构建数字化农业科技档案馆初探

构建数字化农业科技档案馆初探

南通市农业科技档案馆陆银

加快数字化档案馆建设是南通市农业科技档案馆事业发展的自身要求，是社会主义新农村建设的重要组成部分，更是贯彻十七大精神、发展现代农业的重要举措。近年来，笔者着力建设数字化南通市农业科技档案馆，对农业科技档案馆数字化建设有了初步认识和前期实践。

一、农业科技档案馆数字化建设的必要性

1．建设数字化档案馆是南通市农业科技档案馆自身建设的必然要求。

南通市农业科技档案馆建于1990年11月，全民事业单位，科级建制，在我国农业科技档案管理上一直处于领先地位。建馆以来,不仅摸索出了科技档、图书资料、情报信息三位一体的管理模式，还总结推广建立专业户、示范户这“两户”家庭档案的先进经验；不仅健全市、县、乡、村四级档案管理体系，还总结推广农业科技档案标准化管理技术。在当今的信息化时代，提出“建设数字化农业科技档案馆，服务社会主义新农村建设”战略，是南通市农业科技档案馆自身发展壮大的需要。

2．建设数字化档案馆是农业科技档案管理信息化的必然要求。

近年来，随着科技人员和科技项目的增加，大批农业科技档案入库，查阅的人数明显增加。查阅者普遍反映检索困难、低效，浪费了大量的时间和精力。一般而言，人工检索、查阅一个科技档案大约15分钟左右，而数字化信息管理查阅系统查阅一个科技档案仅需3分钟左右。由此可见，建立

方便、快捷、高效的数字化档案馆，对农业科技信息进行资源、内容、服务等信息化管理十分必要。

3．建设数字化档案馆是农业科技档案服务现代农业发展的必然要求。

数字化档案馆通过网络把农业科技信息资源集中有序地控制起来，形成一个涉及涵盖农业生产全方位的相对开放管理系统，为农业科研、生产人员提供科技信息，极大地满足了现代农业发展的需要。南通农业档案网站自2004年10月开通至2007年10月截止,网站点击率达56109人次, 网站点击率年增长高达300%。据不完全统计,2006年馆藏科技成果转化率较2003年提高15个百分点，农业科技贡献率提高10个百分点。

二、数字化农业科技档案馆的特点

农业科技档案数字化是指把农业生产相关活动中形成的各种信息资源以数字化的形式储存，通过网络形成一个中心，实现资源共享的一种现代化档案管理模式。与传统农业科技档案相比，有信息资源数字化、信息传递网络化、信息利用最大化等三大特点。

1．信息资源数字化

就目前而言，网络传递的信息只能是数字化信息。因此，农业科技信息资源数字化是建设数字化农业科技档案馆的基础。与传统农业科技档案馆相比，数字化农业科技档案馆要对传统档案介质上的信息进行压缩处理并转化为数字信息，以“0”和“1”组成信息元素和单元，储存于硬盘中，以便于互联网传送，实现农业科技资源共享。

2．信息传输网络化

计算机网络是数字化档案馆实现自身价值的关键环节。我馆利用南通农业档案网这一平台通过网络将市农业科技档案馆、县（市）农业部门档案室、乡镇农业服务中心档案

室、村示范户连接组成一个虚拟信息中心。当需要时，信息中心农业科技信息资源通过网络传递互联网的每一台电脑。

3．信息利用最大化

数字化的信息、网络化的传输带来了农业科技档案最大化开发利用。数字化传播技术突破了信息传输在时间和空间方面的限制。数字化农业科技档案馆的每个档案都有编号，编号有档案地理位臵、分类等信息。农技人员或农民利用南通农业档案网站的查询系统，足不出户就得到所需科技档案信息或能准确定位自己所需要的科技档案，既省时、省心，又方便、快捷。

三、农业科技档案馆的数字化建设措施

自建馆以来，我们一直致力于档案管理自动化建设。近年来，投入专项资金，开发农业科技档案馆数字化建设，重点开展人员队伍、信息中心、网络系统等三大建设。

1．培养一支高素质的农业科技档案管理队伍。

档案馆数字化建设对档案馆管理人员提出了优化知识结构的新要求。就农业科技档案馆而言，需要培养一批既熟悉档案业务和农业技术，又精通计算机和网络技术的复合型高级人才。为此，我们采取“走出去”和“引进来”办法优化档案管理人员知识结构。一方面，分批送档案管理人员出去参观和培训，另一方面，请专家到档案馆现场培训和指导。另外，我们鼓励和支持馆员开展继续教育，重点学习档案馆数字化建设方面的知识。目前，档案馆现有专职人员3名，其中高级职称1名、中级职称2名；双本科学历1名、本科学历1名、大专文化1名。经过多年的培养，他们已成为掌握档案管理技能、精通计算机网络技术、熟悉农业科技业务的复合型档案管理人员，是农业科技档案馆信息化建设不可或缺的一支精英队伍。

2．创建一个高水准的农业科技档案网络系统。

网络系统是数字化档案馆正常高效运作的物质基础。南通市农业科技档案馆不仅建有专门的南通农业档案网页，还配有专用的网站服务器。网页设计了档案查询、卷内目录查询等农业科技档案数字化管理平台。网站服务器容量较大，运转速度较快，比较适用于农业科技档案数字化管理。用户终端通过南通农业档案网站与农业科技信息资源中心连接。在用户终端上，设臵了一个供用户进入网站的图形界面和浏览器，能对用户身份进行识别，不同的用户有不同的阅览和下载权限。

3．建立一个比较完善的农业科技信息资源中心。

信息资源中心既是一个存储各类档案信息的“仓库”，也是生产各类数字化档案信息的“工厂”，是数字化档案馆的“心脏”，是对外提供信息的源泉。信息中心分为实体信息中心和虚拟信息中心两部分。实体信息中心是将县、乡、村三级比较分散的科技档案相对集中市档案馆科技信息资源中心组成一个有机信息整体。虚拟信息中心主要是指将全市传统的以纸质、胶片和磁带为介质的馆藏农业科技档案通过电脑、扫描仪、数码相机等档案数字化管理先进设备转化为以电子文件和数字声像为载体组成的数字化农业科技信息资源中心。另外，虚拟信息中心还包括农业科技档案电子目录和镜像站。各级农业科技档案部门根据我馆建立的档案著录标准和归档立卷标准，将农业科技档案在清华紫光综合档案管理系统中著录，建立一个门类比较齐全、管理比较规范的农业科技档案电子目录。根据传统档案馆的馆藏缺陷和社会主义新农村建设的需求，还需在南通农业档案网上开通科技期刊数据库镜像站和科技视频数据库镜像站。

南通市农业科技档案馆数字化建设是一项庞大而复杂的系统工程，工程量大、技术性强，我们将按照十七大推动社会主义文化大发展大繁荣的要求，建立覆盖全市人民乃至

全国人民的农业科技档案信息资源开发利用体系。相信不久的将来，一个崭新的数字化农业科技档案馆必将呈现在我们面前。