私募基金管理人基金销售业务资料档案管理办法模版

XX投资管理公司基金销售业务资料档案管理办法

第一章总则

第一条为规范公司档案管理，建立符合现代金融企业要求的综合档案管理体制，有效保护和利用档案为经营管理服务，依据《基金销售管理办法》以及《基金销售机构内部控制指引》等规章制度，制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部门及分支机构。

第三条本办法所称档案是指公司各部门及分支机构在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、报表、声像、实物等不同形式的历史记录。

第四条档案工作是公司经营管理活动中不可分割的重要组成部分，在维护投资者合法权益、防范金融风险、记录历史真实面貌、保障公司安全稳健运营等方面具有不可替代的保障作用。

第五条档案形态包括实体档案和电子档案。电子档案与实体档案处于同等重要地位，其接收、查询、备份等需确保档案的真实性、完整性和有效性。

（一）实体档案包括：

1、纸质档案。

2、公司获得的荣誉档案，如奖杯、奖牌等。

其他具有实体形态的档案，如光碟等。

1、纸质档案对应的电子版原件或扫描件。

2、声像档案。

3、各业务系统的数据库及管理系统数据库，如交易系统、清算系统、0A平台、邮件系统等。

4、其他以电子版本保存的档案。

第六条对于公司业务运作过程中形成的档案，包括但不限于办公电话录音、客户身份资料、客户交易记录等，若法律法规对其保存或保密期限有特殊规定的，按照相关法律法规的规定执行。

第二章档案工作机构、人员及其职责

第七条公司档案工作机构包括档案形成部门和档案管理部门。档案形成部门

为公司各部门及分支机构，档案管理部门为行政部门。

第八条档案形成部门负责档案的收集、整理，并按规定向档案管理部门移交。各岗位工作人员对于所负责业务的相关档案负有收集、整理的职责。部门负责人对档案的收集、移交工作负有领导责任。任何部门和个人不得拒绝移交档案或据为己有。

第九条行政部负责档案的审核、编目、保管、统计、提供利用和鉴定销毁，并对档案的收集、整理和移交工作给予指导、监督和检查。

第十条公司所有内设部门、机构和全体员工都有保护档案的义

务和责任。

第十一条公司配备必要的柜、架、箱等设施，对档案切实做好防水、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等人防工作；对库存档案实行科学、合理、妥善的保管，并定期进行检查，发现问题及时解决。

第三章档案的收集、整理与移交

第十二条档案形成部门以部门为单位定期向档案管理部门办理移交，任何个人不得自行保管档案。对按规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十三条归档文件范围包括：

（一）公司的各项文书档案、业务档案、会计档案、电子档案和实物档案等（详细明细参见附件1)。附件1中所列档案明细由档案形成部门根据实际业务情况定期进行调整。

（二）公司及各部门、各分支机构工作过程中形成的其他重要的、具有保存价值的档案资料。

第十四条不必归档的文件：

（一）重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

（二）国家和地方有关部门发来供参考的抄件和征求意见未定稿的材料。

（三）未经会议讨论和领导审阅、签发的文件材料草稿、一般

性文件的历次修改稿。

（四）从正式文件材料上摘录的供工作参阅的非证明性文件。

（五）参加非主管单位召开的会议，不需要执行和无查考利用价值的会议材料。

（六）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

第十五条档案形成部门移交档案前，应对归档文件进行整理，使之有序化。

（一）整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）质量要求：归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第十六条纸质档案的归档整理方法

（一）装订：纸质归档文件应按“件”装订。“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，对于由多份文件组成的

“件”，应按内在逻辑顺序或时间顺序依次排列，原则上这些文件应合并装订。

（二）分类：归档文件采用“档案形成年度一档案形成部门或分支机构一档案保管期限一主题（事由）”的方法进行分类。关于“档案保管期限”的详细定义见第十七条。归档文件的整理单位“件”：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，

转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

（三）排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（四）编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。档案文件编号由“年度-部门代码-保管期限-件号-密级”构成，如2013-JCJH-20-01-保密。

1、年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2013。

2、部门代码：采用规范化简称拼音首字母，如监察稽核部的部门代码为“FLHG”，“市场部”的代码为“SC”。如遇部门代码较长难以确定或部门首字母重复的情况，将由档案形成部门和档案管理部门共同协商确定部门代码。

3、保管期限：“5”代表短期，“20”代表长期，“99”代表永

久。

4、件号：同一年度、同一部门、同一保管期限的档案，其件号应按文件排列顺序流水编号，不得重复。件号还可根据需要拆分为多个层级，如2013-JCJH-20-01. 01。

（五）编目：归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录，并装订成册以便查阅。归档文件目录设置“编号、题名、日期、责任者、备注”等项目。

1、编号：填写归档文件对应的唯一编号。

2、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加〃[]〃号。

3、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20131022。

4、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署

名者。

5、备注：注释文件需说明的情况。

（六）装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

1、档案盒应根据存放文件的不同，在盒脊或底边设置年度、部门、分支机构等文字说明的必备项，在档案移交至行政部时按相关要求编制。

2、档案文件备考表置于盒内文件之后，项目包括：盒内文件情况说明整理人、检查人、日期等。

第十七条档案保管期限分为短期（5年以下，含5年)、长期（5年以上20年以下）和永久三种。其划分原则为：

（一）凡是反映公司主要活动和基本历史面貌，对公司、国家

和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。

（二）凡是基金投资人的相关交易信息及各业务系统的相关数据，列为永久保管。

（三）凡是反映公司一般业务活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（四）凡是只在短期内对公司有查考利用价值的文件材料，列为短期保管。

（五）介于两种保管期限之间的文件材料，保管期限一律从

长。

具体档案的保管期限由档案形成部门按照上述原则确定，法律法规有明确规定的，按照有关规定执行。

第十八条在移交纸质档案的同时，档案形成部门应移交纸质档案对应电子版原件或扫描件的电子档案，行政部将该类型电子档案放置在相应目录，各文件的命名规则为“编号-题名”，如2013-jQIH-20-01_监察稽核部会议纪要20131022。

第十九条声像档案的归档整理方法：公司及各部门重要活动的数码照片、音频、视频等声像类电子档案，在每次活动结束后一个月内，由制作者编写文字说明，登记声像档案移交表一式两份，向档案管理部门移交。该类型电子档案的文件夹编号由“活动时间- 部门代码-活动名称”组成，如20131020-jQIH-监管法规学习。

第二十条电子档案：各业务系统的电子档案和内部办公系统等管理数据的电子档案，鉴于其运行平台已有完备的权限管理及数据备份措施，不必再行归档移交管理，由技术部根据相关数据备份条例统一保管。

第二十一条实物档案：公司在各项工作中获得的各种荣誉性奖状、奖杯、奖牌等实物档案，按时间顺序随时编号归档。

第二十二条当月的纸质档案及其对应电子档案的移交工作应于每月月底之前完成。

第二十三条移交档案时，档案形成部门要编制《档案移交清单》（附件2)。移交清单一式两份，经行政部审核无误后，双方签字确认，并各留一份备查。

第二十四条接收档案时，行政部要对档案的完整性、有效性和规范性进行审查。不符合要求的退回原部门重新整理。

第四章档案的保管与利用

第二十五条行政部要按季度对档案保管场所及档案状况进行检查，及时、有效解决档案安全隐患，对破损、霉变的档案应及时修补或复制，并作好检查记录。

第二十六条档案密级管理：根据公司将档案分为秘密档案、机密档案和绝密档案。

（一）涉及公司安全、公司利益和基金投资人利益，一旦泄密会使基金投资人、公司遭受危害和损失的文件列为秘密级。

（二）涉及公司安全、公司利益和基金投资人利益，一旦泄密会使基金持有人、公司遭受严重危害和损失的文件列为机密级。

（三）涉及公司安全、公司利益和基金投资人利益，一旦泄密会使基金持有人、公司遭受特别严重危害和损失的文件列为绝密级。

第二十七条电子档案存储于公司IT机房，由技术部提供访问终端供档案管理员查询、下载。

第二十八条档案管理部门要积极主动做好档案的提供利用工作，为不同借阅者设置相应借阅权限，并提供相应的检索工具。

第二十九条档案管理部门应严格履行档案借阅审批手续。员工借阅档案，需填写《借阅申请单》（附件3)。借阅本部门形成的档案，经本部门负责人签字批准后，到行政部办理借阅。借阅其他部门形成的档案，还须经相关部门负责人签字批准。借阅密期内的机密、绝密级档案，需公司领导签字批准。

提供利用时应尽量使用电子档案。除配合监管机关或司法机关调查等特殊情况外，档案不得外借给非公司工作人员。

第三十条档案利用者负责借阅期内档案的安全，不得以任何方式改变档案的原有状态。机密、绝密级档案在密期内只能现场调阅，不得复印、摘抄或外借，但配合综合机关、司法机关或监管机关调查及法律诉讼等特殊情况除外。

第三十一条实体档案的借阅期限不得超过15个工作日，如需延长，应办理续借，续借手续应按照借阅要求办理。电子档案经拷

贝使用完毕后，使用人员要及时删除。档案借阅人员对借阅期间档案的安全完整和保密负全部责任，不得涂改、伪造、擅自公开档案的内容。对借阅期内造成档案损毁、丢失或泄密的，将依照本细则第六章的规定追究其责任。

第三十二条档案管理部门应按月对纸质档案借阅情况进行检查，对于超过借阅期限的档案要及时催还。

第三十三条对内容失效或废止的档案，档案管理部门应及时在其首页加盖废止章。

第五章档案的鉴定和销毁

第三十四条档案鉴定销毁是指对超过保管期限的档案进行鉴定并对经鉴定不再具有保存价值的档案进行销毁。对于超过保管期限的档案必须进行鉴定，对