《资料整理的意义、原则以及审核》

一、概念

（一）资料

所谓资料，一般是指可以通过理性认识而了解其内容的信息形式，广义的资料包括文字、数字、图像、表格、符号、录制资料等，狭义的资料一般仅指文字或印刷品内容。

（二）资料整理

调查资料的整理，就是根据调查目的，运用科学方法，对调查所得的各种原始资料进行审查、检验和分类汇总，使之系统化和条理化，从而以集中、简明的方式反映调查对象总体情况的工作过程。资料的加工整理是科研的重要辅助工作。

二、资料整理

资料整理是对调查研究资料进行处理的基础，是提高调查资料统一性和合理性的必要步骤，是保存资料的客观要求。

资料的搜集要保证资料整体的全面性，无论横向还是纵向，要使占有的资料具有一定的广度。资料既要有一定数量，更要有一定质量、有典型意义。从效率观出发，争取以尽可能少的资料，包容尽可能多的内容，提高资料利用效率，为研究工作提供坚实的基础。除此之外，资料要有其在不同问题中具体的研究价值，相同的资料在不同的时间也具有不同的意义。对此要有合理的筛选。

（一）分类

资料的整理工作是科学研究中非常重要的一个环节。因为研究结论最终是从观察、调查、测量中获得的事实资料中分析并推论出来的，被整理的事实资料是否真实、可靠、准确，将直接影响到结论是否正确、可靠，所以说，做好资料的整理是做出科学结论的前提。而资料整理的核心工作就是资料分类。将资料进行整理的第一步一般为分类，将不同类别的资料进行分项筛选，此步骤比较繁琐，但却为重中之重，为以后资料的检索打下既定要求。

要进行资料分类首先解决按什么标志分类，而分类标志就是资料分类所依据的特征。它有两条原则：首先，应根据研究课题的目的来确定分类标志。其次，是对资料进行质量分类和数量分类。

社科类研究所搜集的资料一般为文字资料，因此一般也把文字资料整理称作定性资料整理。不过在特定专题的分类中，要建立资料之间的从属关系，以及同种类别不同类型资料之间的联系（例如，文字资料与数据资料的结合在一篇报告中的往往要比大量文字赘述更有说服力）。

首先，要对资料的真实性与可靠性进行审核。资料分类时，要注意把反映人们主观意见、感受的资料和反映客观事实的资料分开，把反映特殊情况资料和具有总体特征资料区分开。例如，在金融资料中，有一部分的资料是经过分析和计算之后得出的结论，这一部分资料受到人这一主体主观能动性的影响不具有完全的客观性。相同地，在科学研究中，根据研究对收集的某一类别所有资料进行归纳、分析后，对他人的观点或方法可能认同，也可能产生一些自己的想法，从而对自己正在研究的专题提出新的方案。这样写成的类似研究报告的文章叫做综合评论。对此类资料要根据具体情况来审核。

确定资料真实性、可靠性之后，根据资料来源分类，分类依据为研究课题的目的。不同课题有着不同的目的，而不同分类的资料库中有可能有重复的资料，这种相同的资料可以同时存在于不同的资料库中发挥着不同的作用。在这之后进一步，根据资料的性质，如性别、年龄、职业等分类，或根据资料的数量来进行分组。

通过资料的分组，可以把不同类型、性质的事物和现象区分开，把相同的类型、性质的事物、现象归纳在一起，从而清楚揭示事物、现象的本质和特征。

（二）排序与编码

排序这一步骤可以使资料在资料库中处于一个固定的位置，便于后续资料的查找。除此之外，根据排序的结果，进行编码。对调查资料编码，可以使众多的资料简化为一连串数字，使这些资料能输入并存储在计算机中，便于进一步分析研究。

下面举例编码及处理。

例如，我们正在进行一项消费者对某种商品评价的调查，要求被调查者回答以下问题：①消费者的性别。②消费者的职业。③消费者的年龄。④消费者对此商品综合评价（0～10）。以上这四项基于资料整理第一步——分类。

在资料的编码过程中我们可作如下处理：①用数字１代表男性，2代表女性。②根据分析的需要，将消费者的职业分为工人、农民、军人、机关干部、学生、公司职员、教师和其他８大类，并分别用数字1～8代表。③根据分析的需要，将消费者的年龄分为18岁以下、19～30岁、31～45岁、46岁以上四组，并分别用数字1～4代表。④根据分析需要，用数字1～10分别代表消费者对商品评价的。

对以上的资料整理完成后，可以根据市场的状况，对消费者消费水平、消费者结构、消费者对商品需求、消费者对商品满意度进行分析。将分析结果反馈可以促进商品的改进或改变市场发展策略等。

在资料编码中，应把握好以下问题。

①掌握分类的尺度。对资料中的某个研究问题分类过细，会增加分析的复杂程度；分类过粗，会造成资料信息的流失，以及信息分析的深入程度。所以根据实际分析的需要，设置合理的分类尺度是资料编码的首要问题。一般对于较细分类的资料可进一步转化为分类较粗的资料，而对分类较粗的资料，除非保留了原始资料，否则不能转化为分类较细的资料。

②由于分类种类过多，可设置一个“其他”的分类来弥补分类的不足。

③问题中的资料所在的分类应遵从含义明确且独立这一原则。

④对错误或疏漏的回答可作为特殊的分类，并指定一个特殊的数字或字符代表，如用“！”或“*”等，而不应将其归入类别中。

⑤在资料编码的过程中，应尽量避免将无意义的资料进行随意录入。在资料搜集过程中，应该与相关工作人员展开交流合作，保证资料的丰富度。

以上只是一种编码过后的简单分析，在实际的应用中，要根据具体的情况进行具体的分析，如定性分析和定量分析。

三、意义与原则

（一）意义

1.调查资料的整理是市场调查研究中十分重要的环节

通过调查取得的原始资料都是从各个繁琐的调查过程收集来的、零散的、不系统的资料，只是表明各种不同资料的情况，反映事物的表面现象，不能说明被研究总体的全貌和内在联系。而且收集的资料难免出现虚假、差错、短缺、余冗等现象，只有经过加工整理，才能使调查资料统一化、条理化、简单化，确保调查资料正确性和可靠性。

2.调查资料的整理，可以大大提高调查资料的使用价值

调查资料的整理过程是一个去粗取精、消除误差、由表及里、综合提高的过程。它能有效提高信息资料的浓缩度、清晰度和准确度，从而大大提高调查资料的使用价值。

3.调查资料的整理也是保存调查资料的客观要求

调查得到的原始信息资料，不仅是当时企业或研究者做出决策的客观依据，而且对今后研究同类的活动或试验现象具有重要参考价值。因此，每次调查后都应认真整理调查的原始信息资料，以便于今后长期保存和研究。

调查资料的整理对调查人员来说，也是一个对表面现象认识、深化的过程。如果说，实地调查阶段是认识现象的感性阶段，那么，整理资料阶段是认识现象的理性阶段。

只有经过调查资料的整理，才能发现现象内在的变化规律。

（二）原则

1.真实性原则—是整理资料的最根本要求。保证资料的真实性是资料整理以及分析的根本；

2.准确性原则—描述事实要准确，特别是数据。数据的准确性直接影响后续分析的正确性；

3.完整性原则—尽可能全面、如实的反映全貌。尽量避免以偏概全，是资料分析的结果产生假象从而对研究的结论产生错误影响；

4.统一性原则—对调查指标有统一的解释，对各项数值，计算方法、计算单位要统一，以免造成计算的失误；

5.简明性原则—资料尽可能简单、明确。该用文字说明的用文字说明，该用表格的用表格，该用图表的用图表，做到类别分明。

四、资料的审核

审计统计资料整理汇总是一项工作量大，时间长，高准确的工作。为了保证审计统计资料的正确性，在整理汇总之前，必须对统计资料进行一次全面细致的审查，这是必不可少的环节。一方面要检查审计统计资料的完整性。就是搜集的资料有无遗漏，图表是否齐全；另一方面要检查的统计资料的准确性，报送的时间，以保证汇总结果的正确性。对审计统计资料的审核，应从以下几方面来进行。

（一）对审计统计资料完整性的审核。主要应包括:

l、资料完全度的审核。就是审核各资料有无遗漏。

2、上报资料的审核。就是审核应填列的图表有无遗漏，应填列的各项指标是否齐全。

（二）对审计统计资料正确性的审核。主要应包括:

l、对照检查。从各个有关方面对审计统计资料进行查对核实，看资料是否符合客观事实。统计图表资料核对.应将报告期与基期的统计报表资料相对照。

2、逻辑检查。也就是检查资料有无不合理的地方。有联系的资料指标对比是否合理，或者有无互相矛盾的地方。在检查中，还需要根据自己所掌握的经验.知识和对有关情况的了解。对有关数字的比例关系检查是否合理。图表数字与自己了解的实际情况是否符合等。

3、计算检查。就是检查总计、合计、小计关系，累计关系，平衡关系，乘除关系等计算有无错误。如单项相加是否等于小计，小计相加是否等于合计。上下左右各有

关栏目的合计相加是否等干总计等。特别是有些审计统计报表没有明显写出各项的合计、小计关系，检查审核时要按照规定范围，检查各小项之和是否等于大项。

（三）对审计统计资料及时性的审核。

对资料及时性的审查就是审查所有填报单位有没有严格遵守报送时限进行上报。上报时间是以审计统计寄出日期，长途上报以邮政日戳期为准。审计统计资料迟报的原因。往往是审计统计人员变动或移交手续不全的原因造成，加上新的统计人员对统计资料及时报送的重要性认识不足。因此，统计人员变动工作时要办好相关的移交手续，一定要明确上报审计统计资料的时限。

五、小结

资料整理是社会调查或科研试验的结果整合，对资料进行合理的分类、排序及编码，可以方便后续的检索，更方便资料的查找；对资料进行的定性或定量分析结果可以反馈到社会活动的调研者的单位或试验单位，对现象的初步认识和后续发展有着不可褪去的重要作用。