7.档案管理制度

档案管理制度目录

1、主管档案工作的校长职责------------------ 2

2、主管档案工作的主任职责------------------ 2

3、专职档案员的责任制---------------------- 2

4、兼职档案员的责任制---------------------- 3

5、档案管理人员“三参加”制度-------------- 3

6、档案室职责范围-------------------------- 3

7、档案保管制度---------------------------- 3

8、档案保密制度---------------------------- 4

9、档案借阅制度---------------------------- 4

10、档案鉴定销毁制度----------------------- 4

11、档案预立卷制度-------------------------- 5

12、档案立卷说明---------------------------- 6

13、文书档案归档制度------------------------ 7

14、教育教学档案归档制度-------------------- 13

15、会计档案归档制度------------------------ 14

16、科技档案“四同步”管理制度-------------- 14

17、科技档案归档制度------------------------ 15

18、照片档案归档制度------------------------ 16

19、声像档案归档制度------------------------ 16

20、实物档案归档制度------------------------ 17

21、档案统计制度---------------------------- 17

22、文件归档控制措施------------------------ 17

23、杜绝使用圆珠笔撰写文件------------------ 18

24、档案室调节温湿度控制措施---------------- 18

主管档案工作的校长职责

一、认真学习、宣传、贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》及有关档案工作的法律、法规文件，按时参加上级主管机关召开的档案工作会议。

二、负责将本校档案工作纳入全年工作目标和自己的工作日程，在制定长远规划、计划时要兼顾档案工作，做到与本校各项工作同时进行发展。

三、负责本校档案工作的布置和检查落实，注意关心档案人员的思想及工作情况，定期听取档案工作汇报，及时解决档案工作中的实际问题，不断提高档案工作的管理水平。

四、注意培养全体教职工的档案意识，对学校档案管理网络人员清楚并经常给予指导，对档案管理工作中做出贡献的人员给予表扬和鼓励。

五、鉴定、审批超过保管期限，需要销毁和封存的档案。

六、因档案工作管理不善，造成一定损失，领导要承担责任。

主管档案工作的主任职责

一、负责组织本校干部及职工认真学习、贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》及有关档案的法律、法规文件。促进全校档案工作的开展。

二、负责组织安排对档案工作的检查、协调各部门做好每年全校立卷归档工作，加强对档案管理人员及全体教职工、学生的档案意识教育，不断提高综合管理水平。

三、档案工作要纳入学校工作的议事日程，不断改进和完善档案管理工作，随时解决档案工作中出现的各种问题。

四、积极参加上级主管召开的有关档案工作会议并认真贯彻执行，定期研究档案工作，听取档案汇报工作，支持和指导档案工作的开展。

五、认真做好年度档案计划、总结、表彰工作，积极安排专兼职档案工作人员的培训工作。

六、协助主管校长鉴定、审批保管期限的档案和需要销毁和封存的档案认定工作。

七、要严格管理、严格要求档案工作，对档案管理工作管理不善而造成一定损失，要承担主要责任。

专职档案员的岗位职责

一、专职档案员在主管主任的领导下进行工作，对档案管理工作管理不善而造成一定损失，要承担主要责任。

二、认真学习、贯彻、执行《档案法》和《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，不断提高政治素质和业务水平。

三、负责本单位的各部门兼职档案员的业务培训和档案业务指导、监督和检查。

四、负责学校综合档案管理工作，归档、移交、保管、借阅、销毁工作，对有立卷任务的部门归档工作进行业务指导、监督，抓好一年一度各部门的立卷归档工作，把好案卷质量关。

五、主动向主管领导汇报档案工作情况，定期召开档案工作会议，研究提高和改进档案工作。

六、积极开展档案利用工作，为教育教学服务。

七、按时完成档案局、区教委布置的各项档案工作。

八、负责建立健全本单位档案管理的各项规章制度，并监督各部门各项制度的落实情况。

兼职档案员的职责

一、学校各部门必须配备一名兼职档案员在部门主任领导下工作，接受专职档案员的业务指导，学习《档案法及实施办法》掌握档案管理业务知识。

二、负责本部门归档的文件材料的收集、保管、整理、立卷和移交工作，做到齐全完整。

三、各部门归档的文件材料整理要达到规定的要求，第二学年度完成以后，十月前将整理好的档案材料，移交校综合档案室，十月底前向总部档案室移交。

四、努力履行兼职档案员职责，参加有关会议，资料审查等活动。

档案管理人员“三参加”制度

一、要积极参加科研课题，设计项目以及科研评审成果鉴定会，及时收、验该归档资料。

二、要积极参加工程竣工验收工作，及时收、验该归档的材料。

三、要积极参加设备开箱验收工作，及时收、验该归档的材料。

四、档案专、兼职员，落实“三参加”后，要在每项活动中的有效文字材料上签字，以便核查制度执行情况。

档案室职责范围

一、综合档案室集中统一管理本单位的全部档案。

二、各类档案保证齐全完整，做到规范化、制度化、标准化。

三、积极提供利用，为学校领导和各部门各项工作服务。

档案保管制度

一、为保证档案的安全、完整、档案人员要定期接收各部门档案材料，避免材料散存在个人手中。

二、当年（或学年）形成的档案资料中由各部门兼职档案员负责保管，于每年十月初按标准整理、组卷合格后移交档案室。

三、凡进出档案室的档案，要严格档案登记制度，未经允许不得将档案携带出学校，复印、抄录要按规定办理批准手续，做好保卫、保密工作。

四、档案室的档案、资料要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号、柜子要排列有序。

五、保持柜内案卷的整洁，每月开柜通风除尘一次，每半年查看档案一次，出现潮湿、字迹扩散或纸张破裂等情况，及时采取措施进行修补，复制或其它技术处理。

六、根据季节变化，随时调节室内湿度，避免阳光照射，室内温度一般保持在14C0-24C0之间，相对湿度在45%-60%之间。每日要记录室内湿温度。

七、档案室要坚固，并采取必要的防潮、防虫、防盗、防光、防高温、防尘、防鼠、防火等措施，延长档案寿命，档案室内严禁吸烟。

八、保持档案室清洁卫生，定期清扫整理，不得存入与档案管理无关的物品。

九、建立和完善全引，做好档案的改进、移交、利用等日常登记、统计工作。

档案保密制度

一、档案工作人员要有高度的保密观念，认真执行《保密法》和《保密守则》，严守党和国家的机密，确保档案的绝对安全。

二、为做好保密工作，以下内容档案为保密范围，需控制借阅，上级带有密级的文件，本校党支部、学校行政会会议记录、涉及人员处理的案卷和其它不宜扩大阅知范围的文件资料。

三、未经领导批准，不得翻印、抄录档案，查阅档案一般在档案室内，不得随意将档案带出档案室或交给他人保存。

四、严格遵守档案的销毁审批制度，销毁档案时要有两人以上负责，并在指定地点销毁，填写销毁清册。

五、工作人员离开档案室时，要关好门窗，并定期检查门锁的牢固情况，出现问题及时修理，清除隐患，确保防范措施严密有效。

六、要经常对干部、职工进行保密教育，不断增强保密观念，组织有关人员定期进行保密工作检查。

档案借阅制度

校档案室所存档案主要为学校各部门服务，积极提供利用，严格借阅手续，保证室藏档案资料的绝对安全。

一、借阅人经同意借阅档案时必须履行登记手续，外单位查阅档案，需要带单位介绍信，经同意可以查阅，档案不予外借。

二、借阅人要注意保护档案，不得拆卷，折叠或在文件上勾划、涂改，如发现上述情况要按《档案法》规定追究责任。

三、阅档人注意保护档案，不得把档案交给无关人员审查和核对。

四、复制、摘抄档案须经领导和档案室同意，利用者不得擅自摘录、拍照、复制等，凡经允许摘录、复制的必须经档案人员审查和核对。

五、借出档案用毕及时归还或索要，避免丢失，归还后立即注销借阅登记。

六、本单位人员利用档案应办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》档案人员在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，由利用者如实填写，及时交档案室存查。

七、借阅期为3-7天。

八、借阅方式：提供原件、复制、电话代查。

档案鉴定销毁制度

一、档案鉴定：

1、档案根据《档案保管期限》的有关规定，定期对本单位超过保管期限的档案进行价值鉴定，准确地判定档案的存毁。

2、档案的鉴定工作应在本单位主管负责人的领导下，由档案室和有关业务部门组成鉴定小组，按规定进行。

3、档案鉴定工作每年进行一次，要求保管期限要准确，保管单位质量达到规定标准，鉴定中发现不准确、不完整的及时进行修改、补充。

二、档案销毁：

1、销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经主管领导批准后，方可销毁，未经批准，任何人不得随意销毁档案，严禁将待销毁的档案和不归档的文件资料作其他用途，更不能当废品出售。

2、销毁的文件、科技、会计档案必须由鉴定小组鉴定，经单位领导审批签字后，填写销毁清册，方可销毁。

3、销毁的档案，应案卷目录中注明，销毁清册和销毁报告，保存在全宗卷内。

档案预立卷制度

一、为了保证档案资料齐全完整，培养档案管理人员条理化、系统化的严谨作风，必须做好平时档案预立卷工作。

二、文件形成部门，在着手做每一项重要工作时，从开始---过程--终结的每个环节随时按规定收集各种资料。

三、对暂不能装订的文字资料，要分门别类编好类目并以专用装具妥善保存，待告一段落后，再正式归档、立卷。

四、预立卷的具体内容：

1、文书档案的预立卷：

专、兼职档案员在本学年度初，根据上级立卷规定，预先编好归档类目，妥善保存，为正式立卷做好准备。

2、教育教学档案的预立卷：

专、兼职档案员在本学年度初，根据上级立卷规定，预先编好归档类目，妥善保存，为正式立卷做好准备。

3、会计档案的预立卷：

会计档案由财会部门按上级有关会计要求预立卷。

4、科技档案的预立卷：

⑴、科研档案的预立卷：

凡正式列为科研课题的项目，在确定科研课题负责人后，课题负责人（或指定专人）负责做好材料的日常收集工作，待项目告一段落或完成，再按归档范围进行整理组卷归档。

⑵、基建档案的预立卷：

基建项目负责人确定后，负责人应指导专人负责文件材料，图纸平常收集和保管工作并按各类项目归档范围进行分类，按条款建立卷盒，做好不同时期形成材料的收集工作等项目完成告一段落后，进行系统整理。

⑶、设备档案的预立卷：

设备开箱验收时，应对照归档范围清点随机文件材料，并收集保存，在设备安装、高度完毕后，将全部的文件材料按照《科技档案归档制度》，设备进行整理组卷，并填写移交单，向总部档案室移交。

5、声像档案的预立卷：

学校、各部门在各项重大活动时的照片做到随时收集、整理、立卷、移交学校总部档案室（对照片、光盘中所的人物都要有文字说明：时间、地点、人物、活动内容）。

学校重大活动永久保存的光盘，由电教组摄影、整理、立卷保管，每年10月底前向总部档案室移交一张光盘和目录。

6、实物档案的预立卷：

学校、各部门获奖后、上级奖或赠的各种实物收集后，统一交到总部档案室办理登记手续，填写登记表，由档案室统一归档、立卷、保存。

档案立卷说明

一、归档文件齐全、完整：

各部门工作中形成的文件材料，能够反映本校全学年各项工作的完成情况。

二、组卷正确：

1、组卷方法是按（年度—组织机构）组卷。

2、组卷以问题为主，同类问题组成一卷，专门问题可组专卷。

3、上级来文与本单位形成的文件材料一般应分别组卷。

三、卷内文件排列清楚：

卷内文件应按事情的来龙去脉有次序的排列，保持文件之间有条理、有联系。

排列方法：

1、重要材料在前面，一般材料在后面。

2、按形成的时间顺序排列。

3、按问题排列。

归档时可以一个活动，一个会议的完整材料单独组成一卷，重要的事件可以一事一卷。

4、同一问题的文件正稿在前，定稿在后，批复在前请示在后；主件在前，附件在后；结论、决定在前依据材料在后。

5、形成多次草稿的重要文件材料，最后定稿在前，其他几稿依次排列。

四、拆除金属物、编写页号：

1、归档案卷去金属物。

2、编页号：有字的页面均应编写页号。左侧装订，编在正面的右上角。背面的左上角；号码不要编在字迹上。

3、如卷内只有一份文件，并已有页码，可不再编号。

4、立入卷内的便条，有价值的信封等，逐张编号。

卷内目录置于卷首，要求字迹要清楚，用钢笔逐件填写，作者和日期不详的文件，应尽量考证清楚，会议记录要写明会议时间。

五|、备考表：

卷内需要说明的情况，应该写在备考表上，立卷人，检查人都要在表上签字，以示负责。

六、案卷封面：

1、案卷封面应用毛笔或钢笔，字迹工整清晰。

2、封面上端第一空栏内，填写全宗名称（如北京国际职业教育学校）。

3、封面上端第二空栏内，填写组织机构（如：党支部、教务处等）或问题名称。

4、封面第三空栏内，填写案卷标题：拟写案卷标题，要能简明确切地反映案卷内容，一般应由文件的作者、问题、名称三部分组成（如北京国际职业教育学校关于对住宿教职工调整房水电的通知）。

5、封面第四、五空栏内起止时间、案卷的页数、保管期限、案卷号均应填写清楚。

七、装订：卷内文件有破损的要裱糊。

装订线上有文字的要镶边；大于一般公文纸的要折叠；小于公文纸的要托裱（页号编于原件上）；字迹已扩散的要复制；把文件底边和装订对侧面戳齐（右、下齐）；用棉线三孔一线装订，线头结在背后，做到不掉页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。

八、案卷编号：

每本案卷编为一个流水号，编在封面右下案卷栏内，全宗内文书档案应统一编永久、50年、30年、15年、5年五个流水号，流水号中按部门顺序往下排，如永久卷---党支部（1、工作计划、总结；2、***；3***），人事办公室（4、教职工花名册；5、***）。

九、检索工具：要求必须有案卷目录，全引目录。

案卷目录：能反映五个流水案卷内容的全部。

十、学校总部档案室应负责接收并统一管理本单位形成的全部档案。由各分址负责立卷，在每年的10月31日前向总部档案室移交档案及全引目录，总部档案室于12月初之前将上一个学年度的归档卷收齐并编制案卷目录、全引目录。任何部门不应以任何借口不向学校档案室归档，如本部门仍需使用，可在学校归档后，另行借阅。

十一、各部门在向学校档案室移交档案时应办理交接手续，填写移交目录，所交全引目录。

文书档案归档制度

为了保证文书档案材料齐全完整，加强档案工作管理，特制定档案管理制度如下：

一、档案要求：

1、归档案卷质量总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

2、应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均齐全完整，经过分类、立卷、并正确划分保管期限，使之达到系统有序。

3、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚；案卷题名要简明确切；注明保管期限，卷内文件应有次序地排列，编页号，填写卷内文件目录和备考表。

4、归档案卷按一定次序排列，编制案卷顺序号及案卷目录一式二份，交接案卷时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

二、归档时间：

1、各部门应在每学年度10月31日前，将上学年度归档材料收集齐全，立卷归档和全引目录移交到学校档案室。

2、学校总部档案室在12月完成案卷目录汇编。

三、奖惩办法：

1、对于积极参加档案知识培训，按时按要求完成归档任务的兼职员给予奖励，一次

不少于50元。

2、对于不按时归档的兼职员，批评教育，限期不完成的，扣本人月岗位工资的2%-5%。

3、对于损坏丢失档案材料的兼职员扣本人月岗位工资的5-10 % 。

四、档案归档范围及保管期限表：

教育教学档案

4、教育处（教育教学档案）

二、教育教学档案归档制度

一、归档要求：

1、归档案卷质量总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2、应归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数均齐全完整，经过分类、立卷并正确划分保管期限，使之达到系统有序。

3、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷题名要简明确切，注明保管期限，卷内文件应有次序地排列，编页号，填写卷内文件目录和备考表。

4、归档案卷按一定次序系列排列，编制案卷顺序号及案卷目录一式二份，交接案卷时，双方根据目录清点核对，并履行登记手续。

二、归档时间：

1、各分址校在学年度10月30日前，将上一学年度归档材料收集齐全，立卷归档，及时将档案和全引目录移交到学校总部档案室。

2、总部档案室在12月完成案卷目录编制工作。

三、档案归档范围及保管期限：

会计档案归档制度

一、归档要求：

凡是在财务活动中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表以及其他有查考价值的会计核算材料属会计档案，全部归档。

1、会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记后，应将各种记帐凭证时间和原始凭证序号顺序组卷，每本为一卷，装订前要剔出金属物，编号页号，记帐凭证附件要排列整齐，结实，美观，并填好封面、目录。会计凭证（包三角）正面加盖财务章，背面加盖经手人章，封面加盖一个档号章。

2、会计帐簿按年立卷，立卷时按帐簿种类进行，死帐保持原状活页帐簿应撤出空白帐页，编写页号，装订成册。

3、会计报表应按年立卷，立卷时应将不同期限的报表分别组卷，每卷均需编写页号加装封皮。

二、归档时间：

会计室在一年结束后，在次年3月前，要按专业主管部门的要求对当年的会计核算的材料进行分类整理、立卷。

会计室在次年12月将会计帐簿移交总部档案室，填写好移交目录，一式两份。

其它项目在次年的3月底前将会计案卷目录交到总部档案室。

科技档案“四同步”管理制度

一、下达计划任务同时提出文字材料的归档要求。

二、检查计划进度的同时检查文件材料形成情况。

三、评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况。

四、上级登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，负责部门同时出其他专题归档情况证明材料。

五、负责部门设计“四同步”管理登记表，附在科技档案材料内，由负责科研工作的档案员，进行填写落实。

科技档案归档制度

一、教育教学科研

在教育教学研究活动中形成具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文件材料。

（一）、归档要求：

以课题成套，一个科研载体的文件材料，注意收集、积累、整理、立卷、归档。

（二）、归档时间：

一个课题或科研结束后随时收集、整理、立卷，每年10月归档，11月移交总部档案室。

二、基建：

（一）归档要求：本学校教学、办公室等建筑设施，在建筑施工过程中形成的全部资料及施工图纸、竣工图等，均为永久保管。

在项目建设中形成的图纸、图表、文字材料和有关报批材料，均属基建档案，应归档保存。

移交档案室的基建档案由档案管理员统一编号入档保管。

基建档案按工程项目组卷办法，一个项目可组成一卷，一个项目为一个流水号。

归档的基建档案应完整、准确、字迹工整，图表清晰、卷内目录、二封、备考应填写齐全、规范。

（二）、归档时间：

基建档案由负责基建同志统一收集、积累、立卷，在基建项目竣工验收合格后的二

个月内将立卷档案移交档案室，并办理移交手续。

三、设备：

为了加强设备档案的统一管理，维护设备档案的完整、准确、系统、安全便于设备档案的利用，结合学校的实际情况，特制定以下具体规定：

1、归档要求：

学校购买贵重物品须经财务保管员档案员共同验收后，收回归档材料，方可使用。

设备档案的归档资料必须做到书写清楚，字迹整齐，手续完备，一律使用钢笔书写，便于保存。

2、归档时间：

外部购置设备随机归档，设备使用维修文字材料每年10月归档，11月交总部档案室。

声像档案归档制度

（包括照片、光盘）

声像档案是国家档案的组成部分，它是国家机关社会组织、企事单位及个人在社会活动中直接形成的，直接反映出人物的当时活动，记载历史真实面貌，根据国家档案局有关规定和要求，现将学校声像档案的归档范围和保管期限规定如下：

一、归档要求：

1、指定专人摄影加工后将保存。

2、上级单位和新闻单位来单位的摄影，由录办人员收集齐全，立卷、保管。

二、归档时间：

在平时收集整理的基础上，电教室将归档的照片、光盘保存好，每年10月向档案室移交，10月底向总部档案室移交。

实物档案归档制度

一、归档要求：

本单位和各处室荣获区级以上奖章、奖杯、证书、奖状等奖品，本单位接受校内礼品和外单位赠送礼品、字画、牌匾等物品，不得自行保管，应由学校综合档案统一归档，登记、编目，档案室统一登记归档、保存。

二、归档时间：

各处室收到各级奖给学校的实物后，随时送学校档案室办理登记归档手续。

档案统计制度

一、档案管理人员要认真准确地搞好档案统计工作，做好各项基础数字的登记，保证统计数字的客观性，准确性和科学性。

二、档案统计工作的基础内容是档案的归档、销毁、保管、档案数量及档案构成状况的登记，档案利用，档案工作人员，档案机构建设等情况的基本统计和其它专门问题的统计，在此基础上，针对统计的数据经常进行分析和研究，不断地总结经验，找出存在的问题，提出改进措施。

三、为了解和掌握档案的利用情况，每季度对案卷的借阅、利用情况进行一次统计，年终进行综合分析。

四、每年十一月底以前将库存档案进行核对，清理、核准、编制案卷统计年报，要按时间要求，填写各种档案工作统计报表，报总部档案室。

五、档案管理人员要有较强的政治责任感和科学的态度，对待档案统计工作，必须实事求是，严肃认真，保证统计工作的质量。

文件归档控制措施

学校领导和处室工作人员在外出学习，考察和参加各种会议时所带回的文件材料，要交档案部门归档，现制定控制措施如下，请严格遵守。

一、凡是市、区召开各种会议，本校参加会议的领导和处室工作人员，领回来的文件材料都要进行收文登记。

二、凡因工作需要留用的文件，要留用复印件，将原稿交到主管文书部门管理。

三、每年年底学校领导和各处室要清理一次文件，凡是归档材料都要由各处室统一整理后，送到档案室。

杜绝使用圆珠笔撰写文件

从一九九九年开始，学校有关人员撰写归档文件时禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红色等不耐久书写材料，现在重申具体规定如下：

一、学校、处室在起草文件时要用钢笔或毛笔，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红色等书写材料。

二、各处室兼职档案员把好监督关，发现本处室领导及工作人员起草文件用圆珠笔或其他不耐久书写材料时，要及时提醒，坚决纠正。

三、档案员把好归档关，发现问题，立即找文件拟稿人解决，把问题消灭在立卷之前。

档案室调节温湿度控制措施

根据国家档案局《档案馆温湿度管理暂行规定》档案室温度保持在14C-24C，相对湿度45-60%，为了达到室内标准温湿度，在气温湿度变化时，采取不同的应及措施。

一、每天坚持填写档案温湿度记录，随时观察天气变化，根据天气变化，采取不同的应及措施。

二、温度低于14C时应想办法提高室内温度，夏季温度高时，应拉上窗帘防止阳光照入室内，并开窗通风，开空调，降低室内温度。