邮件合并:将多个记录合并一页的方法

邮件合并:将多个记录合并一页的方法
邮件合并:将多个记录合并一页的方法

将多个记录合并一页的方法

使用邮件合并做出来的记录是每页一条的,发现使用以下几种方法可以实现多条记录在一个页面中输出。

方法1:

合并到新文档后,全选整篇文档,然后单击“文件”---页面设置---板式---节的位置起始---接续本页。确定后记录条就会自动合并回来。

或者不用全选文档,选中“接续本页”后,再选“应用于---整篇文档”确定后效果也是一样的。

图(1)

方法2:

在Word里邮件合并的时候选择文档类型时,选择“目录”是可以连续输出。如图(2)所示。

●这样可能出现每页的最后一条记录可能被分在两页上,需要检查调整。用方法3可以避免出现这个问题。

方法3

将模板复制多个在同一页上,每个模板空一行,将光标定位在两个记录之间的空行上,插入域“下一条记录”,处理完一页再合并到新文档。如图(3)所示

图(2)

图(3)

邮件合并操作步骤

(一) 制作大量信函 由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件, 所以接下来的操作,实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。 在实际处理自己的工作时,主文档和数据源当然都会改变,到时参照提供的案例文件制作即 可。 1. 启动Word2007,打开主文档“信函(主文档)”案例文件,接下来的任务就把数据源 中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。 2. 点击“邮件”工具栏中的“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”,如下图所示, 可在窗口的右侧出现“邮件合并任务空格”。 3. 接下来,可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步:选择文档类型,这里我们采用默认的选择:“信函”。 4. 单击任务窗格下方的下一步:正在启动文档链接,进入“邮件合并向导”第二步: 选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档,故采用默认选择:“使用当前文档”。

5. 单击任务窗格下方的下一步:选取收件人,进入“邮件合并向导”第三步:选择收件人。从这里可以看到,如果你还没创建数据源,则可以选择“键入新列表”单选框,然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接,在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。但是前面已经说过,为了提高效率,还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格式的数据源,“信函和信封(数据源)”案例文件,于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接,打开“选取数据源”对话框。 6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置,选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件,接着弹出“选择表格”对话框,数据存放在Sheet1工作表中,于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮 图 5 7. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框,可以在这里选择哪些记录要合并到主文档,默认状态是全选。这里保持默认状态,单击“确定”按钮,返回Word编辑窗口。

WORD邮件合并教程

邮件合并图文教程 在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据,难道我们只能一个一个地复制粘贴吗?能保证过程中不出错吗? 其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题,详细讲解“邮件合并”以及具体用法,同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。 一、什么是“邮件合并” 什么是“邮件合并”呢?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢? 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access 数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。 显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤,详细介绍“邮件合并”功能的使用方法,学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。 二、什么时候使用“邮件合并” 我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档,它们通常都具备两个规律: 一是我们需要制作的数量比较大; 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等,这些都是固定不变的内容;而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 什么是含有标题行的数据记录表呢?通常是指这样的数据表:它由字段列和记录行构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表,其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录,存储着每个客户的相应信息。 此主题相关图片如下: 三、邮件合并的三个基本过程

(完整word版)邮件合并教案设计

“邮件合并”教学设计 “邮件合并”是Word的一项高级应用功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一,它能让我们批量的生成需要的文档,从而从繁乱的重复劳动中解脱出来,提高效率。【教学目的】: 本节课不仅指导学生学会邮件合并的操作方法,重要的是必须让学生知道“邮件合并”的使用情况;在课堂上培养学生寻求解决问题的方法。 1. 了解“邮件合并”的作用和使用情况; 知识目标:2. 掌握“主文档”、“数据文档”、“合并文件”三者之间的关系; 3. 掌握邮件合并的方法及步骤; 能力目标:在教师的指导下学会使用“邮件合并”的四步曲:建立主文档、连接数据文件、插入合并域、执行邮件合并 情感目标:通过“邮件合并”的学习,渗透效率意识 【教学重点】:利用邮件合并向导或运用邮件合并工具栏,完成邮件合并的四步操作【教学难点】:邮件合并的含义及“主文档”、“数据文档”、“合并文件”三者之间的关系;【教学方法】: 先通过故事情景来提出问题,然后讨论解决问题的方法,再一步一步循循善诱地引导他们利用合理的技术来解决问题,然后归纳出邮件合并的含义和操作规律,最后通过实践操作提高操作能力。 【教学课时】:1课时(45分钟) 【教学过程】:[新课导入] 创设情景,激活兴趣 [讲授与演示] 师生同行,讲授及演示

[课堂小结] 课堂小结,理清思路 课 堂 小 结 环节一:搞清邮件合并的含义 环节二:搞清邮件合并中“主文档”、“数据表”、“合并文档”的关系 一个是主文档,固定不变的内容。 另一个是数据源文件,它含有主文档中的变动信息。该类文件可以是WORD 及word 表格,也可以是文本文件、Excel 工作表、数据库文件等。 环节三:邮件合并的操作规律 [课堂练习]根椐老师所讲内容请同学进行课堂练习,“邀请函”的制作。 [作业布置]请完成录取通知书的制作。(上机操作) [板书设计]邮件合并 一、 制作主文档 二、 制作数据表 三、 插入合并域 四、 执行合并 ① 制作主文档 ② 制作数据表 ③ 插入合并域 ④ 执行合并 选取数据源 插入合并域

邮件合并教学设计方案(2)

情景激活兴趣,兴趣促进学习 ——“邮件合并”教学设计 眉山职业技术学院 陈继红 课题名称情景激活兴趣,兴趣促进学习——邮件合并命令的使用

教师姓名陈继红授课班级13秋计算机班授课类型实践课课时2课时 教学内容分析 1.教材地位与作用:《办公自动化高级应用案例教程》是一门必修的专业课,该 课程对学生动手操作能力的要求较高,学好该课程对计算机应用专业文秘方向就业的 学生来说是十分重要的。 2.教学内容处理:《邮件合并命令的使用》是《办公自动化高级应用案例教程》 第三章第四节的内容,但我在教学时我模拟了一个场景,即我班要“召开家长会”,这一项目贯穿整个办公软件篇,具体教学时又将此项目分解成几个小任务:家长会会议 内容的搜集与安排、会议PPT的制作、邀请函主文档的制作、信息的搜集(主要是家 长姓名、邮箱、家庭地址、邮政编码等)、邀请函的制作与发送、接待会务安排等。该 任务中除邀请函的批量生成与发送是新知识外,其他知识点在一年级《计算机应用基 础》课程中都已学习,所以如何生成多份不同称谓的邀请函,如何把邀请函发送到家 长邮箱中,则是本节的重点,而完成该任务所用到的命令是邮件合并。“邮件合并”是WORD的高级应用,在现代办公自动化方面用处很大,公司企业、学校、政府办公, 经常要发大量通知、商品邮寄广告、录取通知书、成绩单、会议邀请函等,使用WORD 中“邮件合并”功能可大大提高工作效率,具有很高的实用性。该知识点在计算机操 作员中级技能鉴定考试和全国计算机等级考试二级MSOFFICE中都占10分左右,但邮件合并命令使用对学生来说是一个陌生的知识点。 本次课设计三个教学案例——邀请函的批量生成与发送、信封的制作与批量生成、成绩单的批量生成。 学生情况分析 1.教学对象为中职计算机专业二年级学生,他们对操作实践课较感兴趣,同时对 本节课的内容有一定的求知欲。因此在安排教学时,应充分激发学生学习的热情,进 一步调动学生学习的积极性,让他们在教师的引导下进行自主、探究式学习。 2.学习本课内容前,学生已经熟悉了WORD文档编辑功能,EXCEL电子表格数据处理功能,有一定的操作能力和自学能力。学生毕业后部分是从事文秘工作的,所 以学生对办公软件的高级应用还是挺感兴趣的。 3.学生自主学习、协作学习能力相对较差,邮件合并是属于高级应用方面的内容,对学生来说是一个较陌生的功能,学生要掌握好会有一定的难度,因此考虑组成小组 合作学习、交流、探究,并让学生多上机操作巩固强化。并将相关自主学习的教学资 料放在“耕耘中职”教学网站,让学生充分适应教师的“做中学,做中教”的教学理念。 教学目标知识目标 1.理解邮件合并的含义和应用; 2.掌握邮件合并的基本方法及操作步骤; 3.掌握邮件合并中插入文字域和数字域的方法; 4.掌握数据源的编辑和选择。 能力目标 培养学生信息检索及在日常生活中灵活运用邮件合并解决实际问 题的能力。 德育目标 通过“邮件合并”的学习,培养学生自、合作学习、团结互助的能 力,同时渗透效率意识。 教学重点1.合理运用“邮件”选项卡,完成邮件合并;2.插入域的方法; 3.数据源的编辑和选择。

word2003邮件合并方法

妙用Word邮件合并打印成绩通知单笔者的学校一直使用CSC校长办公系统,其运算功能十分强大,不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名,尤其是排名功能,可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。不足的是,它的打印功能不太强大,学生的成绩通知单只能打印成一行,因此很长,必须用8K纸,这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的成绩后就要强行换纸,也就是每页纸只能打一个学生的成绩。每次要花费近2000张纸,整个打印过程要花20多个小时,中途还不能断电或死机。针对这种情况,笔者想出了个好办法。 首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件,如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等,接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中,这样就便于排版和打印了。 第一步,在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸,尽量缩小页边距,先做出一个通知单表格,为使每个年级都能使用,共设置了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪,在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。调整表格大小,目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”(图1)。

第二步,进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc”,另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”(以高二文科为例,下同)。选择“工具—邮件合并”,出现对话框。合并分三步进行: ⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”; ⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”; ⒊“合并”→“编辑主文档”。 合并成功后,在Word界面会出现一个邮件合并的工具条,此时,“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。 第三步,在成绩通知单表格中调入数据。在表格中,点击“插入合并域”(图2),在出现的域列表中选择对应的项目,依次进行。

浅谈Word邮件合并功能快速应用和注意事项

浅谈Word邮件合并功能快速应用和注意事项[摘要] Word和Excel是大家常用的办公软件,尤其是Excel,利用公式和复 制功能,统计和输入数据非常快捷,可是受到网格界面的限制,不能像Word一样文字和数据可随意编排。能不能让两者的优点合二为一呢?下面就来介绍下Word的高级功能之一邮件合并。 [关键词] 邮件合并数据源主文档Word域 邮件合并功能的主旨是利用外部的数据来源(如Excel电子表格、数据库等),在Word文档中自动生成可以自定义格式并能重复使用的专业型文档,以满足打印和显示的需要。但由于此功能操作步骤过多,在细节上容易出现问题,初学者较难掌握。特总结一套快速可行的方法,现在以Excel数据源为例,演示一下实现过程。 1.实现过程(演示软件版本为Office 2003) 1.1新建一个Word文档,打开邮件合并工具栏。操作如下:依次单击Word 菜单栏“视图(V)”→“工具栏(T)” →“邮件合并” (操作完成后,看到显示“插入Word域”字样的工具栏,即为邮件合并工具栏) 。 1.2选择Excel数据源。单击邮件合并工具栏上“打开数据源”按钮,在弹出的”选取数据源”对话框中找出需要合并的Excel数据源,并单击“打开(O)”按钮。选择Excel数据源后,因为一个Excel文档内通常有多个工作表(如:Sheet1)。接着在弹出的“选择表格”对话框中选择具体使用的表,并单击“确定”按钮。 1.3设计主文档样式。完成Excel数据源选择操作后,我们发现邮件合并工具栏上原来不能用的灰色按钮,现在都能启用了。现在可根据需要,在当前空白的Word文档中设计一个打印或显示的文档样式。文档样式应以美观实用为原则。为了方便排版,可先建立一个多行多列的表格,然后在第一个单元格内进行设计。 1.4插入Excel数据源。设计好文档后,将光标移到需要插入数据的空白位置,单击邮件合并工具栏上“插入域”按钮,在弹出的“插入合并域”对话框中,选择相对应的列名并单击“插入(I)”按钮。此刻完成了单个列名数据的插入操作,相应的位置会显示《列名》字样。然后重复步骤依次完成全部列名数据的插入操作。 1.5插入下一记录的Word域。将光标移动到当前设计文档的尾部,单击邮件合并工具栏“插入Word域▼”按钮,→“下一记录(N)”,完成后相应的位置显示《Next Record》字样。现在单个模板设计已完成,为了节约纸张,我们将这段文字复制满整个页面。注意页面末行最后一格的模板内容,需将下一记录的Word域代码删除(即将《Next Record》字样删除),否则会出现新生成的下一页跳过一条记录,即少打一个。

Word2007邮件合并功能

微软OFFICE WORD系统中的邮件合并功能,是很多熟练使用WORD的朋友比较喜欢的一种实用工具,它不仅可以批量制作各种文档,还可以制作批量带图片的文档,当然,带图片的要比不带图片的麻烦一些。而笔者使用了2003和2007,比较发现2007比2003更为实用,当然中间也有小的BUG,下面笔者就将近来自己制作单位打印机档案的过程以图解的方式写出来,以供大家共同学习研究,希望通过这篇文章帮助需要这方面信息的朋友们,简化繁杂的工作,为简便的工作。 1、首先我们以EXCEL2007建立一个EXCEL文档,建立上你需要的“字段”,如下图,我建立了“ID、PringIMG、品牌、型号......”等需要的字段,其中:"PringIMG"字段为图片所以的路径,这里特别提醒,图片的路径中需要使用如下的格式:“D:\\信息档案 \\PrintIMG\\1600KIII.JPG”这里的“\”路径符号,必须使用“\\”这种格式,而路径,以你的实际路径为准,这里显示的是我的例文使用的路径。如果路径中的“\”不变更成“\\”,那么将会出错,这一点很重要。建立好EXCEL文档后,在这些字段中输入相应的信息,以备显示使用。如下图: 注意:在EXCEL数据源中,第一行被默认当作字段名称,所以我们在建立EXCEL表时,必须保证符合这个要求,不然在我们接下来建立WORD和EXCEL表格之间的链接时会出错。

2、使用MS WORD2007建立一个新文档,或者打开你已经建立好的文档,这个文档就是你未来输出打印时需要的样子,也就是你要打印的文档的模板,而全部EXCEL数据表中的数据,将通过套用这个模板实施打印。以得到你需要的效果,具体模板的样子,你可以根据自己的需要制作,这个部份不单独讲解,因为WORD文档制作大家都会,所以我直接进入本文的重点,在大家建立好的文档中应用“邮件合并”功能,实现图文输出。 当我们建立好WORD2007文档后,我们就可以建立“邮件合并”了,在WORD2007中,已经把“邮件合并”功能单独提到了菜单中,可见微软是多么重视这个功能,也看得出使用者对这个功能的喜好程度。 我们单击菜单栏上的“邮件”标签,进入“邮件合并”子菜单,如下图,这时我们需要做的是先建立WORD2007文档与EXCEL2007文档(就是我们开始时建立的EXCEL文档)中间的数据链接关系。

《邮件合并》教学设计

《办公自动化》课程单元教学设计

单元教学设计基本框架 课前:考勤,发放素材及视屏 第一部分:引入 复习:排版论文制作目录的方法有几种?(三种。(1)样式(2)大纲级别(3)域)(抽签回答) 放映3张利用《邮件合并》制作完成的一组标签、一组信函以及一组信封,然后引出主题。 第二部分:新授(放映课件) 【步骤一】邮件合并的目的: 单独创建信函、邮件、传真、标签、信封或赠券将会非常耗时。这就是引入邮件合并功能的目的。使用邮件合并功能,您只需创建一个文档,并在其中包含每个版本都有的信息。然后只需为每个版本所特有的信息添加一些占位符,其余工作就可以由Word 来处理了。 【步骤二】邮件合并的功能 使用邮件合并功能,可以创建: ①一组标签或信封:所有标签或信封上的寄信人地址均相同,但每个标签或信封上 的收信人地址将各不相同。 ②一组套用信函、电子邮件或传真:所有信函、邮件或传真中的基本内容都相同, 但是每封信、每个邮件或每份传真中都包含特定于各收件人的信息,如姓名、地址或其他个人数据。 ③一组编号赠券:除了每个赠券上包含的唯一编号外,这些赠券的内容完全相同。【步骤三】操作演示并讲解(录屏放映) 邮件合并的定义:“把数据源合并到主文档中”。合并后

邮件合并的步骤: 1、打开主文档;(WORD)(主文档包括两部分内容: ①固定不变的 ②可变的,与数据源内容对应用) 2、连接数据源;(EXCEL)(包含要合并到文档中的信息文件) 3、插入合并域;(域是文档中可能发生变化的数据,用《》括起来) 4、预览并合并。 现在我们已经预先制作好了“邀请函(主文档)”和“邀请函(数据源)”的案例文件,下面演示操作合并过程(给定的素材)。 方法一:利用邮件合并分步向导 具体步骤要求如下: 1.启动Word2010,打开主文档“邀请函(主文档)”案例文件, 2.点击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“邮件合并分步向导”, 可在窗口的右侧出现“邮件合并任务窗格”。 3.在“邮件合并任务窗格”中看到“邮件合并向导”的第一步:选择文 档类型,选择默认:“信函”。 4. 单击任务窗格下方的下一步:正在启动文档链接,进入“邮件合并向导”第二步: 选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档,故采用默认选择:“使用当前文档”。 5. 单击任务窗格下方的下一步:选取收件人,进入“邮件合并向导”第三步:选择收件人。为了提高效率,还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格式

邮件群发之“word邮件合并”方法

邮件群发之“Word邮件合并法” 想要做好邮件群发,一定要先做好2个准备工作! 第一:首先要先收集好客户准确邮箱,用Esxel表格保存,建议按“客户类别”分类收集,比如“合作客户,跟进客户等等”且抬头是“姓名,公司名称,邮箱”(这个是邮件发送的根本,没有表格或者表格没有注明抬头内容,是无法完成Word邮件合并的) 第二:就是邮件素材的收集(外贸圈,和公司邮件的分类,新闻……)

当有了以上2个准备后,我们就可以开始邮件群发了! 步骤如下: 第一:把找到的素材复制到Word上 第二:点击Word上的“邮件”选择“邮件合并”再点击“电子邮件” 第三:然后点击“选择收件人”中的“使用现有列表”(这个现有列表就是我们最开始说的收集客户邮箱的Esxel表格了)

第四:如图弹出窗口,在弹出的页面窗口上去找到保存客户邮箱的Esxel表格的位置 第五:点击找到exsel表格后在弹出的窗口上选择你这次所以发送的客户类别,然后点击“确认”

第六:如果你想在该“客户分类”中选择几个人发送或者不想发送给那几个客户,可点击“编辑收件人列表”在“列表中选择你要发的客户”(如果没有这需求可以跳过这个步骤) 第七:你还可以选择收件人的地址块,作用是Word会在发送邮件的时候自动替换成你列表中该客户人邮件地址!(发中国客户的公司,如果没有强制要求是没有必要用这个步骤的,建议可以直接跳过)

第八:如果你还想在邮件当中插入问候语可以点击“问候语”(默认是英文的,建议在写内容前我们可以自己输入个性华的问候语,显得更有贴切)(没有特定要求的伙伴此步骤也可以跳过)

word邮件合并功能使用简介

Word2003邮件合并功能使用简介现以教师继教考核登记表为模板介绍邮件合并功能的使用,批量生成全校教师的继教考核登记表。 首先找办公室主任要一个全校教师信息模板(每个学校办公室应该都有这个表),此信息表内包括教师的个人信息比较全面,根据继教核登记表上的填写需求,我们保留需要的内容,包括姓名、性别、出生年月、学历、学位、专业、职称资格名称和职称级别,其余整列删除。根据继教考核登记表的填写要求,还差职称专业名称,此项留空白打印出纸档通知老师们自己过来补充完整,顺便核对其它信息是否有误,并签名确认。(不过来核对的那就自行完成继教考核登记表的填写和打印)。 待全部老师完善了职称专业名称后,将信息输入表格。(如下图) 个人信息已经完整,接下来,把教师2016-2017的学时信息补充进来。分别为师德10学时,公需科目28学时,其它各级培训学时数=规范总学时-师德-公需。校本研修、集体备课等为灵活学时数。

现在打开9月份已经上交给教培中心的学时登记表。获取我们还需要的两栏数据。(如下图) 打开学时登记汇总表,你会发现表格的每一行的姓名和上图是对不上的(例如:上图第一行为代幼琳的信息,而下图第一行是许梦瑶的学时) 这时就不能简单的把学时表的两列信息复制,再粘贴到上图表格中,这样会导致学时的张冠李戴。 那么我们要用到一个查找引用函数vlookup。(如图) Vlookup的使用可以问百度。

现在Excel表格信息现在已经全部完整了(如图) 接下来,打开《专业技术人员继续教育考核登记表》,要填写项全部留作空白。 (1)在菜单栏点“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并”,右边会弹出步骤引导提示。(如下图) (2)点击右下角的“下一步”,跳至下图:

word邮件合并的高级应用

Word邮件合并技巧 “邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。 1.用一页纸打印多个邮件 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”,使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用Word 的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内输入“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 2.一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中“插入Word域”,选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”,在出现的对话框中填入,单击“确定”按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 3.共享各种数据源

邮件合并操作技巧步骤

(一) 制作大量信函 由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件,所以接下来的操作,实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档 中”。在实际处理自己的工作时,主文档和数据源当然都会改变,到时参照提供的案例文件 制作即可。 1. 启动Word2007,打开主文档“信函(主文档)”案例文件,接下来的任务就把数据源 中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。 2. 点击“邮件”工具栏中的“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”,如下图所示, 可在窗口的右侧出现“邮件合并任务空格”。 3. 接下来,可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步:选择文档类型,这里我们采用默认的选择:“信函”。 4. 单击任务窗格下方的下一步:正在启动文档链接,进入“邮件合并向导”第二步: 选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档,故采用默认选择:“使用当前文档”。

5. 单击任务窗格下方的下一步:选取收件人,进入“邮件合并向导”第三步:选择收件人。从这里可以看到,如果你还没创建数据源,则可以选择“键入新列表”单选框,然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接,在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。但是前面已经说过,为了提高效率,还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格式的数据源,“信函和信封(数据源)”案例文件,于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接,打开“选取数据源”对话框。 6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置,选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件,接着弹出“选择表格”对话框,数据存放在Sheet1工作表中,于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮 图 5 7. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框,可以在这里选择哪些记录要合并到主文档,默认状态是全选。这里保持默认状态,单击“确定”按钮,返回Word编辑窗口。

word邮件合并,两个表格

竭诚为您提供优质文档/双击可除word邮件合并,两个表格 篇一:邮件合并后到一张纸上打印多个表格 我在word邮件合并中遇到一个新的问题,合并完后一张纸上只有一张卡片,为了打印方便,也不浪费纸张,如何把每一页上的卡片排版到一页纸上来。而不是一张一张的复制粘贴,因为合并后有一百多页,一张一张的复制就太慢了,能有什么方法非常简洁的一下子就排到一张纸上去?谢谢利用word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”,使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用word 的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内输入“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

篇二:word邮件合并制作成绩表 word邮件合并批量制作有照片的工作证 word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则word邮件合并应用实例,制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。 素材的准备 这里的素材主要是每个职工的照片,并按一定的顺序进行编号,照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内,比如“e:\职工信息”。 建立职工信息数据库 使用excel表格建立“职工信息表”,在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片,姓名、组别可以直接从单位数据库里导入,姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致,照片一栏并不需要插入真实的图片,而是要输入此照片的磁盘地址,比如“e:\\职工信息\\001.jpg”,注意这里是双反斜杠,制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”,如图1所示。 图1 创建工作证模版 启动word20xx,现在先建立一个主文档,设计排版出如图2所示的一个表格来,这里你可以把边框设置为“无”,

邮件合并教学设计

“邮件合并”教学设计 -----成绩通知书制作 “邮件合并”是Word 的一项高级应用功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一,它能让我们批量的生成需要的文档,从而从繁乱的重复劳动中解脱出来,提高工作效率。 一、教学目标 本节课不仅指导学生学会邮件合并的操作方法,重要的是必须让学生知道“邮件合并”的使用情况;同时关注学生的可持续发展,在课堂上培养学生利用网络搜索、使用帮助菜单等方法,寻求解决问题的方法,为学生终身学习打造平台。 1. 知道“邮件合并”的作用和使用; 2. 知道“主文档”、“数据文档”、“合并文件”三者之间的关系; 3. 知道“合并域”的含义。 1. 在教师的指导下尝试使用“邮件合并”的四步曲:建立主文档、连接数 据文件、插入合并域、执行邮件合并; 2. 师生畅谈邮件合并的应用,拓展学生想象力。 1. 通过“邮件合并”的学习,渗透效率意识; 2. 通过“故事情景”的展示,渗透团结互助的精神。 二、教学重点与难点 邮件合并是一项极为实用的技术,掌握它的操作步骤将是学习的重点,但要做到活学活用,则理清三个文档之间的关系,理解“邮件合并”的含义是关键和前提,概念性的东西往往抽象,因此如何用形象的方法或事物来解释抽象的概念将是本节课的突破点。 教学重点:运用邮件合并,完成邮件合并的四步操作; 教学难点:邮件合并的含义及“主文档”、“数据文档”、“合并文件”三者之间的关系; 三、学情分析 1.由于学生他们来自不同的地方,有着不同的教育背景,因而对于计算机知识的起点能力各不相同,甚至有些学生从未接触过计算机,所以学生的技能基础差异较大。 2.针对高职学生感性认识强于理性认识的特点,本堂课采用与日常生活紧密联系的事例,让学生边看边学,边做边学,以达到对理论的理解,使机械的操作上升为灵活应用,真正做到学以致用。 3.学生已经初步掌握了Word 表格制作与 Excel 工作表基础知识,因此在教学中对成绩通知书的制作由学生独立操作完成,并鼓励基础好的学生对表格做进一步的修饰。 四、课程资源 知识目标: 能力目标: 情感目标:

提高办公效率 WORD邮件合并技巧4则

邮件合并是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对邮件合并的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。 word教程 1.用一页纸打印多个邮件 利用Word邮件合并可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个分节符,使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用Word的查找和替换命令,在查找和替换对话框的查找内容框内输入 ^b,在替换为框内输入^l,单击全部替换,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 2.一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的学生成绩报告单,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上被评为学习标兵,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到插入Word域。在邮件中需出现不同文字的地方插入插入Word域中的ifthenelse(I)。以学生成绩报告单为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中插入Word域,选择下级菜单中的 ifthenelse(I),在出现的对话框中填入,单击确定按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 3.共享各种数据源 邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外,可以利用的数据非常多,像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel 工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。 4.筛选与排序 用邮件合并帮助器中的查询选项,可以筛选记录有选择地进行合并,也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们,可以提高你的办公效率。

邮件合并的操作方法

Microsoft Office邮件合并的操作方法: 第一步:准备数据源 这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件,也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之:只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里,我以Excel 为例。下图是一个Excel工作表文件"DataSource",里面有一个工作簿"录取通知书",工作簿里面有三条数据记录,我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。图一 第二步:准备模板 模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以Word文档为例。下图是一个模板文件"Template",就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊)。图二 第三步:邮件合并 打开模板文件template.doc,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。图三下面,step by step,follow me: 1.设置数据源点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮(图三中第二个),选择"DataSource.xls"文件,单击打开,然后会再弹出一个"选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿"录取通知书",直接点击确定,完成数据源设置。 2.插入数据域这里,我以插入新生姓名为例。 2.a 将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头"同学:"之前) 2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮(图三中第二个),在弹出的窗口中选择"姓名",然后单击"插入",如图: 2.c 单击关闭(MS Office这一点不知道是什么用意,不能一次插入多个域,插入完毕又不自动关闭弹出的窗口)重复上述操作数次,依次插入其他元素(院系,专业,学制等)。全部完成之后,模板是这个样子的(为强调哪些数据是动态插入的,我将插入的数据域都用红色表示): 3.查看合并数据单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮(图三中"插入Word域"右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的数据,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。 第四步:完成合并 到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,你可以选择"合并到新文档"(适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择"合并到打印机"(适用于成百上千条记录),并不生成Doc文档,而是直接打印出来。下面是合并到新文档之后,新文档的效果图:两条记录之间的黑线是分页标记。当然,如果打印成通知书还要调整版式,这个是排版的基本功,我只是演示怎么进行邮件合并,排版的咚咚我就不赘述了。邮件合并功能非常强大,"插入Word域"的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印"不及格",60和80之间打印"及格",80以上打印"优秀".这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵.

Word与Excel结合使用——邮件合并的教学

Word与Excel结合使用——邮件合并的教学在学校工作,难免会遇到各种证书打印。有很多证书是同类的,比如运动会的奖证,三好学生等等。这不2007年的全县三教征文结果出来了,一看550人的庞大队伍,这要是写或者人工排版,不定要划好长时间,对我这样的懒人来说宁肯划一天时间来研究一下偷懒的办法来完成半天的工作的,好在这次划的时间并没那么久,欣喜之余拿出来分享一下! 设计思路:建立两个文件一个Excel电子表格存放姓名和获奖等次等信息,一个WORD文件作为证书样版调用电子表格中的姓名和获奖信息,保持打印的格式一致! 采用的方法:WORD的邮件合并功能 实施步骤: 1、创建电子表格,因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示,已包含了获奖者的姓名、论文题目以及获奖等次等信息,因为要调用,标题以及不规范的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示。 以上只列出了Sheet1工作表部分名单,在整理过程中要删除空白行或无意义的行,以免出错!以上文件整理好以后以book1为名保存到桌面备用。

2、打开WORD2003文字处理软件(2000版可能有所不一样),在“工具”菜单中选择----“信函与邮件”菜单----“邮件合并” 3、出现邮件合并向导:

选择右边向导中的“信函”复选框,下一步“正在启动文档”----默认的“当前文档”----下一步“选取候选人”----默认“使用现有列表”----下一步:“撰写信件”,到这里一直是下一步,到了这里,要选取数据源了,出来一个浏览窗口。

找到桌面上这个备用的电子表格文件,“打开”: 因为我们整理的数据在工作表1中,所以就选择第一个表: 选择表1所,我们要打印的数据出来了,“全选”后确定。这个数据表就可以使用了,下面接着讲如何安排这些数据到WORD中。 4、设计WROD中的格式:

巧用Word的“邮件合并”功能

巧用Word的“邮件合并”功能 发表时间:2009-08-20T11:11:22.357Z 来源:《赤子》2009年第12期供稿作者:郝永华(伊春职业学院计算机系,黑龙江伊春 153000)[导读] 针对Word邮件合并功能的特点,介绍了如何利用邮件合并来创建主文档、确定数据源、插入合并域、合并数据和文档摘要:针对Word邮件合并功能的特点,介绍了如何利用邮件合并来创建主文档、确定数据源、插入合并域、合并数据和文档,从而方便快捷的完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出。 关键词:邮件合并;主文档;数据源;合并域 在实际工作中,我们经常会遇到需要处理大量日常报表和信件的情况。这些报表和信件的主要内容基本相同,只是具体数据有所变化。Word提供的邮件合并功能就是一种便捷的处理大量信函的工具,它最主要的用途是创建套用信函、邮件标签和信封。根据邮件合并的特点,我们可以举一反三,利用邮件合并功能来处理其他一些日常事务,如打印新生录取通知书、制作考试用的准考证、填发考生成绩通知单以及打印会议通知、婚宴请柬、工资条等等。尽管在Access、FoxPro等专门的数据库软件中也提供有报表或标签的输出功能,但其结果的再编辑能力较Word差,所以我们可以利用Word的邮件合并功能来顺利完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出。下面以打印新生的录取通知书为例来说明利用邮件合并功能来实现报表的快捷输出的步骤。 1 创建主文档 要打印的新生入学通知书,形式相同,只是其中有些内容不同。在邮件合并中,只要制作一份作为通知书内容的“主文档”,它包括通知书上共有的信息;另一份是新生的名单,称为“数据源”,里面可存入若干个不相同的新生信息;然后在文档中加入变化的信息称为“合并域”特殊指令,通过邮件合并功能,可以生成若干份新生入学通知书。 现有新生录取信息表,对表格中的每个新生打印出录取通知单。 首先创建主文档: (1)新建一个新文档或打开一个现有文档,输入通知书中的相同内容; (2)选择“工具/信函与邮件/邮件合并”命令,打开“邮件合并”任务窗格。 (3)在“选择文档类型”下,单击“信函”,使当前活动文档成为主文档。单击“下一步:正在启动文档”。此处选择要如何设置信函,可以选择a.使用当前文档,b.从模板开始,c.从现有文档开始,在本例中,我们选择“使用当前文档”。 然后在文档窗口中键入信函,或等到任务窗格在以下的步骤中提示时再键入。单击“下一步:选取收件人”,进入下一步骤——收件人的选取。 2 选取收件人 现在,主文档已经建立,接下来创建收件人数据库。数据源中的数据由不同类别的域组成,如录取通知收中的姓名、系、专业、报道时间等。数据源中的域必须唯一,且最多只能有32个字符,可使用字母、汉字、数字、下划线,但不能有空格,第1个字符必须为字母或汉字。 在本例中,我们首先将数据,录入到EXCEL的工作表中,取名为“新生录取信息表.XLS”。在“选择收件人”窗格中,单击“使用现有列表”,再单击“浏览”,然后在“选取数据源”对话框中,选定“新生录取信息表.XLS”数据表,按“确定”按钮。数据源的所有条目都将显示在“邮件合并收件人”对话框中,您可以在该对话框中仔细修改包含在合并中的收件人列表。 如果事先没有建立数据源表,可以执行“键入新列表”选项建立收件人信息表。 3 撰写信函 在需要从数据源中合并姓名、地址或其他信息的位置插入合并域。在本例中的操作方法是:在主文档中,单击要插入域的位置,单击“其他项目”,单击“数据库域”,在“域”框中,单击所需的域,单击“插入”,然后单击“关闭”。重新确定插入域的位置,重复执行该步骤,将“序号、姓名、专业”等域分别插入到文档中的相应位置。 4 预览信函 若要按顺序预览各项,请单击箭头按钮。 若要定位并预览指定的项,单击“查找收件人”,并在“查找条目”对话框中输入搜索准则。 单击“下一步:完成合并”。 5 完成合并 若要对个别文档进行个性化设置,必须完成合并,然后在合并的结果文档中编辑所需信息。单击“编辑个人信函”,在“合并到新文档”对话框中,选择要合并的记录,单击“确定”。 如果要直接从“邮件合并”任务窗格打印,在“邮件合并”任务窗格的步骤6(“完成合并”)中,单击“打印”。在“合并到打印机”对话框中,执行相应操作,再单击“确定”。 结束语 邮件合并是Word提供的一项高级功能,尤其对于不太熟悉专门的数据库软件,而又常用Word的办公人员来说,掌握了这项功能就可以方便快捷地完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出,从而减少重复工作,提高工作效率。参考文献 [1]国家职业技能鉴定专家委员计算机专业委员会.办公软件应用(Windows平台)试题汇编(高级操作员级)[M].北京:北京希望电子出版社,2006. [2]李京申,罗军.办公自动软件应用高级案例精解[M].北京:希望电子出版社,2006.

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