书管理流程 按一定的标准对文书资料从发生到废除归档的一系列过程的管理。 (一)文书管理流程图 由上管理图流程可看出有两大部分; 1、文书处理; 2、文书档案。
(二)文书管理体系图 文书管理体系 二、文书管理要求及目标 (一)要求 1、不论何时何地,只要工作需要,尽可能提供准确、及时的信息; 2、发展和维持公司信息形成,存储,检索,留存和处置的有效系统 3、保证公司的信息要求,进行有关文书、设备与程序的管理,制定标准和定期评价方法 (二)目标
三、文书存放及日常管理方法 (一)文书存放 文书的存放是指对各类文书的放置和保管。 它是根据存放需要,购置坚固、适用的设备(文件柜)存放文书,存放地点最好单设一室,门窗要牢固,最好加防护栏,装上铁门或高档密码锁,文书装具可用文书夹,档案盒,文件袋等,并放上防蛀虫药丸,如是没有单独的保险室,要在在办公司放保险柜,需购置的铁皮柜,配置暗锁,但切忌在暗锁钥匙上标上号码,柜内放置文书,要立放不要平放,最好同文件袋,档案盒盛装,不要散装,并在装具上标明文书类别,同时与电脑(保存)检索相符,便于查找。 文书放置要分门别类、有条有理,这便于查找方便,具体方法有: 1、按文书制发部门分类; 2、按文书制发类型分类(分月、销售、政策、客户违约处罚); 3、按文书制发时间分类; 4、按文书保密性级别分类; 5、按文书制发人分类; 6、按文书批复人分类; 7、按文书暂存性与永存性分类等。 在保存文书的盒子,袋子,夹子外表粘贴或内附有文件目录,共使用时查阅,同时做好使用记录,用后放入原处。 (二)文书日常管理方法 1、定位管理法 按文书的长宽度购置或订制文书盒(塑料盒、纸盒或文件袋),然后把所有文书按名称按一定规律分别放住在盒或袋上,依据文书标清名称,本着由上到下、由左到右的等级次序,将盒或袋放在柜内相应位置,运转回来的文书也分层次按序入位。
公司档案管理办法及实施细则
档 案 管 理 办 法 及 实 施 细 则为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、总 则 第1条 根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 第2条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第3条 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第4 条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第5条 公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第6条 公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料由项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档 案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照 各部门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、
存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经 理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件 材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件 由行政部收集。 第7条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等 各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条 公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面: 1、 经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各 种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经 济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件 材料等。 2、 财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报 表、凭证和文件等。 3、 项目建设方面,涉及到的有关项目资料、项目合 同、项目图纸等。 4、 计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管 理、统计分析活动中形成的各种文件材料。 5、 劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳 动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材 料。 6、 物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保 管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。 7、 宣传方面:有组织、宣传、通知、人事、保卫工 作中的各种文件材料,公司行政工作、党委工作 和董事会工作中的各种文件材料等。 8、 其他方面。 第九条 档案级别的划分: 档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。