关于电大开放教育学籍档案管理研究

关于电大开放教育学籍档案管理研究

【摘要】随着现代信息技术的飞速发展，越来越多的高校将信息化管理系统应用于学校学籍档案管理工作中。电大的学籍档案管理具有层次化、复杂化等鲜明特点，需要更加严格精密的学籍档案信息化管理。管理人员需要根据电大学籍信息管理的现状，进行有效的开放教育学籍档案管理策略优化，以全面提高档案管理工作的质量与效率。

【关键词】电大；开放教育；学籍档案管理

当前的电大开放教育学籍档案管理工作中，存在诸多影响管理工作效率的因素，阻碍档案管理工作的进步。为探寻有效的开放教育学籍档案管理优化策略，本文综合分析了开放教育学籍档案信息化管理系统的现状与存在的问题，对其有效的优化策略进行了主要分析。

一、电大开放教育学籍档案管理的现状

电大开放教育学籍档案管理方式，利用高效的信息化处理技术，可以更加有效提高办公效率，并充分保证学员学籍档案的安全性，具有以下诸多利用优势：层次化学籍管理，突出不同专业、类别学员学籍档案管理，利于电大开放教育学籍档案管理的归档工作；电子规模化的数据录入，在有限工作时间内实现最优工作效率，提高电大学籍档案管理工作效率；信息化学籍档案管理系统更能有效实现档案资源的共享，通过全国各电大元宵的资源信息整合工作，集中学籍档案管理工作。当前的电大开放教育学籍档案管理工作，在实现信息化、数据化与系统化学籍档案管理的同时，由于学籍档案管理信息系统的复杂性，存在许多复杂问题：电大学籍管理人员对管理系统不够熟悉，降低学籍管理工作效率；信息化学籍档案管理系统具有复杂性与时效性，管理人员需要定期检查更新管理系统，否则会出现系统过时导致的学员信息被注销情况；信息化学籍档案管理系统的运用减轻了管理人员工作负担，但同时也使管理人员工作态度松懈，认为机器可以完全代替人力，不认真对待学籍档案管理工作，造成许多细小环节失误。另外，电大开放教育学籍管理系统中学员学籍档案管理与学校招生、教学、考试等部门统一运作，管理系统又复杂庞大，其中某一细微环节出问题就会引发“蝴蝶效应”，导致整个教学系统出现运作障碍。

二、电大开放教育学籍档案管理的优化策略

（一）学籍档案管理人员素质优化

学籍档案管理人员的思想政治、工作态度以及专业知识等各个方面素质，是影响电大开放教育学籍档案管理工作效率的主要原因之一，管理人员需要严抓学籍档案管理人员素质问题，定期进行素质培训拓展工作。以此可以通过学籍档案管理人员素质的优化提升，促进其树立积极端正的工作态度，提高其对学籍档案信息化管理系统的操作熟练性，有效优化电大开放教育学籍档案管理整体效率。