会计电算化管理办法

会计电算化管理办法

第一章总则

第一条为提高公司（以下简称“集团”）财会效率，进而提高集团的经济效益，严格执行财政部颁发的《会计电算化管理办法》，同时结合集团的具体情况，特制定本制度。

第二条本办法适用于有限公司，集团所属子公司的会计电算化管理遵照本办法建立相应办法，报集团审批后执行。

第三条为适应财务管理网络化，提高企业管理水平的需要，集团及所属单位统一采用“用友”系列软件作为财务管理软件，并为以后与其他信息系统的联网做好准备工作，逐步建立以会计电算化为核心的集团信息管理系统，做到单位内部信息资源共享，充分发挥会计电算化在经营管理中的作用。

第二章组织机构及职责

第四条集团财务资产部为会计电算化的归口管理部门。

第五条建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到“事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查”。

第六条会计电算化岗位可设电算化主管、软件操作员、审核员、档案管理员。

第七条审核制单人员：由持有《会计从业资格证》和持有《初级会计电算

化合格证》以上的水平人员担任，负责对原始凭证(单据)的审核，通过会计电算

化软件填制记账凭证。其操作权限包括：制作凭证，凭证查询、修改，综合查询、打印。

第八条复核人员：由持有《会计从业资格证》和持有《初级会计电算化合

格证》以上的水平人员担任，主要负责对审核制单人员制作的记账凭证进行复核(审核)。

第九条系统管理人员(会计主管)：由持有《助理会计师资格证》和持有《初级会计电算化合格证》以上水平的人员担任。其操作权限包括：操作员及其权限设置、参数设置、建立新年度账、年末转账、数据备份、数据恢复等。系统管理员负责整个会计电算化系统的管理，监督会计电算化系统的运行，核查会计数据的正确性、完整性，对计算机系统安全、可靠地运行负责。

第十条档案管理员，负责系统数据、文档、证、账、表等书面的会计档案和磁性介质上的会计档案保管工作，报表等会计档案的分发报送工作以及会计档案的调阅工作。

第十一条集团下属各单位可根据实际情况，在不违反内部牵制制度的前提下，交叉设置各岗位，但要保持相对稳定。录入员和审核员必须分设。

第三章会计电算化操作管理

第十二条为保证设备安全和计算机系统正常运行,应配备必要的电源保障设备，以防止突然断电导致数据丢失，对机器设备定期维护保养，防止意外事故发生，确保软、硬件系统良好运行。

第十三条明确规定上机操作人员对财务软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，杜绝未经授权人员操作财务软件；

第十四条操作人员要按规范要求操作计算机和会计电算化软件。任何人员不得随意改变系统工作环境。操作权限的调整，一级会计科目的调整，必须报请会计主管的批准。

第十五条实行规范化管理程序，坚持对系统数据定期备份的制度，严禁非法修改和删除。对磁性介质存放的数据实行双备份，定期检查存储情况。

第十六条一切修改操作必须在界面菜单下操作，严禁擅自打开数据库强行修改。审核通过或已登帐的机内凭证，系统不提供修改功能。发现已经录入并审核通过或已登帐的记账凭证有误时，只能采用留有痕迹的修改。

第十七条计算机硬件和软件出现故障时的临时处理措施，应保证会计数据的安全、完整。

第十八条禁止将会计电算化专用设备挪作他用或处理其它无关事项。

第十九条做好计算机信息安全工作,会计电算化计算机必须安装防病毒软件。使用外来存储介质时应先杀毒，严禁将带病毒软盘、光盘、电子盘直接上机操作，未经管理人员允许,外来磁盘不能放入用友系统计算机上读取(存贮)资料。财务数据属保密数据、严禁用友系统的数据在互联网中共享，严禁在电算化计算机上玩游戏。

第二十条正常情况下，运行用友系统的内部网络与公共互联网系统的外网系统物理分离，如安装用友系统软件的计算机确需上公共互联网系统的，应安装硬件或软件防火墙及杀毒软件，并确保是最新版本，以防用友系统中毒或数据泄密。

第四章计算机硬件管理

第二十一条计算机硬件及机房网络设备由具有电脑硬件基础知识的程序员负

责管理，公司网络中心网络管理员负责对公司计算机网络系统安全负责，并负责对公司网络系统的计算机病毒监测。

第二十二条网络总机房工作时必须自觉保持清洁，不得将与工作无关的其他物品

(尤其是对电脑正常工作有害的物品及易燃物品)带入网络总机房。严禁在网络总机房内吸烟。严禁随意拔插电脑机房的电源设备。

第二十三条总机房必须配备空调设备，保持适当的温度、湿度环境。

第二十四条系统服务器必须配备足量的不间断电源，并且在市电断电后不间断电源保持续电时间在3小时以上。

第二十五条限定服务器操作权，不得随意改变服务器的设置。

第二十六条遇到突发性停电时，应立即退出系统、关机、关电源；

第二十七条每天下班前，必须检查终端电脑是否已关好，关切断所有电源。

第五章软件和数据管理

第二十八条用友系统客户端软件必须有独立的硬盘或子目录。不得与其他软件混淆放置；

第二十九条计算机硬件和软件出现故障时，系统维护员在确认有关数据已作备份后，可进行排除障碍的有关措施；如无法解决，可根据情况通知网络信息中心或用友公司有关人员，寻求解决办法；

第三十条软件操作员根据审核通过的原始凭证编制记账凭证并及时打印，附上原始凭证并经审核员进行二次审核正确后存放保管，以备装订存档；

第三十一条帐套维护由系统管理员或由系统管理员授权给相关操作员在系统用户界面进行，严禁系统后台操作。

第三十二条现金、银行存款日记账按月打印；其他账簿每年打印两次：第一次在上半年结束后30天内打印；第二次在年度结束后45天内打印。根据实际情况，发生业务少的，可满页打印，但应保证每年至少打印一次。

第三十三条会计报表的编制、打印输出要根据财务制度的规定设置公式编制。各种报表需经软件操作员、审核员、会计主管签章确认后方为正式报表。报表必须通过设定取数公式编制，不得用非正常手段进行填制；报表的数据必须与结账结果相符，表内表间数据的勾稽关系必须正确无误，取数公式一经设定，必须保持不变，如需修改，需保存书面报告。

第三十四条输出数据未经本单位财务经理许可，严禁擅自携带外出和外借。

第三十五条确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的修改；对磁性介质存放的数据要保存双备份：一份存放档案室，一份存放财务部；

第三十六条在实施系统维护时，不得修改数据库结构，其他人员不得操作数据库；对已结账的记账凭证只能用冲销法或补充登记法进行错账更正，不得通过修改数据库记录对机内账簿进行无痕迹修改。

第三十七条每天系统自动备份1次，每月记账凭证录入完毕，经审核后应进行数据介质备份（如光盘、其他电子硬盘等），年终结账后应进行数据介质备份，重大会计信息的调整、软件版本的升级前后应进行数据介质备份，恢复数据前应进行数据备份(以防恢复错误)。年终须将会计数据刻录在光盘介质上进行保存。备份件应标注：备份日期、内容、备注等信息。以确保会计数据的安全、完整。

第六章会计电算化档案管理

第三十八条会计电算化档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他存

储介质的会计数据和计算机打印出来的书面文本等形式的会计数据。

第三十九条会计电算化档案管理是会计电算化管理工作的一项重要内容，档案管理员要严格按照有关规定和办法负责对会计档案进行管理。

第四十条采用计算机打印输出的会计凭证、账簿、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和方法管理；磁盘形式的会计档案包括总账、明细账、会计报表等必须永久保存；记账凭证及其他数据资料存毁时间按有关规定执行。

第四十一条系统管理员应定期对硬盘上的会计数据建立备份件，对磁性介质保存的会计档案应存放在安全、清洁、防潮、防热、防磁的场所，要定期核查，防止因磁性介质损坏，致使会计档案资料丢失。

第四十二条使用的会计软件程序及全套资料，视同会计档案保管，存放时间截止至该软件停止使用为止。

第七章附则