欧普公司办事处管理手册

欧普公司营销中心

办

事

处

管

理

手册

分目录

第一部分：办事处设置及岗位责任体系 (2)

第一章办事处机构定位 (2)

一、办事处机构性质 (2)

二、办事处机构职能 (2)

三、管理总则 (2)

四、岗位基本原则 (2)

五、办事处组织结构设置 (2)

第二章办事处岗位责任制度 (3)

一、办事处经理岗位职责 (3)

二、业务经理岗位职责 (4)

三、内务主管岗位职责 (4)

四、统计员岗位职责 (5)

五、开单导购员岗位职责 (5)

六、仓管员员岗位职责 (6)

七、储运员岗位职责 (6)

八、司机岗位职责 (6)

第二部分：办事处管理体系 (8)

第一章办事处系统管理制度 (8)

一、例会制度 (8)

二、考勤制度 (9)

三、办事处工作制度…………………………………………

10

四、办事处办公设备使用制度………………………………

11

五、办事处车辆管理制度……………………………………

11

六、办事处保密制度…………………………………………

12

第二章办事处销售目标计划管理 (12)

一、月度销售计划的编制依据………………………………

12

二、销售计划编制、修改和确认……………………………

12

三、销售计划执行情况的考核………………………………

13

四、销售目标计划管理流程…………………………………

13

第三章办事处物流仓储管理 (14)

一、仓库管理制度……………………………………………

14

二、订货发货管理制度………………………………………

15

三、办事处调货管理制度……………………………………

17

第四章人事管理制度 (18)

第五章财务管理制度 (19)

欧普公司营销中心

办事处管理手册

第一部分：办事处设置及岗位责任体系

第一章办事处机构定位

一、办事处机构性质

营销办事处是欧普营销中心的二级操作平台。严格遵守公司各项管理制度，接受公司销售计划部直接领导，完成公司下达的综合市场营销目标；作为销售收入中心和费用中心，承担相应的经营风险责任。

二、办事处机构职能

在公司营销政策和规定的指导下，根据本区域市场的具体特点，制定适用的市场策略和管理方式；对营销中心下达的销售目标进行分解，完成销售任务，并对其运作费用进行有效控制；规划、建立并优化完善销售网络和服务体系；建立客户档案，负责维护目标区域市场，并做好售后服务；完善前端的市场信息平台功能。

三、管理总则

办事处管理应纳入营销中心管理系统，员工的思想和行为必须符合公司和营销中心的要求和规范；明确分工、职责与权限，实行激励考核制度，逐步形成一套管理严密、运作科学、务实高效的管理体系。

四、岗位基本原则

各岗位人员当接到上级主管命令执行任务时，不管任务完成与否都要在4小时之内进行复命。在规定时间内完成任务，从完成任务时计4小时之内必须通知上级主管已完成任务。

在执行任务过程中，发现此任务确实有不可克服的困难，无法按时

完成任务，需在4小时之内通知上级主管；刚接受任务，有突发事件发生或某些困难未考虑到，认定此任务无法完成，需在4小时之内通知上级主管。

五、 办事处组织结构设置

（注：在不设办事处的区域内，即直属区域经理所辖不含虚线

内岗位）

第二章 办事处岗位责任制度

一、 办事处经理（直属区域经理）岗位职责

办事处经理（直属区域经理） 统计员 内务主管 库管员 储运员

业务经理 业务经理 业务经理

任用原则：由营销中心派出

直接上级：销售计划部经理

1、传达、分解、落实销售计划部下达的公司政策与任务。

2、对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。

3、主持每月销售目标的制定，报批销售计划部后分解落实，并

督导实施；签发每批次的订单与退换货申请，主持拟订下月、

下周分品种要货计划（意向）。

4、监督业务经理填写日报告（成功手册）以及周、月工作计划

的制定与总结，并对其进行评审、指导。

5、保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。合理布局分销

商，关注通路价格的稳定性，洞察预测通路危机，并及时应对；

亲自对重要客户定期巡访与维护。

6、组织建立健全客户档案，分析市场需求，判断消费倾向，提

出产品改善和产品开发建议。

7、策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施和结果评估。

8、制定办事处的费用预算计划，负责费用的控制与现金收付的

签发及监督。

9、组织办事处人员的上岗培训及定期培训，召集办事处人员例

会，及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。

10、组织制定并定期调整库存的安全定额标准，上报销售计划部。

11、负责办事处员工的月度绩效考评工作。

二、业务经理岗位职责

任用原则：由营销中心派出，或由销售计划部授权当地招聘

直接上级：办事处经理（或直属区域经理）

1.协助办事处经理制定销售目标计划和目标分解计划，完成办事

处经理下达的销售综合目标，提出促销建议。

2.负责本辖区内市场秩序的维护，重点监控价格体系、窜货现象

等，协助调解渠道冲突。

3.建立客户档案，按计划巡访客户，进行市场调查，及时反馈市

场信息，协助办事处经理进行客户评估。

4.填写日工作计划与总结（成功手册）、每周工作计划与总结、每

月巡访工作计划，完成每周的工作报告，上报办事处经理（直

属区域经理）。

5.对辖区内各级经销商进行宣传公司政策，并对经销商的经营活

动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），帮助经销商对

经营目标进行分解，提出完成目标的建议,主动向经销商做新产

品的卖点介绍、产品宣传工作，保证新产品得以顺利推广。

6.协助经销商做好售后服务维修工作，解决质量问题引起的纠纷。

7.执行公司的促销计划；规范终端卖场的布置和产品的展示，协

助经销商做好展示样品定期更换保证产品展示位置明显、突出，保持展板及产品整洁。

8.力争做到卖场内有专人负责欧普产品的销售，定期对营业员进

行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。

9.积极进行市场开拓，积极发展有潜质的客户；注意开发并维护

工程客户及大型终端卖场。

三、内务主管岗位职责

派出原则：由公司财务部统一选派，必须是公司信任的人员。上岗前必须具备有关财务出纳、产品等方面的知识。

直接上级：具体工作服从办事处经理领导，但资金业务直接向公司负责。

1.在每一笔发货单据上签字，负责办事处货款收讫、应收款记录

与催收工作。

2.坚持信用额度控制下的现金现货原则，加强现金管理，建立现

金日记帐、销售收入账以及应收款账，每日下班后对帐、盘点，保证帐实相符。

3.遵守公司货款管理规定，及时回笼货款，并与公司财务核对有

关财务帐目。

4.负责办事处日常费用现金支出管理工作，按公司财务相关规定

支付收讫。每月26日前向公司报送如下统计表：A 《办事处现

金日记帐目》、B 《人员考勤表》、C 《费用统计表》；D 《客户

应收款月报表》。

5.负责协助办事处经理管理办事处员工的考勤工作，并按营销中

心的工资表发放工资。

6.负责办事处办公室内勤服务工作，保管各类文件档案，及时登

记清理客户档案；对招牌、专柜、展牌、展板、促销品发放地

点及数量进行统计、记录，对办事处设施、用品进行登记与发

放管理及其他文档管理。

四、统计员岗位职责

派出原则：由销售计划部派出，或由办事处经理经批准后在当地招聘，上岗前必须具备有关统计、产品和电脑等方面的

知识。

直接上级：办事处经理

1.每日负责录入单据，实时调整办事处进、销、存记录。

2.负责应收帐的记录，每日工作结束时，对销售明细账与应收款

账进行记录，与内务主管进行核对。

3.负责办事处费用支出的记账工作，于办事处周会前与内务主管

进行核对。

4.负责向销售计划部报送如下报表：A《月度销售统计表》、B《月、

周订货规划表》、C日常要货订单、D安全库存定额。

5.协助办事处经理编制销售目标计划、订货计划，负责各项考核

数据的统计，为工作总结与信息反馈提供数据。

6.负责管理与维护电脑、打印等设备。

五、开单导购员岗位职责

派出原则：由公司派出，或由办事处经理经批准后在当地招聘。

直接上级：办事处经理。

1、负责门市客户接待和外埠客户的电询工作，记录和确认客户

订单，准确开据提货单。

2、熟练掌握产品知识与卖点,为上门客户详尽介绍公司各产品

系列，并指导客户对产品的选择。

3、接听办事处电话，做好客户、消费者反馈记录，上报办事处

经理。

4、有样品展示的办事处，应做好样品展示工作，及时更换样品

与上新品，树立公司形象。

5、完成办事处经理交办的其他工作事宜。

六、仓管员岗位职责

派出原则：由公司统一选派、管理

直接上级：办事处经理

1.负责办事处货品的日常进、出和仓储管理工作，凭内务主管签

字的发货单据为储运员备货。

2.做好仓储帐目管理，及时掌握动态数据，监控安全库存量，及

时、准确地提供各种货品库存的数据，协助制定订货计划和库存计划。

3.做好仓库的日常管理，杜绝仓储损耗和任何严重事故，对储存

货物的安全、完好负责。

4.建立库存管理卡，每日对账，每周自我盘库，每月月底全面盘

库。对库存差异进行分析，查明原因。根据流量情况及时向办事处经理提出储存结构调整的建议。

5.协助完成办事处经理交付的其他工作事项。

七、储运员岗位职责

派出原则：由公司派出，或办事处经理按规定招聘任用

直接上级：办事处经理

1.主要负责市内主要客户货品的日常配送工作，并负责组织向外

地各区域市场按时发送。

2.协助内务主管进行货款结算工作，及时结算交回公司货款。

3.协助市内业务代表巡访和维护客户，及时反馈市场信息。

4.及时了解公司到货情况，组织车辆运送至营销办事处仓库，协

助入库。

5.负责日常客户退回、更换和维修产品的修复工作，做好维修记

录，及时反映产品质量问题。

6.办事处经理交办的其他工作。

八、司机岗位职责

派出原则：由营销中心派出，或当地招聘，由营销中心审批。

直接上级：办事处经理

1.负责货物的运输，包括提货、送货等业务。

2.协助仓管员理货与出、入库工作。

3.车辆的日常维护及保养，妥善保管随车工具、车上设备，定期

填写车辆保养卡，加强安全工作意识，避免一切事故的发生。

4.遵守车辆管理规定，不得私自出车，服从办事处经理的统一调

动。

5.办事处经理交办的其他工作。

第二部分：办事处管理体系

第一章办事处系统管理制度

一、办事处例会制度

为使办事处的各项例会有计划地纳入制度管理，特制定办事处例会制度。

(一)、晨会

1、办事处员工每天早晨签到后，由员工轮流坐班主持晨会。

2、晨会的主要目的是简报各自当日的重要工作事项；提高员

工的自信心，鼓舞斗志；锻炼员工的讲解口才，使员工每时每

刻都保持良好的心情，专心致志的做好自己的业务工作。

3、会议进程为在会议主持人的主持下，首先交流工作内容；

其次组织大家齐诵欧普的“十二信条”，最后，由主持人自己

命题（与自己工作相关），自己组织内容，自己讲解，但内容

必须新鲜，感染力强，不能重复。

4、每次晨会时间控制在15分钟左右。

(二)、当日业务总结会

1、每日工作完毕后，由办事处全体业务人员对当日工作完成

情况进行交流、总结。

2、由业务经理汇报一天的业务工作情况，解决当日发生的问

题，准备并计划第二天的工作，力争当日工作当日完成，日清

日结。

3、总结会时间控制在20分钟。

(三)、周会

1、每周二晚上利用2小时时间，原则上是由办事处经理组织，

如办事处经理有事不在，由内务主管主持。统计员对会议内容

进行记录，记入专门的“每周工作会议纪要”。

2、业务经理填写周计划表，办事处经理主持总结一周的业务

情况，检视目标完成，讨论需要解决的问题，并安排出下一周

的工作要点。

3、预测下周销售情况，制定周销售计划和周订货计划。

4、业务工作讨论完毕后，办事处经理主持学习，由员工轮流

交流自己的主题。

(四)、月会

1、每月26或27日由办事处经理组织召开月会，全体员工参

加。时间为晚上，4个小时左右。

2、会议前，须完成各项上报公司的统计报表以及业务经理下

月业务计划表，各位员工做好自己本月的工作总结。

3、会议主题为：总结一个月来的业务情况；员工工作述职；

工作纪律与业绩完成情况进行点评；下月工作计划与目标进

行分解；责任落实。

4、会议结束后，办事处经理完成对各员工的业绩考评，填写

《办事处人员月度考核表》，上报公司销售计划部。

二、欧普办事处考勤制度

(一)、上班时间：

（具体作息时间，各办事处经理按当地情况制定，并上报销售计划部）

(二)、签到

员工应在每天早晨上班时间前，在办事处签到簿上签到，若发现代签一次，扣除代签者和被代签者当月工资各20元。

(三)、出差

因工作需要出差，由办事处经理批准后到内务主管处领取出差申请单，办理预领等手续，返回后及时核销，凭报销凭证确认出差之间的考勤。

(四)、事假

员工因私请假，以书面报告申请，一天内由办事处经理批准，两天（含两天）以上应上报销售计划部经理审批，由营销行政部备案。

(五)、病假

员工因病休息应有区级以上医院开据诊断证明（病假条），否则按事假处理。

(六)、旷工

员工不请假不上班者为旷工。旷工三天（含三天）以上者，按自动离职处理；三天以内（含三天）者，视情节处罚，并停发一切补贴。

(七)、迟到、早退

员工如有迟到早退现象发生，一次扣20元工资。外出业务人员需

上午上班时间签到，下午业务总结会前回公司报道，如有要紧工作延迟返回的时间，须及时通知办事处经理，未及时通知者视同早退。

(八)、考勤记录

考勤记录由内务主管负责，根据实际情况严格登记，作为员工考核的依据。

三、欧普办事处工作制度

（一）办事处全体员工须严格遵守公司的各项规章制度，以制度为本，不可肆意散漫，自行其事。对违反各项制度者必给予相应

的处分。给公司造成重大经济损失或严损企业形象者，当即除

名，并承担相应的经济损失。

（二）办事处全体员工须服以直接上级领导的安排，可就其指令提出合理建议，不可肆意顶撞违抗。上级员工要主动做好沟通工

作，营造良好的沟通氛围，不可粗鲁武断。各级员工必须明确

各自的权责范围，可对职责外的事务提出合理建议，不可肆意

干涉。

（三）办事处全体员工须以严谨、谦虚、认真的态度对待工作，按时完成上级安排的各项工作，同时发挥团结协作的团队精神，

一切从公司的整体利益出发，不可在工作中谋取私利，一经发

现，严肃处理。

（四）全体员工须树立以客户为中心，以企业形象为生命的思想，做到仪容整洁端庄，待人接物文明礼貌，严守公司秘密。对待

客户耐心认真，尊重团结同事和领导。上班时间禁止大声喧哗、

谈论私事和打私人电话。

（五）办事处员工在工作和使用办公用品中，须本着节约的原则，不可肆意浪费。员工对所需的办公用品，须向财务主管提出申

请。

（六）办事处的全体员工须在周二和月初向办事处经理提交周计划和月计划，在总结会议中上交上周和上月的周总结和月总结。

计划与总结工作作为绩效考核的一项依据，与个人奖惩相联

系。

（七）员工出差时，须提交出差费用申请，报请办事处经理批准后，方可从财务主管处提取相应款项。出差完毕，须在当月月底前

向财务主管上交剩余款项及相应报销凭据，不可滞留公款。（八）员工在出差中，须及时向办事处经理汇报出差进度及所遇到的各项问题。对于超出个人职责权限以及疑难的问题，须报请

办事处经理批示后方可行事, 不可自作主张。

（九）办事处员工应及时向上级领导上报反映各种市场问题和情况，并鼓励提出个人见解，参与讨论解决方案。

（十）办事处车辆由办事处经理行使调度权力，员工因工作所需用车者，须报请办事处经理同意后，方可使用车辆。

四、办事处办公设备使用制度

（一）办事处的办公设备应由内务主管进行登记，由办事处经理明确各设备的保管责任人。使用办公设备的所有人员均须按有关

要求操作。

（二）办公用计算机，打印机等办公设备由专人负责使用，其它人员不经允许不能私自使用该设备，否则一切后果及所造成的经

济损失均由当事人负责赔偿。

（三）办公室使用计算机的员工严禁进入计算机游戏程序，不得因私上网，如发现一次罚款200元。

（四）员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。

（五）任何人未经领导批准，不能将公司的专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。

（六）上班时间不能打私人电话，保持工作信息的畅通无阻。

五、办事处车辆管理制度

为了调动司机的积极性和责任感，提高车辆的经济效益和使用率，保证货物运输及行政用车的顺利进行，特制定运输管理制度。

1、办事处经理把安全教育放到首位，教育司机树立安全第一的

思想，要经常教育司机遵守交通法规、服从交通民警的指挥、文明驾驶、礼貌行车、严格执行行车守则。

2、对车辆定期检查保养，按期检查车辆性能：如机油、水、刹

车油及机械关节部位的润滑，总结安全工作，避免一切事故的发生。

3、司机在市内送货，必须事先安排行车路线，合理规划，保证

出车效率，使货物运输畅通无阻。对车辆使用实现严格管理，办事处经理对各项油料及其他费用开支严格审核，杜绝不合理的开支。

4、遵守规定不私自出车，不绕道办事特别是私事，廉洁奉公，

未经允许，车辆不得停外过夜。司机每日填写车辆行车行程记录卡。

5、严禁酒后驾驶和将车辆交给无照人员驾驶，也不得交给非办

事处经理同意的其他人员驾驶。

6、驾驶员的随车工具和车上设备由本人保管，由于本人保管不

当发生丢失或损坏者，视情节按原价50%-100%赔偿，驾驶员违章罚款由本人承担。

7、车辆因驾驶员原因及非正常驾驶损坏的零部件，办事处一律

不予报帐，由司机负责赔偿。对不爱惜车辆，重开车轻养车的

司机，要限期改正，屡教不改，不具备驾驶品德和技术的人，

坚决调离岗位或责令下岗。

8、发生一般车辆事故，造成经济损失的，负次要责任者，承担

5%，负同等责任者罚扣10%，负主要责任的罚扣15%。必要时，

扣除当月奖金或劝其离职。未经批准私自出车，发生事故，一

切经济责任由本人承担，并予以开除。

9、如发现司机私自倒卖燃油及其他材料，修车时虚报冒领，除

追回损失外，立即开除；情节严重者，公司保留追究其刑事责

任的权力。

10、司机在运输货物过程中，如发生丢失、破损、短少等现象，

均按公司有关规定予以赔偿。

六、办事处保密制度

1、原则上所有员工须定期与公司签署保密协议，遵守协议内容。

2、必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。

3、不得向他人泄露公司的技术秘密与商业数据。

4、不得向他人泄露公司的营销策略、市场策划方案及秘密。

5、不得向他人泄露公司的客户秘密及客户档案。

6、违反以上规定者，将处以重罚；情节严重的予以除名，并追

究其给公司造成的经济损失。

第二章办事处销售目标计划管理

一、月度销售计划的编制依据

1、司下达的年度计划销售指标及办事处年度经营计划。

2、上个月度的销售实际完成状况和各区域汇报的下月份计划汇

总情况。