费用报销与付款管理制度2015

费用报销与付款管理制度

1目的

为加强内部管理，进一步规范公司的资金使用、款项支付和报销审批程序，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司各部门的付款、报销业务，包括材料款项支付、办公费用、员工费用、车辆费用、招待费用、差旅费用、固定资产和低值易耗品购置费用等。销售员借款及报销按《销售管理制度》执行。

3报销、付款审批权限规定

3.1费用报销、生产物资采购款项支出审批人为公司总经理；总经理外出（出差）期间，可书面授权公司副总经理代为审批。

3.2后勤及基建款项支出审批人为公司董事长。

4申请审批规定

4.2其他事项在费用发生前，均须事先办理申请备案或审批手续。

4.3计划外生产物资采购由供应科科长、生产副总审核，总经理审批。

4.4员工通讯费报销名单及报销标准按公司统一规定的文件执行。

4.5员工培训发生费用由行政办提出预算申请，经分管副总审核，总经理审批。

4.6公司车辆发生费用须事先到车队长处备案，具体按《公司车辆管理制度》执行。

5费用报销管理

5.1 费用报销流程

经办人持报销单附单据→部门负责人、主管副总审核→总经理审批→财务部支付

5.2费用报销规定

5.2.1费用经办人应在费用发生后3个工作日办理报销手续，差旅费用报销应在费用发生当月办理报销手续，超过规定时间的原则上不予报销。

5.2.2费用经办人填写报销单，费用归类明确、内容填写齐全，报销金额符合实际，所附单据、凭证必须真实、合法、完整，做到一事一报，按以上流程审批后提交财务部报销。

5.2.3审核人必须对发生费用的合理性、真实性签署意见，承担审核责任。

5.2.4财务部出纳在支付资金前有权对报销票据合规、合法性做复核，复核内容包括：1)审核审批手续是否完整、规范；报销内容、金额是否符合公司规定范围；报销凭证

是否真实、合法、齐全；

2)发现手续不完备，凭证缺失、填写错误等应退回并说明原因，由经办人补办后重新

提交；

3)发现弄虚作假、浪费超支报销等违规现象有权拒绝报销，并应及时汇报主管部门调

查处理。

5.2.5凡在财务部有预借款的员工，报销时应先扣除借款，方可支付或返还现金。

5.2.6报销单据和凭证由财务部入账及妥善保管。

5.3坚持实事求是的原则，严禁假公济私，虚报冒领，一经发现并核实将严肃处理。

6业务招待费报销管理

6.1业务招待费本着“自觉、必须、合理、节约”的原则，严格控制，据实列支。

6.2 业务招待如在公司协议酒店/饭店，签字挂账人必须为公司有效的授权人，非授权人必须事先得到总经理批准。

6.3发生招待费前由业务承办接待部门填写《招待费用申请单》，注明招待对象、事由、日期、地点；陪同人员等，并根据招待对象进行费用预算，经办人签名，经部门负责人审核同意报公司行政办备案，发生除餐饮、住宿外的其他招待费用均属非常规招待费用，还须事先报总经理批准。

6.4严格控制陪餐人数，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。

6.5签单挂账实行每月结算，由挂账单位于次月初开具发票并附明细，经行政办审核，报总经理批准后，到财务部报销结算；非挂账现款报销的按费用报销流程办理。

6.6遇突发或特殊情况来不及事先申请的开支，必须于事后及时补办申报手续，否则不予报销。

6.7业务招待餐费标准：原则上要求用工作餐，工作餐标准按被接待对象的级别安排：6.

7.1招待科级（经理）以下级别人员，人均控制在70元以内（包括陪同人员）；

6.7.2招待科级（经理）及以上级别人员，人均控制在100元以内（包括陪同人员）；6.7.3公司副总以上领导出席或招待重要部门的主要领导，视重要程度，人均200元以内（包括陪同人员），每次不超过2000元，特殊情况及特别消费，须经总经理特批。

6.7.4涉外活动招待的，必须经总经理批准，人均标准视具体情况而定。

6.7.5无正当理由且无审批手续发生费用超支，一律由签单人（报账人）承担。

6.8招待物品的采购与领用

6.8.1业务接待过程中赠送礼品(金)、烟酒、食品等一律事先报公司总经理批准，按批准的额度标准开支，按程序审批报销。

6.8.2常规招待物品（茶叶、水果等）由行政办统一采购，并由专人进行物品与台账管理，凭采购发票按程序审批后报销；由具体业务承办接待部门经办人签字领取。

6.8.3财务部按公司结算政策列入签单人（部门）的费用支出。

7差旅费报销管理

7.1员工出差依下列程序办理

7.1.1出差前应填具《出差申请单》。出差期限由派遣部门负责人视情况需要，事先予以核定，并以核准权限呈报核准。

7.1.2出差人可凭核准的《出差申请单》向财务部借支相应数额的旅差费，并于出差回来后3个工作日内且不超过当月填具《出差旅费报销单》结报旅差费用，未于规定期限内结报，财务部应于当月工资中扣回。

7.1.3售后服务人员差旅费报销流程：

经办人持报销单→用户服务科主管审核→销售管理中心主任审核→财务部支付

7.1.4其他人员差旅费用报销按5.1规定流程办理。

7.2出差的核准权限规定

7.2.1员工出差期限由直属主管核定，上报部长核准。

7.2.2部长以上人员出差，由总经理或总经理委托的副总经理核准。

7.3出差行程视为工作时间，不得报支加班费。

7.4出差期间除因病或遭意外灾害或因实际需要由直属主管指示延时外，不得因私事或

借故延长差期，否则除不予报销旅差费外，还将视情节轻重给予处罚。

7.5出差费用分为交通费、住宿费、误餐补助费及其它费用（因公需要的邮电费等），其给付标准如下：

7.5.1交通费

1)交通费以单据认定，无单据者，费用自理。使用公司交通工具者不支付交通费。

2)出差人员乘坐火车，从晚上8时至次日晨7时之间，在车上过夜6小时以上可购（硬）

卧铺车票，如购坐位车票，可补贴火车（硬）卧铺票差价。

3)市内交通费，按实结报。

4)出差在外，事先未经允许，不得乘坐飞机（不高于硬卧票价除外）、火车软卧，轮船

头等舱，如遇特殊情况可自行处理，但在报账时应由部门详细审核。

5)员工乘出差之便，事先经主管批准就近探亲办事的，其绕道车、船费，超支部分个

人自理；如果绕道车、船费少于直线单程车、船费，凭车、船票按实支报，但不得享受在绕道和探亲办事期间的出差补贴及住宿、交通等费用。

7.5.2住宿费

1)住宿费报销应提供住宿费凭证。副部长以上干部及工程师或本公司工作8年以上的

技术人员出差，住宿费标准为300元。专业技术人员现场维修调试，住宿费标准为200元；出差地点为北京、上海、广州、深圳，住宿费标准可以适当放宽。

2)如两人以上同行，同性员工应两人同住一个标准间且不享受节约奖励，副总以上级

别除外。

3)实际住宿费比标准节约部分奖励个人，超过部分自理50%。

4)晚上乘坐卧铺车者，不再报支住宿费。

7.5.3误餐补助费

1)出差富阳主城区以外、富阳市境内半天以上的，按15元补助。

2)出差至杭州及杭州市郊地区一天补助30元。半天内不支付误餐补助费。

3)出差至省外及省内除上述1、2条规定以外地区，每天补助100元，但晚上20：00

前回到富阳的补助50元。

4)享受误餐补助费，不得再报销餐费。

7.5.4 其它费用处理

经公司主管批准出差如培训、会议，由对方单位提供餐饮住宿等无需个人承担费用的不得报销住宿费用及误餐补助费。

8现金借支管理规定

8.1公司现金借支审批流程：

经办人填写借款单→部门负责人审核→总经理或董事长审批→财务部支付

8.2 借支金额在1万元（含）以下，由部门负责人审核，总经理审批；借支金额在1万元以上，由部门负责人审核，董事长审批。

8.3管理要求：

8.3.1财务部审核、跟进借款情况，一般情况下保证做到一月一结，员工因公现金借支，处理完业务后一月内，必须到财务部办理销账手续；

8.3.2原则上借款管理执行“前款不清，后款不借”的规定。

9付款管理规定

9.1付款审批流程：

业务经办人持用款申请单（含附件）→部门负责人审核→主管副总意见→总经理或董事长审批→财务部支付

9.2预付款业务

9.2.1无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部货款。

9.2.2预付款业务付款手续：业务经办人员填写《用款申请单》附合同书、采购计划单，按流程审批交财务部办理付款手续。

9.3货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款。

9.3.1货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人填写《用款申请单》附采购合同、供应商送货单、入库单，按流程审批交财务部办理付款手续。

9.3.2货到入库、发票已到，要求付款的：由业务经办人将填写《用款申请单》附发票、采购合同、供应商送货单、入库单，按流程审批交财务部办理付款手续。

9.3.3支付帐面应付款业务，由业务经办人填写《用款申请单》，注明申请支付金额，到财务部材料会计处核填帐面应付金额，按流程审批交财务部办理付款手续。

9.4付款管理规定

9.4.1财务部在接到业务经办人交来的经批准付款的用款申请时，安排复核：

1)审核审批手续是否完整、规范；报销凭证是否真实、合法、齐全；发票是否合规、

有效，必要时通过网络验证发票的真实性；

2)发现手续不完备，凭证缺失、单据虚假、填写错误等有权退回并说明原因，由经办

人补办后重新提交。

3)发现弄虚作假等违规现象有权拒绝报销，并应及时汇报主管部门调查处理。

9.4.2财务部核对无误后按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款方式栏为空的，由财务部合理安排付款方式办理付款手续。

9.4.3付款经办人应在规定时限内取得付款业务收据，所有传递到财务部的《用款申请单》，均应进行单据登记，详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任。

9.4.4财务部付款结算时所需单据：用款申请单、申请审批单（如需审批）、采购合同（一次性付款需要提附合同复印件；分期付款第一次需提附合同复印件）、供应商送货单、检验入库单、购货发票、其它必需附件，单据不齐全，财务部有权拒付。

9.4.5付款方式为预付或现付的采购订单需总经理特别批准。凡未经总经理批准预付、现付方式的订单一律采用月结货款的方式。

9.5采购（或劳务）发票管理规定

9.5.1所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票经总经理或董事长批准的可开具增值税普通发票；9.5.2所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员按流程审批后，报送财务部；

9.5.3采购（或劳务）发票所开具的内容必需与实际业务内容相符，否则，财务部不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务部确认，总经理或董事长批准的除外。

10附加说明

本制度由**提出

本制度由**制定并负责解释

本制度修订日期：年月日