材料采购、管理制度

材料采购、管理制度

一、目的、范围、原则

为了规范各项目的物资材料采购程序，加强物资材料采购的管理，确保材料采购工作正常进行，并且符合我们公司成本控制的要求，特制定本管理制度。

本管理办法适用于我公司各相关部门、项目部。

本管理制度由经营部供应组和项目部负责执行，各相关部门配合实施并监督。

精打细算、严格把关、货比三家、优质低价。

二、材料分类

1、主材类：主材类分为两种，主要包括实体类主材和消耗类主材。实体类主材主要包括钢材、水泥、木材、土产、耐材及喷涂料等构成工程实体材料。消耗类主材主要包括焊条及焊丝、氧气、乙炔及液化气等。

2、辅材类：包括电焊类、割具类、计量类、吊具类等。

3、周转材料：模板、脚手架管、脚手架板、钢轨、枕木。

4、采购单位金额在10万元及以上的为大宗订单、10万元以下的为小宗订单。

三、采购计划的制定

材料计划由各项目部根据生产进度商讨编制、小宗订单由项目部技术经理或经理和业务员审核、大宗订单由供应组审核。经营部根据各项目部制定的项目进度计划中的材料需求时间制定材料采购计划。采购计划中，包括要求项目部上报《材料采购计划》时间、招标及询价时间、确定供应商时间、签订物资供应合同时间、进场（分批进场）时间、结算时间等。

注意事项：1、大宗材料的采购，应注意市场行情的把握。尽可能的做到低价多购、高价少购，在供应量满足生产的前提下，尽量节约资金，降低成本。

2、制定采购计划前，应核实仓库盘点清单，严禁重复采购、连续库存等现象，尽量做到零库存的目标。

四、材料的招标询价

供应组接到大宗材料采购任务后，应立即进行该材料的招标、询价工作。招标以邀请招标的形式进行，供应商评价资信优者优先。邀请的供应商，在该行业中的品牌档次相同的不能低于三家，并要选择一至两家高端及低端品牌供应商。

招标流程如下：由采购员编制招标文件，并同时挑选邀请单位，报经部门经理审批后发出邀请函。招标文件中，必须明确资信等级及废标条件，同时要附有合同的主要条款（付款方式、质量标准及相关影响报价的合同条款）。要求投标单位制定标书时间不能超过7日。由供应组主持第二轮及第三轮商务洽谈。最终，在同等质量的前提下，以价格低者确定为合作伙伴。

采购员在招标问价发出后，要对材料进行成本分解分析，了解其生产工艺、原材料价格、出场成本、市场价格等。在第二、第三轮谈判时，应向物资供应部经理提供上述相关资料，为商务谈判提供支持。

五、采购合同的签订

采购员应在计划要求时间内完成合同的谈判及签订工作。原则上，必须以我公司的合同文本为母本进行修改相关条款。合同条款中，必须注意明确以下几点：1、质量执行标准；2、价款所含内容（如：含材料价款、税金、运费、装卸费等）；

3、进场时间（必须严格执行采购计划要求时间）；

4、单方解除合同条款，质量、生产进度达不到相关要求时，我方可单方解除合同，并将不符合要求的货物退回，不承担该笔货物的所有费用及其在运输途中的一切灭失及损毁责任。

5、收货计量标准出现误差时的计算办法等。

合同起草完毕后，由对方单位先盖好有效合同章后，由采购员报走合同审批流程。上报时，应将评标意见及供应商报价表附后。合同审批流程的进度，遵循谁上报，谁盯得原则。必须在计划要求时间内完成合同的审批工作。

六、材料的采购

1、小宗材料采购由项目部和采购员负责，采购员可以依据项目部提供的《材料采购计划》每周一次（抢修工程最少三天）进行统一采购，采购时要核对现场库存量及实际需求量，减少材料积压。采购时要认真询价并做好记录，坚决做到货比三家。也就是说要掏最低的价钱、购最优质的商品。坚决取缔天天开车甚至每天几次外出采购的现象，杜绝不必要的浪费。

2、大宗材料的采购由经营部供应组和采购员负责、项目部配合。经营部根据各项目部提供的材料计划，然后再由项目成本工程师（预算员）审核材料申购量，最后由经营部经理按程序执行采购。

七、不合格商品的处置

采购负责人，负责督促材料的进场时间必须满足计划要求。在材料进场时，采购负责人有义务抽查材料的质量及其它合同要求内容。如发现与合同要求不符

的情况，应立即通知供应商，要求更换或退货。更换或退货的材料，采购负责人应督促收料人员在该笔货物的供货清单上签明更换或退货的原因。

如因更换或退货给我公司造成损失，由采购负责人负责按合同追究供应商责任。必要情况，可以请律师协助处理。

八、库房管理

1、库房内搭设货架及平台，所有材料分品种、规格上架存放，码放整齐，设立标识。

2、对有毒、有害、易燃、易爆等危险品应单独存放，并做好防护措施。

3、对于可以长期保存，短期内又不能及时供应的材料，依据计划提前上料，存放在料场内。

4、对于存放于施工现场的材料，须按品种、规格码放整齐，并尽量避免存放在施工机械车辆进出的频繁的场地以减少人为损坏。

5、水泥、石灰、粉煤灭等材料，有条件的必须入库存放，如遇到用量少、时间短及场地限制的情况，可以露天存放，但必须做好必要的防雨、防潮、防扬尘等工

6、施工剩余材料及损废材料，要及时清理，禁止在施工现场存留。

九、材料出入库管理

1、库管员要建立仓库台账，并开具材料入库出库手续。

2、库管员要对每一批进场的材料做好入场验证记录（需收货人员签字）钢材、水泥、河沙、石子等大宗材料的入场记录需按每张送货小票和供货单位清单做记录，并注明使用部位。

3、建立材料领用台帐，无论是主材，还是低质易耗材料、工具周转器材一律登记，并注明使用部位，必须领用人签字。

4、两个或两个以上队伍时，每个队的领用手续必须分开，并做到数据准确。

5、建立小型机具领用台账，需由领用人签字，并注明领用时间和归还时间。如需报废，填写《小型机具报废申请表》，由材料主管签字，并保存好需报废机具，以便设备部检查。

十、帐务管理

1、大宗材料采购手续由经营部负责总经理签字后下入公司财务，消耗类和辅助材料等由采购员负责、下入项目部财务。

2、项目材料按主要材料（包括实体类和消耗类）、辅助材料、周转材料、油料、劳保、工具、配件分别记账。

3、主要材料按钢材、水泥、砼制品、商品砼等科目。

4、所有单据按类别、日期、分类保管，以便于查询对帐。单据必须有收料人和库管员签字，主管领导签字后报销。

5、财务下账必须附有计划单、合同、供应单位清单和小票收货磅单或报货清单，最终结算单、税务发票、各负责人签字等，手续齐全方可下账。

十一、与相关部门接口

1、督促施工人员按时上报材料供应时间计划。

2、上料过程中经常与现场施工人员联系，以保证材料及时供应，不误工期。

3、加强与技术部门联系，以确保所用材料质量标准、数量规格准确、无误。

4、施工过程中，发现问题及时上报，积极配合解决。

5、配合经营部门做好成本核算，及时为经营人员提供所需数据。

6、配合质量人员做好检验试验，及时提供试样、技术资料，及时提供上料信息，工程竣工时，提供合格证、材质单等竣工资料。

十二、供应商资信评价平台

物资供应部门应建立供应商名录及供应商资信评价平台，根据与我公司合作的各个供应商的价格、材料质量、进场守时、配合等各种情况对供应商进行星级评价。评价等级高的供应商，可在招标、合同条款中享有一定的优惠条件。评价等级低的供应商，非必要情况下，尽量不用。如出现合作情况，应将合同条款中加强对质量、进度等方面的要求，必要情况，可要求压一批货款，待此项合作完顺利成后，再按合同付清。拉入黑名单的供应商，严禁再与本公司合作。

十三、罚则

所有与采购流程相关的人员，必须严格按此制度执行。对出现违反本制度的，处罚如下：

1．未按要求填写《材料采购计划》的，每次扣项目经理100元，每月最多

5次。

2．未盘查库存材料，直接采购，导致材料误库存的，根据材料价位给予采购人员50-200元的罚款。

3．采购大宗材料时，未能执行招标、询价流程的，则视情节轻重扣除责任人当月工资的5-10％。情节严重者，承担渎职责任，直接解除劳动合同。

4．采购时，因物资材料出现质量问题而影响工程进度和质量的扣除责任人当月工资的5-10％。

5．材料采购价格偏高，则视情节轻重扣除责任人50-500元。

情节严重者，承担渎职责任，同时给予待岗或解除合同处分。

6．出现吃、拿、卡、要现象，视情节轻重，扣除相关责任人当月工资的5-10％。

情节严重者，承担渎职责任，直接给予解除合同，并永不录用。如出现职务犯罪的，则直接移交司法机关。

7.保管员不按规定办理出入库手续的，每次罚款50元。

十四、奖励

1．在流程中，发现错误，并给予纠正的，则奖励相关人员5~50元。

2．在本制度执行过程中，如有合理化意见被采纳并实施有效的，则奖励相关人员50~200元。

3．如在施工期间，能敏锐、合理把握市场行情，给公司带来资金节约、降低成本的，则奖励相关人员500~1000元。

本制度自2013年9月22日起执行。

建设工程有限责任公司

2013年9月22日