5.《公文写作与处理》

第一节公文的概念和特点

一、公文的概念

公文是公务文书的简称,指在公务活动中按一定程序和格式形成和使用的、表述社会集团意志的文字材料。公文有广义与狭义之分。广义的公文,范围包括法定公文、专用公文和事务文书;狭义的公文,仅指法定公文和专用公文。

法定公文又称通用公文,是指在党政机关、团体、企事业单位中普遍通行适用的,具有法定效力和规范体式的公文。

专用公文,是指局限在一定的工作部门和特定的业务范围内根据特殊需要而使用的公文。事务文书又称业务文书或日用文书,是机关、团体、企事业单位处理日常事务所使用的非正式文件的统称,如计划、总结、简报、报表、记录、调查报告等。

二、公文的特点

公文作为一种特定的文书材料,具有特定的功能,因而也就具有自己的特点。公文的主要特点可以归纳为三个方面,即法定作者、法定效力和特定体式。

1.法定作者

法定作者,就是指依法成立并能以自己的名义行使权力、承担义务的组织或个人。各级党政机关、社会团体和企事业单位,凡是依法建立并合法存在的,均可依据自己的职能和权限范围制发文件,它们都是公文的法定作者。

公文大多是以机关的名义制发的,但有时也以领导人名义制发,如命令、议案等文种,都在文件上签署个人的姓名。领导人是由法定组织通过选举、委任等法定程序产生的,以领导人名义发布公文,是代表其所在机关依法行使职权,所以他们也是公文的法定作者。

公文的撰拟,一般由秘书或业务部门人员起草,有时组织写作班子分头执笔。这些草拟公文的人员,都不能视为公文的法定作者。他们是机关的代言人,是受命写作的。法定作者这一特点,体现了公文高度的严肃性。任何未经法定程序核准的组织不得制发公文,也不允许任何人假冒法定组织发布公文。伪造、变造国家机关公文的,将按扰乱公共秩序罪依法惩处。

2.法定效力

公文法定效力的大小取决于两方面:一是制发机关地位的高低和职权范围的大小;二是公文内容的重要程度。此外,公文的法定效力具有一定的时间性,被称为公文的时效。

公文是处理公务的工具,是机关的喉舌。制发公文,是各级机关根据其合法地位行使职权的一种重要形式。公文的权威性和行政约束力,来自它的制发机关的权威和合法地位,如党中央、国务院的文公文基础知识

第一章2

件体现了党和国家的意志,具有最高的权威性;省委、省政府的文件在全省范围内具有法定效力。又如

法规性、指挥性公文,其法定效力高于一般的知照性、事务性公文。另外,没有一份公文是永远有效的。

随着形势的发展、情况的变化,旧的文件就会被新的文件所代替;某项工作一旦结束,那么相关的公文

也就完成了它的使命,不再具有现实效用。失去现实价值的公文,经立卷归档,可以发挥历史效用,以

备查阅和参考。

3.特定体式

特定体式,就是指特定的体例格式,包括统一的种类、名称、格式以及办理程序。为了维护公文的

权威性、严肃性、准确性,提高办事效率,党和国家作了许多具体规定,撰制公文时必须严格遵守。《党政机关公文处理工作条例》规定了行政公文的种类及其名称。每一种公文,都有特定的适用范

围,具有特定的作用。公文撰制者必须正确地选择和使用文种。

公文的格式,指公文的结构要素及其编排形式。结构要素有的属于必备要素,如标题、正文等;有

的属于附加标记,如秘密等级等。编排形式,包括各组成要素在页面上的安排以及用纸、字体等方面的

要求。

公文有一整套独特、固定的处理方式,这就是办文程序。如收文办理包括签收、登记、初审、承办、

传阅、催办、答复等程序;发文办理包括复核、登记、印制、核发等程序。这些程序都不能随意省略或

颠倒。

三、公文写作的语言

公文语言的主要特点是:庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。

四、公文的类别

公文可以从不同的角度进行分类。常用的分类方法有六种,其中第一种是按适用范围划分,分出

的种类简称为文种,这是最基本的分类单位,有些其他类别就是在这一基础上再行划分的。

1.按适用范围分类

《党政机关公文处理工作条例》第8条将公文分为15类:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、

意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

2.按公文来源分类

按公文的来源,可分为收文和发文两种。

收文是指本机关收到上级、下级及不相隶属机关单位所制发的文件。发文是指本机关拟制并向外

发送的文件。这种划分并不是绝对的,就具体公文而言,往往有兼类或相互转化的现象。例如,收到的

上级机关文件有时需向本机关的下属机关转发,收文就转化为发文。

按来源划分公文种类,是公文处理最基础的工作。掌握这一分类方法,方可按不同的目的要求、不

同的处理程序来办理公文。

3.按行文方向分类

按行文方向区分公文,是对发文的进一步分门别类,可分为下行文、上行文、平行文三种。

下行文是指向所属下级机关发送的公文。属于这一类的文种最多,有命令(令)、决定、通知、公告、

通告、通报、批复、纪要等。上行文是指向所属上级机关呈送的公文,主要文种有报告和请示。平行文是

指同级机关或不相隶属机关之间往来的行文,最常用的是函。议案是各级人民政府向同级人民代表大

会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的,通常也把它划归平行文一类。

从绝大多数文种看,行文方向都是固定的,如请示、报告只用于上行文,决定、通报、批复只用于下行文。拟稿时必须按行文关系正确选用文种,不能相互混淆。

在公文实际运行中,有几个文种的行文方向也不甚固定,有一定灵活性。如意见既可作下行文,也可作上行文或平行文使用;通知以下行文为主,有时也作为平行文发送给不相隶属的机关;作为平行文的函,偶尔也用于上下级之间询答或联系一般事宜;纪要除了下行外,也可以上行请求批转或平行送达不相隶属机关起知照作用。

4.按性质作用分类

按公文的性质作用,可分为法规性公文、指挥性公文、公布性公文、报请性公文、通联性公文和记录性公文六种。

法规性公文是指国家权力机关、行政机关根据法定权限制发的、对人们或组织的行为规范和准则作出规定的公文,包括条例、规定、办法、细则等,带有明显的强制性和约束力。这类公文往往以命令

(令)、公告、通知等形式发布。

指挥性公文是指上级机关根据法定的职能权限,对下级机关宣布决策,部署工作,实施指挥、协调和管理的公文。主要文种有命令(令)、决定、通知、意见、批复等。

报请性公文是指汇报工作、反映情况、提出建议、请示问题、请求审议的公文。主要文种有报告、请示和议案。

公布性公文是指通过报纸、广播、电视等新闻媒体或公开张贴等形式传递信息、告知事项与要求的公文。主要文种有公告、通告、通报等。

通联性公文是指机关或单位之间相互联系商洽工作、询问和答复问题的公文。常用的文种是函。

记录性公文是指记载会议情况、归纳会议议定事项的公文。常用的公文是纪要。

5.按保密程度分类

保密公文是指涉及党和国家机密内容,需要控制知密范围、知密对象的公文。按涉及机密的程度,保密公文分为绝密件、机密件、秘密件三种。随着时间的推移、形势的发展和工作的需要,文件的保密

性质会有所变化,有些密件可能会成为普通文件。

6.按办文时限要求分类

按办文时限要求,分为特急件、加急件和平件。特急件是指需急速传递、随到随办的文件。加急件是指需迅速传递办理的文件。平件是指不需要紧急办理的文件。前两类文件,合称为紧急文件。紧急电报则分为特提、特急、加急、平急四类。平件是与急件相对而言的,急件固然要先办,而平件也不允许拖拉积压。

第二节公文的格式

《党政机关公文格式》中将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红

色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的

部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

一尧版头

1.份号

如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数

字用阿拉伯数字标注。

3.紧急程度

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密

期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒

目、美观、庄重为原则。

联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”

二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5.发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全

称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位

置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般

每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

二、主体

1.标题

一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关

编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。

3.正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明

如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章

(1)加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

(2)不加盖印章的公文

单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

(3)加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

(4)成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

(5)特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距

的措施解决。

6.附注

如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.附件

附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体

字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附

件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

三、版记

1.版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分

隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后

一面的版心下边缘重合。

2.抄送机关

如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄

送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关

又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

3.印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日

期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印

发”二字。

版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

4.页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字

线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页

和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

四、公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头

在切口一边。

五、公文的特定格式

1.信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。

发文机关标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

2.命令(令)格式

发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为20mm,推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号,令号下空二行编排正文。

3.纪要格式

纪要标志由“×××××纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

六、公文用纸幅面尺寸及版面要求

1.幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm。

2.页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。

3.字体和字号

如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

4.行数和字数

一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.文字的颜色

如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

第三节公文的行文规定

发文机关拟制公文并把它发给受文机关阅读办理,称为“行文”。为了保证机关之间公文往来的顺

畅运行,提高工作效率,国家对行文作出了统一规定,主要包括行文关系、行文方向与方式、行文规则

三方面的内容。所谓行文规定,就是指公文应按一定的行文方向,以相应的行文方式运行的准则。

一、公文的行文关系

行文关系就是机关之间公文的授受关系,它是依据机关组织体系和职权范围来确定的,通常分为

隶属关系、业务指导关系、平行关系、不相隶属关系四种:

1.隶属关系

隶属关系即管辖关系,指同一系统上级机关与下级机关之间、机关与其所属部门之间的领导与被

领导关系。隶属关系分直接与间接两种,如省政府与市(地)政府、县政府与县文化局构成直接隶属关

系,省政府与县政府构成间接隶属关系。

2.业务指导关系

上级业务主管部门与下级业务部门之间,有业务指导与被指导关系,如省教育厅与市(地)教育

局,市委宣传部与县委宣传部,都属于业务指导关系。通常所说的“隶属关系”,把业务指导关系也包括

在内。

3.平行关系

同一系统的平级机关之间以及同一机关的各部门之间,属于平行关系,如同一市的各区政府之

间,省政府所属的各厅局之间等。

4.不相隶属关系

非同一组织系统的机关之间与部门之间,人民团体、企事业之间,无论级别高低,都属于不相隶属

关系,如天津市宝坻区市人民政府与市文物局,天津大学与宝坻区教育局等。通常所称的“不相隶属机关”,一般也包括平行关系的机关。

各机关行文时,应首先考虑本机关与主送机关之间的行文关系。只有分清隶属关系与非隶属关

系,行文才有基础,才能选择确定使用正确的文种。行文关系决定了行文方向,也关系到行文方式和相

应的行文规则,所以行文关系是行文制度的核心。

二、公文的行文方向和行文方式

行文方向就是公文发送的去向,它是行文关系的反映,也就是说,一定的行文关系,规定和约束公

文按一定的方向运行。根据行文关系和有关规定,行文可分为上行、下行和平行三个方向。

在行文中,根据组织关系和发文的具体目的要求,可以采用不同的发送方式,这就是行文方式。行

文方式一般分为逐级行文、多级行文、越级行文、直达行文、直接行文等,下面分而述之。

1援上行文

上行文是指下级机关向上级机关的行文,也包括下级业务部门向上级业务主管部门的行文。根据

实际工作需要,上行文可分别采用逐级行文、多级行文和越级行文三种方式。

(1)逐级行文。即下级机关向所属的上一级机关行文。这是上行文最基本、最常用的行文方式。

(2)多级行文。即下级机关同时向自己的直接上级机关和更高一级的上级领导机关行文,如宝坻

区人民政府行文给天津市人民政府并报国务院。

(3)越级行文。即下级机关在特殊情况下,越过自己的直属上级向更高一级的领导机关直至中央

行文。在一般情况下,下级机关不得越级行文请示问题,也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行

文的,应当抄送被越过的上级机关。

在一般情况下,下级机关都应直接向所属上一级机关请示和报告工作,以维护和体现正常的领导和被领导关系。多级行文方式,只有在少数有特殊需要的情况下采用,往往是问题比较重大,需同时报请上级和更高级的领导机关了解和批示等。越级行文方式只有在特殊必要的情况下方可采用,如遭遇严重的自然灾害,发生特大事故等紧急情况,逐级行文将延误时机,造成更大损失的事项;上级交办并指定越级上报的事项;与直接上级机关有争议而无法解决的事项;对直接上级进行检举、控告的事项;

多次请示直接上级机关,长期未得到解决的事项;同直接上级机关职权无关的具体事务的询问与联系事项;等等。

2.下行文

下行文是指上级机关对所属下级机关的行文,也包括上级业务部门向下级业务部门的行文。根据实际工作需要,下行文可分别采用逐级行文、多级行文和直达行文三种方式。

(1)逐级行文。即领导机关向所属的下一级机关行文。上级机关下达指示、部署工作、实施领导与

指导时,因考虑到各地实际情况,所以先发送给所属的下级机关,然后由他们结合该地区具体情况,再下达贯彻执行。另外,有些事项只要求直属下级机关了解或办理,不要求再向下传达的,采用的方式也属于逐级行文。

(2)多级行文。即领导机关同时向所属的两个或两个以上的下级机关行文。

(3)直达行文。又称直贯到底行文。即领导机关将文件发至基层组织或直接传达给人民群众。

为了有利于下级结合本地区、本部门实际贯彻上级指示精神,一般以逐级行文为宜。多级行文,例

如中共中央、国务院有许多文件同时发至县团级以上的各级机关。多级行文省略了逐级转发的时间与

手续,可以使文件精神及时得到传达贯彻,有利于提高工作效率。直达行文常通过广播、电视、报纸等新闻媒体或张贴发布等形式直接与群众见面。中央的重大决策、政府系统发布的行政法规和重要的政策措施等,往往采用这种方式。直达行文可以使基层组织和广大群众迅速及时、原原本本地了解文件内容,收到直接宣传教育、组织动员群众的效果。

3.平行文

平行文是指同级机关或不相隶属机关之间的行文。如同属政府系统的两个省人民政府之间,同属某市政府的两个同级部门之间,或者不相隶属的某工厂与某学校之间的行文,都属于平行文。

平行文采用直接行文的方式。机关、团体、企事业之间,只要不存在隶属关系和业务指导关系,就不分系统、级别和地区,均采用直接行文的方式。行文时通常使用公函,有时也可发知照性的通知,但不能互行报请性公文和指挥性公文。这里有必要强调,向同级的主管部门请求批准或主管部门答复审批事项,应当使用平行文。

平行文大多用于商洽性的公务联系,它可以避免按系统转递周折而增加公文运转层次,从而提高办事效率。但对一些重要事项,平行协商有一定困难时,仍应通过组织系统行文来解决。

三尧公文的行文规则

为了确保公文畅通有序地运行,提高机关的工作效率,从而发挥其应有的法定效力,《党政机关公10

文处理工作条例》对公文在运行过程中应共同遵守的原则作了具体规定,这就是行文规则。行文规则

主要内容有:

1.注重实效

行文应当讲求实效,注重针对性和可操作性。

2.按职权范围行文

职权范围是指机关的权力、职能的界限和所辖区域。公文的权威性来自制发机关的法定职权。因

此,为了维护公文的严肃性和权威性,为了严格控制发文数量,各级机关都应按职权范围行文。

按职权范围行文,就要做到各司其职,各负其责。下级在自身职权范围内应该而且可以解决的问

题,不应事事请示上级;上级也不应代替下级行文,去处理属于下级职权范围内的事。属于主管部门职

权范围的具体问题,应当直接报送主管部门处理。各部门依据职权可以向下一级相关业务部门行文,

但一般不得向下一级党委或政府行指挥性公文。经党委或政府授权的,方可向下一级党委或政府正式

行文,且行文时应注明“经党委(政府)同意”字样。

文种选用和行文内容也应当注意不要超越权限。有些文种对制发机关有严格的要求。如命令(令),不属于规定范围的机关以及团体、企事业都无权使用这一文种。在行文内容方面,应当在职权范

围内处理问题,不能越权行文。

3.按隶属关系行文

在有隶属关系的上下级之间,应使用上行文和下行文。例如,上级领导机关对被领导机关可以发

决定、通报、批复下级机关的请示;上级业务指导部门对被指导部门可以发指示性通知、接受被指导部

门的请示、意见和报告。至于不相隶属的机关或部门之间,则既不可以发决定、批复,也不能相互请示

和报告,而应用函来协商,告知有关事项。例如,省科技厅与省财政厅、区政府与团市委、企业集团与高

等院校之间等,它们之间不存在隶属关系,公文往来均应使用平行文。

我国机关组织体系是条块结合、网状分布的。横向的有一个个系统,纵向的分一层层级别。只有分

清隶属关系与非隶属关系,才能明确行文方向,准确选择文种。

4.一般应逐级行文

下行文逐级下达,可以使下级把上级指示精神与当地实际相结合,使之具体化,有的放矢地贯彻

执行。当然,在必要的情况下,也可以采用多级行文或直达行文的方式。

上行文逐级报送,是为了维护正常的领导与被领导、业务指导与被指导关系。当前有悖于逐级行

文原则的表现,主要是上行文越级上报。究其原因,是因为有些机关或部门认为越向高层领导请示和

报告,就越能迅速有效地解决问题。其实这是一种误解,高层领导机关对这类越级上报的文件不便受

理,往往要转回制发者的直接上级机关,这一来反而费时误事,事与愿违。因此《党政机关公文处理工

作条例》明确规定:“一般不得越级行文。”

逐级行文,即按隶属关系只对直属的上下级机关行文。这样才能使各级机关切实履行自己的职

责,便于指挥、协调和管理。

5.正确认定主送机关与抄送机关

行文时必须正确认定主送机关,这是使公文得到及时有效处理的关键。向上级机关行文,原则上

主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。除上级机关负责

人直接交办的事项外,不得以本机关名义向上级负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机

关报送公文。受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

抄送机关只限于同文件内容有关,需对方知晓或协助办理的机关,既不能漏送,也不能滥送。向下

级机关行文,主送受理机关,根据需要抄送相关机关,重要行文应同时抄送发文机关的直接上级机关;

向受双重领导的下级机关行文,必要时应抄送该下级机关的另一上级机关。需要注意的是,请示不得同时抄送下级机关,因为请示事项尚未获上级批准答复,还不能付诸实施办理,一旦抄送,会带来工作上的被动。

6援联合行文必须是同级机关

同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。

应当注意,上下级机关不可联合行文;联合行文应当确有必要,单位不宜过多。

法定公文即通用公文,指党政机关、团体、企事业普遍通行适用的,具有法定效力和规范体式的公文。《党政机关公文处理工作条例》中规定的15个文种就是法定公文,这里介绍其中最常用的9种。

第一节决定通知

一尧决定

决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

1.决定的类别

决定在国家权力机关、行政机关和党的机关中普遍使用,分类情况不完全一致。如人大对重要会议与人事安排、机构或区域的设置与调整使用知照性决定,而行政机关则多用知照性通知。行政机关常用的决定可分为政策性决定、部署性决定和奖惩性决定三类。

2.决定的写作要领

决定的标题一般采用标准式标题。决定一般为普发性文件,其主送机关的标注位置有两种情况,除按常规列于正文前之外,也可以置于版记部分,标注在抄送机关之上,并在受文机关名称前分别冠以“主送”和“抄送”字样。当主送机关置于版记部分时,成文日期或者会议通过日期应当加括号标注在标题下方,称为题注。

决定的正文结构,一般包括决定依据、决定事项和执行要求三部分。开头提出和分析问题,交代行文的背景、依据和目的意义,要求依据充分,文字简练。再用“为此,特作如下决定”或“现就××××作出如下决定”等语过渡到下文。决定事项是全文的主体,主要针对提出的问题作出决策部署,通常采用分条列项法,以决断有力、准确明了的用语阐述政策界限,提出切实可行的措施和办法。最后,以希望或号召作结,作为对决定事项的强调与补充。

不同类别的决定,正文几部分的详略与侧重点有所不同。如奖惩性决定,往往奖惩缘由和希望号召较详,而决定事项比较简略,有时只有一两句话。

3.决定与决议

决议用于经会议讨论通过的重大决策事项。决定与决议二者格式要求大体相同,只是决议行文时必须在标题下标注会议通过日期,另外,在文中常用“会议认为”、“会议号召”等惯用语领起各段,这一点与纪要的写法有相似之处。

决议有三类:认可性决议,如《第九届全国人民代表大会第一次会议关于〈政府工作报告〉的决议》;指挥性决议,如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》;阐述性决议,如《中共中央关于建国以来党的若干历史问题的决议》。决定和决议同属指挥性公文,但又不宜混淆,

常用法定公文写作

第二章13

其主要区别是:

(1)产生程序不同。决议必须经会议表决通过,才能正式行文;决定则可由领导机关在法定权限内

直接作出,不一定经过会议表决程序。

(2)内容特征不同。决议的涉及面往往较为宽泛,且不作具体的工作部署,有些决议还带有较强的

议论色彩,如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》。决定内容相对来说比较集中单一,多用于布置工作,提出要求,不一定要展开充分的议论,如《国务院关于调整撤并部门所属学校管制体制的决定》。另外,决定有较强的指挥性,要求认真执行;而决议既有需贯彻执行的指挥性决议,也有大量用于统一思想、提高认识的认可性决议。

二尧通知

1.通知的特点

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

通知的特点是:

(1)使用面宽。

(2)用途广泛。

(3)使用频率高。

由于通知具有上述特点,所以目前它已成为现行公文种类中使用频率最高的一种公文,约占各级机关收发文总数的半数以上,故通知有“公文轻骑兵”之称。

2.通知的类别和写作要领

通知按内容和用途,可分为发布性通知、指示性通知、知照性通知和转发性通知四类。

(1)发布性通知。这类通知用于发布规范性文件、下达计划和印发领导讲话等。其标题的事由部

分,有时使用“发布”字样,如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》;有时也用“印发”,如《中共××省委办公厅、××省人民政府办公厅印发〈关于领导干部报告个人重大事项规定的实施办法〉的通知》。

发布性通知的正文结构简单,篇幅短,一般只需写明发布对象名称及执行要求即可,如“现发布《××××××》,自×年×月×日起施行”或“现将《××××××》印发给你们,请认真贯彻执行”。正文后直接附以印发和发布对象,不必标注“附件”字样。

公布重要规范性文件时多用“发布”、“颁布”或“颁发”,公布一般规范性文件常用“印发”。此外,“印发”的使用范围比“发布”广,一些不属于规范性文件的文书,如领导讲话、工作要点、规划纲要等需下发时,常用“印发”,如《××省人民政府办公厅关于印发××省残疾人事业“十五”计划的通知》。

(2)指示性通知。这类通知用于向下级机关作指示,部署工作任务。正文的结构包括通知缘由、通

知事项和执行要求三部分。开头要明确交代制发通知的政策法规依据或事实依据,以概括简练的语言,说明行文的必要性。主体部分写指导思想、任务、要求、方法和步骤等,一般采用并列式结构,分条列项写,可以列小标题,也可用每段第一句作为中心句,概括该项的内容。结尾对通知精神加以强调,提出贯彻实施要求。

(3)知照性通知。这类通知用于告知一些不需直接执行或办理的事项,如节假日安排、人事任免与

聘用、机构设置或调整、印章启用或更换以及召开会议等,主要起交流情况、传递信息的作用,一般无执行效用,所以除下行外,也可以发给平行机关。这类通知内容单一,篇幅简短,在说明依据、告知事项后,一般以“特此通知”作结,不作说理分析,也不必提执行要求。会议通知的写法稍有不同,要写得详细些,有时还提出一些具体要求。除了会议背景和意义宜作适当阐述外,对议题、与会范围、会议时间14

地点、报到时间地点、准备材料及份数、联系人姓名及电话号码等都应该交代清楚,而且要做到言之有序。正因为会议通知有一定的特殊性,所以有人把它单独列为一类。

(4)转发性通知。这类通知用于转发上级机关或不相隶属机关的公文或批转下级机关的公文,如

《国务院批转国家计委、财政部、水利部、建设部关于加强公益性水利工程建设管理若干意见的通知》。办公部门受权批转的,应用“转发”,如《国务院办公厅转发国家经贸委关于鼓励和促进中小企业发展

若干政策意见的通知》。

这类通知的正文,实际上是针对被批转、转发公文所加的按语。其结构有两种形式:一种与发布性通知相似,只需写明被转发文件名称和执行要求即可,如“现将……转发给你们,请结合实际情况,认

真贯彻执行”。另一种篇幅稍长些,除上述内容外,还要再加上转发批示,批示要紧扣被转发文件内容,作出分析评价,强调意义,提出执行要求和注意事项。办公部门受权批转的,前面还应加上“经×××同意”或“经×××批准”,以说明转发依据。

撰写转发性通知还应注意以下几点:①此类通知的附件是实际上的正件,通知是为它而发的,所以在正文后不必标注“附件说明”。②被转发、批转的公文不要添加书名号。③此类通知的版记仍应按公文惯例置于被转发文件之后,而不宜放在正文与附件之间。被转发文件的版头与版记应删除,在标题下括注发文机关名称和成文日期。④为避免标题出现“关于的关于”、“通知的通知”之类的赘语,允许将“批转”、“转发”前面的介词“关于”省略,如《国务院办公厅转发卫生部关于进一步加强残疾人康复工作意见的通知》;也可以采取翻印原件、直接转发原发文件等方法;还可以另拟摘要,即采用不出现被转发文件名称,只标明其文号,再点明主旨的办法,如《××省人民政府办公厅关于认真贯彻国办发

〔2002〕38号文件精神开展旅游市场打假打非专项整治工作的通知》。应加以强调的是,各级机关要力避层层照抄照转,这不单纯是标题制作的技术性问题,而且还是关系到压缩文件、克服文牍主义、官僚主义的大问题。

3援决定尧通知与意见

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法,是党政机关普遍使用的文种。无论单位大小、级别高低,都可以制发意见。作为下行文的意见易与决定、通知混淆,值得注意。它们之间的区别在于:(1)从行文方向看,意见既可下行,也可上行和平行;通知既可下行,也可平行(如部分知照性通

知);决定只能用于下行。

(2)从内容特征看,决定常用于重要事项、重大行动的安排,带有较强的决策性和纲领性,提出的

办法、措施原则性较强;通知使用面宽,常用于部署工作,要求明确而具体;用于下发的意见大多是针对新情况、新问题提出见解和处理办法,或作原则性指导,或提出明确具体的要求,文中往往有较多的说理成分。

(3)从效用的强制程度看,决定的指令性最强,通知次之。意见作为下行文兼具指令性和指导性两

种效用:如文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行

。

从行文方向来看,(

)既可以下行,也可以上行和平行。

B .公告

C .意见

D .报告

揖答案】C 。

第二节公告通告

一尧公告

1.公告的特点

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其主要特点是:

(1)郑重性。从制发机关看,公告只限于国家权力机关、较高级别的国家机关以及国家授权的机

构,一般的机关、团体、企事业单位不能制发公告。公告是公开告知而且是郑重宣布的,其内容必须是国内外关注的重要事项或者是法定的事项。上述两方面说明发布公告是极为郑重严肃的事,这一文种是不能随意使用的。

(2)周知性。公告是一种公布性公文,一般通过报刊、电台、电视等媒体告知国内外人士和有关方

面。其知照范围的广泛,是其他文种所不能比拟的。

(3)新闻性。有相当一部分公告,是向国内外迅速及时地报道新近发生的重大事件,而且公告事项

一般不起指令作用,主要是知照其事,这一点与新闻消息极为相似,所以说公告具有新闻性的特点。

2.公告的类别

(1)向国内外宣布重要事项的公告。这类公告所宣布的重要事项主要包括:国家领导人的选举结

果、国家领导人的出访、外国领导人的来访、答谢外国政府对我国重大庆典的祝贺及对我国领导人逝世的吊唁、国家重要统计数据等。新华社受权公告卫星发射成功等消息亦属此类。人大颁布法规、宣布选举结果及其他重要事项时,一般也使用公告。

(2)宣布法定事项的公告。所谓“法定事项”,是指有关法律、法规中明文规定应该用公告形式发布

的事项。如专利公告、商标公告、破产公告、企业法人登记公告、房屋拆迁公告等。招考事宜通常是使用启事的,但也有例外,按《国家公务员法》第26条的规定,录用公务员应发布公务员招考公告。此外,按我国《民事诉讼法》规定发布的一系列法院公告也属此类。

3.公告的写作要领

公告的标题,以下列两种写法居多:一种是发文机关名称加文种,另一种是只写“公告”二字。公告不列主送、抄送机关,但落款和日期不可忽视。

正文一般由公告缘由、公告事项和尾语三部分组成。事项内容比较简单的,可以直陈其事,不必说明依据和理由。结尾常用“现予公告”、“特此公告”等惯用语,也可以不用尾语。公告总的来说结构较为简单,往往采用篇段合一式。写作中要求简明扼要,语气庄重。

4.公告与公报

公报用于公布重要决定或者重大事项。主要种类有会议公报、统计公报、联合公报(会谈、建交等外事工作使用)、专题公报(宣布重要事件)等。其中统计公报是由政府统计部门发布的,如《中华人民共和国2012年国民经济和社会发展统计公报》。

公告和公报都是向国内外公开发布、宣布重要事项的文件,且制发单位级别高,行文严肃庄重,这是两者的相同点。它们的主要区别是:公告宣布事项行文简约,篇幅较短,有的甚至只有一两句话;公报内容较详尽,有时有过程的交代和分析议论的成分,故篇幅较长。

下列关于公告与通知的区别表述错误的是()。

看,公告面向国内外,而通告面向一定辖区范围的群众

B.从性质上看,公告内容属重要事项或法定事项,重在知照性;通知内容专业性较强,或宣布行政

措施,或告知具体事务,兼有知照和约束的性质

C.从发布方式看,公告一般通过新闻媒体发布,通告采用在相关地区张贴或登报、广播的方式

D.从公文类型上看,公告属于法定公文,通告属于事务文书

【答案】D。

二尧通告

1.通告的特点

通告适用于在一定范围内公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。其主要特点是: (1)广泛性。主要表现在三个方面:一是使用面广,各级机关和企事业单位均可使用;二是涉及内

容广,可用以宣布行政措施,也可用以告知社会生活中的一些具体事项;三是行文对象广,它采取张

贴、登报或广播等方式公开告知一定范围内的群众。

(2)规定性。通告大多用于针对某些事项作出规定或限制,要求告知对象支持、协助或遵照执行,

所以具有法规性和约束力。自“布告”文种取消后,其原先发布约束或惩戒措施的任务已改由通告承担。(3)专业性。通告的内容多涉及公安、交通、邮电、税务、市政建设、工商管理等方面的公务活动,带

有专门性质,故行文中常常使用一些行业术语。

2.通告的类别

(1)法规性通告。用于在一定范围内公布政府及有关部门的法规和政策,如《××市人民政府关于严

厉查禁赌博活动的通告》等。

(2)事务性通告。用于在一定范围内公布需周知或办理的具体事务,如《××省人民政府关于××大桥

收取机动车辆过桥费的通告》、《××市公安局关于换发残疾人专用车牌照的通告》等。

3.通告的写作要领

通告通常使用发文机关、事由、文种三项要素齐全的标题,根据需要,前两个要素也可以省去其中

一项,或者两项都省略,只标明文种。正文由通告缘由、通告事项和结尾构成。缘由部分阐明发布原因、

目的和依据,要力求简约。事项部分要做到具体明了,含义准确,通俗易懂,便于群众理解和执行。内容

较复杂的通告可分条写。专业性强的通告使用行业术语时要注意适度,不宜过多过滥。结尾可以提希

望要求,也可使用“特此通告”等尾语,还可以不写结语而自然结束,这应根据行文具体情况酌定。

4.公告与通告

作为知照性公文,两者都具有公开性和可广泛传播性的特征,但不宜混用。它们之间的主要区别

是:(1)从知照范围看,公告面向国内外,而通告面向一定辖区范围的群众。(2)从性质特征看,公告内

容属重要事项或法定事项,重在知照性;通告内容专业性较强,或宣布行政措施,或告知具体事务,兼

有知照和约束的性质。(3)从发布方式看,公告一般通过新闻媒体发布,通告采用在相关地区张贴或登

报、广播的方式。从目前行文情况看,两者混用主要表现在该用通告而误用公告。如某县因公路改建,

要求过往车辆绕道行驶,本应发通告,而县交警大队使用了公告。

第三节报告请示批复

一尧报告

1.报告的特点

报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级机关的询问。其主要特点是:

(1)沟通性。沟通是现代管理活动中的一个重要环节。下情上达,可以通过会议、简报、口头汇报、

书面报告等多种渠道,而呈送报告则是其中最准确、有效的方式之一。对于上级机关来说,可通过下级提交的报告获取信息,了解下情,为决策提供依据;对于发文机关来说,可以主动取得上级的指导和监督,做好工作,减少和避免失误。

(2)陈述性。报告是一种陈述性上行文,它以反映情况为立足点和基本点,行文时主要采用叙述和

说明的表达方式。报告中对有关情况要作出分析,并提出看法,但这些都建立在陈述情况的基础之上。

(3)单向性。报告向上级行文,不需要任何相对应的文件,即具有单向性。在这一点上报告与请示

有明显的不同:请示有双向性的特点,必须有批复与之相对应。鉴于报告有单向性的特点,因而应尽量避免使用“以上报告妥否,请批示”之类的尾语。

2.报告的类别

(1)按写作时间,可分为定期报告和不定期报告。定期报告又称例行报告,是根据工作需要或上级

要求定期向上级作出的工作情况报告,分日报、周报、旬报、季报等,大多是在某一重要的中心工作、重大工程进行时期或发生自然灾害等非常时期使用。无严格期限规定,根据实际需要而写的报告则称为不定期报告。

(2)按内容性质,可分为工作报告、情况报告、答复报告和随文报告。

①工作报告包括综合报告和专题报告两种。综合报告是反映本机关整体情况,以便上级全面指导

工作的报告,如年度工作总结报告、年度工作计划报告等。专题报告是集中汇报某项工作、某个问题的报告,有阶段性的,也有总结性的。目前在报告行文中,专题报告所占比重较大,使用频率颇高。

②情况报告是专为上级机关提供重要情况的报告,其内容有特定的指向,如重要决策下达后的思

想动态、有重要参考价值的新情况新问题、正反面典型事例、重大案件以及灾害等突发性事件等。

③答复报告是对上级机关询问作出回答的报告。

④随文报告是向上级机关报送材料、物件时所作的简要报告。

3.报告的写作要领

报告正文的写法因类别不同而有所差异,但结构大致可以分为四个部分,即报告缘由,情况与问题,今后工作打算,尾语。(1)报告缘由。一般是交代背景,引述上级指示精神,说明行文目的意义,或概括全文主旨,再用“现将有关情况报告如下”引入主体部分。(2)情况与问题。主要阐述工作的进展情况,方针政策贯彻情况,采取的方法措施,成绩与经验,问题与原因、教训等。上述几个方面不一定都写,主次详略应视不同报告的具体情况而定。总结性报告在汇报工作的同时,把重点放在总结经验教训上。(3)今后工作打算。针对存在的问题,提出今后工作的设想、安排。(4)尾语。多以“特此报告”、“以上报告,请审阅”、“以上报告如有不妥,请指正”作结。

二、请示

1.请示的特点

请示适用于向上级机关请求指示、批准。其主要特点是:

(1)单一性。《党政机关公文处理工作条例》规定:“请示应当一文一事,一般只写一个主送机关。”

这条规定强调了请示主题集中单一和主送机关单一的显著特点。把握这一特点,对于正确运用请示文种

尤为重要。

(2)期复性。请示是下级机关为请求上级机关批准某一事项或解决某个问题而制发的,请示的目

的是为了得到反馈,即期待上级明确表态,予以答复。批复就是专为反馈请示事项而设的文种。(3)紧迫性。一般来说,请示的事项是亟待明确或急需解决的问题,时效性很强,上级机关受文后

应及时研究,无论同意与否,都应尽快作出批复,不宜久拖不复。否则,便会影响下级机关正常开展

工作。

2.请示的写作要领

请示正文包括三部分。(1)请示缘由:交代背景,提出请示的理论依据或事实依据,阐明必要性和

可行性。这一部分要写得简明概括,依据可靠,理由充分。如果有些问题难以扼要说明,可将有关详细

材料作为附件随文上报,使正文篇幅简短,主旨突出。(2)请示事项:就某一事项或问题提出看法、建议

或处理方案。这一部分要写得明确具体,所提解决办法要符合政策法规,实事求是,切实可行。如有两

种以上处理方案,也可同时提出,但必须说明本机关的倾向性意见与理由,以供上级权衡审批。写请示

事项有“三忌”:一忌只摆问题,不提方案(请求答疑的例外);二忌模棱两可,含糊其辞;三忌语气生硬,

催迫要挟。(3)尾语:任何请示都必须在末尾明确提出请求,通常使用“特此请示,请批复”、“妥否,请批示”、“可否,请予审核批准”等惯用语。

写好请示,最重要的是使请示缘由引起上级的重视,并且为上级所首肯。也就是说,请示写作成败

的关键在于缘由的表述。写请示缘由有“四忌”:一忌只从本单位的立场出发考虑问题;二忌空泛地、过

多地讲大道理;三忌夸大事实,编造理由;四忌缘由与请求倒置。

3.请示与报告

请示和报告均属上行文,都有必要的情况叙述,格式上也有一些共同之处。正因为二者比较相近,

因此在使用中混淆不清的现象较为普遍,主要表现为:该用请示的错用为报告;“请示报告”合并使用;

报告中夹带请示事项等。

请示与报告的区别:(1)行文目的不同。请示是为了听取上级决策意见,解决工作中亟待处理但又

无权或无力处理的问题,故请上级答复;报告是为了使下情上达,取得上级的支持与指导,并不要求直

接批复。由于目的不同,所以使用的尾语也不相同。(2)行文时间不同。请示必须在事前行文,否则就

是“先斩后奏”;报告则不受时间限制,事前、事中和事后都可以行文。(3)内容含量不同。请示一文一

事,篇幅相对较短;报告不限一文一事,内容较复杂,篇幅较长。(4)处理办法不同。上级机关受文后,对

请示有答复的责任,对报告则一般不作答复。

三、批复

1.批复的特点

批复适用于答复下级机关请示事项。其主要特点是:

(1)针对性。批复属于答复性的下行公文,是专为请示而设置的文种。从行文对象看,其主送机关

是呈报请示的下级机关;从行文内容看,只针对请示事项表明态度,发表意见,不涉及其他事项。所以,

针对性是批复的主要特点。

(2)结论性。批复对请示的问题只作结论性的答复,不必叙述来龙去脉、前因后果,不必展开分析

议论。因此,多数批复篇幅短小,有的甚至只有几句话。

(3)及时性。批复的写作时限要求较高。这是因为请示中要求指示、批准的事项多半是下级机关

亟待解决的问题,上级机关受文后理应及时研究,迅速答复,以免误事。

2援批复的写作要领

批复的标题通常由发文机关、事由和文种三部分组成,其中事由部分比较复杂,有时除概括请示的主要内容外,还标出发文机关的态度,如“同意”、“不同意”等。

主送机关只写一个,即报送请示的机关,如需其他单位了解或执行批复意见,可以抄送。

正文一般包括三部分,即批复引语、批复意见和尾语。开头引述来文标题并于其后括注文号(也可引日期加标题,或只引文号),然后用“悉”、“收悉”表示已收文阅知。引语要清楚明白,不能笼统称“来文收悉”。批复意见是批复的主体,承接上文的用语有三种情况:内容单一的,可用“经研究,同意……”

直接作复;内容较多的,可用“经研究,现批复如下”领起,再分项答复;业务部门受权批复的,应说明“经……批准”。正文最后一般用“此复”、“特此批复”等惯用语作结,也可以不写尾语,自然结束。

批复意见是批复的主体,行文时,要紧扣请示事项,表明态度。对请求批准或解决的事项要明确答复;对请求指示的问题要明确提出中肯的措施、原则和要求,切忌模棱两可,似是而非,使下级无所适从。凡同意下级请示的可直叙同意事项,不必再重复有关理由;不同意或不完全同意的则要简述政策依据或其他具体理由。根据实际需要,批复中有时还可针对请示事项提出指示性意见和要求,但切忌长篇大论。