某中型地产中介公司企业秘书工作职责描述

某中型地产中介公司企业秘书工作职责描述

分行秘书工作职责描述

二手业务部秘书的业务流程:统筹开展所在分行的文书事务、人事事务、财务事务、办公资产等各项工作,全面协助分行经理做好分行的管理工作,配合各分行落实、执行公司下达的任务指标。秘书必须清晰所属职责所在,快速、准确完成各项职责事务,秘书相应对分行的一切事宜进行监察和督促,及时反映分行一切情况,具体细分如下:

一、人事方面

入职

1、凡有新人面试,先让其填写《职位申请表》,然后交由分行经理面试;

2、如经理确定录用此人,即将《职位申请表》传真到总部秘书处等上级审批;

3、待上级审批通过后,秘书须做好《分行人员变动表》及《分行人员户籍表》这两份表,

每个月25日发E—mail到人事部。

离职

1、凡有同事离职,须将其胸卡、LOCKER匙、用剩的卡片、在分行中所领取的一切物品等

收齐,并让其将工号及密码告知自已,马上将密码修改,以防其将客户带走;

2、离职人员须填写《辞职申请表》,然后让分行经理签署,另分行经理要签署《离职结算

表》,两份一齐签好后传真到总部给上级审批;

3、第一时间在内部网——论坛——经验分享——XX月人员离职上面公布;

4、上级审批完后,人事部通过内部邮件通知分行秘书离职人员什么时候可以办离职,再由

分行秘书通知其于规定的时间内到公司总部办理离职手续;

5、同样像入职一样,每个月初要做好《分行人员变动情况表》及《分行人员户籍表》这两

份表,发E—mail到人事部;

6、另外每个月到总分司对数时要向财务部XXX报告当月人员变动情况(入职或离职,报人

数)。

二、行政方面

考勤

1、每月排班:每月24号左右,须安排下个月的班表,做好后发E—mail给行政部的XXX

及XXX,然后打印(只能使用人力资源部订制的排班表格,不能修改编制的内容);

2、人员考勤:每天监督分行人员有没有代打卡的现象(公司对于代打卡要重罚),监督人

员迟到、早退、旷工等,如果到了上班时间还不见某位同事回分行,需查看其有没写外勤,而无须打电话询问原因。在次月第一天10点前,须交上月《考勤明细表》及《考勤一览表》到人力资源部;

3、平时工作中也要注意检查同事们的外勤,同事外出看楼或外出工作,一定要定外勤,否

则处以罚款,如同事外出看楼长时间不回,就要打电话落实去向,及回分行的时间。

公司及公行制度的执行

1、公司宣布的制度要上传下达,严格按照规定执行,并督促分行同事严格遵守;

2、公司规定员工上班一定要配带胸卡,每天都督促同事做好,否则罚款;

3、每天检查同事有否按公司的着装要求上班,发现不合格的处以罚款;

4、以分行制度为依据,监督同事日常工作,如有违反分行制度的就罚款。

三、分行的工作

1、锁好合同、公章、收据、发票,每天回分行第一件事就是检查以上物件是否齐全,有没

遗失,如遇休息,要将以上物件交由分行经理,并签好交接登记表;

2、每天下班前一定要将当天吸的盘源输入电脑,不能隔天录入;

3、管理好匙盘,凡新收匙,马上在盘源上将匙号输入,并更新好匙柜的锁匙;

4、凡有同事签了独家,马上在盘源上做好记录,并设置一条提醒,独家期到通知自己撤销

独家;

5、随时留意分行内的各种合同或文件资料是否已用完,如果用完就要及时复印;

6、凡有同事用完公章,要求其即时做好用章登记;

7、凡有同事领用了公行的物品,心须做好物品领用登记;

8、同事每天交回的睇楼纸登记表上注销其号码,并装订整理好;

9、当合同、睇楼纸、收匙纸用完后,马上到总部领用;

10、每月15日前做好下月文具计划,填写《办公用品申请表》由分行经理签完名后传

真给部门;

11、监控长途电话并做好登记,如200卡还剩少量金额时,须写申请表报告购买;

12、协助分行主管向新入职员工介绍公司情况及请解有关规章制度,电脑操作等;

13、当名片剩下四分之一时,需申请印制,最好集齐多几位同事再提交申请表;

14、负责分行办公设备的维护,负责分行电脑系统的维护,当系统软、硬件出现障碍时

及时在论坛上写上维修申请;

15、定期更新店铺的水牌;

16、每天定时在搜房网上将分行同事的从上放盘录入,如遇休息,安排其他同事跟进;

17、每周准时交广州日报和南方都市报的广告稿。

四、报表工作

1、每月15号及30号做好《租赁情况登记表》发E—mail给XXX;

2、每月29号前做好《分行收入月报表》、《分行收入汇总表》及《交易款项登记表》于对

数用;

3、每月29号前做好《二手经营情况统计表》发E—mail给财务部XX;

4、次月1号前将《考勤明细表》及《考勤一览表》交到人事部;

5、每月13日前将《佣金计算表》做好并让业务员签名确认后,传真给人事部。

五、财务工作

1、负责收取佣金、定金、支票,及时上交公司或存入公司指定的银行户口;

2、每月15日到总公司对收据,要带齐所有用过的收据及分行经理的存折;

3、每月初或月底(具体等总部通知)到公司对上一月的数,请带齐《分行收入汇总表》、《分

行收入明细表》、《交易款项登记表》,对完数后将《分行收入汇总表》及《分行收入明细表》各复印两份交总部秘书存档;

4、每月24号前填写好费用报销单。所有报销单、申请表均需要分行负责人签名;

5、分行每月的电费、管理费用及租金等这些已经知道金额的交费,要提前填写好费用报销

单申请款项,待交完费取得发票后,再将发票交回财务;

6、如有些费用未能确定的,先填写请款单,待交费取得发票后,再填写费用报销单连发票

一起交回财务。

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