如何应对政府采购与招投标工作

如何应对政府采购与招投标工作

近年来，不少单位进行了大量的工程建设，以及大批的设备、技术采购。按规定，上述采购工作需严格按照我国《招标投标法》和《政府采购法》等相关法律法规去实施。在实际操作过程中，如何结合各单位采购设备与技术的特殊性，真正做好采购与招投标工作，认为应做好以下几点。

一、完善采购制度

各单位应建立《采购管理办法》、《采购业务操作流程》、《招投标管理办法》、《采购资金结算办法》等相关制度，确保项目在采购过程中有统一的操作规程及标准。应成立由单位领导和各部门负责人组成的招标小组，并确定专门人员作为采购经办人，采购活动实行单位行政首长负责制，招标小组组长和采购经办人应对采购活动负直接责任。同时，建立集体决策制度，对单位的重大采购事宜集体研究论证，提出意见，单位行政首长再根据集体研究意见作出决策。对于招标设计和招标文件审查的管理，实行分级审查负责制，明确各级审查职责，由此规范招标设计和招标文件审查的工作程序，严把审查质量关。

二、提高采购人员的业务素质

采购经办人要认真学习相关法律、法规、规章和规范性文件，掌握《招标投标法》、《政府采购法》、《合同法》、《民法通则》、《反不正当竞争法》及地方相关规范，明确招投标工作的程序和要求。

三、强化监督机制

制定和完善采购监督管理体系，确保采购行为的规范。在组织机构和操作流程上建立相互分离、相互制约的监管机制，实行采购经办人、合同审核人和项目验收人的相互分离，形成有关各方相互制约的监督机制，确保采购行为的规范。

四、编制本单位的政府采购预算、政府采购计划及进行采购进口产品的审批

《政府采购法》规定，采购人实施政府采购项目时必须要有采购预算，否则不得实施采购。因此档案部门在年初就应根据调研的采购项目编制年度采购预算，并保证编制的科学化、精细化。如采购项目为进口产品，依据《财政部<政府采购进口产品管理办法>若干意见》的要求，需事前向当地财政局提出采购进口产品申请，同时按要求提交由五人以上单数熟悉该进口产品

的非本部门专家（含一名法律专家）组成的专家组出据的确需采购进口产品的《政府采购进口产品专家论证意见》，报当地财政局审核同意。未经审核不得实施进口产品采购活动，否则进口产品参与的投标、谈判或询价为无效。

五、确定政府采购形式

政府采购主要采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价，以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。公开招标是档案部门主要的政府采购方式。

针对多种采购形式，档案部门在进行政府采购时要注意采用适合本身的采购形式。常见的采购形式有公开招投标和竞争性谈判采购，档案部门应从实际情况出发，确定采用合适的形式进行政府采购。有些项目时间紧、专业性强，或者因采购供应商不足3家导致公开招标失败，可按有关政策条款采用竞争性谈判等灵活高效的方式进行采购工作。

六、根据需要，对一些重点问题进行认真调研

（一）调研采购项目品牌、适用性

采购项目要根据本部门的需求进行采购前需求调研，以确保项目能适合本部门的需求，比如：档案的杀虫灭菌设备，目前市场上以不同方式进行杀虫灭菌的设备品种多，其杀虫灭菌方式、品牌、型号、规格、性能、价格和使用寿命各不相同，档案部门应根据自身的业务工作选择适合的项目，对采购项目的档次及金额进行定位，以达到节约资金及避免资源浪费的目的。（二）调研设备技术指标

采购的设备除了要满足项目需求外，还应对设备技术指标进行调研，可通过互联网或其他渠道对该项目产品的优缺点及耐用性等技术指标等情况进行比较，还要向兄弟单位调研类似产品的使用情况，尽量选择同行业中应用广泛且口碑好的产品。

（三）调研采购项目安全性

采购的项目是否安全，对档案的安全至关重要。因此在调研采购项目安全性方面，着重了解项目满负荷试验的记录，质量安监部门出具的产品合格证明，同时还要调查同类产品在市场的安全记录。

（四）调研供应商商务指标

由于档案系统设备使用年限较长，对其相应的供应商，应着重考察其诚信度和长期履约的能力。对供应商机构成立时间、注册资金、企业性质、经营范围、技术能力、质量保证能力、财务状况、信誉及业绩等进行全面了解。并对供应商的业绩项目进行实地考察，了解实际合同履约情况和项目运行情况，听取用户方面的真实评价，从而准确掌握供应商的真实信息和市场信誉。在考察供应商信誉方面，可要求供应商提供近三年来所投同品牌、同型号产品的设备业绩清单（提供合同复印件、原件备查）以及工商管理部门或银行颁发的有关企业诚信的证明材

料。在考查其经营状况面，可通过提供近二年由第三方进行的完整的审计报告以及完整的年度报表来审核。

七、编制招标文件

招标文件是招标过程中最重要的文件之一，招标文件的编写有很多规范性的商业条款，应该把握主要的技术指标要求。对于项目不可偏离的重要参数，要求供应商提供彩页或厂家出具的相关技术参数证明文件等技术支持资料。同时应注意把握有关法律法规对政府采购及其招标的禁止性规定，注意招标文件中的技术规格必须符合公平竞争性的要求，其中规定的各项技术规格或其他内容均不得标明某一特定的专利、商标或商号、设计或型号、具体原产地或生产厂家，不得有倾向某一潜在投标人或排斥某一潜在投标人的内容。招标文件编制后应按规范格式汇总成册并加盖单位公章予以确认。

八、合同的商讨与签订

招投标结束后，档案部门与供应商之间应明确供需的各种细节，包括售后服务、免费保修期、设备维修、培训和付款方式等问题，确保产品使用及后续服务和资金的正常运作，在售后服务方面注意售后服务响应时间、消耗品、零配件供应年限、仪器故障无法修复时供应商负责免费更换相同型号设备并承担相应的费用、仪器故障维修不及时的罚款、在质保期内所有服务及配件全部免费，过质保期后提供消耗品、零配件优惠价格情况，在设备维护、维修及培训方面注意必须由制造商工程师及技术人员直接提供保养、维修、免费技术培训，在付款方式方面应注明设备安装、调试验收合格后，在支付合同款时档案部门应向供货商收取合同总价的5%履约保证金，在未发生违反合同约定的情况下，质保期结束十个工作日内办理付清手续等。

签订合同前还应着重考虑合同与招标要求是否有所偏离，单位设备使用方需审阅合同条款，确保合同条款维护本部门利益；同时要注意，对于所要签订的合同，在合同的签订过程中，采用将投标文件及相关承诺文件作为购销合同不可分割的附件的方式，这样不仅可避免各种因素导致的合同与招标要求的偏离，也可简化工作程序。

九、货物验收

供应商送来的货物到达时，采购单位应组成包括单位设备使用方在内的、不少于三人的验收小组，负责验收事宜，并在验收文件上签字。大型或者复杂的政府采购项目，采购单位应按

照国家法律、法规规定和合同约定邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作，确保入库的货物与合同所规定的货物相一致。

建立科学有序的采购行为可提高政府采购与招投标的工作效率、转变工作作风，规范采购行为，让政府采购工作与招投标在公开、公正、公平和财政的直接监督下进行，同时可为档案部门在工程技术、设备采购中节约财政资金，降低交易成本，采购到满意的技术和设备。