发文稿纸格式

发文稿纸格式

Layout key for original document of adrninistration

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本标准目的在于建立和健全我国国家机关文件格式的统一系统，简化和统一文件格式，以便于对文件有效、迅速、准确的生成和处理。

1 主题内容与适用范围

本标准规定了发文稿纸的标准格式。

本标准适用于国家各机关、各社会团体和企事业单位的文件生成、传递和处理过程。

注：对少数民族地区的文件，文件格式的编排可参照本标准根据有关规定设计使用。

2 总体尺寸、页边和图文区

2、1稿纸幅画尺寸

发文稿纸用纸幅面尺寸当前国内一般采用16开型260mm×184mm(长×宽)，有条件的机关和涉外部门，可推荐采用国际标准A4型297mm×210mm（长×宽）（见图1、图2）。

2、2页边和图文区尺寸

发文稿纸上白边（天头）宽20±0.5mm

发文稿纸下白边（地脚）宽7±0.5mm

发文稿纸左白边（订口）宽20±0.5mm

发文稿纸右白边（翻口）宽15±0.5mm

国内通用16开型纸幅面图文区尺寸为233mm×149mm(长×宽)。

国际标准A4型纸幅面图文区尺寸为270mm×175mm（长×宽）。

3 图文区的划分

为了确定并便于说明各项目区域的位置，对发文稿纸图文区纵向与横向划分。

3、1纵向划分

图文区纵向划分为行，每行的基本行距为2.5mm。16开型纸图文区长为233mm，可分为93行，A4型纸图文区长为270mm，可分为108行（见图1、图2）。

3、2横向划分

图文区横向划分为列，每列距离为2.5mm。16开型图文区宽149mm，可分为60列；A4型纸图文区宽175mm，可分为70列（见图1、图2）。

4 图文区

图文区分为眉首区、说明区、标题区和正文区四部分。各栏目具体尺寸、位置见图3、图4。

4、1眉首区

此区用于填写发文单位名称、文件密级和缓急时限。

4、1、1单位名称：本区预先印上发文单位名称，后缀“发文稿纸”四字；单位名称要用全称或规范化简称。

4、1、2密级和缓急时限：此栏用于填写文件的机密程度和文件要求处理的时间限度。机密程度可GB7156-87文献保密等级代码的规定用汉字填写；缓急可按规定用汉字填写。

4、2说明区

此区用于填写文件制作过程中的各种标识、各栏内容说明。

4、2、1签发：由承办单位的负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。

4、2、2会签：由两个或两个以上单位联合发文时，由各有关单位负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。如联合发文单位较多，此栏位置不够时，可另附附页。主要承办单位的负责人应在签发栏中签署意见及姓名与日期。

4、2、3主送：此栏用于顺序填写主办与答复文件的主送单位的名称。

4、2、4抄送：此栏用于顺序填写需要了解文件内容，以便协助办理的抄送单位的名称。

4、2、5发文号：此栏用于填写发文单位统一编制的文件字号及文件生效日期。

4、2、6核稿：此栏由负责审核报上级签发文稿的人员签署姓名并填写日期。

注：如有些单位核稿层次多，或需增列项目则可在拟稿单位栏和印刷栏两行之间增列1-2行标记。

4、2、7拟稿单位：此栏用于填写起草文稿的单位或单位内文稿起草部门的名称。

4、2、8拟稿：此栏由文稿起草人签署姓名及日期。

4、2、9印刷：此栏由文稿印制人员签署姓名及日期。

4、2、10校对：此栏由文稿最后的校对人员签署姓名及日期。

4、2、11份数：此栏填写文件的印刷份数。

4、2、12附件：此栏用于顺序填写在正式文件之后所附材料的标题及其份数。

4、2、13主题词：此栏用于根据文件的中心内容填写文件主题词。

4、3 标题区

此区用于填写文件的标题。文件标题应当准确、简要概括文件的主要内容。

4、4正文区

此区用于按规定书写文件正文。书写时一律从左向右编排（少数民族文字除外），正文文字每行长度与图文区宽度相等。每段首行应空两个字位置起始书写。书写时，应采用符合档案保管要求的书写材料，字迹要求清晰、整齐。

附加说明：

本标准由全国文件格式及数据元标准化技术委员会提出。

本标准由全车文件格式及数据元标准化技术委员会负责起草。

本标准主要起草人沈国超、胡杰、房庆。