企业知识门户的作用与构建

3本文为国家社会科学基金项目“国内外知识管理理论发展与学科体系构建研究”(项目编号:06CT Q009)及安徽大学人才建设计划项目“企业应对危机的知识管理问题研究”、“知识管理学科体系构建研究”的研究成果之一。

●储节旺,杨宗跃,闻　波(安徽大学　管理学院,安徽　合肥　230039)

企业知识门户的作用与构建

3

摘　要:企业知识门户是对企业内部知识及外部相关知识进行集成,实现知识有效共享和利用的平台。企业知识门户对知识管理的关键环节,如知识共享、交流、获取、创新都有重要作用,构建企业知识

门户需要遵循一定的规则。

关键词:企业;知识门户;知识管理;构建

Abstract:Enter p rise knowledge portal is the p latf or m used t o integrate the internal and external knowledge of enter p rises and t o realize effective knowledge sharing and utilizati on .Enter p rise knowledge portal p lays an i m portant r ole in the key links of knowledge manage ment,such as knowledge sharing,exchange,acquisiti on and innovati on .Constructing the enter p rise knowledge portal needs t o observe s ome rules .

Keywords:enter p rise;knowledge portal;knowledge manage ment;constructi on

20世纪上半期,奥地利学者熊彼特提出了技术创新,并强调了新产品刺激经济增长的重要性以及企业知识管理的关键性。20世纪80年代,知识管理概念的产生让许多学者开拓了对技术创新理解的视野和角度,同时企业也渐渐地在现实中把知识管理应用到技术创新管理的实践中。其中,基于知识管理思想并作为企业知识管理I T 架构前端展现的工具和统一入口———企业知识门户网站(Enter 2

p rise Knowledge Portal,EKP )成为实施企业知识管理,促

进企业知识管理的重要手段,它越来越受到企业尤其是知识型企业的青睐。

1　企业知识门户内涵

企业知识门户来源于企业信息门户。1998年11月,美国美林公司(M erril Lynch )发布了一份名为“超越Ya 2

hoo!企业信息门户已经上路”的研究报告,“企业信息门

户”(E I P )一词首次出现,之后企业信息门户受到市场的广泛关注。美林公司的Shilakes 和Tyl m an 提出“企业信息门户”这一概念时是这样给它下定义的:“企业信息门户”是为用户提供单一入口,使用户能够按照个性化需求,提取存储在企业内部和外部的信息,从而便于进行商业决策的应用程序,它融合了商业智能、内容管理、数据仓库/集市、数据管理等一系列用于管理、分析、发布信

息的软件程序。

企业对知识门户的认识,是与对信息门户的认识一脉相承的。企业知识门户是建立在企业信息门户和知识管理系统基础上,对企业内部知识及外部相关知识进行集成,实现知识有效共享和利用的平台,它是企业信息门户的延伸和发展。美国学者C .

Figsll o 和N.Rhine 在其著的

《构建知识管理网络:有效沟通的实践、工具和技术》一书中认为广义的门户网站可以是通过万维网界面来邀请客户和合作者接入并参与,但是当它们可以支持辅助客户之间以及客户与赞助企业之间的知识交流时就成了企业知识门户网络[1]。

“知识管理”研究的先行者达文波特曾强调,知识管

理的关键在于创造一种环境,让每位员工能获取、共享、使用组织内部和外部的知识信息以形成个人知识,并支持鼓励个人将知识应用整合到组织的产品和服务中去,从而最终提高企业创新能力和市场反应速度,是企业获得持续创新竞争力的秘密所在。而构建企业知识门户网站的目标正是为了更好地对企业实施知识管理。

知识门户的目标是让用户访问和交换知识,知识门户限定在某一特定主题以提供对感兴趣领域的深入了解,并由此面向某一用户群体,以促使人们作出最佳决策,前提是企业知识门户与人们业已获得的知识和信息相结合[2]。

从战略的意义上来讲,企业知识门户的实现目标可以归纳为:创造知识共享最佳实践环境,建立学习型组织制度和文化,最终实现最大程度地将知识转化为价值,同时达到价值和智力资本的最大化。

2　企业知识门户对知识管理的作用

在企业知识管理过程中,知识的共享、交流、获取、创新是企业知识管理流程中必不可少的环节。知识门户在这几个环节中都有重要的作用。

211　促成高效的知识共享

企业知识门户是将集成后的信息发布在知识门户网站上,并同时提供智能搜索引擎和知识地图等工具,帮助员工找到所需要的知识,知识门户利用网络优势,建立知识沟通平台,如虚拟会议室、网络留言板、在线成员感知等,通过建立有效地沟通和交流渠道,使知识拥有者和知识需要者能迅速建立联系,达到知识共享的目的[3]。

在利用企业知识管理门户的过程中,用户能够通过用户界面进行信息资源检索后获取显性知识,也可以通过远程学习、信息素养培训等显性知识的学习,经过内在化后转化为个人的隐性知识,在经过个人过滤提升后,再次转化为显性知识,可通过门户网站发表其过滤后的观点,实现与他人的知识共享[4]。企业知识门户是现代信息技术在企业管理上的体现,它是依靠网络技术为支撑的,通过利用网络信息技术才能够搭建知识管理平台,在组织内部建立一个有利于学习者交流的组织结构和文化氛围,从而最大程度地实现组织内的知识共享。关于企业知识门户对企业知识共享的作用的论述有很多,正如苏新宁等学者所认为的那样,知识网络能够迅速地把知识从组织的一个部门传给另一个部门,组织内任何成员都能成为知识的受益者,同时又能够很快地将知识传播给组织的其他成员,实现企业内部知识的共享与协作[5]。

知识门户不但可以加速企业内员工的知识共享速度,同时也可以促进企业内各个部门之间以及企业间的知识共享,从而提高本企业的业绩。当然部门知识的共享,最后还是要归结为个人的知识共享。

212　实现便捷的知识获取

伴随着知识经济时代的来临,越来越多的企业和研究机构正谋求通过知识管理以提升企业的核心竞争力,并通过知识管理系统来实现这种预期。然而由于人类认识与表达能力的局限性、知识本身存在的精确程度、知识获取策略与技术的不成熟、知识系统维护由知识工程师单独承担、传统组织下形成的等级观念等一些主客观原因导致了知识获取一直被看做是所有基于知识系统的“瓶颈”所在。知识门户的出现对解决这个“瓶颈”有很大的帮助。

企业知识门户是网络通信技术在知识管理系统中的应用,它能够帮助企业实现显性和隐性知识的管理,还能够使得企业员工快速地找到企业内的知识资源,提高知识的获取效率[6]。通过访问企业知识门户,访问者可以获取最新的信息与知识、技术规范、标准、工作手册、合同范本等,而且通过权限分配可以及时地和专家取得联系,获取自己所需信息,同时亦可对知识进行分类,建立知识库,并随时更新内容,实现从知识获取到应用的全部过程。彼得?德鲁克认为通过知识管理还可以使得企业从市场上获取能推动企业知识管理的知识[7]。因此,知识门户网站方便了企业和员工获取企业内外的知识。

通过企业知识门户,企业员工还可以获得个性化的知识。企业知识门户作为企业知识管理I T架构的前端展现工具,通过对企业已有数据和知识管理系统的集成,结合对单点登录的支持,将企业的知识资源以W eb页面的方式集中展现给用户,提供了访问所需企业知识的统一入口,它突破了传统知识管理系统在时间和地域上的限制。

员工还可以利用网络的优势,在知识门户上构建协同工作环境,如E mail、BBS、员工在线感知等,使员工能通过浏览器共享群体内的有用知识、专业技能和经验。企业知识门户网站一方面能够使组织成员具备管理不同组织间合作所必须的知识流的能力;另一方面使组织成员能具有协同工作的意识和能力,提高组织学习能力和整体运营能力,实现对组织知识的创造、获取、传递和应用高效有序的管理[8]。

213　增强员工的知识交流

无论采用何种先进的管理模式或信息技术,归根结底其目的都是为了促使员工能有效地利用企业已有的知识,且能够在员工相互交流中创造新的知识。因此,是否能够提高企业员工的工作效率和质量是衡量企业采取哪种管理模式或信息技术的标准。

企业文化的核心是企业价值观,成员间的价值观差异将会给知识在组织内的传播造成障碍,而通过建立统一的知识管理平台,可以促进企业文化之间的交流,使之达到一定程度的融合[9]。利用知识管理平台可以将散乱的知识进行整合,通过信息技术将信息与员工的认知能力充分结合,创造知识共享的企业文化,激励员工参与知识共享机制,从而促进员工学习,运用知识,以达到知识创新[10]。而服务于企业知识管理的企业知识门户能够为员工提供突破时间、空间限制的知识交流环境,有助于挖掘企业的隐性知识,系统不仅保存交流形成的文档,还能捕捉交流和互动的线索,保留知识的语境[11]。

互联网周刊的记者初蒙认为通过企业知识门户,员工很容易找到自己所需要的知识,随时发现谁是相关问题的专家并与之交流。在企业知识门户之中,所有的知识形成完整的、有条理的体系结构,而且这一切是自动生成、自动维护的,系统地利用信息和专家技能,能够不断提高企业的创新能力、响应能力、生产效率和技能素质。

214　满足个性化的知识需求

要有效地传递知识,就必须考虑知识接受者的背景与经验,包括其工作需求、知识基础、价值观等,即满足用户的个性化知识需求。个性化的知识服务就是从用户的角度为用户提供合适的知识。企业知识门户网站能够指引个人前往数字知识目标,展示组织的知识资源是如何相互连接的[12]。运用知识管理的权限技术,可以实现企业知识门户根据系统对不同用户授权以及每个用户使用特点,动态生成个性化应用界面并提供有选择性的访问内容,使企业员工、客户、供应商和合作伙伴能通过唯一的渠道访问或共享其所需的个性化知识[13]。借助于企业知识门户网站,社会公众可以从中获取企业的形象、产品、内部刊物等知识[14]。

对访问者来说,企业知识门户提供了一个单一的访问入口,所有访问者都可以通过这个入口获得个性化的知识服务。用户通过使用W eb浏览器登录知识门户后,可以根据需要增加或移除对其权限范围内的知识访问,还能轻松改变门户页面的内容布局和外观主题。通过对门户个性化的定制,企业知识门户以不同的内容和外观展现在每一个使用者面前,提高了知识获取效率,为实现企业在恰当的时间、恰当的地点,把正确的知识传递给相应人员提供了技术上的保障。

215　促进企业的知识创新

企业知识门户是实现企业知识管理的有效平台,通过企业知识门户的建设,能在企业内部营造出创新的环境,使企业内的知识能在企业内顺畅的流通并便于整合、分类,把企业的技术创新活动、知识的保护和知识产权战略等纳入企业主要日常管理活动[15]。知识只有通过相互交流才能得到发展,在交流中派生出新的知识,达到知识创新的效果。而这正是企业知识门户的重要作用。将分散在各个员工甚至顾客和供应商头脑中的零星知识整合成强有力的知识力量,通过对知识积累和应用管理使组织能够更好地运用组织的人才资源,提高企业对市场的应变能力和创新能力[16]。

只有那些能持续创造新知识,将新知识传遍整个组织,并迅速开发出新技术和新产品的企业才具有较强的竞争力。知识是企业最为重要的资本,持续创造新知识对任何企业来说都是具有战略意义的。

利用企业外部网络的最大价值就在于能获取新的知识,并且可以将各自独立的知识聚集在一起,以合资的方式将一些互补的知识聚集到一起,才可以创造新知识[17]。叶茂林、刘宇和王斌认为通过互联网可以把知识来源和知识工作者紧密地联系在一起,构建起企业的知识网络,借助于网络知识的传播和共享效率提高,就可以使企业的知识增值[18]。

知识创造需要一定的环境,因为知识的传递与创造这些基本过程是在相应的社会与文化的环境中完成的,这种环境就是“场”,企业知识门户包含这个“场”的功能[19]。国外许多学者都认为组织间的知识创造需要一个“场”,或者需要一个鼓励跨组织社群从事螺旋式知识创造的空间。如知识创造理论之父Nonaka就以丰田集团为例,指出丰田公司通过紧密、稳定网络进行知识创造。此外,Fuji m ot o也以丰田公司为例,认为丰田公司知识创造的成功是由于丰田及其供应商所创造的暗默知识被明示化与跨丰田供应商网络的知识相结合,然后再在集团内部重新内在化[20]。

另外,信息技术为新知识创造和开发提供了必要基础设施,通过电子邮件、企业内部网或信息订制方案等工具可以促进知识的有效共享和传播,使组织中的众多成员能通过网络实现互动合作。

3　企业知识门户的构建

311　企业知识门户构建的策略与准则

企业知识管理可以采取的策略有:法典编辑策略和人性化策略。

法典编辑策略:对企业中的所有信息进行索引和分类,建立搜索引擎,使员工可以搜索到所需的内容,其本质是将知识与知识开发者剥离。已达到知识独立于特定的个体或团队的目的,然后知识再经仔细的提取而汇编成知识法典存储于数据库中,以供大家随时反复调用。

人性化策略,包括基于个体的专家策略和基于群体的团队策略。专家策略就是将员工的技能和特长编目成册并提供各种交流沟通手段,使大家能够相互协作。其特点是知识与开发者紧密地联结在一起,知识主要是通过直接的面对面的接触来进行分享的。团队策略就是团队在一起利用信息技术进行协同作业,团队内部、团队之间进行集思广益、决策、快速响应和学到新知识。

根据知识门户的作用,可以认为知识门户的构建应遵守以下准则:确保对知识资源的直接访问并能够方便地控制知识布局;确定用户或用户组对知识资源的访问权限;跟踪用户使用门户的行为以便使门户布局和知识资源集更加个性化;与电子邮件、群件、BBS、B l og等知识共享平台相结合,以便及时沟通和协作;灵活、方便的导航和搜索系统[21]。

312　企业知识门户构建典型方案:深圳蓝凌科技K M SS2EKP 蓝凌管理咨询支持系统有限公司(LAND RAY)是专门从事知识管理(K M)应用解决方案的管理咨询、软件研发和定制服务的高新技术企业。在CC I D市场统计中,

蓝凌连续几年获得国内厂商K M市场占有率第一。在短短时间内,已为包括联想、信息产业部电信研究院、中国网通、广东移动、上海供电、EPS ON、PH I L I P、LG、美的集团、三九集团、上海电气、三一重工、宇通客车、天狮集团、TC L移动等几百家大中型企业成功地实施了K M/OA/ HR/门户及整合等项目。

蓝凌EKP理念是通过企业知识门户实现四统一(角色、场景、功能、知识)[22],即:

?角色(W ho):包括企业内部各个层面的人员如领导、中层、员工,以及外部人员包括客户、伙伴、外部专家等;

?场景(W here):按照不通角色的需求,实现可定制的个性化门户,并实现单点登录方式;

?功能(How):调用来自不同系统中的功能,如知识管理、协同工作、信息发布与订阅、知识社区、流程/应用系统集成、信息集成与商业智能等,实现丰富的门户应用;

?数据/信息/知识(W hat):获取、挖掘和利用所需的三类主要信息和知识,即业务应用系统如ERP里的结构化数据、文档类的非结构化显性知识和经验类的非结构化隐性知识。

蓝凌EKP基于三层体系架构,由统一的数据服务层、门户应用服务层及门户展现层构成,如图1所示。

WAP　HTTP　S MS

门户展现层

门户应用服务层

个性化知识管理协同工作流程/应用

信息集成发布/订阅Porlets管理与安全

统一数据服务层

企业级数据结构化数据非结构化数据企业应用数据

图1　蓝凌EKP三层结构

蓝凌EKP解决方案内容及特色:以人为本的设计理念;统一的基础架构与平台;丰富的门户预置功能;无缝的应用集成能力;强大的数据整合中心(K D I);灵活的业务流程管理(K BP M);完善的I T管控中心(KI T)。

根据实际情况,企业知识门户构建可以分3个阶段进行,即企业门户规划、门户内容建设和企业门户整合。□

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作者简介:储节旺,男,1969年生,博士,教授,硕士生导师。

杨宗跃,男,1983年生,硕士生。

闻波,男,1983年生,硕士生。

收稿日期:2008-01-21