OP-XX-QSM-001 Rev.01 文件和资料控制程序

1．目的：

该程序为所有的工程技术图纸、公司手册、程序文件、操作指引、记录表格等文件的编写、批准、修订、发放和存档等控制提供标准方法，以确保所有应用场所均使用最新版本的文件。

2．范围:

适用公司所有管理体系相关的文件、图纸和技术资料。

内部文件

－公司手册

－程序文件

－作业指导书

－规格/图纸

外来文件

－适用的国际/国家标准

－适用的政府法律法规

－客户的要求和规范

3．定义

3.1 受控文件:

3.1.1. 第2条所列举的所有文件都属于受控文件

3.1.2. 每页盖红色“受控文件”印生效。

3.2 不受控文件:

第2条列举的以外的文件，以及非盖“受控文件”印的文件，均为不受控文件.

3.3 主文件

受控文件的原件上，盖有蓝色的“原始文件”印章。原始文件及其电子文档保管在文控中心。

3.4 文件分发记录

记录受控文件的分发范围及签收。

3.5 编码规则

定义受控文件的编码规则

4．参考文件

4.1 ISO 9001:2015质量管理体系标准 7.

5.3条

5．职责

5.1 文控中心

负责管理所有受控文件，确保文件、图纸和技术资料的编制、格式、分发、存档、回收、废弃等符合程序要求。

5.2 文件作者

文件作者负责编写文件并指定文件发放范围，找相关人员签署，并确保所有与文件相关人员清楚他们的职责和所承担的工作。

6．程序

6.1 通则

6.1.1 文控中心保管所有受控原始文件及其电子文档，并及时更新原始文件的纸质和电子受控清单，显示最新

版本状态。

6.1.2 所有文件都需显示以下内容：

●文件编号

●版次

●页码及总页数

●文件名

并按照以下方式盖印：

6.1.3 所有文件由作者指定分发范围。并以适当的方式定义文件培训方式，填写培训记录单，培训完成后，由

文控中心负责存档。

6.1.4 所有原始文件需由作者找相关人员签署后，将纸质档和电子档同时发给文控中心。对于工程图纸，技术

部必须制定统一的标准图框送文控中心受控，所有工程技术人员进行设计时都必须使用统一的标准图

框，设计完成后，图纸上必须要有设计、校对、审核、批准等相关人员的签名，文控中心才能受控。

6.1.5收到新版文件时，文控中心须立即将新版文件按分发清单进行分发，同时回收旧版文件，并将新版文件电子

文档存入原始文件夹，同时将旧版文件的电子文档移入失效文件夹。

6.1.6 回收的盖红色“受控文件“印的旧版文件（包括图纸）应由文控中心在每页盖“失效文件”印后销毁；除旧版

的盖蓝色“原始文件”印的图纸由文控中心盖红色“失效文件“印后保留存档外，其它旧版的原始文件由文控中心在每页盖“失效文件”印后销毁。

6.1.7所有任何场所正在使用的文件都必须是由文控中心分发且盖了红色“受控文件”章的，禁止文件作者绕过文

控中心直接将文件特别是图纸发送给使用者，对于这种情况，使用者有权拒绝，发送者无论是否造成不良后果，都将按公司规章制度受到处罚。

6.1.8 原始文件需经相关人员签署，盖蓝色“原始文件”印，并保管在文控中心。

6.1.9 对于发给公司外部供应商、客户或异地施工项目场所的文件，如果需要发送电子档文件，则需要先复印有效

的原始文件，在文件的每一页盖上红色“受控文件”印后扫描，再发送。不可以将原始文件电子档直接发送。

6.1.10 如果需要，文控中心可以在发放受控文件的同时，通过公司QQ群知会相关部门或人员新文件的发出或旧

版文件的废止。

6.2 审核批准

所有文件都需要文件作者签名，并由以下相关人员签署生效, 并按照以下评审频率评审文件的有效性。

6.3

程序文件按照统一格式编写

6.3.1 封面内容：文件名，文件编号，新版本，历史修改记录，更改理由，发放范围，文件作者及其签名，相关

人员的签署。

6.3.2 目的

声明建立该文件的目的或意图;

6.3.3 范围

描述该文件的适用范围

6.3.4 定义

描述该文件里重要的专业名称或有关专业术语及简称

6.3.5 参考文件

描述相关的/参考文件或手册

6.3.6 职责

描述该文件中相关部门/职位的职能职责

6.3.7 过程描述

描述该文件的程序及过程说明

6.3.8 过程流程图

若有过程流程图需显示出来

6.3.9 记录/附录

描述该文件所牵涉到的表单记录

6.4 文件的编码规则

6.4.1 公司手册文件的编码规则

CM-XX-XXX Rev.xx

版本号，以01、02、03.…来标识文件是第一版或第二版或第三版，如此顺延

Rev.─Revision的简写，版次的意思

文件的序列号，以001、002、003…来表示文件是第几份文件

XX-公司的代号

CM-company manual的简写，公司手册的意思

6.4.2 程序文件和操作指引以及表格的编码规则

6.4.3 外来文件的编码规则

6.4.4 图纸的编码规则

6.5

6.5.1. 文件作者编写好文件，在文控中心取得文件号码，提交相关人员签署生效。生效文件由文控中心纳入文控

系统进行管理。文件作者要知会/培训所有相关人员新文件的要求。

6.5.2. 文控中心需要同时保留一份电子档在文控中心电脑的相应原始文件夹里面。

6.5.3. 文控中心根据发放清单要求发放文件，按要求盖印。

6.5.4. 文件发放时，收件人在文件分发记录上签收。

6.5.5. 文控中心应将分发记录和原始文件存档，同时将相应的纸质和电子档文件清单更新。

6.6 文件变更或作废

6.6.1. 如果文件需要更改，文件作者可以联系文控中心索取原文件电子档，然后做相应更改（更改前需与文件牵

涉到的相关部门或人员进行讨论以达成一致），并在封面注明更改内容和更改原因，注明新的文件版本，

打印该文件，送交相关人员签名。并将签好名的文件和改好的电子文档，一起发送给文控中心。文控中心

根据封面注明的发放范围重新发放新的受控文件，并将新的电子文档存档到文控中心电脑的相应原始文件

夹里面。

6.6.2. 根据旧文件的发放记录，文控中心回收所有失效的旧文件。如果旧文件的接收者或部门不能归还旧版文件,

需填写“不能回收文件记录”以说明原因，并由部门负责人签名确认后提交给文控中心存档。

6.6.3. 所有回收的旧文件都要盖红色的“失效文件”印后销毁掉。

6.6.4. 文控中心将作废的原始文件在每页盖红色“失效文件”印后销毁。

6.6.5. 文控中心在受控、发放文件后，必须将相应的纸质和电子档文件清单及时更新。

6.7 外来文件和资料

6.7.1 外来文件原件需保留在文控中心，文件发起人需提供该文件发布人的名称、地址、联系电话、邮箱等足够的

信息，以供将来使用者查询文件的有效性。

6.7.2 文控中心收到外来文件，在原件上盖蓝色“原始文件”印

6.7.3 外来文件存放在文控中心，并将外来文件的纸质和电子档清单及时更新。

6.7.4 每一年通知文件发起人评审文件的有效性。如果确认过期，需在原来盖有“原始文件”印的位置，加盖“失

效文件”印。如果需要，文控中心通过公司QQ群知会相关人员文件作废。

6.7.5 每个员工都有义务确认其使用的外来文件，为最新版本。

6.8 工程图纸的发放、变更或作废

6.8.1 如果是新的工程图纸，设计者设计完成后打印并找相关人员签署，然后与电子档一起送文控中心受控和发

放，发放到哪些部门或人员由设计者指定。

6.8.2 如果是旧图纸的更改，更改人必须将相关人员签署好的新图纸及电子文档和相应的工程更改通知一起送文

控中心受控和发放。文控中心在发放新版图纸时将相应的旧版图纸回收，盖上“失效文件”印后销毁。

6.8.3 如果是旧图纸的作废，作废人必须将原盖红色“受控文件“印的旧图纸及工程更改通知一起送文控中心，

文控中心将依据原发放记录回收所有发放的旧图纸并盖”失效文件“印后销毁。

6.8.4 文控中心将新的图纸盖蓝色“原始文件“印后存档，其对应的电子文档取代旧的电子文档在受控文件夹存

档。

6.8.5 文控中心对失效的盖蓝色“原始文件”印的原旧版图纸，盖上“失效文件”印后存档，其对应的电子档移

入失效文件夹存档。

6.8.6 文控中心更新纸质的图纸清单和电子档清单。

7．附录

7.1 文件发放记录【F-XX-QSM-004 Rev.01】

7.2 公司手册文件标准封面页【F-XX-QSM-001 Rev.01】

7.3 程序文件标准封面页【F-XX-QSM-002 Rev.01】

7.4 操作指引标准封面页【F-XX-QSM-003 Rev.01】

7.5 程序文件清单【F-XX-QSM-005 Rev.01】

7.6 操作指引清单【F-XX-QSM-006 Rev.01】

7.7 表格清单【F-XX-QSM-007 Rev.01】

7.7 外来文件清单【F-XX-QSM-008 Rev.01】

7.8 程序或操作指引培训记录【F-XX-QSM-009 Rev.01】

7.9 公司手册及程序文件评审表【F-XX-QSM-010 Rev.01】

7.10 操作指引评审表【F-XX-QSM-011 Rev.01】

7.11工程变更通知【F-XX-ENG-001 Rev.01】

7.12 图纸清单【F-XX-ENG-002 Rev.01】

7.13 部门代码明细

8．过程流程图

8.1新文件受控分发流程

1-.文件控制程序

目录 0修改记录 1目的 2范围 3 职责 4 工作程序 5 支持性文件 6 记录

1目的通过对能源管理体系相关的所有文件的控制与管理，确保在公司各场所均获得并使用相应文件的现行版本，防止作废文件的非预期使用，制定本程序。 2范围适用于公司与能源相关的管理体系文件、行政文件、外来文件的控制与管理。 3 职责 3.1 总经理负责公司能源管理手册的批准和发布。 3.2 管理者代表者负责能源管理手册文件的审核，负责程序文件的批准和发布。 3.3 各部门经理、处长负责本部门文件的审核，分管领导负责分管范围内文件的批准和发布。 3.4 设备部 3.4.1 负责组织编写和修订能源管理体系文件。 3.4.2 负责能源管理体系文件的状态、发放、管理的控制。 3.4.3 负责原版能源管理体系文件的归档、保管。 3.4.4 建立受控文件清单，以便识别文件的有效性和适宜性。 3.5 集团办公室 3.5.1 负责行政收文的登记、识别、报批、传阅、催办和归档保管。 3.5.2 负责公司行政发文会签、文件状态、发放、管理、归档的控制。 3.5.3 负责档案的管理。 3.5.4 协助做好能源管理体系文件的打印、发放工作。 3.5.5 负责行政事务相关文件的管理和实施。 3.6 各有关部门 3.6.1 负责相关程序文件、作业文件、行政文件的编写和修改。

3.6.2 负责相关外部文件的核查、报批、发放。 3.6.3 负责本部门职责范围内规章制度的管理和实施。 3.6.4 负责识别、确认适用的相关法律法规及相关要求，获取并更新。 4 工作程序 4.1管理体系文件的分类 4.1.1 管理体系文件包括:管理手册、程序文件、作业文件、管理记录。 4.1.2所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件包括法律、法规、规章、标准、集团、顾客发的文件等，外来文件的识别和控制执行《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》。 4.2 文件的编制和审批 4.2.1 管理手册中的能源部分由设备部编写、修改，管理者代表审核，总经理批准发布。 4.2.2 程序文件中的能源部分由设备部组织各分管部门编写、修改，各部门负责人审核，必要时相关部门会签，分管公司领导审核，管理者代表批准发布。 4.2.3 作业文件由负责本项工作的部门编写、修改，本部门负责人审核，必要时相关部门负责人会签，分管公司领导批准发布。 4.3 文件的标识 4.3.1 公司管理手册、程序文件、作业文件应标明文件名称、编码、版本、修改状态和生效日期。 4.3.2 作废或过期文件需保留时，应标明“作废”或“过期”字样。 4.3.3 设备部按职责编制《受控文件清单》，并注明文件编码和版本。 4.4 文件的发放和管理控制 4.4.1设备部确定管理手册、程序文件和作业文件的发放范围，进行发放登记。 4.4.2 使用者对文件资料要妥善保管，不得涂改、复印、转借。 4.4.3如有损坏、丢失要及时向设备部报告、登记、补发新文件，原编号不变。损坏的要

文件和资料控制程序

1. 目的：此程序文件范围了本公司内部制订社论手外部接受国际标准资料的管理，以确保公司文件的使用爱到严密的控制，避免误用旧版文件。 2. 范围：此程序文件适用于控制质量手册，程序文件，指导书表格，外部提供公司之国际或国家的标准，政府相关法规等。（客户、供应商提供之相关技术资料，不在本范围，参阅：技术资料控制程序）。 3. 权责：质量中心主管：负责监察文控中心的工作。质量中心文控中心的工作。负责保管四阶内部文件的原稿。安排文件的编号。控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理。文件之制订、审核与核准：文件种类核准人审核制订

文件的修订若由原制订部门提出，则按程序执行，若由非原制订部门提出，则填写文件修订/废止申请表经原制订部门同意后，按之要求审核和核准。表单格式之制订和修改，可采用：随同文件的制订和修订，或部门主管于表单背面核准。外部文件：国际标准（女口QS9OO0，国家标准统一由质量中心接收，质量中心主管于圭寸面签核后，列管于质量中心。法律相关政府规定统一由行政部收集，主管签核、列管。 4. 名词定义：（无） 5. 相关文件：【技术资料控制程序】（TST-QC-P-05-02） 1.作业程序：二阶文件标准格式，参照本程序，其同一类型文件昼采用同样样式。文件编号系统：第一、二、三阶文件依下列系统方式编

□ □口一DEL 版本要素号/要素流水编号文件类别部门代号公司代号版本管理：文件新制订以A为版本或以A0为版次，而后修订则以A1、A2 A5 BO B2依此类推直到Z5 文件类别：M---质量手册S----- 作业指导书 P--- -程序文件空白表格编号原则参见《质量体系文件记录的管理作业指导书》生产资料与文件的编号依产品编号，版本编号同参见《生产资料管理作业指导书》部门代表：总经理室：GM 行政部：AM 生产部：PD IPQC : QCC 工程部:EN 油压：PDS 品管部：QC 备料：PDR 客户服务部：CS 会计部：AC 印刷：PDP QA : QCA 加工：PDF 质量中心：QQC 附加组：PDA

服装公司质量程序文件：文件与资料控制程序标准范本

编号：QC/RE-KA7933 服装公司质量程序文件：文件与资料控制程序标准范本 In the collective, in order to make all behaviors have rules and regulations, all people abide by the unified norms, so that each group can play the highest role and create the maximum value. （管理规范示范文本）编订：________________________ 审批：________________________ 工作单位：________________________

服装公司质量程序文件：文件与资料控制程序标准范本使用指南：本管理规范文件适合在集体中为使所有行为都有章可偱，所有人都共同遵守统一的规范，最终创造高效公平公开的的环境，使每个小组发挥的作用最高值与创造的价值最大化。文件可用word 任意修改，可根据自己的情况编辑。来源自物业经理人 1.目的对公司所有的文件和资料进行控制，确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。 2.适用范围本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。 3.职责 3.1总经办是文件与资料控制的管理部门。

3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其使用前的培训。 4.定义 4.1受控文件：维持本公司质量管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。受控文件在发放之前由总经办盖"受控"章识别，发放和回收时均应办理登记手续。 4.1.1用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级： a.一级文件：质量手册; b.二级文件：程序文件; c.三级文件：作业文件(作业规程、检验标准、管理办法、责权利书等); d.四级文件：质量记录格式。

程序文件：01文件控制程序

QEM-Ⅱ-01 文件控制程序 1目的对与QEM体系有关的文件和资料实施有效控制，确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件，确定QEM体系有效运行。 2适用范围适用于与QEM体系有关的文件的控制，包括于QEM体系有关的外来文件控制。3职责 3.1品保部负责《QEM手册》及《程序文件》的编制。 3.2 总经理负责批准颁布质量环境手册和程序文件。 3.3 管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。 3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。 3.5品保部文控中心负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。 3.6技术部负责技术性文件的管理工作。 3.7各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。 3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。 4工作流程见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-096 5 控制程序 5.1 文件的分类和编号 5.1.1本公司管理体系文件分以下几类： 1）管理手册； 2）程序文件； 3）管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书； 4）记录（包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等）； 5）外来文件（包括与QEM体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等）； 6）专门文件（例如《XTL化学物质管理体系》）。 5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理，编号按文件层次递进，易于查阅和检索。本公司规定编号的统一结构如下图所示：

文件顺序代码文件分类代码公司名称代码 1）公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成，本公司缩写为“XTL”。 2) 文件分类代码规定QEM体系一体化文件统一用“QEM”；各部门作业或管理文件均以部门汉语拼音缩写字母表示，如财务部CW、品管部PG等。 3）文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。 4）对外来文件仍采用原发文编号，对没有编号的外来文件，如果被某部门采用，可由使用部门按规则编号，并登记《外来文件登记表》。 5.2 文件受控、非受控的界定 5.2.1 受控文件指需随时保持最新有效版本的文件，文件的制定、审批、修改、发放、回收、作废均需依规定执行，并在《文件发放/回收记录表》中登记。5.2.2 应在受控文件封面或首页加盖“受控”印章，以让使用者明确其受控状态。本公司复印的受控文件一律需重新加盖“受控”印章，否则视其不在受控状态内，但对于大量使用的记录表单，除进行编号按要求管理外，不盖“受控”章。 5.2.3 非受控文件是指只具有暂时作用，不需作更新管理的文件，也无其他控制要求。如公司为了宣传等目的向外发放或向客户发放的文件就为非受控文件。5.3 文件的审批 5.3.1 QEM管理手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准； 5.3.2 各部门制定的受控文件由各部门经理审批。但属公司级的工作文件应由总经理或管理者代表批准。 5.3.3 外来文件由使用部门的主管人员审批其适用性。 5.4 文件的发放 5.4.1 文件发放前确认是否进行有效的批准；确定发放范围并保证相关场所均能得到相应文件的有效版本。 5.4.2 文控中心应根据《文件发放基准》规定的范围填写《文件发放/回收记录表》，在发放的文件上加盖“受控”章，注明分发编号，文件领用人应签收。5.4.3 受控文件不得随意复印、复印使用仍应重新加盖“受控”印章并登记《文件发放/回收记录表》；文件若用电子版本发布时，由文控中心通过内部网络发放

01#-文件控制程序

Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 2/7 1 目的为确保公司QHSE管理体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。 2 适用范围本程序适用于对公司QHSE管理体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制。 3 术语和定义（无） 4 职责 4.1 总经理办公室是文件归口管理部门，负责公司QHSE管理体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等管理。 4.2 各职能部门按照QHSE管理体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好管理控制。 4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及管理。 4.4 总经理办公室负责公司外来文件的管理，各职能部门负责各自业务范围内外来文件的签收、登记、传阅和归档等管理。 4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行管理。 5工作程序文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页） 5.1 文件的分类 5.1.1 内部文件内部文件是公司为保证QHSE管理体系有效策划和运行而制定并必须执行的文件，主要包括： a）管理手册——一级文件； b）程序文件——二级文件； c）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编；操作规程；施工方案；技术标准；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；d）记录（包括用于证实符合QHSE管理体系要求及产品实现过程和结果的各种记录表格、数据报告、过程活动记录等）。 5.1.2 外来文件

Q/YZB-CX01-2012 文件控制程序页次： 3/7 外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括： a ）法律法规及其它要求； b ）技术标准和规范； c ）其他与QHSE 管理有关的文件。文件和资料控制工作程序流程图

《文件和资料控制程序》(2020年九月整理).doc

1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。（D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来

文件、记录表单类文件等。 3.2.2非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 4.1文件的审查、批准权限为： 4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。

01文件控制程序

1 目的文件和资料是指导检测和管理活动的依据。为使文件受控，确保本站所有场所使用的文件资料为最新有效版本，特制定本程序。 2 适用范围适用于质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制及维护。 3 职责 3.1 质量主管负责本站质量管理体系文件的控制和管理，包括质量手册、程序文件、作业文件、外来文件等； 3.2技术管理者负责技术性文件的控制和管理； 3.3 各职能部门使用的文件和资料由各职能部门自行控制和保管； 3.4资料管理员负责所有文件的存档、保管和发放。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1内部制定的文件（1）管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）；（2）一般性技术文件（如请示、报告、总结等）。 4.1.2外来文件；（1）外来质量文件（如国家和上级部门颁发的有关法规、规章、政策及技术标准、规范等）（2）外来技术性文件（委托方提供的资料、企业标准、书籍、信件、电话记录等）4.2 文件的编制、审批和发布 4.2.1质量方针、质量目标由站长主持制订，经管理层集体讨论后由站长发布。 4.2.2管理体系文件由质量主管组织编写，站长审批和发布； 4.2.3技术文件和作业文件由技术管理者组织编写，并会同各检验室的负责人审核后

4.3 文件的编号所有管理体系文件和技术文件均按《编号管理规定》由资料管理员统一进行编号。 4.4 文件的受控 4.4.1 文件和资料分为受控与非受控。受控文件加盖“受控”印章。管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）和国家法律、法规、技术标准、规范等，属于受控文件。 4.4.2 非受控文件不加盖“受控”印章，只进行编号。内部编制的和外来的一般性技术文件（如请示、报告、总结、委托方提供的资料、企业标准、书籍等）属于非受控文件。 4.5 文件的发放 4.5.1资料管理员负责建立所有文件、资料的帐目及明细表。文件的收发、复制、归档均应统一编号，并有责任人签字。 4.5.2资料管理员应建立、保存有效的文件发放清单及唯一性标识，防止使用失效的文件，使下发的文件始终处于受控状态。 4.6 文件的替换和更改 4.6.1资料管理员负责文件资料有效性的确认，跟踪标准的最新出版信息。 4.6.2需要替换的技术文件，应由使用人通过检验室负责人提出申请, 经技术主管批准后, 由资料员登记编号发放使用。 4.6.3质量文件的更改，应由该文件原审批部门或负责人组织进行。提出更改申请的人员应同时说明更改的理由，必要时应提出书面依据及背景材料。文件修订与更改应有相应记录或更改清单。保存在计算机系统中的文件更改和控制应执行计算机管理规定。 4.7文件的换版和作废 4.7.1有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次文件相应作废。

核电文件控制程序

核电文件控制程序 U N34/G L-H D-01-01-G S P 2012-06-01发布2012-06-01实施江苏欣安新材料技术有限公司发布

1.目的加强对核电项目文件的控制，确保所有部门、使用场所可获得适用文件的有效版本，防止作废文件的非预期使用，确保管理体系的有效运行。 2.范围适用于公司核电项目和与产品质量、环境、职业健康安全有关的管理性、技术性文件，包括外来文件等所有文件的控制。 3.职责 3.1总经理负责《质保大纲》、《程序文件》的批准，管理者代表确定文件发放的范围。 3.2各部门层次文件由各分管副总审核，管代批准。 3.3综合管理部为公司核电项目文件的归口管理部门，负责核电项目文件的登记、发放、回收、更改和受控等管理。 3.4综合管理部负责所有文件的编号管理并负责文件公司印章的控制。 3.5技术部门负责产品技术类文件（例如：图纸、质量计划、材料计划采购单等）的登记、发放、回收和更改等管理，公司技术负责人确定技术文件发放范围及批准所有技术类管理性文件。 3.5.1综合管理部负责产品检验类规定的登记、发放、回收和更改等管理，管理者代表负责批准并确定发放范围。 3.6档案室负责文件原稿、修改和审签过程记录、文件正式稿的保存。 3.7各职能部门负责本部门职责范围内所有文件和资料的管理。 3.8技术部门负责核电项目外来技术文件的登记、发放、回收和更改等管理，并负责加盖“外来文件”受控章。合同部门负责商务类文件资料的接受与登记归档工作。 4.工作程序和内容 4.1文件的分类核电项目的文件包含体系运行文件外，还包含需受控和提供给购买方的文件（含管理程序、规范及图样、适用文件清单等），适用于核电项目的法律、法规、标准及一些专门要求文件的适宜性、有效性评价控制等。 4.1.1 控制文件的种类

化工企业文件控制程序

1.目的为有效地操纵质量治理体系所要求的文件，确保公司质量治理体系运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本，特制定本程序。 2.范畴本程序规定了文件的审批、公布、发放、更换、保管、处理（包括防止使用失效作废的文件）等内容和要求，适用于对体系文件、技术文件和外来文件的操纵。 3.职责 3.1治理者代表负责组织相关人员编制并审核质量手册、程序文件。 3.2总经理负责批准公布质量手册、程序文件。 3.3各部门负责相关文件的编制、收集、整理、使用和保管。 3.4办公室负责文件的发放、治理及更换操纵。 4、程序 4.1文件的操纵范畴 a、质量手册（含程序文件），第三层次质量活动作业指导书。 b、法律、法规和其他外来文件。 c、质量记录、表格。 4.2文件的编号 a、质量手册公司名称代号/手册名称代号—版本号如：YTHG/QM-A b、程序文件公司名称代号/程序文件名称代号-版本号-程序文件顺序号如：YTHG/QP-A-01 c、作业指导书如： d、外来文件：外来文件代号/（文件名称或代号）－流水号如WL/（合同法）－ 01 e、质量记录：QR为质量记录代号，其后为手册中的章节号，01、02、03……为

质量记录序号，例如：《受控文件清单》为QR-01。 4.3修改状态 4.4版本规定 4.5文件的编写、审核、批准、发放文件公布前应得到批准，以确保文件是有效的，适宜的。 a、质量手册、程序文件由治理者代表组织相关人员编写，治理者代表审核，总经理批准公布，办公室负责登记发放。 b、各部门负责相关文件的编制，经主管审核后报治理者代表批准使用，各部门负责登记发放。 c、应确保文件使用的各场所得到相关文件的适用版本，文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 4.6文件的操纵状态文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量治理体系运行紧密相关的文件虽受控，所有受控文件必须在该文件封面上加盖受控印章，并注明分发号。 4.7文件的更换 a、文件的更换一样由原编制部门进行，填写《文件更换申请》后由原审批者进行审批，并由文件保管部门保留文件更换的记录。 b、若指定其他部门进行文件更换时，被指定部门/人员应获得审批所必需时背景材料。 c、所有被更换的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯独性。 d、文件更换内容由相应主管部门以书面形式通知文件持有人员。 4.8文件的领用 a、文件持有人必须在《文件发放、回收记录》签收后方可领用文件。 b、因破旧而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，由文件发放部门作好相应发放签收记录。

《文件和资料控制程序》

编号:06B001 B/1 1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。（D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的

编号:06B001 B/1 外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 4.1 文件的审查、批准权限为： 4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。

文件与资料控制流程

XXXXXXXXXXXXXXXX有限公司程序文件文件名称：文件与资料控制程序文件编号：生效日期：X X X年3月10日版本号： P 适用范围： XXX 司编制：审核：批准：

版次：P 标题: 文件与资料控制程序生效日期：文件制定/修改情况记录版次修改内容制定/ 修改人审核批准修改日期

版次：标题: 文件与资料控制程序生效日期： 1目的：保证与质量体系(包含有害物质过程管理体系，下同)有关的文件均经过审核和批准及迅速正确地流通，且能确保各中心/分公司/事业部（“分公司/事业部”下简称“分公司”）相关部门都能及时得到相关文件的有效版本，防止过期文件的使用。 2适用范围： XXXXXXXXXX有限公司各中心/分公司之间所有与质量体系有关的文件和客户提供的资料（不包括与人事、行政、财务、商业有关的秘密文件）。 3职责： 3.1体系管理部：负责通用程序文件的起草、修订工作，并保证持续有效地执行。 3.2一级文控：负责XX公司各中心文件及外来文件的接收、受控、保管、发放、回收；以及跨分公司间的受控文件的接收、保管、发放、回收等工作；同时负责对二级文控进行业务指导及监控。 3.3二级文控：负责分公司内部需受控文件的接收、受控、保管、发放、回收等工作；负责接收新宝一级文控下发到各分公司相关部门受控文件的接收、保管、发放、回收等工作。 3.4相关部门：按本程序的要求对对口管理文件及资料制定、修改、保存、使用等进行控制。 4 定义： 4.1一级文控：XXX公司总文控，直接由体系管理部管理。 4.2二级文控：设立在各分公司文控室，由各分公司负责管理，XX总文控监控。 4.3文控室：一级文控与二级文控的统称。 4.4一阶文件：指公司的纲领性文件，如：质量手册。 4.5二阶文件：指公司的主要运作流程文件，也称程序文件。 4.6三阶文件：指公司的细化流程及操作性文件，也称作业指导书，又分为产品技术文件和流程性文件两类。 a）产品技术文件：指与产品或产品直接相关的作业指引、技术标准，如操作指引、产品规格书、图纸、BOM表、工程更改/评估、检验标准等资料。产品技术文件归属三阶文件。 b）流程性文件：对某一过程中相关环节的职责、权限、先后顺序、行为规范等进行描述的文件，如一/二阶文件、部门或过程的运作指引等。 4.7四阶文件：指支撑文件的记录，也称表单。 4.8内部文件：指公司内部颁布实施的受控文件，包括一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件。 4.9外来文件：指公司以外的文件，包括可以直接引用的法律法规、客户的文件资料、供应商的文件资料等等。

01文件控制程序

昆山杰特兴电子实业有限公司编号J-COP-01-2011 版本 A 1 文件类别程序文件页码 1 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 1 目的为确保质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须对质量管理体系有关的文件进行控制。 2 范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。 3 职责 3.1质量部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的管理。 3.2各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。 3.3总经理负责质量管理手册的批准和发布 4 工作程序 4.1文件的编写和审批 4.1.1质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。 4.1.2程序文件由各相关职能部门人员编写，体系专员审核，管理者代表批准。 4.1.3工作文件、专业技术文件由各部门或各工程技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。 4.2文件的状态本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖蓝色受控印章，非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外部人员使用。 4.3 文件的分类公司文件分为三类 4.3.1 质量手册 4.3.2 程序文件 4.3.3 工作文件 A．作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准、工作标准（职编制审核批准日期日期日期

文件类别程序文件页码 2 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。 B．其他质量文件：可以针对产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等。 4.4 文件的编号方法 4.4.1 质量管理手册编号方法： XX - QM------XX----XXXX 编订年份版本号A，B，文件类别代号：QM-质量手册；企业代号： 4.4.2 质量管理程序文件编号方法： XX - COP ------XX----XXXX 编订年份编订序号，01，02，… 文件类别代号：COP-程序文件；企业代号 4.4.3 质量工作文件编号方法如下： XX - XX ----XX---XX 工作文件序号，001，002，… 部门代码 WI-工作文件本公司代号 4.4.4质量记录编号方法如下： XX - XX ----XX---XX 记录表单序号，001，002 版本号（A1、A2～A10；B1～）部门代码本公司代号

文件资料控制程序

文件资料控制程序１．目的明确本公司有关管理文件与资料之相关管理作业程序，使质量系统所使用之文件迅速、正确流通，以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新文件。２．范围适用于与质量系统直接相关的文件和资料的控制。３．权责３．１品质管理部文管中心负责质量手册、程序文件、作业规范、产品图纸及外来文件等的编码、登录、发行、收回、销毁和管理工作。３．２各相关部门应有文件管理员，负责本部门内的文件管理工作。３．３品质管理部负责质量手册的制订。３．４各相关部门负责各部门二、三、四级文件的制订与管理。３．５管理代表负责审核质量手册和批准程序文件，监督工作指导书的实施状况，提出改进意见。３．６总经理负责批准质量手册。４．定义４．１质量手册：是公司质量系统的纲领性文件，系统地规定了公司质量系统的构成内容及实施要求，是公司实施质量管理的基本规章。４．２程序文件：根据公司质量手册中规定的要素编制的文件。４．３工作指导性文件：即三阶文件，包括工程技术资料、图纸、包装资料、工作（作业）指导书、机器（仪器）操作指导书、检验指导书或规范及其它资料等。凡在制程上须使用之文件均属之。４．４受控文件：和质量系统直接相关的文件和资料，包括质量手册、程序文件、产品图纸、指导书类文件、各类质量记录报表以及外来文件等。受控文件在修订或换版时均须收回相应变更的文件。受控文件始终反映现行要求。４．５不受控文件：在分发时按书面规定控制但对修订或换版不作控制的质量文件。不受控文件不能保证其完全反映现行要求。４．６外来文件：指与质量系统有关的国际标准、国家或行业标准，法律法规或政府文件以及客户或供应商提供的检验标准、原器件或组件规格书、图纸、供应商提供的机器、仪器设备使用维护说明书或手册以及技术资料文件（含软件及计算机程序）等，此类外来文件须受控。其它外来文件不受控。４．７以电子媒体方式存储的文件也应纳入受控范围,具体控制办法如下： A.建立磁盘或光盘文件清单。 B．以磁盘或光盘方式存储的文件须进行定时备份,以防资料损坏或丢失,造成不必要的损失。 C．对于与质量有关的电子邮件须进行下载备份,必要时以书面打印留存。４．８表单记录：凡记录作业结果所用之文件均属之。５．作业内容

01文件资料控制程序(萨帕斯).

1 目的 1.1 对公司内部文件的管理做出规定，确保各有关场所能得到适宜的文件并确保文件的有效性，防止过期文件的非预期性使用。 2 范围 2.1 适用于公司内部文件的控制与管理； 2.2 记录的控制参见《记录管理程序》。 3 职责与权限 3.1 文件编写人员 3.1.1 负责文件的编写与修改的具体工作。 3.1.2 在文件得到适当的审查批准后交文管中心保存和发放。 3.2 文管中心 3.2.1 只接收按照统一格式要求编写的文件； 3.2.2 对文件进行格式上的确认，需要的情况下进行细微的修改； 3.2.3 负责文件的编号、发放、回收和销毁等工作； 3.2.4 负责受控文件原稿的保存。 3.3 部门经理 3.3.1 审阅新的或修改过的文件； 3.3.2 定期审阅本部门文件的有效性，检查文件的实施情况。 3.4 管理者代表 3.4.1 组织编写质量手册； 3.4.2 确保IS09001质量体系的有关文件得到建立和运行。 4 定义 4.1 文件：信息及其承载媒体，如工程规范、程序文件、图样、报告、标准等。 5 一般原则 5.1 文件必须得到适当的批准，所有文件的版次、修订状态必须清晰。顾客的工程规范与工程更改应得到及时评审，限于两个工作周内完成。顾客工程规范与工程更改在生产中实施日期的记录应保持；5.2 文管中心是文件的归口管理部门，负责所有受控文件的发放、销毁、保存等工作，并确保各有关场所使用文件的有效性；

5.3 对于新发行的文件其文件版次为A0,修订一次后版次号变为A1。依次类推，当文件修改次数达到五次或文件内容修改幅度较大时，文件版次升为B0。外来文件、工程图纸等原则上以批准日期作为版次状态的标识； 5.4 文管中心只接收已得到适当的审核批准与/或签字确认的文件，对状态不清的文件一律被视为无效文件，退还文件送交人员或部门； 5.5 各类文件的保存期限参照《受控文件清单》。 6 文件编号 6.1 文管中心负责文件编号的给定，文件的编号具有唯一性； 6.2 编写人员在需要对文件进行编号时，应到文管中心进行取号登记，由文管中心给定文件号并在《文件取号登记表》中予以登记 6.3 手册的编号为：SPS- □ M-流水号 SPS公司名称 □——体系类别代号（Q:质量）； M手册流水号——从01至99 6.4程序文件与三阶文件的编号 6.4.1程序文件的编号为：SPS- □ P-X.X.X- XX □——-□为体系类别代号（Q质量）； P ----- 程序文件代号； X.X.X——ISO9001对应条款号； XX—- -文件流水号（从01至99）； 6.4.2三阶文件的编号为：SPS-部门代号-XX 部门代码：

01文件控制程序_secret

文件控制程序批准人：实施日期： 1 目的为确保在使用场所得到适用文件的有效版本，使公司质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件处于受控状态，防止因误用文件而造成项目管理/监理服务不合格项的发生或影响管理体系有效实施，特制定本程序。 2 适用范围本程序适用于公司管理体系文件和实施中所形成的质量/环境/职业健康安全文件，以及项目管理/监理服务依据的外部文件的控制。 3 职责 3.1 总经理负责批准公司质量/环境/职业健康安全方针、目标、《管理手册》、管理评审报告和其他规定应由总经理批准的文件。 3.2 管理者代表负责批准《程序文件》、内审计划、内审报告和其他规定应由管理者代表批准的文件。 3.3 副总经理负责批准由资源部、经营部组织编制支持性文件。 3.4总工程师负责审批项目管理规划、监理规划和其他规定应由总工程师批准的文件。 3.5资源部为文件控制的主要职责部门。 3.5.1负责监督、检查公司各部门文件编制、审批、标识、发放、使用、更改、回收、销毁和归档及有效性评价的管理； 3.5.2负责编制与资源、行政管理有关的文件，报（副）总经理批准； 3.5.3负责技术标准文本和专用计算机软件等的采购和外部文件在职能部门的传递。3.5.4负责本部门与资源、行政管理有关文件的收发、登记、编目、报审、立卷、存档和处理。 3.6工程部 3.6.1负责组织编制公司质量、环境和职业健康安全方针、目标和管理手册、程序文件和与项目管理/监理控制有关的文件。 3.6.2负责搜集、识别国家、北京市有关建设工程法律、法规、规范、规程、标准及相关文件在公司的应用，报总工程师批准。 3.6.3负责编制公司自有技术标准及项目管理/监理大纲。

文件和资料管理程序

查看文章文件和资料管理程序 2009年09月02日星期三 01:23 文件和资料管理程序 1．目的对与公司质量/环境体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本。 2．范围适用于质量/环境体系有关的文件控制。 3．职责 3.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。 3.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。 3.3 行政专员负责编制公司管理制度；体系维护专员负责组织编制质量环境管理手册、程序文件，编制《受控文件清单》，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。 3.4 品管部负责组织编制工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。 3.5 各部门负责控制本部门适用的有关文件，同时报体系维护专员备案。 3.6各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件清单》。 4．程序 4.1文件分类 4.1.1质量环境管理手册； 4.1.2质量环境程序文件； 4.1.3作业指导书； 4.1.4 技术文件：QC工程图、化验标准、工艺标准； 4.1.5 管理制度、管理职责； 4.1.6记录表式及外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等）

4.1.7 外来文件包括适用的产品标准、法律法规等文件。 4.2 文件的编制与批准文件应按其使用范围和性质，由其相应的管理者审批后生效。审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求、文件体系的水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方的接口等等。必要时，可采用会签或会议方式予以沟通，确保文件的使用者都能理解和得到相应的文件。 4.2.1文件审批和发布权限(一览表) 4.2.2其它需以公司名义发布的文件的审批权限由体系维护专员确定。各部门自行发布的非质量/环境体系有关文件由各部门领导审批，但应报行政专员备案。 4.3 文件编号按《文件编号规定》的有关规定执行。 4.4 文件的发放和领用 4.4.1 文件发放前，由分发部门视发放对象和目的，分受控文件和非受控文件。受控文件应加盖红色“受控”印章，并注明分发序号后发放。文件领用人应在《文件发放/回收登记表》上签收。 4.4.2各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。 4.4.3文件因破损严重影响使用时，使用者应向发放部门办理更换手续，交出破损文件，换发新的文件。 4.4.4 受控文件不得随意自行复印。文件因丢失或其它原因（如提供给顾客、供应商、认证、咨询机构）而需申请领用时，由申请人填写发放记录，发放部门核准后发放；提供给顾客等相关方的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录。 4.4.5 受控文件的使用人因工作岗位变动时，其使用文件按如下方式管理：

[专业文献]01文件控制程序

1.目的为对公司与质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保在使用处都可获得相应文件的有效版本，防止作废失效文件的误用。 2.范围适用于与质量管理体系有关的所有文件的控制。（包括适当范围内的外来文件）。 3.相关文件《记录控制程序》FCS/02—02 4.职责 4.1总经理负责批准质量管理体系文件。 4.2管理者代表负责对质量管理体系文件的审核。 4.3公司品管部负责有关文件的编写和管理。 5.程序 5.1公司文件分类： A.质量手册； B.程序文件； C.作业文件； D.记录。

适当范围内的外来文件，包括相适用的国家法律法规，产品标准、顾客提供的图纸等。 5.2文件的标识文件标识包括：唯一性标识：质量手册—FCS/01；程序文件—FCS/02；作业文件—FCS/03；记录—FCS/04。状态标识：“受控”、“非受控”、“作废”、“保留文件”。公司文件分“受控”和“非受控”两类。公司建有《文件清单》，以对文件进行控制。受控文件在该文件封面的右上角加盖“受控”图章（红色）；非受控文件在该文件封面的右上角加盖“非受控章”（红色），；保留文件加盖“保留文件”章；外来文件加盖“外来文件”章。 5.3文件的编制、审核、批准 5.3.1公司的质量手册、程序文件由品管部负责编制，三层作业文件、记录，由品管部取得有关资料后编制。 5.3.2公司所有质量管理体系文件在发放前均由管理者代表审核，总经理批准。签字须为手签，以保证文件的适宜性和充分性。 5.3.3文件编写应清晰、合理，便于操作。 5.4文件的发放公司编制《质量管理体系文件发放范围审批表》，审批表经管理者代表审核，总经理批准。发放时，保持《文件发放（回收）登记表》以确保在文件使用的各个场所都能得到相关文件的有效版本，防止误用。

EP-01文件控制程序

1目的为保证环境管理体系文件的适宜性、完整性和有效性，对文件进行控制，包括与EMS有关的外部文件控制，确保对环境管理体系有效运行起重要作用的各个场所都得到、使用相应文件的有效版本。 2 适用范围适用于与环境管理体系有关的全部文件的控制。 3 职责 3.1 工程部负责组织环境管理体系文件的编制、发放和管理。 3.2 各部门负责归口条款的相关管理、技术文件的编制、和管理。 3.3 各部门负责做好本部门文件的管理。 4 程序 4.1 文件编号及编写 4.1.1 文件的编码 a)环境手册 YJ-EM 环境手册代号公司代号 b)程序文件 EP-XX 顺序号程序文件代号 c)作业文件 WI-XX-XX 顺序号编制部门代号作业文件代号注：部门代号以部门名称的汉语拼音字母第一个组成，各部门代号如下：计划部-JH 物控部–WK 营业部-YY 采购部-CG 品质部-PZ工程部-GC 工模部-GM 管理部-GL 生产部-SC 生产部五金车间-SCW 生产部钣金车间-SCB生产部焊磨车间-SCH 生产部铁线车间-SCT d)图纸：以客户的原图编号 e)工艺文件 GY-XX-XX 顺序号编制部门代号（同作业文件）工艺文件代号

f)环境记录编号 ER-XX-XX 顺序号编制部门代号（同作业文件）环境记录代号 g）外来文件编号自带编号则按其编号，若无时： WL-XX-XX 顺序号收到或纳入公司文件控制的年份外来文件代号外来技术文件（包括国家产品标准等）按标准原编号规定执行。 4.1.2 文件的编写环境手册与程序文件由工程部组织成立文件编写小组编写，作业文件等由各相关部门编写。 4.2文件审核和批准 4.2.1 《环境手册》、《程序文件》由管理者代表审核，总经理批准后发布。 4.2.2 《作业文件》由归口管理部门负责人审核，管理者代表批准后发布。 4.3 文件发放 4.3.1 根据文件内容和工作性质，《环境手册》、《程序文件》、《作业文件》由工程部提出发放范围清单，管理者代表批准后发放，文件以<文件发放回收记录>发放，文件使用者办理领用手续。 4.3.2 凡受控文件（指工程部负责回收、更换、更改的文件）均应盖有“受控文件”章标识和发放号，发放号由01开始，依次递增。 4.3.3 受控文件专人使用，并妥善保管，不得复印。 4.3.4 受控文件如发生丢失或损坏（严重影响使用）时，文件持有者应提出补发或更换申请，经管理者代表批准后予以补发或更换。补发文件发放号启用新发放号，并在发放记录中予以注明；更换文件发放号仍使用原发放号。 4.3.5 顾客或外单位需要体系文件时（此属非受控文件，工程部不负责回收、更换、更改），应经管理者代表批准，由工程部办理发放手续，不盖“受控文件”章，不编发放号。 4.3.6 营业部按订单编制<生产通知单>给计划部和工程部，计划部椐此编制<生产指令单>等发放至生产部等部门，以上均形成相应的文件发放记录。 4.3.7 工程部按<生产通知单>编制的工艺文件和图纸，按《工艺文件管理规范》的要求发放。 4.4 文件更改 4.4.1 文件需更改时，由提出更改的部门负责人填写〈文件更改申请表〉，经管理者代表批准后，由工程部或相关部门负责组织进行更改；每次文件更改，其修改状态由0、1、2……变更。 4.4.2 文件更改时，应注明注明修改状态，填写更改记录，按原发放范围发放更改页，收回原页，对收回的原页加盖“作废”印章，集中销毁。 4.4.3 除环境手册外，《程序文件》和《作业文件》更改时，在工程部保存的该文件正本后附上相应更改内容的<文件更改页>，作为更改的记录。