全省行政机关公文处理培训

行政机关公文处理要领

一、主要几种非法定性公文写作基本方法及要领

（一）非法定性公文文稿起草（以下简称文稿起草）工作的意义和作用

1．文稿起草是办公室工作的一项职责

办公室工作的职责首先是为领导服务，重点是为领导的政务服务，在政务服务中，文稿起草是重中之重。

2．起草文稿是一种高层次的服务

（1）定性公文文稿起草关系到全局的重大部署和重要决策，分量很重、要求很高，是一个时期的工作指导，搞好这一类文稿的起草，无疑是向领导提供的一种高层次服务

（2）起草与常用法定性公文写作的不同之处，是它不能简单地同于批转文件、发个通知等一般性的政务服务，它是一种艰辛、复杂的脑力劳动，具有“急、难、险、重”的特点，不经过艰苦的努力，是很难完成的，这既是一种高强度的劳动付出，也是一种高层次的政务服务。

3．起草文稿是发挥参谋助手作用的重要方式

“以文辅政、谋在其中”很大程度上是通过起草文稿来实现的，领导的重大部署、重大决策确定的形式，很多工作与文稿起草人的资料积累，调查研究、深入思考紧密相关。起草人的许多观点，包括建议和意见，只要同领导的认识相一致，往往可以融

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合到文稿中去，这正是起草人发挥参谋助手和作用的最佳方式，如文稿被领导认可了、采纳了，并以领导讲话和正式文件下发了，文稿起草工作就起到了“以文辅政、谋在其中”的作用。

（二）几种常用非法定性公文介绍

分别介绍调查报告，工作计划，工作总结，领导讲话，简报信息，书信公文六大类非法定性公文。

（三）文稿起草应把握的几个环节

1．要摆正位臵，把领导意图贯彻落实到文稿起草的全过程

重点强调：公文的主导是领导，起草者只是为领导服务。一定要领会领导意图，搞清领导要求。

具体方法：（1）起草人员要参加必要的会议；（2）争取领导同志当面交待内容；（3）把领导同志近期在其他场合讲话的思想、观点与要起草的文稿结合起来，拓展、阐述领导的观点。（4）要会听会记，善于抓住要领；（5）在文章中尽可能使用领导同志的语言。

2．联系实际，着力在体现文稿的创新性上下功夫

创新不仅在形式上，更要体现在内容上，单刀直入，少讲空话，废话。

3．统筹兼顾，处理好几种关系

（1）站在全局高度，处理好整体工作和局部工作的关系，即正确处理主管与分管的关系；（2）把握好角度，处理好重点与一般的关系；（3）注重深度，处理好学习借鉴与独立思考的关系；（4）要有适量的超前性，处理好当前与长远的关系。

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4．文稿起草工作把握的几个环节归纳为以下五个字

即“探、找、借、议”

问：询问领导的要求和设想。

探：把文稿的总体思路拟出提纲送领导审示，提纲要设计到三级，即一个方面分几个部分，每个部分如何写，特别要注重详略的结合，以达到“投石问路”的效果。

找：要学会找领导发表在各种媒体、信息、报道、录音上的思路、建议、观点。

借：向上级机关借鉴，向其他兄弟单位借鉴。

议：召集人员讨论、集思广益。

（四）秘书要勤奋好学，努力提高写作水平

1．加强调查研究，切实练好基本功。

2．勇于实践，坚持多写多练。

3．公文写作中要端正作风，切忌空话、大话、套话。

4．自觉奉献，当好无名英雄。

5．学无止境，要不断更新知识。

二、公文处理基础知识

（一）公文处理的七个特点和作用

即公文具有法定的写作者；写作具有受命性；法定的权威性；公文的实用性和时效性；格式化的特点；事由、事项的特点；定性、定量、严谨、简洁的特点。主要有指导、协调、凭证作用。

（二）党务性公文与行政公文的区别

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1．党务性公文红色反线中间有颗红五星，行政公文没有；

2．党务性公文落款用阿拉伯数字，行政公文用汉字，零用“〇”；

3．党务性公文不盖章，行政公文要盖章；

4．党务性公文主题词标注不规范，行政公文相对较规范；

5．党务性公文用16K纸，而行政公文用国标A4纸。

（三）非法定性公文与法定性公文的区别

1．非法定性公文不是国家行政机关的文种，而法定性公文有规定的13种文种；

2．非法定性公文一般在内部使用；法定性公文不一定在内部使用。

3．在写作上有区别，法定性公文必须有“关于”二字。非法定性公文不一定有。

（四）公文的格式（公文一般要求每面22行，每行28个字）1．发文机关：分为两种形式，一是由“发文机关+文件”组成的，叫大版头；二是无“文件”两字，如批复，叫小版头；注意无论大版头、小版头都不能用黑色，一定要用红色。

2．公文的份数

3．公文的秘级

4．紧急程度：公文特急件（正式公文2天，不正式1天办结）；公文紧急件（正式3天办结）。电报（特提1天内办结；特急3天内办结；加急5天内办结；平急10天内办结）

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5．发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应全标，用六角括号括入；序号不编虚位，不加“第”字。（目前，省政府办公厅常用的几种发文字号有云政发…200×?×号，云政函…200×?×号，云政任…200×?×号，云政复…200×?×号）

6．签发人：一般上行文才有签发人。与发文字号在同一行标识，发文字号居左空1个字的位臵标注，签发人3个字居右空1字标注，用三号仿宋体字，后加全角冒号，签发人姓名用三号楷体字标注。

7．红线：位于发文字号以下4mm。

8．标题：标题由发文机关（全称或规范化简称）+事由+文种，缺一不可。应注意不能缺少发文机关；文种不能混用（请示、报告）；一般除人大通过文件外，不得出现标点符号，书籍名称、“十·一”等特殊情况可使用标点符号，顿号可用“和”避开；不能出现两个“关于”和两个“文种”，文种重叠用“文件”两字代替，转发出现两个单位的以最高部门为主。公文标题用2号小标宋体，臵于红色反线下空2行处。

9．主送机关：应注意上一级政府组成部门，不得向下一级政府行文；请示性公文只能主送1个机关；批复性公文，哪家请示批复哪一家。

10．正文：应注意正文数字一定要用阿拉伯数字；引用时先

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引用标题，再引用文号。正文用3号仿宋体字，文中小标题用3号小标宋体起到醒目的作用。

11．附件：正文下空一行标识，附件不宜过多。

12．印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字，印章上距正文2——4mm，当印章上弧无文字时，采用下套方式，以下弧压在成文时间年份第3个数字上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，下弧文字在成文时间下面。

13．成文时间：注意成文时间与印发时间的关系，成文时间以领导审签时间为准，印发时间以印发当日为准。

14．附注：请示性公文一般应标联系人和联系电话；公文附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

15．主题词：一般由类别词+类属词+文种组成。类别词从主题词表中找，找不到用“综合”，类属词一般从标题中随便找，用△符号标识，主题词一般不超过5个。“主题词”三字用黑体字，后面词目用小标宋3号，词目间空1字。

16．抄送机关：想抄送哪就抄送哪，但要注意保密。

建议：（1）版记一般情况放在最后，也就是一般放在附件后页的封四页面上。

（2）每一份文件都要有发文机关，主送机关，包括意见。

（3）抄送机关：州级排于第一行，县级排于第二行，无论政- 6 -

府，政府办文件抄送一律送四大办公室（尽管与文来文往原则有不同之处，但这样抄送与省、州现行公文统一）。抄送系统内用“、”号隔开，抄送系统外用“，”号隔开。抄送机关以下用线隔开注印发机关和印发时间。

17．发文机关和印发时间

18．页码

页码采用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。公文中如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（五）行文的基本原则

向人大、政协行文，用“答复”而不用“议案”，可作变通处理。

（六）办文应注意的事项和流程

办文应注意事项：是否有必要行文；程序是否合理；是否符合政策；制定的措施是否可行；文字表达是否准确；文件是否完整。

办文流程：严格清收和清点；及时登记和分发；撰写好拟办意见；注重催办和查办；注意保密。

（七）简要介绍省政府办公厅处理公文的流程

（八）公文处理的发展趋势。一是规范化，二是电子化，三

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是网络化，四是智能化。

三、主要几种法定性公文写作基本方法及要领

（一）报告：一般是上行文

1．分别讲解报告的含义、分类、特点

2．讲解报告的格式和写法

（1）标题：发文机关+发文事由+文种

（2）主送机关：只能有1个受理机关，可抄报，一般不能越级上报

（3）导语：联接词一般有“现将情况报告如下”或“现报告如下”

（4）正文：基本情况，主要做法，收到的效果，存在的问题，今后的建议和打算。

（5）结束语：另起一行，回复报告、情况报告用“专此报告，请议”；工作报告用“当否，请阅示”；备案报告用“请予审查”。

（6）成文时间：领导审签时间。

（7）附注：联系人及电话可落本部门的，也可以落成其他具体承办部门人员的）

（8）报告中不得夹带请示事项。

（二）请示

应注意结束语。

建议与州政府办公文点评第1期一致：即一是请求解决问题的请示，一般写“特此请示，请审示”；二是建议性的请示，一般写“妥否，请批示”；三是请求指示性的请示，一般写“以上请示当- 8 -

否，请指示”。不用“当否，请批示”。原则上没有附件。

（三）通知

主送机关应分清“直”与“级”的区别，发县级所有部门（含省、州属部门）时，一般使用“县级”，发政府组成部门，工作部门，所属部门时使用“县直”。

连接词中用“事项”、“问题”，不能用“事宜”。无“特此报告”这一结束语。应注意批转、转发、印发无附件，印发领导讲话不能出现时间和地点。

（四）函

（五）会议纪要

会议纪要编号以届数为主，不以年数为主，列席人员要列到单位和姓名，以防重名。

（六）批复

批复用于答复下级机关的请示事项。批复是一种被动的指示，是针对下级的请示而形成的，其正文主要有三方面内容：指明针对的来文（时间、发文字号、标题等），简要交代形成答复意见的过程；应对方请求回答是否同意或批准对方要求，或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见，如不能批准时，需说明理由，只部分同意或批准时，除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见，应对方请求发表指导性意见时，具体写法可参照指示或指示性通知；常以“此复”“特此批复”等结束，有时也以提出请对方复文的要求作结，如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等。

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应注意将“关于”与“对”分开用，不能同时出现。批复不用结束语。

（七）意见

（八）如何搞好公文审核

1．应注意标题、段落、标点、错漏字和数字的使用。

2．易混字“它——他”、“它们——他们”、“截止——截至”“象——像”、“通讯——通信”“制订——制定”的区别。

3．“关于”不能与“对”并用

4．以办公室名义转发上级文件，不得少“经县人民政府同意”字样。

5．意见、通知不能两者混用。行文中不能出现“意见的通知”，两种只能选择一种。

6．“辖区”要改为“行政区域内”

7．转发文件时，遵照执行适用于领导指示，一般要用按照执行。公文中原则上不出现遵照。

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