办公设备管理工作规程
办公设备管理工作规程
1.0 目的
规范办公设备的使用和管理，提高办公资源的利用效率与应用水平。
2.0 适用范围
2.1 适用于集团及下属公司办公设备的使用和管理。
2.2 设备分类：
2.2.1 重要设备：电脑、电脑附件、打印机、传真机、复印机、相机
等。
2.2.2 一般设备：电话机、饮水机、办公家具等。
3.0 职责
3.1 综合办公室负责办公设备的采购和重要设备的维修，以及各部
门办公设备的申用和调配。
3.2 部门/公司负责本部门办公设备的使用管理和一般设备的维
修，负责建立本部门的办公设备管理分台账。
3.3 综合办公室负责建立公司办公设备使用台账，负责监督各部门
与下属公司建立本部门的办公设备分台账，定期监督盘点各部
门的办公设备，与台账进行核对，做到账账、账物相符。
3.4 集团总经理负责各部门办公设备申报计划的审批。
4.0 规程
4.1 设备的申用、调配
4.1.1 各部门/公司因工作需要，要求增加办公设备时，填写《办公
设备申请表》报综合办公室。
4.1.2 综合办公室根据申请表中的要求及理由，进行调研：
a）确认必需的，报总经理审批；安排采购、借用或调配；
b）认为非必需的，由办公室在申请表中注明不批准的理由，并将申请表退回申请部门；
c）任何部门/公司一律不准私自购置、调配办公设备。私自购置办公设备的，公司不予报销；私自调配办公设备的，追究相关
责任人责任。
4.2 设备的采购验收
4.2.1 综合办公室负责办公设备的采购。办公室不方便采购的，可以
授权相关部门办理。
4.2.2 设备到货时，由办公室人员到场验收。
4.2.3 验收无误后，验收人在《设施验收单》上签字确认。如验货过
程中出现异常情况时，由办公室主持验货的负责人处理。无法
处理的，应立即上报直接上级。
4.2.4 因验收不当产生的相关责任由验货人承担。
4.2.5验收合格后，办公室凭《设施验收单》、正式发票，办理入库。
登记入库单应注明设备的品牌、型号、购买日期、单价、数量、供应商、经办人等。
4.2.6采购人员凭《设备验收单》、发票办理签批报销手续。《设施验
收单》由财务部留原件，办公室留复印件。
4.3 设备的分配
4.3.1 办完入库手续后，由办公室在《办公设备配置清单》上做相应
调整，并及时通知使用部门办理领用手续。
4.3.2 设备如需安装调试，应在确认正常运行后，方可交操作人员使
用。
4.3.3 申购的设备，原则上根据申请表分发到相应部门。
4.4 设备的调配
4.4.1 办公室有权根据工作需要，在集团内各部门/公司之间调配设
备，其他各部门/公司不得随意在集团内各部门/公司间调配设
备及其附件，否则由相关部门主管承担责任。
4.4.2 设备需要调配时，《设备调配通知单》需在综合办主任签字生
效后，下达到设备调出部门。
4.4.3 设备调出部门的设备负责人接到调配通知单后，应在规定的时
限内将所调配的设备按领用清单中的项目（包括设备附件及
说明书等）整理齐备后，通知设备调入部门设备负责人前来
领取。
4.4.5 设备调入部门的设备负责人应按照设备清单验收设备，确认无
误后在调配通知单上签字验收。
4.4.6由于交接清单有误或交接设备有误的责任，由设备调出部门设
备负责人承担。
4.4.7 交接完成后，设备调入、调出部门设备负责人应将《设备调配
通知单》进行复印，将复件留存并将原件上交集团综合办公室。
综合办公室做相应的账务处理。
4.4.8调配程序一旦完成，设备的使用权及维护责任将由设备调入部
门承担。
4.5 设备故障的判定及送修
4.5.1 办公设备发生故障，需要外部维修时，由办公室负责送修。4.5.2 设备发生故障，且设备所在部门无法自行处理时，应由设备所
在部门填写《办公设备故障报修单》，上报集团综合办公室。
4.5.3 综合办公室在接到《办公设备故障报修单》后，应指定专人与
相关部门设备负责人共同查看故障设备。
4.5.4 经确认属无法自行解决的故障，由办公室指定专人负责联系适
当的维修单位并初步确定维修费用预算，报批后，进行维修。
4.5.5 设备修复后，由办公室负责通知故障所在部门接收设备，并
在《办公设备故障报修单》上签名验收，《办公设备故障报修单》由办公室留存。
4.6 设备的报废
4.6.1 办公设备因故不能满足办公需要，并且丧失维修价值的，可以
由使用部门向办公室提出《办公设备报废申请》。
4.6.2 办公室接到《办公设备报废申请》后，应进行查实，确认无误
后，填写综合办意见报总经理审批。
4.6.3 经审批可以报废的设备，按照相关规定进行处理。
4.6.4 报废设备资料由办公室留存，并到财务部办理核废手续。
4.7 设备的内部正常交接
4.7.1 设备使用人员进行交接，移交人应在规定的时限内备齐需要交
接设备及其他相关资料。
4.7.2 接收人应认真清点核对设备及其相关资料，确认无误后在交接
通知单上签字。如有清单与实际设备不相符等问题，应及时确
定原因及责任承担者并在交接通知单上注明。
4.7.3 自交接签字之日起，原由移交人行使的各项权利及承担的各项
责任移交至接收人。
4.7.4 办公室负责重要办公设备交接的监督工作。设备仍在本部门/
公司内使用的，办公室不做帐务处理。
4.8 对责任故障的处罚
4.8.1 各部门设备负责人应承担设备的管理和维护责任。使用设备人
员应爱护设备，遵照设备的使用要求和设备的说明书使用。4.8.2 如发生正常使用损坏之外的设备及其附件的损坏、丢失等情
况，除追究直接责任人的责任外，部门/公司相关负责人也应
承担领导责任。
4.8.3 根据设备损坏程度及责任情节轻重，综合办公室将对相关责任
人予以通报批评、赔偿、罚款等处罚，以上三项可分别处罚或
并处，处罚的决定权和解释权归集团综合办公室。
4.9 账物管理
各部门负责建立本部门的《办公设施使用登记台帐》，并对调入、调出的设备进行登记管理。
5.0 记录
5.1 《办公设备配置清单》 HXJT-ZY/JL-BG-23 5.2 《办公设备申请表》 HXJT-ZY/JL-BG-24 5.3 《设备调配通知单》 HXJT-ZY/JL-BG-25 5.4 《办公设备故障报修单》 HXJT-ZY/JL-BG-26 5.5 《办公设备报废申请表》 HXJT-ZY/JL-BG-27
办公设备配置清单
部门：HXJT-ZY/JL-BG-23
配发部门签字：使用部门签字：
注：此表一式两份，管理部门、使用部门各执一份。
办公设备申请表
HXJT-ZY/JL-BG-24
设备调配通知单
HXJT-ZY/JL-BG-25
HXJT-ZY/JL-BG-26
HXJT-ZY/JL-BG-27